第二篇工作规则 ·第八章 内部行文规范

世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-33-第八章内部行文规范一、总则（一）为使集团内部公文管理规范化、程序化、工具化，提高文件处理的准确性、效率性，结合集团实际，特制定本行文规范。（二）文件拟写应当做到观点明确，条理清楚，结构完整，用词准确精练，注重实用，并按规范文本行文。（三）本行文规范适用于集团公司、各区域集团、属下各公司上下级间、同级间的公文往来。二、文件种类及规范格式（一）下行文。是上级对下级的发文。1、决定（含决议和总裁令）。适用于对重要事项、重大行动做出安排，具有很强的权威性和约束力。（见附件一）2、通知（含通令）。适用于向下级单位告之有关事项，发布各项规定，转发上级文件，传达要求下属部门和有关部门需要共同执行的事项。（见附件二）3、奖惩决定（含通报）。适用于表彰先进，批评错误等。（见附件三）4、任免决定。适用于部门副经理级以上干部的人事调整。副经理、经理级由董事局主席签发，世纪金源集团发文；副总经理级以上干部由董事局主席签发，世纪金源集团董事局发文。（见附件四）5、批复件。适用于上级机关对下级的请示、报告做出指示和答复的公文。批复件原件应妥善保存，以备查核。有直接批复形式和专文批复形式。（专文批复见附件五）6、调令。适用于主管（含）以下管理人员和普通员工的人事调整。（1）公司内部人员调整。须经调出、调入两个部门及分管领导和人事行政部协商，经公司总经理办公会议研究全体通过，由总经理批准，签发《岗位调整书》。管理人员内部调整应重新聘任，并及时上报董事局人事管理中心备案。（2）跨公司人员调整。公司有岗位缺编，且内部调整无法满足实际工作需要的，可由调入公司提出岗位、人数、技能等具体要求，上报董事局人事管理中心，由董事局人事管理中心在集团内部进行统一物色调配，必要时组织进行相关考核，最终将结果上报集团领导或董事局领导批准。同一区域集团调整的，由所在集团下发调令，跨集团调整的，由世纪金源集团下发调令。（见附件六）世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-34-（二）上行文。是下级向所属上级领导机关呈报的文件。1、请示。适用于向上级部门请求指示、批准，需领导批示与明确界限的常规事项。“请示”应当一事一文，一般只写一个主送对象，如需同时送其它部门，应当采用抄送形式。（见附件七）2、呈阅件。适用于各区域集团、各公司必须经区域集团领导和董事局主席同意方可执行的重大事项与复杂事项，需各级负责人签具简明意见，并可附详细清单。（见附件八）3、报告（含提案）。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。“报告”中不得夹带请示事项。（见附件九）（三）平行文。指平级单位或互不隶属部门之间的来往文件。1、函（含便函）。适用于跨区域集团或区域集团内部公司之间业务接洽的公文形式。采用便函形式的，可不使用文号。（见附件十）2、复函。适用于跨区域集团或区域集团内部公司接洽时对来函或询问事项的答复。可根据实际决定是否使用文号。（见附件十一）（四）其它。1、会议纪要。适用于比较重要的会议，用于择要记载和传达会议情况和议定事项。（见附件十二）2、会议记录。适用于常规型会议，主要为反映原始情况，是一种事务性文书。（见附件十三）3、调研报告。适用于对公司的市场环境和内部状况进行调查，提出问题并拟出建议。（见附件十四）4、传真件。主要通过传真方式联系，一般用于常规事项的传达，起到方便、快捷的作用。（见附件十五）5、拟发文。适用于对重大文件拟出行文设想和提纲要领，供上级参考，以决定是否正式发文。（1）世纪金源集团调令底稿，用于领导签字下发正式调令发文；（见附件十六）（2）世纪金源集团发文底稿，用于领导签字下发正式文件发文。（见附件十七）三、行文规则（一）文件标题。应当准确简要地概括文件的主要内容，准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-35-（二）结构层次序数。第一层为“一、”，其下第二层为“（一）、”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（三）字体字号。文件眉头采用宋体38号字体并加粗，或宋体28号字体并加粗。文号栏采用黑体四号字体。大标题采用创艺简标宋小二号字体，中标题用创艺简楷体小三字体加粗，小标题创艺简楷体四号字体加粗，正文采用创艺简楷体四号字体。（四）标点、数字及计量单位使用。标点正确，数字除规定用汉字外应用阿拉伯数码，必须使用国家法定计量单位。（五）文字排列、规范纸型及装订。文字从左至右横写、横排。纸型统一使用国标A4型。左侧装订。（六）日期及引文。文件上所标明日期应当写明年、月、日的全称。引用公文应当先引发文字号，后引标题。（七）行文字号说明1、世纪金源集团年限时间流水号世纪金源集团董事局：世纪金源集团董事局（××）第[××]号年限时间流水号世纪金源集团：世纪金源集团（××）总字第[××]号年限时间流水号世纪金源集团调令：世纪金源集团（××）调字第[××]号2、各区域集团地区年限时间流水号区域集团：世纪金源（××）集团（××）总字第[××]号地区年限时间流水号区域集团调令：世纪金源（××）集团（××）调字第[××]号3、公司（含董事局主席办公室、人事管理中心）年限时间流水号董事局人事管理中心：人事管理中心（××）总字第[××]号年限时间流水号各公司：××公司（××）总字第[××]号4、流水号。为各公司内部便于归档、查询而设定，由各公司总经理办公室或人事行政部自定义。（八）校对与审核。各公司、各部门拟制的公文应反复校对确保无误，报相世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-36-关部门负责人审定后方可正式行文。（九）成文时间。以领导签发时间为准。（十）应抄报与抄送事项。集团属下各公司的重要行文，应当同时抄报集团总裁办。各公司、各部门不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送各公司总经理办公室。规定应抄报或抄送给有关部门的文件，应自然加列；应简化或不必抄报抄送的文件，应自然简化或取消。（十一）其它。附件文本所列举的“世纪金源集团”，若文件为世纪金源（北京）集团，则自然转换为“世纪金源（北京）集团”，其它区域集团及公司转换以此类推。四、文件送呈各公司的文件送呈采用会签制。公司向所在集团或董事局呈报的文件必须由公司副总经理以上干部同时会签，方能呈报；区域集团向董事局呈报的文件必须由区域集团副总裁以上领导同时会签，方能呈报。（一）公司向所在区域集团呈报的文件会签例：部门负责人（签字）→副总经理（签字）→总经理（签字）（二）公司或区域集团向董事局呈报的文件会签例：部门负责人（签字）→副总经理（签字）→总经理（签字）→区域集团副总裁、总裁（签字）（三）特殊性文件例外。五、公文保密（一）密级：所有内部文件分为绝密、机密、秘密、传阅四种形式。1、绝密件。指极为重要，一般仅限传达于董事局主席、总裁、副总裁、董事局成员及特别规定的相关人员。2、机密件。指次重要，一般仅传达于总经理、副总经理（含二级公司总经理、副总经理）以上干部及特别规定的相关人员。3、秘密件。指常规性，一般限于传达至部门副经理以上干部及规定的相关人员或特定的对象。4、传阅件。指不设密级，在主送公司内传阅或传达，但不宜向外公开的文件。集团内部下发的文件须在公司内部进行传阅，可使用文件传阅。（附件十八）（二）相关文件应标明密级，各公司及有关人员应严格遵守密级规定，文件传达时应严格遵守文件密级界限，不得随意扩大传达范围。严禁超越密级界限随意复制、摘抄（因工作需要，必须复制、摘抄传达的文件，要经所在公司负责世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-37-人批准后方可）。（三）文件经办人与经手人应严格遵守集团已颁布的《保密制度》，严守机密，不得擅自将所经手过目的文件内容外传，不得违反保密措施将文件带至公共场所、宿舍，不得未经保密措施保护放置和保管文件。（四）文件标明密级界限，但文件主要精神或部分内容需要扩大传达的，由文件接收公司经其负责人批准后以“通知”的方式另行摘要传达，或以会议的形式传达。参考文件《金源集团企业理念与管理规范》第十三章《内部文件行文规范》世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-38-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号关于××××××的决定（根据××××××，经××××××研究，决定××××××，要求××××××。）特此决定××××××公司（领导签名）×年×月×日主送：×××公司抄送：××××××、存档附件一密级：世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-39-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号通知××××××公司：（以下正文）特此通知××××××公司×年×月×日主送：×××公司存档附件二密级：世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-40-××××××公司×××公司（×××）×字第[×××]号关于××××××的处理决定（事情经过）：…………（事情后果及分析评价）：…………（决定）：…………（经验教训）：…………………………特此决定××××××公司（领导签名）×年×月×日主送：×××公司、干部本人抄送：××××、存档附件三世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-41-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号关于×××先生（女士）的任免决定为了××××××，根据集团公司人事聘任标准，结合××××××，经××××××会议研究，决定：聘任×××先生为××××××公司×××（职务）同时免去××××××公司×××职务特此决定××××××公司（领导签名）×年×月×日主送：×××公司、干部本人抄送：××××、存档附件四世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-42-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号关于《××××××》的批复××××××公司：（经×××会议研究决定，关于《××××××》的问题由×××部门办理。）特此批复×××××公司×年×月×日抄报：×××公司抄送：××××、存档附件五世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-43-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号调令签发人：×××公司：因工作需要，兹调你司员工×××到××××××公司工作。望接到本调令即日给予办理相关移交手续，令员工于×年×月×日前持本调令到×××公司报到，落实新岗位。此令××××××公司×年×月×日抄报：×××公司、员工本人抄送：××××、存档附件六世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-44-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号关于××××××的请示××××××（公司或职务）：（以下正文）妥否，请批示。××××××公司×年×月×日抄报：××××××抄送：××××××附件七世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-45-世纪金源集团内部呈阅件呈报：文号：呈报主题：发出单位：报送时间：附件：共页核稿：相关部门及主管意见：年月日分管副总经理批示：年月日集团分管领导批示：年月日总裁批示：年月日附件八世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-46-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号关于××××××的报告××××××（公司或职务）：（以下正文）（以上报告妥否，请指示。）×××××公司（部门）×年×月×日抄报：××××××抄送：××××××附件九世纪金源集团规章制度手册第二篇工作规则·第八章内部行文规范-47-××××××公司×××公司（××××）×字第[×××]号×××房地产公司关于《××××××》的函×××文化公司：（为了××××××，为此函请你公司代为××××××，具体如下：）一、…………二、…………三、…………四、…………………………以上×项希大力协助，并请尽快见复。专此致函×××房地产公司×年×月×日抄报：××××××抄送：××