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山东xxxx有限公司文件标准HH/JZS/B-2015程序文件发放号：更改状态：A0编制：综合办审核：批准：批准日期：2015年1月1日2015年1月1日发布2015年1月1日实施xxxxxx-1-程序文件目录序号程序文件名称页码1文件控制程序22记录控制程序53管理评审程序74人力资源控制程序105与顾客有关的过程控制程序126采购控制程序157生产和服务提供过程控制程序188产品标识和可追溯性控制程序229监视和测量设备控制程序2410顾客满意度测量控制程序2611内部审核控制程序2912检验和试验控制程序3213不合格品控制程序3514数据分析控制程序3715纠正和预防措施控制程序3916环境因素的识别和评价控制程序4117法律与其他要求控制程序4318信息沟通与协商控制程序4519运行控制程序4820应急准备和响应控制程序5321过程、环境和安全绩效的监视和测量程序5522合规性评价控制程序5723危险源的辨识、风险评价和控制措施确定控制程序5924事件调查、不符合、纠正措施和预防措施控制程序62-2-文件控制程序1.目的对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保在文件的使用现场得到适用文件的有效版本，防止使用作废文件。2.适用范围适用于为满足公司质量/环境/职业健康安全方针及管理体系有效运行的需要而制定的所有文件(包括适当范围的外来文件)和空白记录表格。3.职责3.1总经理负责批准、发布公司《质量环境安全管理手册》。3.2管理者代表负责审核《质量环境安全管理手册》，批准、发布公司质量/环境/职业健康安全管理体系《程序文件》。3.3各有关部门在职权范围内，分工负责本部门文件的编制、审核和管理。3.4综合办是文件的归口管理部门，具体实施对文件的控制，包括与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的外来文件。4.工作程序4.1文件的分类、受控状态和编号4.1.1文件的分类1)质量环境安全管理手册；2)程序文件；3)第三层次体系文件，包括行业标准、操作规程、管理制度以及适当范围的外来文件；4）记录。4.1.2文件的受控状态文件分“受控”和“非受控”两种形式。受控文件的发放对象为公司与质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关的部门或个人；受控文件发放时，由综合办在其封面上加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记。“非受控”文件只进行编号和记录，可一次性提供给顾客或其它相关方，发出后不进行管理。4.1.3文件的编号4.1.3.1文件的编号、部门代码a)质量环境安全管理手册：编号为“HH/JZS/A-XXXX”；“HH/JZS”指公司代码，“A”指“管理手册层次号”，“XXXX”指文件颁布年代和版次。b)程序文件：编号为“HH/JZS/BXX－XXXX”；“HH/JZS”指公司代码，“B”指程序文件层次号，“XX”指本层文件的顺序编号，“XXXX”指文件颁布年代和版次。c)相关文件：编号为“HH/JZS/CXXX-XXXX”；“HH/JZS”指公司代码，“C”指第三层次文件层次号，第一个“X”指文件类别代码，后两个“XX”指本类别文件的顺序编号，“XXXX”指文件颁布年代和版次。文件类别代码：0-通用制度；1-设备管理；2-生产管理；3-工艺管理；4-质量检验；5--3-安全环保。d)记录：编号为“JL/XXXX-XX”；“JL”指记录代码，第一个“XXXX”指标准条款号，“XX”顺序编号。4.1.3.2国家标准和行业标准等外来文件采用原编号。4.1.3.3引起其他管理体系的文件的编号直接沿用原编号。4.2文件的编写4.2.1综合办组织编写质量环境安全管理手册、程序文件。4.2.2各有关部门负责第三层次文件的编写。4.3文件的审批4.3.1质量环境安全管理手册由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2程序文件由综合办组织各部门负责人审核，管理者代表批准。4.3.3各部室编写的第三层次文件由本部门负责人审核，分管副总批准。4.4文件的发放4.4.1质量/环境/职业健康安全管理体系文件中的受控文件，编写部门将定稿的文件交综合办，综合办根据各层次文件的审批要求报相关领导审核、批准，对经审批的文件进行编号，然后根据文件的发放范围统一发放。4.4.2文件发放应在《文件发放登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并由文件接收人签名。4.4.3文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向综合办办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。所补发的新文件，分发号不变。破损文件按本程序4.7款规定办理。4.4.4文件使用人丢失受控文件应向综合办报告，说明丢失原因，经管理者代表批准后补发新文件，并给予新的分发号，同时注明被丢失文件的分发号作废，并将作废分发号通知各部门，防止误用。4.5综合办保存公司质量/环境/职业健康安全管理体系《受控文件清单》。4.6文件的更改4.6.1各类文件需要更改时，由文件更改部门提供文件更改申请报告，说明原因、更改内容。重大更改(如技术等)还应附有充分的理由和依据，经部门负责人签字，文件主管部门审核后报原文件审批人批准。原审批人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员审批。4.6.2文件更改后由综合办依据《文件发放登记表》对每份受控文件进行更改/处理，并保存文件更改申请报告。4.6.3文件经修改后应注明修改状态，自“0”开始顺序编号，修改页超过三分之二时应换版。4.6.4文件换版后，按《文件发放登记表》所示原发放范围，通知其领用，并在该登记表上注明版本号，同时综合办回收作废文件进行登记。4.7文件的作废与销毁4.7.1作废和破损文件应加盖“作废”印章，由综合办管理人员填写《文件销毁申请单》，经文件管理部门负责人批准后统一销毁，销毁文件要有两人同时在场，并在《文件销毁申请单》上记录和签字。-4-4.7.2需作资料保留的作废文件加盖“作废”、“留存”印章后留存，并在《保留作废文件清单》上登记。4.8文件的管理4.8.1经批准的文件应按“4.1.3文件的编号”规则予以编号、登记。文件起草部门将文件原稿和批文交文件管理部门保存。以媒体形式存放的文件应加密或将磁盘标识存档，文件打印复印由综合办执行，未经管理者代表批准任何人不得擅自打印复印。4.8.2需临时借阅文件时，应经文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。4.8.3各部门应将本部门受控文件编制《受控文件清单》，下发/回收时，应在《文件发放登记表》上记录并由接收人签字。4.9外来文件的控制4.9.1直接引用的外来文件，如国家标准和行业标准，由综合办审查，需受控的外来文件，填写《外来文件登记表》,然后按受控文件进行控制。4.9.2综合办及时了解国家／行业有关标准的发布信息，注意版本、年号、及时更新,保证所使用的国家标准、行业标准等外来文件为最新版本，保证企业所执行的国家及地方有关的法律法规为有效版本。4.10文件的评审文件应符合标准、国家法律法规的要求和我公司的实际情况，并具有可操作性。必要时由使用部门提出，综合办负责组织文件评审，以确定是否需要修改与更新。如需更改须按上述规定再次审核、批准；如不需要修改，由文件批准人进行确认。5.相关文件无6.相关记录《受控文件清单》《文件发放登记表》《外来文件登记表》《文件签批单》《文件更改申请单》《文件销毁申请单》《文件评审记录表》《收文登记表》编制：综合办审核：-5-记录控制程序1.目的建立保持记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的记录体系，为质量/环境/职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观证据。2.适用范围适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系运行记录的控制。3.职责各责任部门负责对本部门记录的产生、标识、收集、整理、编目、归档、贮存、保管和处理。4.工作程序4.1记录的填写4.1.1文件中要求的记录、各责任部门必须按要求填写，并在体系运行过程中形成，不能补写、补填，更不得弄虚作假。4.1.2记录不得随意涂改，记录中更改的地方应划改并由责任人签名或盖章。4.1.3台帐应用碳素或蓝黑笔填写，其他记录，不得用红笔或铅笔填写，应保持记录的清晰、完整、准确、详细。4.2记录的编号、装订、收集与归档4.2.1记录的编号按《文件控制程序》执行。4.2.2各部门按规定要求对记录进行整理、核对、分类，并按发生顺序排列、装订和汇总。4.3记录的保存期限及贮存条件4.3.1记录的保存期限为：1)与产品质量和体系运行有关的记录保存三年；2)法律法规和行业规定保存期限的记录，以规定的要求为准。4.3.2贮存记录应1）置于专门文件夹、档案袋或文件柜中；2）采取防火、防湿、防鼠、防蛀等措施；3）要保持贮存场所清洁、卫生、通风、干燥；4）专人管理、定期查看、分类清楚、便于查阅。4.3.3综合办每季度对各部门记录的控制情况进行监督检查。4.4记录的作废、销毁4.4.1记录的作废，按《文件控制程序》规定进行；4.4.2超过记录的保存期时，按《文件控制程序》规定销毁。5.相关文件《文件控制程序》6.相关记录-6-《记录清单》《文件借阅、复制记录》《文件销毁申请单》编制：综合办审核：-7-管理评审控制程序1.目的通过对质量/环境/职业健康安全管理体系进行管理评审，提出并确定各种改进的机会和变更的需要，从而确保质量/环境/职业健康安全管理体系的适宜性、充分性和有效性。2.范围适用于本公司总经理管理评审全过程的控制。3.职责3.1总经理负责主持管理评审会议，批准管理评审计划和管理评审报告。3.2管理者代表负责审核管理评审报告，提供管理体系运行总结、批准改进措施计划。3.3综合办负责组织编制管理评审计划，组织准备工作、会议记录、编制管理评审报告及措施的落实和跟踪验证。3.4各部门负责准备并提供本部门主管的体系过程的运行情况报告及有关资料（包括产品、过程不合格、纠正/预防措施及环境和职业健康安全方案实施的资料），制定并实施直接与本部门有关的各项改进措施。4.工作程序4.1总则4.1.1评审频次4.1.1.1每年进行一次管理评审，一般在内审结束后进行，时间间隔不超过12个月。4.1.1.2当发生下列情况时，由总经理提出是否增加评审频次：1)本公司产品结构发生重大调整；2)市场需求发生重大变化；3)质量方针、环境方针、职业健康安全方针发生重大变化；4)企业领导班子、组织机构发生重大变更；5)发生重大质量、环境事故、职工伤亡和健康事件，相关方连续投诉，本公司形象受到损害；6)适用的法律法规发生变化，质量/环境/职业健康安全标准换版；7)质量/环境/职业健康安全审核中发现严重不合格时。4.1.2评审人员参加评审的人员包括管理者代表、副总、各部门负责人和相关人员（包括员工代表）。4.1.3评审内容评审内容包括质量/环境/职业健康安全方针、目标的有效性，管理体系与外部环境的适宜性和产品质量、环境、职业健康安全的符合性、资源需求等。4.2管理评审计划4.2.1综合办编制《管理评审计划》，内容包括：评审目的、评审范围、评审内容、评审人员、时间安排和工作分工等，管理评审计划经管理者代表审核后，报总经理批准。-8-4.2.2在实施管理评审前十天，由综合办负责将管理评审计划发给参加管理评审的有关人员。4.3管理评审输入包括：1)审核结果（包括内审、外审的结果）及合规性评价的结果，由综合办负责提供；2)质量/环境/职业健康安全方针的适宜性及目标的完成情况，由管理者代表负责提供；3)顾客反馈和市场分析：包括顾客满意的测量结果及顾客沟通的结果，市场分析情况，由市场中心提供；4)质量/环境/职业健康安全管理体系情况总结，包括过程、环境和职业健康安全绩效，由管理者代表负责提供，产品的符合性由化验室负责提供；5)纠正和预防措施的实施情况及结果，由综合办负责提供；6)以往管理评审后，采取措施的跟踪情况和有效性，由管理者代表负责提供；7)管理体系与企业内、外部变化的适应性及可能引起的变更，包括法律、法规要求的变化所受到的影响和应变措施，由管理者代表负责提供；8)管理体系改进的建议（包括资源需求），由各部门负责提供；