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1．常规品种的采购1.1采购员按照协议或根据库存及销售情况确定需采购的品种数量，及时与供应厂商联系，确定品名、规格、数量、发货方式及付款期限等，按照惯例，可以是电话合同、传真合同或正式文本合同。1.2采购员在业务系统中录入合同内容，系统自动生成到货通知单，通知储运部收货。2．首营品种、首营企业2.1采购员应按照公司有关制度的要求向供货方索要审核所需的全部资料：包括企业资质审核需要提供企业的一证一照；销售人员资格审查需提供由企业法人签署的销售人员委托书原件及身份证复印件和岗位证书复印件；产品资料包括生产批件、质量标准、说明书、药检报告、物价文件及样品。此外还须与供方签定《质量保证协议书》。2.2资料齐全后须在一个工作日内填好《首营企业审批表》、《首次经营药品审批表》，先交物价员审核价格。2.3物价员须在一个工作日内完成价格审核并签字，然后将表格及全部资料报部门经理。2.4部门经理签署意见后，报送质管部审批。审批合格后，由质管部进行药品基础数据系统维护。2.5采购员按常规进货程序与供货方联系具体发货事宜。3．货物到达后由质管部进行验收。3.1收货员和验收员须与采购员保持直接联系，及时反映到货情况，如发生质量不合格或到货破损等情况，采购员应马上联络供货方及时解决，以免影响销售。3.2到货验收合格后，储运部系统操作员录入收货单通知采购部。采购员见到收货单后应在半个工作日内进行确认生成入库单并打印交财务部。4．付款4.1采购员收到增值税发票应先交财务部到税务局认证，认证合格的发票方可安排付款。4.2每月25日前采购员提出付款建议，经汇总审核后采购部向财务部上报下月付款计划，财务部审核后报总经理批准。4.3采购员在业务系统中做结算单并录入发票信息。将结算单及对应的发票一同报部门经理审批。4.4计划内的款项经部门经理批准后即可交财务部安排付款。如需付货款不在当月付款计划中，则部门经理批准后，还需财务部主任及总经理批准后方可付款。5．退、换货5.1采购员应经常检查在库商品情况，对于滞销药品及医院退回的近效期、破损等情况的药品，采购员应定期与供货方联系退换货，及早处理，以免造成不必要的损失。5.2退换货应在业务系统开出相应单据传到储运部。5.3换货后再进货，按正式进货程序办理。