档案工作制度

宜昌市计划生育药具管理站档案工作管理制度第一章总则一、为了加强局机关档案业务建设，进一步提高档案科学化管理水平，更好地为医药卫生事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及卫生部、各级档案局、省卫生厅有关档案工作的规定，结合局机关实际工作情况，特制订本办法。二、档案工作是机关工作的重要组成部分，是为领导决策，为医疗卫生工作提供信息和依据，为提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史面貌的一项重要工作。三、局机关实行各种门类、载体的档案集中统一管理原则，维护机关档案的完整与安全，实现档案的有效利用。第二章档案组织机构一、本局档案工作在局长领导下，由办公室主任主管负责。设综合档案室，配备一名专职档案管理人员，按“集中统一管理”的原则，负责管理全局各类档案。二、各处室设兼职档案员，负责本部门文件材料的形式，积累、整理、归档工作，并列入其岗位责任制，作为年终考核的指标之一。形成局、处两级档案管理网络。三、本局档案工作在业务上接受上级主管单位档案部门和同级地方档案管理机关的指导、监督和检查。四、档案干部应相对稳定，以利业务开展，在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。第三章档案部门的任务一、负责管理本机关党政工团等组织和内部机构所产生的全部档案，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。对上级及本单位文书部门或业务部门形成的文件材料进行归档。二、积极提供利用，负责编制案卷目录、索引和办理借阅。三、负责制定本机关和所属单位文书档案管理办法及有关规章制度。四、对直属单位的档案工作进行业务指导，监督与检查、负责组织档案工作经验交流和档案干部的培训工作。第四章档案的接收与整理制度一、卫生部门在工作、活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的文件材料，平时由各职能部门负责收集并按分类方案，进行预立卷。二、党群工作、行政管理活动中形成的文件材料由各行政科室于次年3月上旬前完成归档任务。三、业务管理活动中形成的文件材料由各处室负责立卷，经档案室检查合格后，于次年3月底前向档案室移交。四、科学技术研究活动中形成的科技文件材料，在科研项目评审鉴定后一个月，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。五、基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围和要求向档案室移交归档。六、凡价值在五万元人民币以上仪器设备均在购置、安装、使用活动中形成的科技文件材料，采取随时归档的方法，设备部门应通知档案室参加仪器设备的开箱验收活动。七、在财务管理活动中形成的凭证、帐册、报表等文件材料，帐册和凭证在财务部门保存一年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的第一季度内向档案室移交归档。八、照片、底片、录音带、录像带等声像资料，由兼职档案员按归档范围和要求，于次年第一季度向档案室移交归档。九、凡归档的文件材料应整理和编目，做到字迹清楚、签署完备。不能用复写纸、铅笔、普通园珠笔、红墨水笔、纯蓝墨水笔书写，以利长久保存。十、文件材料归档应编制归档移交清单，交接双方签字，各留一份，以备查考。十一、档案室对本机关各类文件材料的形成、积累、整理、预立卷、归档工作进行指导、监督和检查。十二、档案室对接收后的各类档案按档案分类编号方法，进行编号、编目、整理排架、编制各类检索工具及编研材料、资料汇编等，以便提供利用。第五章科技档案更改补充制度一、科技档案在形成过程中由于形成者工作失误或失职造成的设计、计算错误或者设计、工艺改进、采用新成果、新标准、采用合理化建议，更新改造设备等因素，科技档案部门必须督促和协助科技业务部门做好科技档案的更改补充。二、科技档案的修改，有一定的程序和审批手续，具体做法是：1、提出更改和补充建议，并填写更改与补充建议书。2、更改单审签。3、改正。改正单经审签后，即可改正有关的科技档案。4、发放更改后新的更改单。第六章档案保管制度一、凡本局在管理、建设、科研等活动中形成的各种门类、载体的档案，由档案部门统一管理，不得由承办单位和个人分散存放。二、保存档案必须有专门库房和专用箱柜，库房要求清洁整齐，具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害气体、防高温、防有害生物、防光等八防措施。且做到办公室、阅览室与库房三分开。三、档案室要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制。四、存放照片、底片、录音带、录像带、磁盘用物特制的密封盒、页夹和声像磁带档案柜，按编号顺序排列。第七章档案借阅制度一、本单位工作人员因工作需要利用档案，可随时在档案室查阅本职能范围的档案。查阅非本职能范围的档案，需征得档案形成部门领导的同意。查阅档案，须办理登记手续。需借阅者，两周内归还。二、外单位人员查阅档案需持本人身份证及所在单位介绍信，经主管领导批准，并办理查阅手续后方可，原则上不外借。三、查阅密级档案应经局办公室主任批准，绝密级档案要经主管局长批准。四、借阅档案不得随意拆散，借阅者要对所借档案的完整、安全、保密负责，不得在档案材料上图点、划线，严禁对档案随意涂改，严禁擅自抄录、公布档案，严禁丢失、损毁档案，否则依法追究当事人责任。五、借出和归还档案时，均应办理清点手续，由档案管理人员同借阅者当面核对清楚，六、本局工作人员调离时须先还清所借档案，凭档案室出具的证明方可办理调离手续。七、借阅人员应主动地、实事求是地向档案人员介绍所借档案利用情况和利用效果（包括社会效益和经济效益），填写利用登记表。第八章档案统计制度一、档案部门应建立档案的统计制度，每年对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计，了解档案的库藏情况，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。二、每月对档案提供利用情况进行统计分析，内容包括：借阅档案人次、宗卷数。复制、提供利用的档案数量。从统计结果分析利用目的、利用效果的反馈信息。三、统计要求具有四性：准确性、及时性、科学性和连续性。第九章档案鉴定销毁制度一、档案的鉴定工作，在本单位主管负责人的领导下，由档案管理人员和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，其主要任务：负责制定本单位档案的保管期限表；对档案提出存、毁意见。二、档案保管期限分为永久、长期和短期三种，长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。三、销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经本单位分管领导批准后，由二人（其中档案部门一人）在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由档案部门存档一份。第十章档案保密制度一、档案工作是一项机要工作，档案工作人员及各级领导干部、职工必须严格遵守《档案法》、《保密法》和有关保密工作的规章制度，严守国家秘密，不泄密，不告密，维护档案的完整与安全。二、非档案工作人员，不得随意进入库房。库房防盗措施完备。三、借阅档案人员，必须保证对材料的保密，不准私自抄录和复制，失密者要追究责任。四、保密守则：1、不该问的机密，绝对不问；2、不该说的机密，绝对不说；3、不该看的机密，绝对不看；4、不该记录的机密，绝对不记录；5、不在非保密本上记录机密；6、不在私人通信中涉及机密；7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。第十一章档案库房管理制度一、档案库房设专人管理。非档案管理人员不得随意入内。二、库房内严禁吸烟和使用明火，不得存放易燃易爆物品。三、严格落实防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防霉、防光、防有害气体等措施。四、保持库房整洁，保持适宜的温、湿度（温度14-24度，相对湿度45-60度之间），每日检查、记录温、湿度情况，不适宜时应及时采取调节措施。每月至少通风1-2次。五、每月对档案保管状况进行一次全面检查。发现问题，立即采取补救措施。第十二章奖惩制度一、对收集、整理、保管、提供档案，为业务科研各项工作服务，取得较显著成绩的人员应给予奖励。二、对玩忽职守，违反《档案法》规定，造成档案损失、毁坏，影响到党、国家及本单位利益的人员，依法行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十三章档案人员岗位责任制一、认真学习宣传《中华人民共和国档案法》，执行国家保密制度。忠于职守，努力钻研业务，提高自身的档案管理水平。二、负责制定本机关档案工作计划、工作制度和档案管理规程。三、集中统一管理全机关各种门类档案（除人事档案外），执行各项档案管理工作制度，保护档案的完整与安全。参加本单位科研成果评审鉴定、工程项目竣工验收和仪器设备开箱等活动。四、主持本机关文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作，编制档案检索工具及其它编研材料。五、配合有关部门，做好档案的鉴定和销毁工作。六、加强对档案库房管理，定期对档案库房进行检查。七、对下属单位档案工作进行监督指导。第十四章兼职档案员责任制一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等有关方针、政策和法规，执行档案管理的有关规定、办法和细则。二、努力学习档案业务知识，自觉接受上级档案管理部门的业务指导和检查。熟悉本部门在日常工作中形成的、有保存价值的文件材料。三、健全文件、资料收发登记手续。于次年3月底以前，要准确、完整地清理当年的外来文，交档案室统一立卷归档。文件、资料送交之前，要检查、催促承办人写清办文结果。四、负责收集、整理本部门日常形成文件、材料、重要会议材料、大事记、评审、鉴定会、工程竣工验收、设备开箱、各种票证、表册、声像以及实物等资料和记录，做到统一管理、分类排放、排列整齐、便于查找、安全保管。需要归档的，要做好预立卷或立卷工作，于次年3月底以前交档案部门统一管理。五、负责收集、整理会计、基建、设备、科研等方面的资料，于次年3月底以前完成立卷工作，并将目录和案卷移交档案部门统一保管。六、与档案部门共同做好历年度本部门所形成的档案管理工作。七、案卷归档时，填写“档案移交(接收)登记簿”一式两份。第十五章各类档案的管理细则一、总述1、各类档案的归档范围、条款和保管期限，详见《深圳市卫生局档案分类方案》。2、各类档案的案卷质量严格按《深圳市卫生局案卷质量标准》执行。3、档案工作与科技活动实行“四同步”管理。即下达计划任务同时提出文件材料的归档情况；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收签定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。二、深圳市卫生局文书档案管理细则文书档案是指本局在各项管理活动中形成的、办理完毕的、有查考利用价值的文书材料。包括党群工作、行政管理及业务管理三大类，是我局各项活动的历史真实面貌的反映。文书档案的归档范围和条款详见《档案分类方案》。1、文书档案含党群工作、行政管理、业务管理三个一级类目，二级类目按工作职能设置。2、党群工作、行政管理、业务管理由党办、工、青、妇各业务科室等相应的职能部门按分类方案作分类后归档，并于次年第一季度前按归档范围和要求立卷，经综合档案鉴定合格后归入综合档案室。3、综合档案室装盒、排序、编写案卷目录、全引目录，并输入电脑。三、深圳市卫生局科学技术研究档案管理细则科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学研究活动的真实记录，是重要信息资源，必须统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。1、科研工作和建档工作实行“四同步”管理，即：(1)下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步。(2)检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步。(3)验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步。(4)上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。2、科研文件材料的归档范围主要包括：(1)科研准备阶段：科研项目建议书及批复、任务书、委托书、合同、开题报告、研究计划、调研报告、方案论证报告。(2)科研实验阶段：原始记录、实验报告、关键配方、计算数据、工艺文件、图