合肥学院声像载体类档案工作规范

1合肥学院声像载体类档案工作规范为了提高我院声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知（有关声像档案部门），及原国家教委颁布《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。一声像档案的收集和归档1、确定声像档案归档范围的原则（1）归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。（2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。2、归档的主要内容和重点（1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》。（2）归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。3、不归档的文件材料（1）不能反映本院工作、活动的声像材料；（2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；（3）重份声像材料。4、形成积累2（1）宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。（2）立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。（3）各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。5、整理组卷（1）立卷原则根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。（2）立卷分类1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。（3）立卷分工1）综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。4）外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。（4）归档材料的整理31）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。5）声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。6、归档验收（1）声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。（2）归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。（3）综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。二声像档案的管理1、分类编号（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。（2）根据声像档案的内容、特点、不同载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号简表。（3）声像类档案档号=年度号+声像档案分类型号+保管单位号模式如下：4保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度。2、编目（1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。（3）按照GB3792.5－85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。（4）为方便查阅档案，应编制各种案卷目录和专题目录。3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。4、排架、保管（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。（2）照片库房保持温度15~25℃，湿度55~65%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18~24℃，相对湿度宜35~45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。（3）每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。5（4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。（5）照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。（6）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。（7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。（8）母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。5、鉴定与销毁按《合肥学院档案业务建设规范》执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。6、统计按《合肥学院档案业务建设规范》执行。三声像档案的开发利用1、检索工具的编制由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。（1）按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。（2）按《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》编制主题检索目录。（3）按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。（4）编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。2、借阅（1）档案部门在适当条件下应设立审片室（听音室），提供检索6工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。（2）建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。（3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。（4）对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。（5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。3、咨询服务、指导交流（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。（3）了解与本院有关的动态，积极开拓服务。（4）服务方式：可复制、征订、出售等。（5）学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。四声像档案工作人员岗位责任制1、学院分管声像档案部门的院领导职责（1）应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。（2）关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。72、学院声像档案形成部门负责人职责（1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。（2）对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。（3）积极做好声像档案的七防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。3、各声像部门科技人员职责（1）各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。（2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。4、学院档案部门职责（1）院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。（2）对声像材料部门兼职档案人员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。（3）关心档案人员的学习、工作等情况。5、声像档案形成部门兼职档案人员职责（1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。（2）将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。（3）完成学院档案部门委托办理的其他任务。8附件一：合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表SX11综合（党政群团）序号类目名称保管期限123456789本院领导的活动材料（参加国内会议、座谈、探望等）本院各类重大会议（党代会、工代会、教代会、团代会、学代会等）本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料中央、省市及上级党政领导来院视察等材料省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料本院机构成立的活动材料本院民主党派重大活动的材料本院重大宣传活动材料本院社团活动的材料长期长期长期长期长期长期长期长期长期SX12教学序号类目名称保管期限123456本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料本院毕业生（含成人教育）照片本院体育运动会材料本院学生军事训练活动场面长期长期长期长期长期长期97本院教学活动获奖的奖状照片长期SX13科学研究序号类目名称保管期限1234本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料本院科研获奖项目成果奖状照片本院科学研究评优活动等照片长期长期长期长期SX14产品生产与科技开发序号类目名称保管期限12院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料产品发布会及产品使用情况等声像材料长期长期SX15基本建设序号类目名称保管期限1234本院建校初期的照片（含院门、教学楼、实验室等）本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料本院各实践实习基地建设的声像材料长期长期长期长期SX16仪器设备序号类目名称保管期限1本院大型仪器设备声像材料长期SX17出版序号类目名称保管期限1本院出版物有关声像材料长期10SX18外事序号类目名称保管期限1234国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料在我院召开的重要学术会议声像材料本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料长期长期长期长期SX19财会序号类目名称保管期限1本院在财务会计工作中形成的声像材料长期合肥学院2004.2.27