科技查新工作的规范管理

科技查新工作的规范管理南京理工大学图书馆王敏芳教育部科技查新工作站（L28）2015年01月05日NJUSTNJUST内容提要一、关于科技查新工作二、实地考察情况分享三、查新工作规范管理实现途径NJUST一、关于科技查新工作1、科技查新的起源（1）1978年发布《中华人民共和国发明奖奖励条例》；1979年发布《中华人民共和国自然科学奖励条例》；1984年发布《中华人民共和国科学技术进步奖励条例》；1985年发布《中华人民共和国专利法》；1987年国家科委颁布《科学技术成果鉴定办法》；1988年3月又颁布《科学技术成果鉴定办法若干问题的说明》。以法律、法规的形式提出了查新（检索）的要求。NJUST一、关于科技查新工作1、科技查新的起源（2）国家科学技术奖励工作办公室1991年2月下发了《关于申报国家发明奖项目查新工作规定的通知》，将查新报告列为申报奖励的必备文件之一。国防科学技术发明奖评审委员会也随即1991年10月下发了关于公布实施修订后的《国家发明奖国防专用项目查新工作规定》的通知。1992年8月原国家科委制定《科技查新咨询工作管理办法》。科技查新工作应运而生。NJUST一、关于科技查新工作1、科技查新的起源（3）科技查新机构诞生：1988年，国防科技发明奖评审委员会确定了第一批国家发明奖国防专用项目的查新单位（试行）。1990年，原国家科委确定第一批科技查新机构。1992年，原国家教委确定第一批高等学校查新中心工作站。标志着我国科技查新工作正式起步。NJUST一、关于科技查新工作2、查新的概念（1）1992年8月《科技查新咨询工作管理办法》查新工作是指通过检索手段，运用综合分析和对比等方法，为科研立项、成果、专利、发明等评价提供科学依据的一种情报咨询服务形式。1993年3月《科技查新咨询工作管理办法》查新工作是指通过手工检索和计算机检索等手段，运用综合分析和对比方法，为评价科研立项、成果、专利、发明等的新颖性、先进性和实用性提供文献依据的一种信息咨询服务形式。1994年6月《科技查新咨询工作管理办法》查新工作系指通过手工检索和计算机检索等手段，运用综合分析和对比方法，为评价科研立项、成果等的新颖性、先进性提供事实依据的一种公众性信息咨询服务工作。2000年12月《科技查新规范》查新是科技查新的简称，指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规范操作，并作出结论。NJUST一、关于科技查新工作2、查新的概念（1）《科技查新咨询工作管理办法》到2000年12月《科技查新规范》中的科技查新涉及的手段，方法，对象，目的，属性是变化的。科研立项、成果、专利、发明新颖性先进性实用性新颖性的科学技术内容科研立项、成果新颖性先进性科研立项、成果、专利、发明2000年12月1994年6月1993年3月1992年8月NJUST一、关于科技查新工作2、查新的概念（2）查新的直接对象－－新颖性新颖性(1)是指在查新委托日以前查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。2000年《科技查新规范》新颖性(2)是指在申请日以前没有同样的发明或者实用新型在国内外出版物上公开发表过，在国内公开使用过或者以其他方式为公众所知，也没有同样的发明或者实用新型由他人向国务院专利行政部门提出过申请并且记载在申请日以后公布的专利申请文件中。2000年《中华人民共和国专利法》查新以文献作为依据，只有检索范围内的公开出版物才能影响查新新颖性的结论。在国内外公开使用的同类成果，如未能通过公开出版物来证实其属于相同成果，不影响查新项目的新颖性。NJUST一、关于科技查新工作3、国防科技查新工作*国防科技查新根据查新课题的密级程度可分为涉密查新和非涉密查新。*针对国防涉密查新，查新单位需具备相应的条件保障：*人员条件*设备条件*环境条件*规章制度*国防资源条件NJUST一、关于科技查新工作4、开展科技查新工作的依据*《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》2013年*《关于进一步规范教育部科技查新工作机构的意见》2004年*《科技查新规范》2000年*《科技查新机构管理办法》2000年NJUST一、关于科技查新工作5、查新工作的产品—查新报告一、查新目的二、项目的科学技术要点三、查新点与查新要求四、文献检索范围及检索策略五、检索结果六、查新结论NJUST1.领导重视，支持力度大※查新工作的环境宽敞、明亮；※查新工作的设备先进；※查新人员（查新员、审核员）配备齐全；※查新管理制度上墙；……..2.查新工作历史有长有短※查新历史最长1985年起步的，1993年的2份报告；※查新历史最短2011年起步的。3.查新人员素质高※查新机构是图书馆精英聚集之处，学历职称高。二、实地考察情况分享（1）NJUST4.规范化、现代化管理与服务不断完善※制定了完整的科技查新规章制度以及业务流程；※大部分查新站制定查新人员工作激励机制；※大部分学校还建立了查新管理系统，查新项目网上服务；※用户信息反馈调查和课题跟踪。5.资源建设有保障※文献资源满足查新要求，数字化资源建设比例增加；※开通国际联机检索终端。二、实地考察情况分享（1）NJUST1.查新业务量少，国内外比例低※与学校科研管理部门沟通不够，主动服务意识不强；※对校内科研人员、对社会宣传工作不够。2.数据库资源合理化不够原则：◆专业数据库与综合数据库◆文摘数据库与全文数据库◆国际联机系统与网络数据库◆网络免费资源作为补充◆未检索的数据库不得列入报告国际联机终端使用少、费用浪费。二、实地考察情况分享（2）NJUST3.查新员专业结构不够合理※图书馆、信息管理专业偏多；※注意增补专业背景查新员。4.查新报告质量有待进一步提高※检索策略式涵盖不够或过宽；※检索结果有误；※查新结论对比深度不够。二、实地考察情况分享（2）NJUST三、查新工作规范管理实现途径查新站规范化建设高质量查新报告NJUST查新站规范化建设人才队伍是根本文献资源是基础查新业务是目标查新质量是保证领导重视最重要NJUST三、查新工作规范管理实现途径查新站规范化建设评价体系文献资源20人员结构20工作环境与设备条件5业务状况40内部管理10科研与奖励5NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站1.查新工作的运行管理机制※加强对查新工作的总体规划；※查新站模式两种：◆查新站单独建制；◆查新站与学科服务部（咨询部）合并；※图书馆领导制定总体规划——分管馆领导、查新站负责人监督实施——查新人员（查新员、审核员）对查新报告具体负责的管理机制。明确目标，准确定位，责任到人。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站成立科技处情报室，开通国际联机检索系统；1988年首批国家发明奖国防专用项目查新机构独立建制成立南京理工大学信息中心。1997年成为第一批江苏省科技项目指定查新机构。成立南京理工大学信息档案中心。2010年成为教育部第五批科技查新工作站。1982-19931993-19971997-20122012-南京理工大学图书馆，2010年成为教育部第五批科技查新工作站。1.查新工作的运行管理机制NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站1.查新工作的运行管理机制NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站2.制定完善的规章制度※明文规定内部规章制度和工作规范;※严格执行并依据教育部、科技部颁布的规章制度制定完善的查新站内部规章制度和工作规范包括：科技查新工作管理办法、科技查新工作程序、科技查新工作流程、查新收费标准、用户须知、用户反馈、查新档案管理、查新人员奖励办法、查新人员考评办法等。组织学习，明确责任。不同情况，因地制宜。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站3.提高查新工作的网络化管理水平※建立查新网站和查新管理系统，规范查新管理工作，提高管理效率和服务水平。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站4.合理配置查新人员※查新人员数量；※查新人员专业背景与查新专业一致，考虑学校特色专业；※对查新员进行专业分组；※科技查新领军人才（带头人）培养；※设专职管理人员，负责查新业务的统一受理、任务分配、档案管理及查新用户反馈信息的收集，细致和规范查新管理工作。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站5.规范查新人员的培训※培训、交流、学习、提升多样化◆参加教育部举办的查新人员资格培训；◆定期开展内部业务交流、培训；◆积极参与学校、学院专业讲座；◆查新站之间交流、学习；◆科技查新区域联盟。强化查新人员业务学习与交流NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站6.查新工作的激励与考评※完善激励制度，丰富激励手段：物质激励+精神激励并重：定量+定性并行※对查新人员的工作实行目标管理（责任管理），将激励机制与查新工作的考评挂钩。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站6.查新工作的激励与考评NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新站7.正确处理查新工作与其他学科服务工作的关系对查新工作来说：信息化时代，只有拓展业务范围，深化服务内容，才能满足查新客户的多样化、深层次需求。对学科服务来说：查新工作是一项重要内容，多样化的学科服务内容与查新工作相辅相成、相互促进，可以形成信息咨询服务的良性循环。查新工作为图书馆提供深层次、个性化学科服务打下基础。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告查新流程－规范化查新审核－实质化查新反馈－制度化高质量查新报告NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告加强查新报告质量的过程控制※在科技查新工作中，必须建立规范的业务流程，在明确科技查新的操作程序后，要按程序步骤对每个环节提出具体要求，制定相应的质量标准，并建立相应的考核指标体系，以确保对科技查新工作的质量监控。实现查新工作标准化、规范化。NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告加强查新报告质量的过程控制查新报告质量评价体系封面5首页15文献检索范围与数据库20检索结果20查新结论25+5尾页10NJUST查新流程－规范化NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告查新报告形成流程信息获取信息加工技术内容查新点相关信息辨别查新点判断相关信息采集NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告※查新报告“一查二审”制度：“一查”一位查新员；“二审”老查新员、审核员。※审核内容：（1）形式审核（文体，格式，国际单位，错别字）--校对员（2）流程审核---检索能力、分析与判别能力（3）查新结论审核---表达能力查新报告质量关乎查新人才的培养，审核员责任重大。查新审核－实质化NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告※审核员反馈对查新报告作出评价※用户反馈回头客目标管理，严把查新报告质量关。查新反馈－制度化NJUST三、查新工作规范管理实现途径--查新报告培养科技查新领军人才（带头人）；强化查新人员业务学习与交流；※建立常态化的查新站内部业务学习与交流制度。定期召开查新人员业务学习、培训与交流会，总结查新工作中的问题，交流查新技巧和方法，不断提升查新人员的整体业务能力和水平，提高查新报告的质量。NJUST谢谢聆听，欢迎交流！2015年1月5日