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物业管理档案管理上海师范大学档案学系丁光勋第十二章主要内容第一节物业管理档案的概念与分类第二节物业管理档案的收集与整理第三节物业管理档案的检索利用与保存第四节物业管理企业信用档案第一节物业管理档案的概念与分类一、档案的定义1.国家标准局：国家机构、社会组织和个人从事政治、经济科学文化等社会实践活动形成的文字、图表、声像等形态的历史纪录。（《情报与文献工作词汇基本术语》、《档案著录规则》）2.档案法：档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（《中华人民共和国档案法》第二条）第一节物业管理档案的概念与分类3.本书对档案下的定义档案是历史的原始记录。包括两层涵义：一是经过归档保存的原始纪录及其载体。二是原始纪录的信息内容。如：施工图纸，在工程竣工前，它是正在使用的文件，非原始记录也不是档案。工程竣工后，经过归档保存的施工图纸，包括记载设计内容在内，就是该项目的原始记录，即档案。第一节物业管理档案的概念与分类二、物业管理档案的内容1.物业权属资料（包括房屋产权证、购房合同复印件）、技术资料和验收文件；2.业主的权属资料（或物业使用人）、个人资料（包括身份证和户口复印件、联系方式等）；3.物业运行资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司及物业管理相关合同资料等。第一节物业管理档案的概念与分类三、物业管理档案的分类方法1.什么叫档案分类？档案分类又叫全宗内的档案分类，即把立档单位所有形式的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这一项工作一般由档案馆（室）承担！第一节物业管理档案的概念与分类2.几种常用的物业管理档案分类方法（1）年度分类法年度分类法：根据文件形成和处理的年度，将全宗内的档案分成各个类别。年度分类法的特点：符合档案按年度形成的特点和规律；能够保持档案在形成时间方面的联系；可以反映立档单位每年工作的特点和逐年变化的情况；便于按年度查阅和利用档案。第一节物业管理档案的概念与分类（2）组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。组织机构分类的特点：能保持全宗内的档案在来源方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起；既能较突出地反映立档单位主要活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅和利用档案。第一节物业管理档案的概念与分类（3）事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。事由分类法特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起。即能较突出地反映立档单位主要活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。第一节物业管理档案的概念与分类四、物业管理档案存放首先，档案存放应有专门的档案室。档案室面积的大小应根据档案增长的数量，在确定档案室面积时，应留有一定的余量；其次，要选择文件架和文件柜。物业公司可以根据自身需要和经济条件进行选择，一般档案量不大的物业公司，可以考虑采用小型的文件架或文件柜存放案卷；管理面积较大的物业公司，应采用更大的档案室并采用与之相适应的文件架存放档案。确定了案卷存放的工具和分类的方法后，就可以根据分类方法对存放工具进行编目，对文件架存放的档案做出明确的标记，以便今后存放和检索取用。第一节物业管理档案的概念与分类具体存放的档案：1.物业承接查验期收集整理的档案这类档案是物业基础资料档案，这类档案比较重要，一般需长期存放，随着时间的推移，这类档案增减的情况不多，这类档案应专架或专柜存放；2.物业入住期收集整理的档案这类档案是客户资料档案，这类档案档案存放期长，检索频度高，随着时间的推移会有所增加，因此这类档案架或档案柜应留有余地第一节物业管理档案的概念与分类3.物业日常管理收集整理的档案这类档案档案种类繁多、情况复杂、随着时间的推移会不断增加，一般存放期不长，会有相当多的案卷因存放到期而移出或销毁。档案案卷在上架排列时，物业管理档案一般应按档案案卷所反映的事件专题、重要程度和时间序列进行排列，同时要对每一案卷进行编号，用以固定每一案卷的具体位置，方便今后的编目和查阅。第二节物业管理档案的收集与整理一、物业承接查验期档案的收集与整理1.物业承接查验期物业管理档案的收集的特点物业承接查验期档案收集的内容：主要有物业承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。物业承接查验期档案收集的特点：（1）收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行；（2）这类档案收集的技术要求比较高，涉及面广，对物业管理公司的技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗漏，对今后的物业管理工作造成长远的影响。第二节物业管理档案的收集与整理2.物业承接查验期物业管理档案的收集的范围物业承接查验期的档案的收集的范围较为明确，主要表现为权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集对象较单一；主要表现为建设单位，承接查验其所需收集资料档案的主要内容见表12—1第180页。资料档案收集开始后，物业管理公司应设立资料资料档案收集整理小组，同步进行档案的文书立卷和归档整理工作。第二节物业管理档案的收集与整理二、物业入住期档案的收集与整理1.物业入住期物业管理档案收集的特点：物业入住期物业管理档案收集的工作的重点集中在物业业主（或物业使用人）即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关资料的收集。物业入住期物业管理档案主要特点：（1）本阶段的档案资料收集来源于服务对象，即业主（或物业使用人）。（2）本阶段的档案资料收集的范围是物业业主（或物业使用人）的权属档案资料、个人资料等。（注：加强对业主个人资料的管理第182页）第二节物业管理档案的收集与整理2.物业入住期物业管理档案收集的方式和程序（1）设立档案资料收集整理小组，由该小组专责进行档案资料的收集和整理；（2）专责工作小组按照业主权属资料、业主（或物业使用人）档案分类，并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程序。（权属资料、个人资料内容，第182页)第二节物业管理档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理1.收集范围日常物业管理期档案包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。（1）物业运行记录档案收集的范围：建筑物业运行记录档案、设施设备运行记录档案。（2）物业维修记录档案收集的范围：建筑维修维护记录档案、设施设备维修维护记录档案。（3）物业服务记录档案收集的范围：小区及公用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录会所服务记录、社区活动记录和服务于投诉管理记录。第二节物业管理档案的收集与整理三、日常物业管理期档案的收集与整理2.收集时间（1）日常物业管理期档案的有关文件一旦实施完毕，应及时收集。有关部门一般在收集立卷后，每月、每季、每年的上半年向档案室移交。具体移交规定，可由企业根据自身情况来决定。（2）一些需跨年度执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不得超过1年的时间。（手续办理完毕，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交）（3）物业管理公司行政管理档案由物业管理企业人事、行政等相关部门收集管理。■第二节物业管理档案的收集与整理3.档案资料收集后的整理工作（1）在日常业务工作中，由行政部门或业务部门对需要归档的文件进行不断地收集集中与系统积累。（2）在每个条款下积累起来的文件，是立卷归档基础。（3）当一年工作结束，在平时归档的基础上，必须进一步整理与编目。整理工作可根据企业情况的不同，由业务部门在档案移交前完成，也可移交后由档案室统一完成。（4）已经立卷的案卷，应对卷内文件进行调整。调整的理由：查看卷内文件是否齐全、文件之间的关联是否密切、文件的重要程度和保存价值是否基本一致、是否有重份的文件，并对卷内文件进行必要的调整。第三节物业管理档案的检索与保存一、档案检索概述（第一个问题是补充的）1.档案检索的含义档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，使开发档案信息资源的必要手段。档案检索包括档案信息存储和检查两个具体过程。2.档案检索的一般过程（1）档案存储的主要内容★著录标引：即对档案的内容和形式进行分析、选择和记录。在对档案内容特征进行标引时需要将其概念借助检索语言（分类表、主题词表）转换成规范的检索标识。每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录成为一个条目。★编制检索工具：即对著录标引后形成的条目加以排列，组成各种检索工具，或输入计算机，建立计算机数据库。第三节物业管理档案的检索与保存（2）档案查找的主要内容★确定查找的主要内容：对利用者的要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念，并将这些概念借助检索语言转换成规范的检索标识。★查找：档案工作者通过各种手段把表示利用需要的检索标识或检索表达式与存储在手工检索工具或计算机数据库中标识进行相符性比较，将符合利用要求的条目查找出来。第三节物业管理档案的检索与保存二、物业管理档案的检索1.纸介质档案的检索纸介质档案的检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的检索工具有：目录、簿式索引（书本式索引）、指南（××物业公司档案指南）、卡片式检索工具等。（1）常用检索工具的编制方法★分类卡片目录：这是根据档案分类的逻辑关系建立的目录体系。优点是系统性、灵活性高，但难度较大，需要一定的时间。★专题卡片目录：是按一定的题目，将同一主题内容或属性各类文献组合，以卡片的形式提供某一专题档案。第三节物业管理档案的检索与保存二、物业管理档案的检索（1）常用检索工具的编制方法★主题卡片目录：是以规范关键字、词组组织档案相关内容的索引系统。★名称索引：这是以字母或其它文字排序方法的顺序将全宗内的档案文件所涉及的单位名称制作索引，以提供使用的索引编制方法。（2）档案提供利用的方式★档案检索的一般步骤：分析利用需求、明确检索范围或根据索引的指引、查找到需要的档案文件。第三节物业管理档案的检索与保存★档案提供利用的方式档案阅览室——设置专供查寻、为用户提供使用档案与资料的场所、接待档案用户、解答用户提出的相关的问题，通过有效的方式满足用户的需要。外借——指档案的外借服务，档案馆为满足某些需要将档案原件或副本作证据等特殊利用的需求，暂时将档案借出馆外使用的一种方式。制作副本——指制发档案复本服务，档案馆根据用户的合理需要，以档案的原件或副本为依据通过复制，向用户提供的一种服务方式。向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法（提供目录信息、档案咨询）第三节物业管理档案的检索与保存2.电子媒体档案检索电子媒体档案一般分为两类：★保存在电脑硬盘中的文字图像资料，这类资料一般是以数字形式存储。★闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存储于录像磁带中。(现在运用数码照相技术）尽管现在新的监控设备已经将这两者合一位数字形式存储，但目前仍有相当多的企业使用磁带存储的视频监控系统，这类形式存储的录像磁带与介质档案的存放方式相似。第三节物业管理档案的检索与保存三、物业管理档案的保存与安全1.档案保存（1）档案的保存价值和保存期限档案鉴定——物业档案鉴定工作是甄别判定物业档案的价值并确定其“存毁”的工作。保存期限——档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。档案保管期限表的类型：机关档案保管期限表、通用档案保管期限表、专门档案保管期限表。（不作要求）第三节物业管理档案的检索与保存（2）档案保存注意的事项★物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，是物业档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。★房屋公用部分和公用实施设备的监测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行情况和事故分析中，有时起到十分重要的作用。因此这类