中储粮吉林分公司仓储精细化管理基础工作规范

中储粮吉林分公司仓储精细化管理基础工作规范（试行）1总体要求各中央储备粮直属库、代储库要结合企业实际情况，进一步理顺和细化仓储业务流程，按要求使用各项帐、卡、凭证，健全完善各项记录档案，并严格按要求规范记载，分类装订，及时归档。1.1记载格式要求除特殊要求外，各项仓储帐、卡、记录均要求使用黑色碳素水笔填写，字迹要清晰规范，不允许涂改、挖补。帐目填写时字体高度为相应栏高的三分之一，记录错误时使用正确的更正方法，将错误的数据或文字用红笔划一道横线，并盖名章确认，同时将正确的数据在同一栏上方填写。需要归档的自制打印材料，如没有特殊说明的均使用A4纸；一般表格均使用宋体四号或三号字；报告类文字材料均使用仿宋_GB2312，三号字。自制记录需要封皮的，要参照分公司统一格式制作，并要印有“中储粮徽标”。各种帐、卡、薄、记录必须按照填写说明明确的岗位人员填写，不允许他人代替填写。1.2装订归档要求仓储管理的各项记录、凭证要使用分公司统一印制或按分公司统一格式自制的封皮和档案盒进行装订、归档，归档流程按档案管理制度执行。各单位要建立健全档案的立卷、归档、保管、调阅及销毁等项制度，并落实专人，严格管理。对每年形成的档案，可暂由仓储部门保管一年，期满之后，原则上必须移交给本单位档案部门保管。保管期限根据类别按以下规定执行：国家明确规定保存期限的按国家规定执行；与财务核算有关的档案按财务档案保存期限执行；其他档案材料保存期限暂定三年。档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同业务部门共同鉴定，严格审查，编制业务档案销毁清册后，方可销毁。各项仓储档案在没有移交档案部门保管之前，仓储部门要参照档案管理的相关流程和要求，建立规范的档案保管、借阅等制度，确保档案不流失、不损坏，标识清析、目录齐全、查找方便、管理规范。所有仓储档案都要使用分公司统一规范的档案盒妥善保管，档案盒由各库参照样本自制，封皮、封面及内置目录按照档案管理统一规范填写，盒的正面、侧面使用统一外标签进行区分。标签及内置目录参考格式如下：正面标签：中储粮吉林分公司仓储精细化管理记录档案类型：记录名称：侧面标签：×××档案记录中央储备粮XX直属库说明：1、此标签为仓储精细化管理记录档案盒正面和侧面外标签规范样本，各库参照自制。2、正面标签“中储粮吉林分公司××记录”为华文中宋小二号字，侧面标签“×××档案”为宋体五号字，其它为宋体三号字。3、标签尺寸根据档案盒的大小自行确定，字号大小也可斟酌情变动。4、标签上的“中储粮徽标”用彩色打印，尺寸根据档案盒的大小可斟酌情变动。中中储粮吉林分公司仓储精细化管理档案内置目录×××档案×××记录序号记录名称使用日期备注12填写说明：本档案目录，为每一档案盒内材料目录索引。1.3记录封面要求所有红皮或黑皮记录的封皮（不包括帐皮）内需有扉页，每个封皮(或霏页上)单位栏横线长6cm，要求在横线上盖单位印章，单位印章可使用简称（一般不需要带吉林省三个字），字体为仿宋GB2312,字号为三号或小三号，印章长度不超过6cm，如“中储粮××直属库”“华粮物流××国储库”“吉林××国储库”等，印章要求无外边框，盖章时使用红色印泥。封皮或扉页上如有编号的，按仓房编号或流水号填写；对部分记录需要在不同环节应用的，要在封皮或扉页的括号内标明业务分类环节（括号内标明的内容要打印纸条粘贴，不允许手写）。比如《水分测定原始记录》、《检验原始结果单》，需按新粮自然质量情况调查、调入粮油检验、调出粮油检验等环节（不含品质分析）分类并在封面括号内标明，样式如下：水分测定原始记录（新粮自然质量情况调查）单位：中央储备粮××直属库2业务凭证使用规范仓储业务凭证按使用范围可划分为原始凭证和记帐凭证两大类。除收粮环节使用的《吉林省粮食收购统一发票》需要到税务部门购买外，其它凭证由分公司统一印制。2.1原始凭证原始凭证是指粮食出、入库及内部装仓、备货、移库等使用的最初始凭证。具体包括：收粮环节使用的《吉林省粮食收购统一发票》、《扦样卡》、《检质过秤证》；装仓、备货和内部移库环节使用的《中央储备粮内部移库检斤记录》；调出销售环节使用的公路或铁路《发货明细表》。具体填制要求如下：2.1.1入库原始凭证。中央储备粮收购环节使用的《吉林省粮食收购统一发票》、《扦样卡》、《检质过秤证》以及调入环节使用的公路《发货明细表》，分别按粮食收购及调入业务流程要求，由扦样、检验、检斤、监卸、除皮、结算人员填制或打印，每日收购或调入业务终了，由业务统计、仓储统计、财务记帐员按各自留存联分别汇总（或利用微机程序自动汇总），相互核对一致后打印收购或调入结报单据。仓储统计凭汇总后的结报单据及原始入库票据分货位填开《中央储备粮入库总括票》。2.1.2出库原始凭证。中央储备粮调出或销售使用的公路或铁路《发货明细表》，由购销部门铁路运输员或检斤员按调出或销售业务流程填开，每日业务终了汇总填制调出或销售结报单据，分别传送给业务统计、仓储统计和财务记帐员。仓储统计凭调出或销售结报单据、公路或铁路《发货明细表》留存联以及检验室提供的质量检测结果分货位填开《中央储备粮出库总括票》。2.1.3内部移库原始凭证。中央储备粮烘干装仓、倒仓或出仓备货，均使用《中央储备粮内部移库检斤记录》进行逐车检斤登记，其中烘干装仓、倒仓、非定量包装及散粮发运使用的《中央储备粮内部移库检斤记录》由检斤员根据检斤数量填制；定量包装粮备货由保管员根据包装定量和包数填制。除烘干装仓外，其它内部移库环节的移出和移入保管员要每日核对数据，并在《中央储备粮内部移库检斤记录》上签字。代储库烘干装仓环节的《中央储备粮内部移库检斤记录》要经驻库监管签字，对检斤过程、手续及汇总数量进行审核。范本格式及填写说明如下：范本2-1：中央储备粮内部移库检斤记录作业班组：年月日单位：公斤品种等级移库性质移出货位号移入货位号车号毛重（包数）皮重（定量）净重车号毛重（包数）皮重（定量）净重车数汇总净重汇总检斤员：移出保管员：移入保管员：驻库监管员：填写说明：此记录一式三联，检斤员逐车登记，按作业班组每日汇总。一联留存备查，另二联分别传给移出、移入货位保管员，用于填开《中央储备粮内部移库证》。直接出仓检斤装火车散积调出的，运输员凭此单据汇总填开《铁路发货明细表》，“移出货位号”栏填写出仓仓号，“移入货位号”栏填写火车车皮号。利用流量秤或轨道衡检斤计量的，打印出的检斤凭证可代替此凭证，但相关人员签字必须齐全。2.1.4初始装仓检验凭证。初始装仓批次检验应与烘干跟班检验同步进行，目的是提前把关，指导装仓，避免装仓后批次检验质量不合格重复搬倒。范本格式及使用说明如下：范本2-2：烘干批次检验通知单品种：年月日点至点班车间代班责任人：项时目间间烘前等级烘前水分%烘后质量情况备注估算产量（吨）容重g/L出糙率%等级水分%杂质%整精米率%谷外糙米%黄粒米%不完善粒%总量%生霉粒%破损粒%热损伤粒%综合装仓指导意见当班检验员（签字）：填写说明：1.此通知单为五联单据，一联留存，其余分送烘干车间、仓储科长、仓储主任和保管员。烘干车间以此为凭登记烘干记录，仓储科长根据检验员签属的指导意见安排装仓，保管员根据此单把握装仓质量。比如检验的水分、杂质、不完善粒高于入仓标准时，保管员要科学安排过筛清杂等装仓措施，确保入仓后粮食符合标准。2.烘前原粮每8个小时检测一次，如果粮堆变动须提前检测水分；烘后粮每2个小时检测一次，做出结果后电话通知烘干车间指导生产，同时保留样品；每8小时对保留样品进行混样综合检测，出具批次检验结果，并根据检验结果填写装仓指导意见。3.数值要求，除数量、容重、等级数值填写整数，其余质量指标保留1位小数。4.备注栏填写当班影响烘干粮食质量的各种情况。5.烘干检验的《检验原始结果单》在烘后的粮食质量符合入仓要求时，可不填写；但在粮食质量不符合入仓要求时，需填写《检验原始结果单》。6.烘干检验员在指导装仓时，要根据本单位装仓流程及装仓清理设备的清杂效果进行科学判定，对装仓后的粮食要反复扦样检测对比结果，找出水分、杂质、不完善粒经过装仓作业流程和清理过程的降幅及规律，以便于在个别检测指标略高于装仓标准时能够科学签属装仓指导意见。2.2记帐凭证记帐凭证是登记中央储备粮保管帐目的基础凭证，是对中央储备粮出、入库及内部移库各环节业务原始凭证的汇总，使用和装订时必须附原始凭证。2.2.1出、入库记帐凭证。中央储备粮出、入库记帐凭证包括购销部门填开的收购、调入或调出结报单；批量购销粮食的购货合同及发货票；保管员填开的《中央储备粮损耗报告单》；仓储统计填开的《中央储备粮出（入）库总括票》。业务统计凭结报单记帐，财务记帐员凭结报单或购销合同及发货票记帐，仓储统计凭《中央储备粮出（入）库总括票》及《中央储备粮损耗报告单》记帐。仓储记帐凭证的范本格式及填写说明如下：范本2-3：中央储备粮出（入）库总括票年月日单位：公斤一联仓储统计留存货位号品名等级数量原始凭证张数备注水（杂）扣量扣量后净重平均水分%合计仓储统计：检斤员：保管员：填写说明：1、此单据一式三联，由仓储统计根据出入库原始凭证及检验报告汇总填制，一联留存，其余两联分别传给业务统计和保管员作为记帐凭证记帐。2、收购、调入或调出高水分粮时，仓储统计要分货位每日与业务统计核对后填开此单据，并将收购、调入或调出的原始凭证附在此单据后装订成册；仓储统计凭此单据登记中央储备粮或先购后销商品粮保管总帐及分仓保管帐（汇总登记一个虚拟货位）；高水分粮保管员凭此单据登记《高水分粮分货位粮情检查及数量收支登记簿》，每日结清登记簿货位粮数。3、收购或调入干粮直接装仓时，可待整仓或阶段性连续装仓作业结束后汇总填开一张，不需每日填开。填开过程中如汇总计算入仓平均水分高于安全水分时，要计算出水分扣量和扣量后净重分别填写在“水（杂）扣量”和“扣量后净重”栏内，水分扣量=直接装仓检斤数×（装仓平均水分-安全水分）÷（1-安全水分）；如入仓平均水分低于安全水分时，可直接将入仓检斤数填写在“扣量后净重”栏内，“水（杂）扣量”栏划“——”，“平均水分栏”据实填写。所附凭证和票据装订要求同上。仓储统计凭此单据登记中央储备粮或先购后销商品粮保管总帐及分仓保管帐；保管员凭此单据登记《中央储备粮专卡》及《储粮分仓保管帐》。4、粮食调出或销售出库时，仓储统计每日凭运输员填开的公路或铁路《发货明细表》及检验报告汇总填开此单据，并将公路或铁路《发货明细表》及检验报告复印件附后装订。仓储统计凭此单据登记中央储备粮保管总帐及分仓保管帐；保管员凭此单据登记《中央储备粮专卡》及《储粮分仓保管帐》；如铁路发出站台货位时，站台保管员凭此单据登记《站台备货收支帐》。5、先购后销粮食划转为中央储备粮时，仓储统计凭业务统计提供的划转结报单据填开相同仓号的《商品粮出库总括票》和《中央储备粮入库总括票》，同时将业务统计提供的划转结报单据附后装订。仓储统计凭《商品粮出库总括票》登记先购后销《商品粮保管总帐》支出数量；凭《中央储备粮入库总括票》登记《中央储备粮保管总帐》收入数量，并调整《中央储备粮分仓保管帐》粮食性质。保管员凭此单据更换《中央储备粮专卡》并调整《储粮分仓保管帐》粮食性质。6、代储库粮食性质划转及直属库登记《中央储备粮辖区保管总帐》出入库总括票填制方法见本规范3.4.1和3.4.8。7、填制《中央储备粮入库总括票》时，要将《中央储备粮出（入）库总括票》的“出”字用“\”划掉；填制《中央储备粮出库总括票》时，要将《中央储备粮出（入）库总括票》括号内的“入”字用“\”划掉。范本2-4：中央储备粮损耗报告单年月日单位：公斤一联保管员留存报耗单位品种仓号等级入、出仓原始数据损耗入仓出仓实际损耗定额损耗超耗时间数量水分%杂质%时间数量水分%杂质%审批意见保管员：仓储科长：仓储主任：填写说明：此单据一式四联，整仓粮食货位出清后由保管员根据出、入仓数量、保管时间及检验报告计算并填制，经仓储科长、仓储主任审核签字后提报给主任，由主任审批并签属意见后留存一联，用于登记《储粮分仓保管帐》和结清《中央储备粮专卡》库存；其余