吉林大学财会类档案立卷工作规范

1吉林大学财会类档案立卷工作规范为了提高我校财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设和科学管理水平，更好地为学校和具有中国特色的社会主义建设事业服务，并为考核财会档案工作提供依据，根据教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及财政部《会计档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规范。1.财会档案工作的基本原则1.1高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。1.2高校财会档案是记录和反映学校经济业务活动的重要史料和证据,是高校全部档案的重要组成部分。1.3财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。1.4财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。1.5努力实现财会档案的科学化管理，大力开发档案信息资料，为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。1.6要把财会档案工作列入学校发展规划，在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。2.财会档案归档范围的确定2.1确定的原则2.1.1归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.1.2归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准系统。2.1.3归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。2.2归档的主要内容和重点2.2.1归档的主要内容包括综合管理、会计报表、会计凭证、会计帐簿、工资清册等。具体范围见附件一。2.2.2归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。2.3不归档的文件材料22.3.1上级有关财务的普发的（非专指高校）、不办的文件；2.3.2未定稿的文件；2.3.3重份文件；2.3.4无查考利用价值的一般性、临时性文件；2.3.5未生效的合同、协议、单据；2.3.6与校外单位交换来的材料（可作资料保存）1财会文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1部门立卷3.1.1依据《档案法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。3.1.2学校档案馆依法对财会管理部门的立卷工作进行业务指导、监督和检查。3.1.3网上著录是财会管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《吉林大学网上著录工作规范》。3.2预立卷3.2.1档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。3.2.2财会管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。2财会文件材料的归档流程4.1形成与积累4.1.1学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专(兼)职档案员。4.1.2财会部门的专(兼)职档案员，要督促会计承办人员，做好平时文件材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。4.1.3学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。4.2整理组卷4.2.1学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。4.2.2坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案馆移交。4.2.3遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷。34.2.4按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。4.2.5财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。4.2.6按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。4.2.7拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。4.2.8利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.9填写卷内备考表。本卷情况说明一栏，应填写卷内文件的总件数与总页数，如有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。4.2.10对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。4.2.11卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并归档。4.2.12装订。对需要装订成卷的文件材料，采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，需进行贴边处理。会计核算材料的每个案卷脊背应贴有财会档案档号的标签，粗线装订成册。4.3归档验收4.3.1财会类档案管理性文件材料于次年五月底以前归档。会计核算材料由本单位保管2年后于5月底前由财会部门的专（兼）职档案员，打印档案移交明细单、案卷目录后向学校档案馆办理移交手续。4.3.2移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。4.3.3移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。4双方履行清点签字盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。4.3.4学校档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。4.3.5档案馆对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。5.财会档案的管理5.1分类编号参照《高等学校档案实体分类法》结合我校财会档案的内容和特点进行分类标引、给出检索分类号。5.1.2一级类目的设置与标识：采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“CK”，即“CaiKuai（财会）”的缩写。5.1.3二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13......99，但10、20……等带“0”的数字不用。5.1.4财会类档案类目的设置与标识其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号07—2000—CK11—1～n案卷号财会综合代号(二级类目)财会类代号(一级类目)年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。5附件一吉林大学财会类档案归档范围和保管期限表CK11综合序号归档范围保管期限1上级关于财务会计工作的文件长期2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件复等文件长期3财务预、决算永久4财务管理规章制度长期5会计移交清册长期6财会档案移交保管清册永久7财会档案销毁清册长期8其它需要归档的材料CK12会计报表序号归档范围保管期限1决算报表（含基建综合决算）永久2预算会计报表短期3年度以上规划表、分配计划、测算表长期4年度以上各种统计报表（含工资报表）长期5季度以下各种计划、统计报表短期6其它需要归档的材料CK13会计帐簿6序号归档范围保管期限1涉及外事会计帐簿永久2总帐长期3预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期4预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）短期5学校专项基金帐簿短期6日记帐（现金、银行存款日记帐）短期7固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）短期8其它需要归档的材料CK14会计凭证序号归档范围保管期限1涉及外事的会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记帐凭证短期3预算外各种原始凭证、记帐帐单短期4学校基金各种原始凭证、记帐凭证短期5银行存款余额调节表短期6会计拨款凭证及其他会计凭证短期7银行对外帐单短期8涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期9其他需要归档的材料CK15工资清册序号归档范围保管期限1工资发放名册、卡片永久2工资转移、证明、通知存根长期3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册等短期4其他需要归档的材料