行政人员岗位的标准化管理

行政人员岗位的标准化管理主讲人：从化校区办公室主任魏宪平2009年1月14日一、为什么要制订工作人员岗位标准和工作标准二、行政人员“两个标准”的基本内容及主要特点三、建立和落实“两个标准”的工作要求四、行政人员要高标准地做好本职工作一、为什么要制订工作人员岗位标准和工作标准？案例1：问题出在哪个环节？学院某系因新生注册人数大大超出计划，故急需聘请班主任，为此该系在向有关部门提交报告的同时，自行联系了两位应届毕业生进行面试和测评，并组织了试讲，试讲合格后分别安排了工作。由于人事部门当时没人参与，对新聘人员不了解，故一直没有提出聘任意见，导致新聘人员已经上岗位而学院人事部门却没有录用记录的不正常现象。虽然这个问题早已纠正，学院也从人事聘用方面健全了工作制度和程序，今天我们再来讲这个案例，主要想起到“举一反三”的作用。分析此案例，有两个问题值得我们反思，一是规范工作程序是学院管理工作顺利运作的前提，建立相应的工作责任制，凡事按程序办，工作就好做多了；二是加强部门间的沟通是有效管理的保障，学院是一个有机整体，部门相互连动，积极沟通才能提高工作效率，减少矛盾和问题的发生。案例2：一则新闻给人的启示某报登载了一则新闻，我市会计电算化考试在某学院举行，由于没有做好考前准备工作，同一试室重复安排了两批考生应考，导致在同一时间有多出一倍的考生（数十人）进入该试室参加考试，场面十分混乱，考试无法进行……后来经学院领导出面处理，才使所有考生得以参加考试，但考试时间已被延误了数小时。“新闻”一出，引起社会哗然。分析此案例的原因，除了相关人员的工作疏忽，课室管理方面的问题也不能忽视。可见，学校必须制定严格的管理制度、标准和实施程序，只要相关人员在落实这项工作过程中严格按照程序和标准办事，规范操作，失误是可以避免的。案例3：该由谁来负责？从化校区党总支收到某系党支部交来一名学生党员的转正材料，经审核，这名学生06年6月从中学毕业后，在家乡的村党支部填写了入党志愿书，考入我校后，村党支部为其出具了党员关系介绍信。系党支部把该学生的档案材料交给有关负责部门，将其列入党员管理，每月按时缴纳党费。在讨论其入党转正时，发现入党志愿书没有上级党组织审批意见，再查，由村党支部出具的党员介绍信并不符合接转党员关系的有关规定，该名学生不具有预备党员资格，只能把材料退回其家乡的党委组织部门处理。分析此案例，学校对接收学生党员关系有规定，但是在工作上有漏洞，程序不规范，标准不统一，各负责部门、校区和系党组织没有认真审核把关，是造成这次问题发生的主要原因。在学院下发的《关于编制工作人员岗位标准和工作标准的通知》中，首先提到了制订“两个标准”的目的及其重要性。第一，岗位标准是学院人力资源管理的基础性文件，是招聘、录用员工提供的依据和入职培训的教材，也是学院进行目标管理和员工职业生涯规划的基本依据。第二，工作标准是对工作的内容、方法和质量要求所作的规定，是执行、验证和评审各项工作，特别是部门和员工绩效考核的重要依据。任职条件职业素质热爱祖国，拥护国家教育方针和政策；热爱教育事业，忠于职守，乐于奉献，愿为高等职业教育工作做出贡献；为人正直、作风民主、品德高尚、乐于奉献。学历要求具备大学本科或以上学历。能力要求1、有较强的执行与管理能力。2、有一定的组织能力和语言沟通能力。3、工作主动性强，富有创造力，有强烈的进取和开拓意识。职业资格党员，丰富的高校学生管理经验。岗位职责协助处领导做好以下工作：1、学生思想政治教育与研究工作；2、班主任培训、指导、考核工作；3、学生工作信息化服务管理与监控工作；4、新生导师工作组织与管理；5、学生奖励与惩处；6、学院学生监事团工作指导在学院下发的《关于编制工作人员岗位标准和工作标准的通知》中，首先提到了制订“两个标准”的目的及其重要性。第一，岗位标准是学院人力资源管理的基础性文件，是招聘、录用员工提供的依据和入职培训的教材，也是学院进行目标管理和员工职业生涯规划的基本依据。第二，工作标准是对工作的内容、方法和质量要求所作的规定，是执行、验证和评审各项工作，特别是部门和员工绩效考核的重要依据。工作职责新生导师1、关注受导学生的思想、品德、行为上的细节表现，帮助、指导受导学生形成良好的思想道德品质；2、关心受导学生的身心健康，对受导学生进行心理疏导和健康指导；3、关心受导学生的学业进步及个性特长发展，指导学生改进学习方法，提高学习能力；4、指导受导学生合理安排课余生活，引导受导学生参加积极向上的文化娱乐活动；5、全面了解学生成长过程中的各方面表现，帮助学生解决学习、生活、思想、发展中的问题，实现导师工作目的。工作程序与质量要求新生注册前1.接受导师工作任务后，制定详细导师工作计划，开始填写辅导学生工作记录（或利用导师工作平台）。2.新生注册前，接受学生各种形式的咨询，初步开展导师工作。新生入学后1.新生注册入学后，与学生首次见面，了解学生学习、生活、思想现状，就自己导师辅导工作计划征求学生意见，并开始实施。2.按照导师辅导工作计划及学工处或系院的工作指引开展导师辅导工作。其中，第一学期可侧重于学生适应性辅导；第二学期侧重于发展性辅导。工作结束前1.导师工作结束前，对学生辅导工作进行总结，整理导师辅导工作记录（或导师工作平台记录），并以系院为单位汇总到学工处。第三，制定和落实“两个标准”的现实意义一是有利于建立与学院发展同步的管理保障体系。二是有利于推进对工作人员的专业化管理。三是有利于调动工作人员的积极性、创造性。四是有利于促进工作方式向程序管理转变。五是有利于实行目标绩效考核。二、行政人员“两个标准”的基本内容及主要特点标准的基本内容：1）岗位标准是按当前每个工作岗位的职能和分工，对该岗位的名称、类别、任职条件、工作职责与权限、工作联系及本岗位相关的典型工作标准清单提出明确要求。岗位负责的多项工作均归入一个岗位标准进行制定。已经完成编写的岗位标准，对这些规定的内容都有具体祥尽的描述。广州工程技术职业学院党务宣传岗位标准GIT-JD-A706工作联系内部联系联系对象联系内容学院党办对于普高总支的工作情况定期汇报，党费收缴并上交党办，党委相关会议的通知、准备、落实。普高总支书记、委员定期汇报普高各支部的工作情况。普高各支部书记、委员督促落实各党支部的组织生活、党员管理、入党积极分子的培训以及党委、总支会议的通知。学工处配合学生活动做校区宣传校区办公室维修部检查与维修校区内的宣传设施各系院教务员为各系院张贴选课信息安排宣传栏各系主任根据宣传需要，由各系院提供资料新闻部重大活动、节日配合新闻部做好校区宣传外部联系联系对象联系内容市直工委组织处领取展组所需的各种表格。广州市中禹人才资源有限公司借出新教工非党员同志的入职前培养材料。广告公司制作喷画、横幅等宣传用品工作标准清单3、年度党员发展计划工作流程4、展组工作流程5、党费收缴流程6、党员情况统计流程7、宣传栏管理工作流程8、广州工程技术职业学院党支部谈话记录9、预备党员考察表10、中国共产党入党志愿书11、入党积极分子考察表12、中共广州工程技术职业学院委员会党员基本情况登记表13、共产党员花名册2）工作标准包括相关的岗位在该项工作中所承担的职责，完成该项任务的程序、方法及质量要求等，要求与教育部评估紧密结合，在日常工作中积累评估所要求的材料，特别是相关记录等。与岗位标准比较，工作标准中的程序与质量要求更具有量化、数据化的特点，因此，对标准化工作的理解，就是要使每项工作都有规定的质量标准，在考核时有精确的合格标准。广州工程技术职业学院党务工作标准GIT-DS-A702工作程序与质量要求党总支展组工作1.每学期初结合各支部上报的具体情况，制定本学期普高党总支发展党员工作计划；2.在每学期开学后半个月内，根据本学期普高党总支发展党员计划，指定具体的本学期展组工作时间进度表；3.严格按照时间进度表进行普高党总支的展组工作；4.每半年检查一次普高各支部预备党员教育考察工作情况，督促支部成员对预备党员及时填写考察记录。要求做到按季度考核预备党员并填写记录；文件、通知下发与传达1、对于党办、总支下发的文件、通知在两个工作日内完成对普高各支部的传达，重要通知在当天下发；2、存档各类党办、总支下发的红头文件、通知；党员接转组织关系工作1、每学年末，按照党办时间要求做好各支部学生党员接转组织关系工作。做到有工作有计划；2、每学年开学后一个月内，协助党办对上学期末各支部的党员接转组织关系工作进行总结。做到有总结有记录；党内统计与党费收缴1.每学期末，按照党办要求，协助党办做好党内统计工作；2.在每个季度结束前半个月，做好普高各支部党费收缴工作并上交党办；标准的主要特点：1）基础性。体现按工作岗位和任务要求作出的各种规定，如“岗位标准”当中，岗位名称、类别、任职条件、职责与权限、工作联系及标准清单；“工作标准”当中，相关岗位承担的职责，完成任务的程序、方法、质量要求及相关记录等，都是标准化管理的基础工作。2）操作性。体现按工作责任要求，提出具体明确的指标、数据作为管理工作的执行和考核依据。每一项标准都要注重可操作性，从质和量两个方面作出具体的规定，反映各项工作完成的程度；根据质量指标，准确指导工作行为和进行考核，确保高质量完成各项任务。3）规范性。体现对岗位工作的专业化、标准化、程序化要求，具备管理模式的可复制性；工作标准是规范化管理的保证，有统一的固定模式，对标准的概念有明确的要求，充分反映每项工作的内涵及要素，克服工作的随意性，增强工作的条理性，是实现规范化、精细化管理的基本要求。4）相关性。在岗位标准中，工作联系的内容是职责的延伸，把本岗位、本部门管理活动的内容按规定格式反映传递给相关部门，明确具体提出需要外部协作的清单，执行严格、清晰的工作流程，协调部门和岗位之间的联系，从而提高管理系统的整体效能。广州工程技术职业学院学生管理岗位标准GIT-JD-B406工作联系内部联系联系对象联系内容各系院学生工作负责人有关学生奖惩工作的要求、实施、反馈；班主任工作情况的反馈；导师工作方案的落实；有关学生工作的其他事务。班主任班主任工作的培训、指导、反馈及日常学生事务的处理。保卫部对学生严重违纪现象、校园突发事件的协同处理。宿管部根据宿管部的管理，对学生宿舍违纪现象进行处理。信息中心共同维护学生电子档案。教务处共同维护学生电子档案。导师对导师工作作出指引，；对导师工作工作过程中出现的问题进行处理和解决；对导师工作进行评估和考核。学生在日常管理中接受并处理学生意见和投诉；对学生信息服务平台进行后台维护。外部联系联系对象联系内容公安局或其他司法机关协助公安局或其他司法机关对触犯治安管理规定的学生调查处理。三、建立和落实“两个标准”的工作要求案例1：学期初班主任值班为什么没落实？班主任按统一安排参加值班，是学生管理工作的需要，也是学校的制度规定的，但是往往在落实上出现问题。如这两年在工作中曾经重复出现的事情，新学年9月开学，可是到了10月底，都没有班主任值班签到，在两个月的时间里，没有人检查，也没有人纠正。直到问题被发现后，才知道班主任没有接到值班安排。再查，学工处确实是作了安排，主办人把安排表交给保卫室了，保卫室拿到安排表并没有去通知班主任，因为班主任正常值班一直都是由学工处安排和布置的，保卫部门只是备查而已。学工处这位主办人是新接手这项工作，他以为保卫室会负责通知（行政值班和节假日值班是保卫室安排），结果问题就发生了。究其原因：第一，这项工作虽然有制度，但没有形成严格的工作程序；第二，也反映出职能部门监督和检查的工作不落实。案例2：校车发生交通意外事故后------今年10月21日早上，每天接送老师去从化的校车在环市东路天河立交桥下转弯时与另一辆车发生意外碰刮，事故发生后，校车驾驶员忙于与对方交涉、与交警联系处理事故，却没有及时把事故情况告知校区车管部门和相关领导，延误了采取补救措施、调整车辆的时间，造成了部分教师上课和上班迟到，影响了教学和工作的正常进行。分析这个案例，其原因主要是，当校车出现交通意外事故时，驾驶员应对处