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规范公文培训办公室朱元华2011.10内部培训资料管理的四大职能：计划、组织、领导、控制实现管理意图的主要途径：沟通沟通的方式：口头、书面有效沟通的要点系统性：系统阐述、完整体现自己的意图逻辑性：逻辑地、层次分明地组织表述准确性：准确表述，不能模棱两可言简意赅：简洁地表述，尽量减少对方领会难度前言任何一级管理者，每天都面临着与上级、平级、下级的沟通。公文作为书面沟通的重要形式，对各级管理者均有较高的要求。公文处理是否规范，不仅与单位（科室）工作质量、效率和效果直接相关，还将直接影响与之相关的各个环节的工作质量、效率和效果。各级管理者必须充分认识公文规范处理的重要性。培训目的目前在公文处理方面，存在许多不规范现象：公文收发文程序不合理公文拟写不规范公文处理不规范公文处理上存在的不规范问题普遍存在。公文处理存在的问题会对全系统工作造成较大的影响，必须要充分重视，并加以改进。培训的目的就是要逐步规范公文处理。培训选用素材仅供讨论，没有批评含义。培训内容纲要公文处理基本程序在公文写作方面的几点感受公文基本格式公文写作中如何正确领会领导的意图常用公文的写作和较易出现的错误浅谈公文的写作方法第一部分收发公文处理的基本程序㈠收文处理程序收文包括：系统内部各单位（科室）报送领导批阅的请示、报告、函和外来文件。收文登记→填写公文处理笺并贴于公文上→办公室主任提出处理意见→领导批示，根据批示，送有关人员或职能科室办理→公文传阅完毕或者办理结束后由办公室存档有些科室不是将自己草拟的文件或外来文件先送办公室收文，而是直接送分管领导审阅后再交办公室送局长审批㈡发文处理1、发文首先要选择恰当的公文文种。文种是根据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的关系确定的。2、发文处理程序各科室根据领导授意或工作需要拟稿，交科室负责人审核后，填写专用发文稿纸，贴于文稿之上，一并交办公室→办公室对其进行公文规范把关→送分管领导签署，局长签发定稿→办公室组织打印→科室（拟稿人）校对→办公室校对→办公室打印成文→办公室盖章→送发文件（下行文由办公室统一发放，上行文和平行文由拟文科室送出）同时分送各位局领导。有些科室经常是将这两个程序的先后顺序对调，一旦办公室将文件进行修改，将致使分管领导第二次会签，浪费不必要的时间。（三）收发文处理注意事项1、发文处理：根据发文稿纸顺序，自己应先审稿，确保无误后交办公室按程序发文。有些科室没有对自己草拟的稿仔细检查，没完成自身职责便直接交办公室修改，自己科室工作量减轻，但从全局整体讲，工作进度将受到很大延误，办公室工作也将受到很大影响；定了稿，还应该将自己的原稿与定稿对比，以找出差别，寻求改进2、外来文处理：不在公文上涂画；文件应先交办公室收文，由办公室按规定程序处理。第二部分公文写作中的几点感受(一)健康的心态很重要面对繁忙的工作和压力，会自我排解，面对宽松的环境又能自加担子，这是文秘工作者必备的心理素质。人必须得在乎上进心，因为这关系到外界对我们的评价，关系到自身工作的幸福指数。初来一个新单位，刚开始都有边缘人物的心理状态，如何调节呢，就靠工作，早日进入角色，得到领导和同事的认可，自己就会越来越有工作的动力，进而就会形成写出高质量文稿的心理基础。在公文写作方面的几点感受(二)我们出错，就会让领导出丑，让单位蒙羞认真、细心和钻研是文秘工作者取得进步的必不可少的成功要素。任何事情不用心干，即使是一件很小的事情都可能干不好，用心的人会积累，成长快，悟性高。在“中国消防在线”上，3月13日来源于“河南开封消防支队”，署名刘铁柱的稿件《开封市副市长：消防工作也是派出所的“主业”》，与3月4日来源于“河南漯河消防支队”，署名张建华的稿件《漯河政法委书记：防火监督是预防火灾的前沿阵地》内容竟然大同小异，1000多字稿件800字内容相同。在公文写作方面的几点感受(三)网上没有好文章，但网络是个好帮手练写作，首先练的是眼力。写作总有个过程，最初是不会写、不会看，后来是会看不会写，眼高手低，再后来是会看又会写。我们是人，是我们在用网络，而不是简单的从网上复制粘贴替换，或者移花接木，添句删行就简单了事，不要做网络的奴隶。写公文要做有心人，抄一点别人的；做细心人，想一点自己的；做创新人，搞一点独特的。在公文写作方面的几点感受(四)要做有心人，写质量高、务实管用的文稿干文字工作，应当感到自豪。一方面，从事公文写作工作，实质上是在为领导机关和领导同志当参谋助手，这个参谋助手不是人人都可以当的。另一方面，从事公文写作工作，也是锻炼人、培养人的重要途径。一是可以向领导学习。比如，通过起草领导讲话稿和文件，可以学习领导的好思想、好作风、好经验。领导的思想、作风和经验，往往可以在其授意、指导、修改讲话稿中体现出来。材料写多了，自然会从领导那里学到很多经验。二是可以磨炼自己的意志。因为，公文写作并不是一件乐事、易事，而是一件苦事、难事。很多时候，一些文稿特别是重要讲话等文稿是磨出来、苦出来的，反复修改出来的，一字一字“爬格子”爬出来的。三是可以增长知识和才干。通过大量的实践，可以直接学习和掌握到各个方面的知识，包括管理的、政治的、党组织建设的、业务工作的；可以了解和熟悉各个方面的工作,不断提高工作水平。在公文写作方面的几点感受（五）要增强自信写公文、写讲话，最大的心理障碍来自信心不足，怕自己写的文稿得不到领导的肯定。如：接到领导交给的文件起草任务，很重视，动笔前学习文件，收集资料，仔细审题，认真构思，并且还尽力按照领导的要求巧妙运用语言，花了很大精力。但是，一般初稿往往不容易通过，这时就很容易产生自卑，对写作丧失信心。我认为，必须有一个正确的心态。人的思想、眼界有限，不可能一步到位。领导修改，体现了领导对文稿的重视，不论是小改还是大改，甚至是推翻重来，都要正确认识，对事不对人，是对工作负责的态度，提出要求让你改，甚至推翻你写的原稿，都不会抹煞你的工作成绩。文章改一次有一次的成色，主笔人改一次也有一次的提高，试想一下，你起草的文件，领导不作改动，就直接下发，个人怎么提高？因此，一定要克服这种心理障碍，大胆实践，不怕反复，久而久之，信心就会增强，能力就会提高。文章是改出来的，特别是公文，是集体智慧的结晶，不是个人行为。对质量不高的文稿，经得起批评，不泄气，不抱怨，宠辱不惊，做到“骤然临之而不惊、无故加之而不怒”。认真总结教训，及时弥补不足，尽快提高文字水平，更好地发挥“以文辅政”的作用。第三部分公文及其基本格式（一）“公文”与“文书”、“文件”相互关系（二）法定公文及其种类（三）公文写作基本格式（一）“公文”与“文书”、“文件”相互关系1、公文是党政机关、人民团体、企事业单位办理各种公务时使用的书面文字工具。私人文书不是公文；公文准备阶段的基础材料不是公文2、文书是各种社会组织和个人在社会活动中为了处理各种公私事务而采用文字的方式在一定载体上形成并使用的具有规范体式的信息记录。公务文书：即广义公文。私务文书：个人、家庭和宗族处理自身内部事务过程中形成并使用的私务文书。3、文件特指公文中格式完备、现行效用很强的、比较重要的文字材料。来自于上级机关，代表着上级发文机关的权限，具有很强的权威性和效力的版头文件（红头）文件。版头文件：（红头）文件来自于上级机关，不带有红色版头，一般带有密级，并标有份数序号，主要用于印发领导同志讲话的内部文件材料的无版头（平头）文件。无版头：（平头）文件4、“公文”和“文书”、“文件”之间的相互关系从内涵来看，三者具有同一性。三者之间的区别：主要是文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围较窄。如文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文；公文既包括法定公文，也包括准机关常用应用文，而法定公文正是我们通常所说的“文件”。（二）法定公文及其种类法定公文:是指党和国家公文法规中所明确规定的公文种类。党和国家规定的法定公文种类共为18类。2、2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的国家行政机关公文的主要种类有13种。包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1、1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》中规定党的各级领导机关使用的的常用种类有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等共14种正式文件。通知:是转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文文种。通知具体种类包括：公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知四种。除国家行政机关和人大机关外，一般基层机关、地方主管部门及企事业单位和个人都不准拿“公告”当广告或启事使用。公告：是国家行政机关和人大机关共同使用的一个公文文种。《关于要求追加办案经费的请示报告》请示，上级需回复报告，不需上级回复准公文：也称事务文书、机关常用文。指除上述18类法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书，是一个庞大的文书组群。计划体公文:“计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“工作要点”、“安排”、“方案”等计划：是对工作预想和打算的书面化。时间一般是全年或半年设想：时间跨度大都在10年以上的计划性文种纲要：时间多在5至10年之间规划：时间多在三五年之间工作要点：如单位年初需报上级机关的“计划”等安排：时间较短如周、月、季度“方案”应用于专门性的某一中心工作或某一重要事项，面对的是尚未定局的新问题公文写作是指在写作活动一般规律的指导下，按照公务活动的客观表现与需求，运用科学的原理、原则、技能与方法，完成对公务文书的撰写。（三）公文写作基本格式公文写作具有：受命性、忠实性、实际性、限时性、实用性与综合性。公文格式：是专指法定（或称主要）文种外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。汉字字序：原来直排时，字序由上而下，行序由右而左；现在横排的行款，字序由左而右，行序自上而下行序：按《国家行政机关公文格式》的要求，公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（一）公文组成要素组成公文的要素具体包括：公文的结构、主旨、材料和语言四大要素。如果将一篇完整的公文比作一个人，那么：主旨是“灵魂”和“统帅”，材料是“血肉”，结构为“骨骼框架”，语言则为“细胞”。（二）党政公文格式1、眉首与文头2、主体和行文3、版记与文尾“眉首、主体、版记”属于行政机关公文称呼“文头、行文、文尾”属于党的机关公文称呼000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公务文书的格式（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发公务文书的格式1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）×××××××××××××××××××××××××××××××××××