档案资料不规范整改措施,档案管理整改措施

档案资料不规范整改措施,档案管理整改措施【导读】这篇文档“档案资料不规范整改措施,档案管理整改措施”由三一刀客最漂亮的网友为您分享整理，希望这篇范文对您有所帮助，喜欢就下载吧！一、集团公司档案管理现状1、行政档案由行政管理部整理、归档、保存2、财务档案由财务部整理、归档、保存3、人事档案由人力资源部整理、归档、保存4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保存5、项目资料(包括工程资料和营销资料)由项目部整理、保存二、存在的问题1、档案管理分散，没有集中管理，不便查找。2、部分档案归档不及时，造成档案遗失。3、项目资料保存不完整，部分报批报建资料不齐全，部分批阅件原件查找困难。4、档案密级的设定与保管未按照未《档案管理规定》执行，部分重要档案的保存不够安全(如财务凭证等)。4、档案管理工作不够专业，没有经过系统的培训。三、改进的办法1、强化档案意识。档案意识是对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。包括各分子公司领导、各部室工作人员及档案管理员都要强化档案意识。作为档案员，无论是专职的，还是兼职的，都要理解自己工作的重要性，要热爱自己的工作。2、召开专题会议安排部署档案工作。建议借3月份月度会议的契机，召集专题工作部署会议，安排部署集团档案管理工作。四、工作部署方案1、管理部门和岗位：集团公司档案管理工作由行政管理部负责，行政管理部增设档案管理员岗位(可招聘专职，也可内部兼职)，设置专门的档案室，所有档案资料全部按年限归档。2、集团公司档案管理分工：①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案(包括工程资料和营销资料)由各分管部门整理，按流程登记审批后交档案室分类归档、保存;②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理，归类，存档案室保管。3、归档流程：各部门将需归档的资料及时整理，提交档案管理员处，填写《档案归档登记表》，经办人和档案管理员共同签字确认后归档。4、归档材料要求：①归档的文件材料应为原件。②归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。③文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。④图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面。⑤组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。5、详细要求见《档案管理制度》。6、物流公司档案管理工作：暂由集团公司行政管理部进行档案管理工作，由物流公司前期工作人员，对前期项目资料进行整理、分类后，交集团公司档案室存档。7、其他各公司档案管理工作：各子公司应高度重视档案管理工作，安排专人负责。尤其是建设公司，要处理好长沙总部与张家界本部的档案关系，避免出现未归档资料。档案资料不规范的整改措施档案管理整改措施2摘要：现阶段传统手工的档案管理模式已经不能适应现今时代快速发展的步伐，实现档案管理现代化势在必行。诸多问题的存在制约着档案管理的现代化发展：档案管理意识淡薄、工作不重视;档案管理观念落后、操作不规范;档案管理设备奇缺、资金不到位;档案管理素养偏低、学习不积极。关键词：现阶段;问题;措施一、档案管理意识淡薄工作不重视档案管理工作是每一单位内部管理的一项重要工作，然而许多单位档案管理意识淡薄，不受重视是普遍存在的。对档案管理的重要性认识不足，致使档案的利用价值体现不出来，致使档案管理工作停滞不前。首先，有些单位领导对档案管理不重视，认识还是相当的模糊：认为档案管理工作只是收集过期的文件材料，工作的主要形式就是停留在对资料的整理层面，也仅仅是表面功夫，使得档案管理工作的作用只发挥出对资料的管理功能;甚至有的认为档案管理工作既出不了政绩，又没有为单位创造直接的经济效应，是得不偿失的徒劳;大多数没出多少人力、物力、财力去管理，没有把档案管理工作放到重要位置加以认识，在档案管理方面没有与单位的发展相互联合起来。基于这些片面认识，所以单位的档案管理人员通常是身兼数职或是分散在各个部门收集资料，使得档案管理工作处于一个非常微妙的局面。档案管理基础工作量大，不但需要档案管理人员自身的责任心，也需要单位其他科室人员的配合，更需要单位领导的重视和支持，只有得到领导干部的认可，才能确保档案管理工作的顺利开展，才能体会到档案在信息化时代的实用价值。其次，档案管理员只尽到了保管员的责任，对档案管理意识淡薄，没有正确的管理意识，对档案的重要性认识不足。个别人员以为档案管理可有可无，常出现工作闲散，缺乏主动性，只是为了完成上级交给的任务，囿于几份归档文件的收集保管，工作毫无建树。无法体现档案的使用价值，档案管理质量一直不佳，使得档案管理存在的位置相当尴尬。所以要摆脱当前档案管理的困境，亟须加强档案管理人员的档案意识，从而提升档案管理工作在单位中的地位。二、档案管理观念落后操作不规范现阶段大多数单位对档案管理工作观念落后，操作不够规范，没有建立一个相对健全和完善的管理制度。观念的落后严重的制约着档案管理的价值体现。在许多单位，档案管理人员在档案的收集整理过程中存在诸多不完整、不规范的问题，使得很多归档材料不齐全、不合格。现阶段还有许多单位的档案管理以传统的手工管理模式为主，譬如档案的收集、整理、编目等工序几十年来仍上承下效，没跟上时代的节拍，致使档案管理质量较低，查找困难效率低下。管理手段比较落后，有的单位没有设立档案室，也没有专职档案管理员，档案的收发及借阅均无登记造册，造成档案文件丢失的现象，这不利于单位档案的全面建设。档案资料的收集、整理应实行集中统一管理，把文件材料的形成、收集、归档和整理等作为档案管理人员的职责，不断提升档案管理工作水准。建立一个档案管理组织的领导小组，加强对档案工作的领导和检查，为做好档案工作奠定坚实的基础。这样档案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有这样才能保证档案管理工作规范有序地开展。档案管理之所以存在着一系列不规范的问题，就是没有制定相关的档案管理流程和档案管理规章制度，有的虽然制定了，但制度不健全，且执行得不严，这些都是导致档案管理既效率低又质量差，档案管理问题屡见不鲜的重要原因。再而现阶段档案管理的规范和标准也在不断地推陈出新，致使档案管理工作局面比较混乱。合理的规章制度能够对档案管理工作形成有力的约束，才能保证档案管理工作的顺利进行。现阶段要进一步健全档案管理体制，明确分工职责能使档案管理工作呈现井然有序的局势。建立合理的奖惩机制能有效的提高档案管理的质量和使用价值，档案管理工作一直没有得到有效提高、管理出现一系列的差错、甚至是管理工作变得混乱不堪的现象都能得到很好的解决。因此，我们必须要立足于时代的发展，同时充分考虑单位内部的具体发展情况，建立起长期有效的档案管理体制和规章制度，档案管理工作才能朝着有序的方向蓬勃发展。三、档案管理设备奇缺资金不到位随着科技的发展，社会已经步入了信息时代，计算机技术和信息网络技术已经得到了广泛的应用，深入到我们的生活工作中，在档案管理工作中，档案信息化工作要求越来越高，利用好现代技术成为现阶段档案管理工作的重头戏，进行数字化管理必然需要一定的投入，而数字化的设备是不可或缺的部分，比如档案资源数字化的建立，这些都需要大量技术设备的配套完善。虽然目前许多单位不同程度地实行档案管理信息化，但绝大部分只是初步使用了档案管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，并没有把其拥有的档案信息全部实现数字化，这些档案信息数字化的前提还需要大量的硬件的配套，比如计算机、扫描仪等等，因此需要改善技术设备、加强硬件建设。通过建立完整的档案信息，档案信息网络化的存储传输等，实现档案信息网上资源共享，提高档案资源利用率，体现了档案在社会中的需求作用。包括计算机硬件的配套以及相应数据库的建立等等，都需要努力的去实现，硬件设备的完善也必然作为档案信息网络化管理的基础和载体。因此加强对档案管理部门的基础设施建设，引进先进设备，加大对于档案管理的经费投入，将档案工作的经费开支纳入预算中，改善档案管理工作环境，才能提升档案管理的工作效率和与时俱进的科技水平。资金保障不到位源于许多单位办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入微乎其微，硬件配套难以完善使档案信息数字化、网络化成为空谈，在很大程度上障碍了现阶段档案管理现代化的发展。四、档案管理素养偏低学习不积极现阶段有些单位的档案管理人员没有经过系统的学习，这就是档案管理意识淡薄、管理观念落后，操作不规范的重要原因，严重影响档案管理工作的进展。有些单位没有依据档案管理的特点筛选合适的档案员，把档案管理工作简单化，负责档案工作的人员专业化程度不高，通常身兼数职，因此档案管理不一定是档案员工作的重心，没时间学习档案业务，更没有时间补充掌握档案专业知识和相关的技能，存在着不懂了也不问、不会了也不学的现象，致使档案整理、管理的无序。许多单位的档案管理人员一般由办公室勤杂人员兼任，他们不但没有专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，使档案管理工作处于被动状态，档案管理的处境如同鸡肋。而且档案管理人员变数频繁，使得档案的收集、整理、归档等方面出现纰漏、不规范等现象，这对于各项工作的开展是极为不利的。现阶段应建立高素质的档案管理人员团队，既具备档案专业素养，又有计算机操作及网络技术能力。档案人员应该更新观念，不断学习档案专业知识并掌握必要的网络知识和技能，对纷繁复杂的档案信息进行分类、标引的有效管理，使档案信息能充分发挥最大的社会利用价值。为了提高档案管理工作人员的业务水平，要定期对员工进行培训，提升管理人员的业务水平和实操能力，而且应定期开展档案管理交流会，让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验，取长补短提高工作效率。要建立长效的约束、激励机制使档案管理人员产生紧迫感，才能积极地学习，努力更新知识，提高业务水平和能力。提高档案人员技术管理的素质，这就要求档案管理人员既要有良好的职业素养又要有高度的工作责任感和求真务实的工作态度，还要有扎实的专业理论知识、计算机技术能力，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法的基本技能。档案管理工作既复杂繁冗又简单枯燥，难以激发人的积极性，这更要求档案管理人员对本职工作重要性有充分的理性认识，明确工作目标，兢兢业业地做好工作。档案资料不规范的整改措施档案管理整改措施3根据市招标投标监督管理办公室领导关于档案管理情况的批示，结合监察科对我办档案管理情况内部督查意见，按照当前我办档案管理实际，特制定如下整改方案。一、加强档案存档制度管理。由于我办现有档案存放设施和场地有限，造成大量招标投标档案堆积，根据实际情况，建议只保留中标人投标资料，其他投标人资料保留3个月被查。二、及时处理过期投标资料。对于非中标人的投标资料，及时与市档案管理部门联系，移交部分资料。能采用其他方式处理的及时处理，尽快腾空档案管理设施和场地。三、加强档案资料分类管理为便于各类招标投标资料的管理和检索，按照房屋、市政、交通、水利、国务、政府采购以及内部管理资料等反别建立档案登记表，确保管理和检索的方便和科学性。四、督促相关单位尽快报送资料在我办开标的部分项目由于各种原因，尚未报送相关资料，我科将进行一次内部检查，针对未报情况，督促相关单位报送相关资料，并将资料报送情况纳入招标代理机构季度考核内容。五、结合软件开发情况，加强档案管理下一步，我科将进一步结合我班开发的业务软件，将有关档案管理部分情况融合进去，进一步加强我班档案管理的制度化和科学化。