办公室系统工作规范知识

2014年2月16日办公室系统工作规范知识主要内容公文处理印章管理档案管理第一部分公文处理一、基本概念二、公文种类三、公文格式四、处理流程第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念——撰制公文就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。一、基本概念（一）基本内容——办理传递文件根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。一、基本概念（一）基本内容——管理文件是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。一、基本概念（一）基本内容——立卷归档公文办理完毕后应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。一、基本概念（一）基本内容——严肃性公文作者是法定的，具有权威性的。公文不是个人的作品，对内对外代表企业。在公务联系中，必须以法定的名义行文，因此,这种法定作者的职能身份，赋予了它在公文处理活动中等同的权威。公文处理活动具有一定的秘密性，绝大多数公文都有特定的读者对象，一部分公文更因其涉及到企业利益，必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内。一、基本概念（二）基本特性——辅助性公文处理活动是企业生产经营活动的组成部分，它为企业的生产经营活动提供了必要的条件和保障，因而是一项辅助性活动。从管理学上来说，管理的四项基本职能：计划、组织、指挥、控制，这些管理职能的实现离不开公文处理，因此，公文处理活动具有辅助性，辅助性又包含业务性、定向性。一、基本概念（二）基本特性——应用性公文处理活动经过了长期的实践，反复的探索，已经逐步形成了基本完整的具有很强的应用性的思想、程序、方法和技巧。公文处理的实践性要求公文处理的工作人员做为活动的主体，应该起到主导的作用，充分地发挥积极性和创造性，不断提高自身的素质，使各种具体门类的技术和方法真正能为我所用，投入实际。公文处理的应用性，派生了它的专业性和技术性。一、基本概念（二）基本特性公文处理还具有特定的技术规律，特别是各种新的办公材料和技术方法、手段的运用，正从根本上改变着公文处理活动的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝着更可靠、更快更优的方向发展。一、基本概念（二）基本特性一、基本概念及时准确保密集中（三）基本要求第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念二、公文种类从外延上说，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一种。从内涵上讲，以“文件”形式出现的公文，在我们现在的拟文中，主要是一些政策性、重要的事项，或者是下级单位向上级单位报送的公文。在处理日常事务中经常应用的具有一定格式的文体一般分为行政公文、事务文书和商务文书等三类。——行政文书是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文种类——事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真稿、备忘录、请柬、邀请函、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等等。二、公文种类——商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等等。二、公文种类二、公文种类在日常工作中，行政公文的使用极为广泛。按《国家行政机关公文处理办法》有关规定，行政机关的公文种类有13种，命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1、文件（1）董事会、党委、纪委文件（3）部门文件2、情况通报（2）公司文件3、会议纪要（1）专题会议纪要（2）办公会会纪要集团公司常用公文种类二、公文种类一、公文种类适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（一）通知一、公文种类1、通知一般是下行文，或者是平行文。不能对上级单位发通知。2、作为平行文，主要是指发文单位（一般指综合部门）管理事项需要平级部门知晓或执行的事项。（一）通知二、公文种类注意事项：日常工作中，批转转发印发性通知均有附带文件，位于正文后的附件位置，但他们仍然属于“正文”，而不是“附件”，因此在正文下行文不必标注“附件”及“附件名称”。如：关于下发《池州海螺道路交通管理》的通知（一）通知二、公文种类适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。附：子公司对外报告格式（二）报告二、公文种类1、报告一定是上行文。2、报告就是反映情况、汇报工作，具有汇报性和陈述性的特点。报告不得夹带请示事项，否则上级收文单位可以不予答复。报告最好也不要带建议事项。3、除安全事故、特大自然灾害等紧急事项外，一般不越级报告。4、常用的报告尾语有：“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”、“请指正”等。（二）报告二、公文种类5、报告于请示的区别（1）性质要求不同。报告为汇报工作，反映情况，答复询问所用，因此报告机关不必等待上级机关的答复；而请示则是为了某一问题请求上级机关批示或批准的公文，请示机关必须要等待上级机关的明确回复。（2）行文时限不同。报告行文的时限原则是，可以在事前、事后或工作进行中行文，而请示则必须在事前行文。（二）报告二、公文种类注意事项：（1）报告事项真实。报告事项务必真实，有喜报喜，有忧报忧，不能为了取悦上级，编造事实。（2）报告时间及时。报告的目的是为了使上级机关了解下级机关的工作情况，违反了时效性，报告也就失去了意义。（3）报告不得夹带请示事项。如果在洋洋洒洒的长篇报告中提出了请示事项，并等待批准，这就难免贻误工作。（二）报告二、公文种类适用于向上级机关请求指示、批准。1、和报告一样，请示一定是上行文。因此，同各部门之间不用请示。严格的说应该用“函”，但在标题中用很客气、变通的语言，如“关于请求（申请）的函”等。（三）请示二、公文种类2、请示应一事一请。因为多事请示，收文单位可能在不同的部门办理，又可能是其不同的领导分管，造成公文运转困难，同时降低办文效率。（三）请示二、公文种类3、请示一般只主送一个机关，涉及其它上级协办部门的一般用抄送形式，但请示不抄送下级单位。如果不主送一个部门，可能产生以下两个问题：一是造成问题无法解决，因两个主办部门都认为这事不一定是其主办，特别是不易办的事；二是容易造成主办部门协调困难。（三）请示二、公文种类4、请示类公文应在成文日期后的附注位置注明联系人及电话，以便主办部门及时联系，以便了解情况，及时办复。（三）请示二、公文种类5、请示类公文一般不越级请示。如遇事情紧急、情况重大，不越级将贻误工作，或已报上级机关但未得到批复、事情急于处理时，可作特殊情况处理，在越级行文的同时，必须同时抄送给直接上级机关。（三）请示二、公文种类6、请示语气宜温和谦恭，用词应采用“请”、“拟”、“建议”等，不可生硬武断。附：子公司内部请示报告格式（三）请示二、公文种类适用于答复下级机关的请示事项。1、批复一定是下行文，是批复下级单位的请示事项。对非下级的单位，不能使用批复文种。如：同级单位的各组成部门之间行文，上级单位对下级单位行文都不能用批复文种，一般是用“函”。（四）批复二、公文种类2、批复一般是对下级单位请示事项批准答复。如果对下级单位请示事项不予同意时，一般不用批复，用意见（对下级单位）或函（对不相隶属单位）或者用复函。（四）批复二、公文种类适用于对重要问题提出意见和处理办法。1、意见可以是上行文，也可以是下行文，又可以是平行文。使用“意见”文种发文，形式上可以是“××文件”形式，也可以是“××（单位）”（发文单位的标识）的形式。（五）意见二、公文种类2、上级单位对下级单位报送的意见类公文，一般要给予处理或答复。上级单位下发的意见，文中有明确要求的，下级单位就遵照执行，无明确要求的，应参照执行。事后或工作进行中行文，而请示则必须在事前行文。（五）意见二、公文种类适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。1、一定要用于不相隶属单位之间，一般是平级单位之间的行文，对上级单位或下级单位一般不用函，用函也不适合。2、注意与批复文种的区别使用，上级单位对下级单位之间的批准、答复事项一般都应用“函”，而不用批复。（六）函第一部分公文处理二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念三、公文格式公文格式指公文的外观样式，既公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。公文格式要素划分为眉首、主体、版记3部分1、眉首——公文的“头”2、主体——公文的“身”3、版记——公文的“脚”置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首置于红色反线（不含）以下到主题词之间的各要素统称主体置于主题词以下各要素统称版记三、公文格式眉首安徽海螺集团公司部室文安海办[2008]8号◆眉首---公文的“头”◇发文机关标识◇发文字号◇反线◇秘密等级37mm62mm秘密三、公文格式（一）眉首二级部门行文中的文头相当于公文的眉首主要包括发文单位、文件类别、划线和发文编号。三、公文格式二级部门通知通报格式（一）眉首安徽海螺集团公司文件安海政[2008]9号◇标题×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。特此通知◆主体--公文的“身”◇主送机关◇正文◇附件◇成文日期◇印章和附注等关于下发××××的通知公司各单位：附件：1、××××××二〇〇八年四月十六日2、××××××（二）公文主体三、公文格式公文标题为黑体二号字、居中，上、下各空一行。可分一行或多行排布；回行时，要做到词义完成，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。三、公文格式——主体1、标题公文标题应注意以下几点：（1）标题应简明扼要，准确反映概括公文内容。（2）除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。这也是对标题简明扼要的要求，如“关于印发××（内部制度、转发文件）的通知”，都不应加标点符号。（3）一定要表明文种。（4）还有一些简单事项可以不用标题。如：告诉一个简单的情况，或者给某单位反馈一个意见，或者仅对某一个单位发个通知等。1、标题三、公文格式——主体是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称或同类型单位的统称。同类型单位的统称如：“公司各单位”。（1）在通常情况下，上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告等）可以不写主送机关。2、主送机关三、公文格式——主体（2）主送机关在标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋字体标识，回行仍须顶格。其标点符号的用法是：同类机关、单位之间用顿号、不同类机关、单位之间用逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。2、主送机关三、公文格式——主体（1）从公文的起草方面：一是符合党和国家的路线方针政策和法律法规；二是符合上级机关的有关指示和要求；三是要同现行有关公文相衔接；四是要完整、准确地体现发文单位的意图；五是全面准确的反映客观实际情况；六是提出的政策措施要切实可行；七是文字要精确简练，表达要准确严密。3、正文三、公文格式——主体（2）从办公室核文的角度，总的要求是：观点明确，条例要清晰，结构严谨，内容从事，文字精炼，表达准确，语句通顺。3、正文三、公文格式——主体（3）正文在主送单位名称下1行，每自然段左