合同审计及规范性0308 (华为培训)

《订单业务知识》之合同审计及合同规范性主讲：刘达宇2003.08综述课程目的：通过本课程的讲解，增进对订单流程中合同审计的了解，强化按照流程、规范签合同的意识。课程目标：了解合同审计在订单处理流程中的定位熟悉合同审计业务的主要职能，正确认识越权掌握合同规范性评审的重点内容目录一．合同审计在流程中的定位二．合同审计业务的主要职能及越权三．合同规范性专题讲座一、合同审计在流程中的定位一、合同审计在流程中的定位合同审计是市场销售和订单处理的过渡环节，是最后一个对于正式签订的合同进行商务审核的部门：确保合同法律有效和签订规范；为后续订单作业链提供规范、清晰的信息；监控合同合同商务状况，确保利润实现；沉淀准确丰富的合同数据供决策参考。一、合同审计在流程中的定位审计的精神：原则与灵活并重，严谨务实，持续改进随着公司销售政策和制度不断调整，合同审计工作需要持续改进和提升。固化即有经验和成果，根据公司销售政策的调整，从一类审计重点转向另一类审计重点。目录一．合同审计在流程中的定位二．合同审计业务的主要职能及越权三．合同规范性专题讲座二、合同审计业务的主要职能及越权接收合同资料、CCP合同规范性审核利润测算基础数据录入符合性审计审计审核输出合同/审计结论合同审计的工作范畴：各类合同、合同更改及退换货二、合同审计业务的主要职能及越权2.1合同规范性避免合同信息混淆不清而影响合同执行，对于：合同形式的完整性、法律的有效性、内容的正确性、合同处理的可执行性四方面进行规定，公司与办事处人员约定成俗，从而降低错货可能、缩短订单供货周期、提高效率。参考文件：国内合同规范性评审操作指导书SC/04-0002二、合同审计业务的主要职能及越权形式表现可能后果或解决方法完整性清单漏页、重复有关协议、备忘录等遗漏错货执行无依据正确性合同编号有误、重复总金额与分项金额不符与办事处协商一致后，需要各环节更改合同号财务金额无法确认，有效性合同/借货协议未盖章合同条款手工修改后没有相关人士签字确认公司承担隐性损失实属无效条款，易引起纠纷可执行性清单明细与总表不符系统报价单与纸面不符签订公司无法提供的培训错货影响客户满意度与公司声誉什么是不规范？（因小失大，实不可取）二、合同审计业务的主要职能及越权理念：力求一次性把事情做好、做对，提高你我的效率。详见后附《合同规范性专题讲座》二、合同审计业务的主要职能及越权2.2利润测算意义：及时公正地提供准确、丰富的合同数据供决策参考二、合同审计业务的主要职能及越权销售合同利润公式：合同利润＝合同成交净价－合同基本价(含运保费、安调费、设备基本价)合同成交净价＝合同金额－延期付款利息(含贴息)－培训费－其它费用(厂验、超期维保费等)合同净折扣率＝合同成交净价/合同目录价合同利润率＝合同利润/合同基本价此“利润”非彼“利润”！二、合同审计业务的主要职能及越权利润流失：销售合同更改利润流失＝更改前利润－更改后利润借货等特殊合同利润流失：1、在借用期(或试验期、展示期)设备使用的自然折旧；2、设备对应价值被无偿占用产生的资金成本损失；特殊合同利润流失主要影响因素：期限、设备价值、折旧率、利率此“利润”非彼“利润”！二、合同审计业务的主要职能及越权2.3符合性审计对比合同评审与正式合同的相关信息，确保合同各方面符合公司评审标准及各项规定：技术(配置清单)——Netpas电子流工程及服务条款——工程及服务评审书商务价格、付款方式、供货期、其它承诺——商务评审书二、合同审计业务的主要职能及越权合同评审和合同审计的联系和区别：–处理的工作对象–输出的结论–对评审本身的审计符合性审计的结论——是否越权？越权：当合同签订与评审不符，且不利于公司利益时，称之合同越权。合同审计员将报批责任部门，暂停备货，待批复意见。二、合同审计业务的主要职能及越权越权类型及决策部门表现形式或对公司利益的影响1、商务条款－－产品行销部A、直接设备、利润流失；B、对于后期价位、优惠的承诺将有隐患存在。2、工程服务条款－－服务营销部主要集中于：试运行期及保修期条款、培训等，直接影响用服利益。3、其他合同条款(如违约罚款)－－产品行销部供货不及时、延迟验收等违约责任；供方、需方违约罚则不对等。4、财经付款方式－－市场财经部合同签订的付款方式与评审不符，且对我司不利。二、合同审计业务的主要职能及越权越权案例探讨一：同样的商务价位，销售员是否可以擅自增、减销售数量？【A草案】公司商务评审通过后，客户签订合同时，临时提出根据原合同商务增加一个局点的设备，销售员同意。二、合同审计业务的主要职能及越权越权案例探讨二：不同的审批部门意见不同时，应如何处理？【B草案】报评审时，申请赠送培训十几名，工程评审意见只同意签订5名，但是商务评审测算利润后通过，实际合同签订培训十几名，是否为越权？二、合同审计业务的主要职能及越权越权案例探讨三：客户免费需求是否无需商务测算？【C草案】客户招标条件为免费维保2年，工程管理经理核算，超期保修费用达100万元，项目经理在商务评审时未纳入此费用，办事处商务权限通过，实际已超出办事处权限。二、合同审计业务的主要职能及越权【ISC流程推行后】现行合同审计基础业务（例如规范性审核、直观的符合性对照、OE拆分）前移办事处完成，核心业务（利润核算、办事处无手段进行的符合性审查）保留公司进行在IT支持下，合同审计业务将以稽查为主，业务范围由现在的对照评审和签订，扩大为评审、签订、发货的统一性，完整地监控合同执行的全过程合同规范性专题讲座合同形式的完整性法律的有效性内容的正确性合同处理的可执行性是否规范？目录一．合同审计在流程中的定位二．合同审计业务的主要职能及越权三．合同规范性专题讲座合同规范性专题讲座一、根据资料分类1、合同履行信息表“客户名称”必须严格按照发票客户的盖章填写，注意“发票客户”不一定为买方收货人地址：如在信息表中填写，则以此为准，否则以合同签订为准借货冲销信息：进行正确备注并在清单中体现，以便公司操作、合同销售/退货合同必须双方经办人签字，加盖经济合同专用章或客户公章才能生效所有条款均以法律生效的合同为准，如条款修改必须与客户协商解决清单与文本的培训不一致时，以合同为准；特例：收货人地址（见2）。、设备清单——直接影响发货正确性2001年6月正式采用电子件传递，确保清单一致性至关重要正确、完整而不重复采用公司标准报价、其它文本之外的补充协议、备忘录等必须完整地传回公司当付款方式为买方信贷或其他融资方式时，必须随合同提供相应协议（或草案）以及协议附表(需要办事处会计手签)合同规范性专题讲座二、特殊合同的规范性重点要求借货合同：用户原因引起的，借货协议需盖章(公章或二级部门章)；试验局合同：试验局协议需盖章（同上）。展示会合同：公司级展览、展示、样板点，一般无协议，由专人负责全程货物跟踪，货物安全性高。特殊合同必须经过公司审批才能操作，办事处无权限(与销售评审区别)；货物保全责任人，手签进行保全承诺合同规范性专题讲座三、退换货合同和合同更改定义【现状】：销售合同物料已发货需退回则签定退货合同；尚未发货时需要撤销，则直接申请合同更改即可。7/8/9A合同已发货的设备退回公司时不需签退货合同，直接退回，冲销库存。合同规范性专题讲座定义【ISC流程切换后】：销售合同：在合同签订（Signed）后，合同关闭（Terminated）前均申请合同更改（包括有退货需求时）7/8/9A特殊合同退货同前补充：ISC上线后，采用CM系统进行状态管理，合同状态基本分为：Enter、HWApproved、Signed、Active、Audited、Terminated合同规范性专题讲座退货合同退货合同金额为0时，需要提供经办人手签有效的《退货保全书》；退货金额不为零时，要求在合同中明确对应发票处理事宜(具体由办事处会计确定方式)三方退货合同中，非供方原因导致退货，且工程服务、培训以及其他技术服务已经实施的，相应的服务费不退。（2002年新增）合同规范性专题讲座合同更改配置更改必须重新技术评审2002.7销售管理新规定：合同更改必须经办事处系统部主任、产品部经理、办事处代表（或业务助理）会签借货合同更改的特殊要求：为了方便快速地借货核销以及有效控制借货，借货合同更改要求：因我司原因引起的增加安装材料，目录价5万元以内或不超过原合同目录价5％(取其小)，可以申请更改；因客户原因或价值较高的，应该重新申请借货。合同规范性专题讲座关于借货协议：哪些合同更改需要和客户签订更改协议？1.涉及财务信息变更a)合同金额更改(含合同作废）b)客户名变更的合同更改c)付款条款2.合同条款更改3.ISC推行后，销售合同发生退货!