《党政机关公文处理工作条例》主要内容解读和公文处理

《条例》主要内容解读和公文处理常见问题一、《条例》主要内容（一）公文定义•党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。•特定效力•规范体式•重要工具（二）公文种类•《条例》第八条规定，公文共有15个种类。•1.决议2.决定3.命令（令）4.公报5.公告6.通告7.意见8.通知9.通报10.报告11.请示12.批复13.议案14.函15.纪要1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种。2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。根据宪法的有关规定，应慎重使用“决定”文种。3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。党的机关一般不使用该文种，就我省行政机关来讲，一般适用于省人民政府和市人民政府公布地方政府规章，县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员，省公安、安全、司法部门批准授予和晋升衔级。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。根据有关资料，公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类，其中，会议公报和联合公报不适用于地方，统计公报和环境公报由国家或省（区、市）有关职能部门发布。就我省行政机关而言，除省统计部门和环境保护部门外，一般不使用该文种。5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。根据有关资料，《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方，全省各级党政机关一般不使用该文种。6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。党的机关一般不使用该文种，除此之外适用主体非常广泛。7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。全省各级党政机关均可使用，一般多用于下行文。根据国务院办公厅以往有关文件精神，行政机关也可以使用“意见”作为上行文和平行文。作为上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供对方参考。8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。该文种是适用主体最广、使用频率最高的一个，一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。任免人员也属于周知或执行事项。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。全省各级党政机关均可使用。10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。全省各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，多年来一直存在不相隶属机关之间使用该文种以示对受文机关的尊重，不符合行文规则。11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。全省各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文，但多年来一直存在和“报告”类似的错误用法，主要是要钱、要项目的内容较为突出。12.批复。适用于答复下级机关请示事项。全省有下级机关的各级党政机关均可使用。该文种属于典型的下行文，但多年来长期存在有权机关对不相隶属机关请求的审批事项使用该文种进行答复的错误用法。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种，在我省只适用于省、州、市、县、区、乡、镇人民政府。14.函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。全省各级党政机关均可使用。该文种在日常工作中常常被冷落，本该使用“函”的却错误使用了“请示”“报告”或“批复”。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。全省各级党政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。综合来看，上述15个文种中，有10个文种是党政机关通用的。党的机关一般不使用“命令（令）、公告、通告、议案”等4个文种。行政机关一般不使用“决议”文种。我省《实施细则》也对此作了规定。政府所属部门、机构和企事业单位一般不使用的文种：1.决议2.命令（令）3.公报4.公告5.议案（三）公文格式《条例》第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文的特定格式信函格式命令（令）格式纪要格式关于页码的标注•公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。•公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。•信函格式的公文和电报首页不显示页码。•信函格式的公文如果只有两页的，第二页也不标注页码。公文格式的一些特殊情况•中办和省委办公厅用《通知》印发《意见》，标题使用书名号，主送单位、正文、落款和日期都用楷体字，不盖章。•中办和省委办公厅印发的《意见》不标注主送机关，标题下用（）+楷体字标注成文日期，正文之后不标注发文机关和成文日期，正文之下空1行或2行标注发文范围（仿宋体）。•国办和省政府办公厅印发的文件只盖章不落款。•国务院令用于公布行政法规和省政府令用于公布地方政府规章的，命令内容一般只有1页，第二页为空白，前两页不编排页码，自法规、规章正文开始从“1”编排页码。（四）行文规则•《党政机关公文处理工作条例》第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。•向上级机关行文应当遵循6条规则•需要注意的内容：1.上行文原则上主送一个上级机关；2.请示可以抄送相关上级机关和同级机关，但不得抄送下级机关；3.请示应当一事一请，报告不得夹带请示事项；4.不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。•向下级机关行文应当遵循5条规则•党委、政府的部门依据职权可以相互行文。•部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（五）公文拟制·机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作；·重要公文和上行文由机关主要负责人签发；·党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。（六）公文办理·收文办理要注重审核来文，准确区分阅件和办件；·发文办理要注重复核工作，需要作实质性修改的，应当报原签批人复审。（七）公文管理·要建立健全制度并严格按制度管理公文；·要严格执行保密规定。（八）附则二、公文处理常见问题（一）文种使用方面1.“公告”与“通告”滥用、错用、混用2.“请示”“报告”误用和处理不规范（1）向同级机关“请示”“报告”或“批复”（2）多个事项同一请示（3）“报告”中夹带请示事项3.“意见”“通知”文种重叠使用4.非法定文种作为公文文种来使用（二）格式规范方面1.上行文容易出现的问题：（1）没有标注签发人或者格式、字体使用错误（2）没有标注附注（联系人及电话）2.标题容易出现的问题：（1）错用字体、字号（2）缺发文机关（3要素之一）（3）标点符号使用不当（4）介词重叠或位置使用不当，如“关于××关于”“关于对（为、给）××”。正确的如：《XX省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于××文件的通知》（5）事由概括不当、不准（6）文种使用不当（7）转行排版不当3.主送机关（用全称、规范化简称或统称）•关于部门规范化简称（1）国务院所属机构，依据《国务院办公厅秘书局关于印发国务院机构简称的通知》（国办秘函〔2013〕12号）（2）省人民政府所属机构，依据《XX省人民政府办公厅关于印发云南省人民政府机构设置的通知》（云政办函〔2014〕92号）常见不规范的：发改委、工信委、人社厅、住建厅、交通厅、环保厅、民宗委、卫计委、安监局、药监局4.正文层次序号：第一层为“一、”，黑体或仿宋体；第二层为“（一）”，楷体或仿宋体；第三层为“1.”，仿宋体；第四层为“（1）”，仿宋体。第五层为“①”，（2000年省的细则规定，仅作为参考）第六层为“a”，（2000年省的细则规定，仅作为参考）5.附件说明•在正文之下空一行左起空2字标注为“附件：”•正确的如：□□附件：XX省人民政府办公厅关于认真贯彻落实XXXX的通知（不要书名号和文号）□□附件：1.XX省人民政府办公厅关于认真贯彻落实XXXX的通知（不要书名号和文号）2.关于XXX工作的整改落实方案•错误的如：□□附：1、《XX省人民政府办公厅关于认真贯彻落实XXXX的通知》（XX政办发〔2012〕X号）2、XXXXXXXXX6.发文机关署名、成文日期和印章XXXXXXXXXXX（正文末尾一行或“附件：”）•党的机关发文机关署名(右空四字)2012年7月1日（首字对齐机关名称第3个字）•行政机关发文机关署名（以成文日期为准居中）2012年7月1日(右空四字)印章上距正文或附件说明一行之内，下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。7.附注•请示、报告等上行文和商洽类、请求批准或答复类的函，一般要以附注来标注联系人及电话，以便于联系、询问和沟通有关问题。•公开发布的公文，以附注来标注（此件公开发布）•党的机关下行文不标注主送范围的，一般以附注标注印发和传达范围•居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行•□□（此件发至县级）省委文件□□（联系人及电话：董利坤0871-63631913，13908877771）8.附件•改用黑体字标注“附件”或“附件1”•下空1行编排标题•与正文一起装订时，编排在成文日期或附注之后、版记之前，页码要连续编排•常见的不规范标注：1.字体用仿宋2.“附件”后面加“：”3.顺序号的数字用汉字9.版记•2012年7月1日以后不再标注主题词⑴抄送机关。一般用规范化简称，不抄送领导个人，不用“抄报”⑵印发机关和印发日期。•如：（改为4号字）不再标注主题词□抄送：省民政厅、住房城乡建设厅、国土资源厅、人□力资源社会保障厅。•不再保留（共印50份）•□XX省人民政府办公厅2012年7月1日印发□•版记应置于公文最后一面，最后一个要素置于版心最后1行。•信函格式的公文版记不加分隔线，不标注印发机关和印发日期。（三）其他方面常见问题1.关于公文常用易混字词•截至——截止•账——帐•制定——制订•作出——做出•其他——其它•通信——通讯•公布——发布•记取——汲取——吸取•像——象•其他：报道——报导按照——遵照必须——必需反应——反映几率——机率缴纳——交纳实行——施行权利——权力运用——应用2.常见的不规范表述•辖区（行政区域）•行政村（村委会）•法律法规的统称（按照XX等法律法规）•建国以来（新中国成立以来）•年份和年代（一般不表述为：今年、明年、上世纪）3.数字的用法•10以上的数字、分数，公历世纪、年代、年月日和时刻，计数与计量都应使用阿拉伯数字（部分层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字除外）；10以下的个位数如果不是具有统计意义的可以用汉字，但一般都用阿拉伯数字；党委、人大、政协会议的届数、次数用汉字。常见用汉字的：“三个代表”重要思想、党的十八大、省委九届七次全会等。（除有特殊规定的字体外，公文中的阿拉伯数字一般用宋体）•常见的错误有：年代、分数使用汉字（九十年代、三分之一，应为：90年代、1/3）共用单位和符号造成歧义（5—10万、1—10%，应为：5万—10万、1%—10%）4.计量单位的用法•法定计量单位•一般用汉字5.标点符号的用法•一般占1个字位置，个别特殊的占1/2或2个字•发文字号用“〔〕”，不能用“[]”•连接号一般用“—”，不用“~”，电话区号后用“-”•可以用XXX：XXX；XXX：XXX；XXX：XXX。•并列的书名号和双引号之间不加顿号常见的错误•采取以下措施：一是XXX。二是XXX。三是XXX。•抓好水利基础设施建设（省水利厅牵头，各州（市）人民政府负责落实）。