会计基础工作规范讲解

会计基础工作规范讲解2011年9月23日概述•会计基础工作是会计工作的基本环节，也是经济管理工作的重要基础。我国历来十分重视会计基础工作，制定了相应的规章制度。随着社会主义市场经济体制的确立和1993年以来会计制度的重大改革，会计基础工作出现了许多新情况、新问题。为适应会计基础工作的新要求，财政部于1997年6月17日发布了《会计基础工作规范》（以下简称《规范》）。《规范》的结构•《规范》共六章一百零一条，第一章总则，第二章会计机构和会计人员，第三章会计核算，第四章会计监督，第五章内部会计管理制度，第六章附则。•《规范》的第一章总则，阐明了会计基础工作规范制定的依据、必要性、适用范围和管理。•《规范》的主体内容是关于会计机构和会计人员、会计核算、会计监督、内部会计管理制度等四个方面的规范，《规范》分四章分别进行阐述。•《规范》的第六章也就是最后一章是“附则”。本规范自公布之日即1996年6月17日起实施。一、会计机构和会计人员会计机构•会计机构设置的要求•设置会计机构应以会计业务需要为基本前提。•①单位规模的大小。•②经济业务和财务收支的繁简。•③经营管理的要求。•不设置会计机构的应当配备会计人员。•实行代理记账是途径之一。会计人员的要求•同从事任何技术工作一样，从事会计工作的人员要在专业素质方面具备一定的条件。《规范》对此提出了三方面要求。•（１）持有会计证（会计从业资格证书）。•（２）具备必要的专业知识和专业技能。•（３）按照规定参加会计业务培训。代理记账业务范围•（一）根据委托人提供的原始凭证和其他资料，按照国家统一的会计制度的规定进行会计核算，包括审核原始凭证、填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告等；•（二）对外提供财务会计报告；•（三）向税务机关提供税务资料；•（四）委托人委托的其他会计业务。代理记账书面合同应明确的内容•（一）委托人、受托人对会计资料真实性、完整性承担的责任；•（二）会计资料传递程序和签收手续；•（三）编制和提供财务会计报告的要求；•（四）会计档案的保管要求及相应责任；•（五）委托人、受托人终止委托合同应当办理的会计交接事宜。代理记账委托人应当履行的义务•（一）对本单位发生的经济业务事项，应当填制或者取得符合国家统一的会计制度规定的原始凭证；•（二）应当配备专人负责日常货币收支和保管；•（三）及时向代理记账机构提供真实、完整的原始凭证和其他相关资料；•（四）对于代理记账机构退回的要求按照国家统一的会计制度规定进行更正、补充的原始凭证，应当及时予以更正、补充。代理记账机构及其从业人员应当履行的义务•（一）按照委托合同办理代理记账业务，遵守有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定；•（二）对在执行业务中知悉的商业秘密应当保密；•（三）对委托人示意其作出不当的会计处理，提供不实的会计资料，以及其他不符合法律、行政法规和国家统一的会计制度规定的要求，应当拒绝；•（四）对委托人提出的有关会计处理原则问题应当予以解释。二、填制会计凭证原始凭证•原始凭证，亦称单据，是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制、用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料。各单位在经济业务发生时，不但必须取得或者填制原始凭证，还应该将原始凭证及时送交本单位的会计机构或专职会计人员，以保证会计核算工作的顺利进行。原始凭证必须具备的内容7项共同基本内容1、原始凭证的名称2、填制凭证的日期3、接受凭证单位的名称4、经济业务内容摘要5、经济业务的数量、单位和金额6、填制单位的名称及经办人员的签名和盖章7、凭证的编号⑦①②③④⑤⑥原始凭证的七项基本内容原始凭证的名称(1)原始凭证名称填制凭证的日期接受凭证单位的名称经济业务内容摘要经济业务的数量、单位和金额填制单位的名称及经办人员的签名或盖章凭证的编号(2)填制凭证的日期(3)接受凭证单位的名称(4)经济业务内容摘要(5)经济业务的数量、单位和金额(6)填制单位的名称及经办人员的签名或盖章(7)凭证编号原始凭证的填制•1、原始凭证填制的基本要求。•①真实可靠。即如实填列经济业务内容，不弄虚作假，不涂改、挖补。•②内容完整。即应该填写的项目要逐项填写（接受凭证方应注意逐项验明），不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要写全，不能简化；品名或用途要填写明确，不许含糊不清；有关人员的签章必须齐全。•③填制及时。即每当一项经济业务发生或完成，都要立即填制原始凭证，做到不积压、不误时、不事后补制。•④书写清楚。即字迹端正、易于辨认，做到数字书写符合会计上的技术要求，文字工整，不草、不乱；复写的凭证，要不串格、不串行、不模糊。•⑤顺序使用。即收付款项或实物的凭证要顺序或分类编号，在填制时按照编号的次序使用，跳号的凭证应加盖“作废”戳记，不得撕毁。•2、原始凭证填制的附加要求。•①从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。所谓“公章”，应是具有法律效力和规定用途、能够证明单位身份和性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等。•②凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写的金额必须相符。•③购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物购入以后，要按照规定办理验收手续，这有利于明确经济责任，保证账实相符，防止盲目采购，避免物资短缺和流失。实物验收工作应由有关人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由仓库保管人员按照采购计划或供货合同验证后，在入库验收单上如实填写实收数额，并签名或盖章。不需要入库的实物，由经办人员在凭证上签名或盖章以后，必须交由实物保管人员或使用人员进行验收，并由实物保管人员或使用人员在凭证上签名或盖章。经过购买人以外的第三者查证核实以后，会计人员才能据以报销付款并作进一步的会计处理。•④一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存。•⑤、职工公出借款的收据，必须附在记账凭证之后。职工公出借款时，应由本人按照规定填制借款单，由所在单位领导人或其指定的人员审核，并签名或盖章，然后办理借款。借款收据是此项借款业务的原始凭证，是办理有关会计手续、进行相应会计核算的依据。在收回借款时，应当另开收据或者退还借款收据的副本，不得退还原借款收据。因为借款和收回借款虽有联系，但又有区别，在会计上需要分别进行处理，如果将原借款收据退还给了借款人，就会损害会计资料的完整性，使其中一项业务的会计处理失去依据。•⑥经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。•⑦发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正。在更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证的审核（一）审核的内容1、内容合法性和合理性——属实质性审核2、填制完整性和正确性——属形式上的审核（二）审核结果的处理1、内容不合法或不合理——不与办理2、形式不完整或不正确——要求改正补充后办理记账凭证•记账凭证，俗称传票，是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。记账凭证的基本内容1、记账凭证的名称2、填制凭证日期和编号3、经济业务内容摘要4、经济业务应借、应贷会计科目和金额5、所附原始凭证张数6、填制、审核、记账等人员签章记账凭证的填制（一）填制要求1、凭证日期的填写2、凭证编号的填写3、经济业务摘要的填写4、正确确定会计分录5、注明原始凭证附件的张数6、有关人员的签章（二）填制步骤第一步：复核原始凭证第二步：分析业务第三步：填列记账凭证日期：编制凭证当天日期、经济业务发生时的日期、月末日期编号：统一编号：“记”字号、三类编号：“收”“付”“转”字号、五类编号：“现收”“银收”“现付”“银付”“记”字号备注：编号按月依次由1，2，……编制都，业务需填多张凭证的可采用分数形式。摘要：应与所属原始凭证的内容相符，文字表述准确，简明扼要。会计分录：科目填写全称，记账方向正确，先借后贷。附件：要注明附件张数，并将附件粘贴在记账凭证背面的左上方。签章：会计负责人、填制人、审核人、记账人应在指定位置签章。复核：原始凭证数据、确认原始凭证的合法性、真实性、正确性。分析：业务应借应贷科目。填列：注意凭证的选择。•记账凭证摘要，是该项经济业务的基本概括，概括好了，叫人一看就知道经济业务的来龙去脉，反之，若写的文不对题、词不达意，可能会给看账者或查账者以错觉，不利于会计信息的分析和利用。对于如何写好记账凭证摘要，必须做到如下几点。•1．简单明了、一看便知。•有些会计人员单纯追求“简单”，但却不明了。其实只要稍微多加几个字，其意义就会很清楚。•2．内容要与附件相符，不能照抄。•在实际工作中，附件能真正表明业务的发生及完成情况，应根据附件的内容总结业务的性质，概括其业务内容，给人以一目了然的感觉。但又不能照抄原始凭证，有的会计将原始凭证的内容全写入“摘要栏”，过账时摘要写了半张账页，则大可不必。凭证摘要的书写虽不能像会计科目那样规范标准，但作为会计人员，应努力提高自己对会计业务事项的表达和概括能力，力求使摘要的书写标准化、规范化。记账凭证附件的统计•记账凭证一般应附有原始凭证，并注明其张数。附件的张数应用阿拉伯数字填写。•1、凡属收、付款业务的记账凭证都必须有附件；•2、职工出差借款的借据必须附在记账凭证上，收回借款时应另开收据或退还经出纳(收款人)签名的借款结算联；•记账凭证张数计算的原则是：•1、没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张；•2、经过汇总的原始凭证，每一张汇总单或汇总表算一张。•例如：•1、某职工填报的差旅费报销单上附有车票、船票、住宿发票等原始凭证35张，35张原始凭证在差旅费报销单上的“所附原始凭证张数”栏内已作了登记，在计算记账凭证所附原始凭证张数时，这一张差旅费报销单连同其所附的35张原始凭证一起只能算一张。•2、当一张或几张原始凭证涉及到几张记账凭证时，可将原始凭证附在其中一张主要的记账凭证后面，并在摘要栏内注明“本凭证附件包括××号记账凭证业务”字样，在其他有关记账凭证的摘要栏内注明“原始凭证附于××号记账凭证后面”的字样。实行会计电算化单位记账凭证的要求•实行会计电算化的单位，其机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求，并应认真审核，做会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证，要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员印章或签字，以明确责任。记账凭证的审核（一）审核的内容1、所附原始凭证的审核2、会计分录的审核3、内容的审核（二）审核结果的处理备注：只有审核无误的记账凭证才能作为记账的依据。会计凭证的保管规定•为了确保会计资料的安全、完整，《规范》第五十四条和第五十五条分别对会计凭证的传递及保管作了具体规定。会计凭证作为重要的会计资料。应妥善进行保管：1、每月记账完毕，要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号和附件是否齐便。然后按顺序号排列，装订成册并加具封面，为了防止任意拆装，在装订线上要加贴封签，并由会计主管人员盖章。2、如果在一个月内，凭证数量过多，可分装若干册，在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多，也可以单独装订保管，对重要原始凭证，如合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需要单独保管时，应编制目录，并在有关的记账凭证上注明附件另行保管，以便查核。3、装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。查阅时，要有一定的手续制度。4、会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度三