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广州XX冷藏物流有限公司财务部公告系统G2400212300011公司报销签字制度一、报销签字制度：各部门人员报销，先由各部门经理签字后交公司财务，财务审核后交由副总经理签字后予以报销。具体运作为：市场部签字人、技术部签字人、行政部签字人。公司高层管理人员在超过报销权限范围的由林总签字报销，范围之内的由副总签字报销。所有报销单据必须注明：报销事由、事项参与人、经手人、证明人等。二、报销范围及权限：业务人员报销限于与业务相关的招待费和交通费等事项，业务人员宴请客户须提前告知其部门经理，具体报销参照公司《财务管理手册》确定；技术部人员报销主要为工程项目的花费，技术人员如需购买工程材料，应提前告知副总经理（包括具体数量、金额等）并由其审批决定；行政部人员报销直接由财务部审核决定。三、低值易耗品及固定资产采购：公司实行统一采购制，公司日用价值500元以下的低值易耗品由行政部统一安排，公司购置高额固定资产由公司股东协商确定。广州XX冷藏物流有限公司2002年4月23日广州XX冷藏物流有限公司财务部公告系统G2400212300012财务制度一、发票要求1、应向收款方收取真实、合规、合法的发票凭证；2、所取得发票，必须符合发票管理规定：各项填写齐全如单位名称、业务项目名称、日期、收款人等，内容真实完整，字迹清晰并加盖财务印章或发票印章；3、手写非定额发票内容漏写的需到原开票单位补填内容，注意发票用双面复写纸填写，如票面字迹、颜色不一样需加盖开票单位公章，金额错误的则需更换发票；4、定额发票内容一般应由开票单位填写，如有漏写项目的，也可由职员本人如实填写；5、报销不符合规定的发票造成的损失将追究直接责任人责任，情节严重者则上报公司高层处理；二、违规行为1、发生费用时间不同，发票有连号、倒号现象；2、同职员或不同职员跨月报销，发票号码相近；3、多开发票、虚报费用；4、以收据、白条、假发票等不合规的票据报销；5、以过期发票报销；6、职员本人私自补写非额发票漏写内容；7、除以上情况外的其他违规行为；三、出外公干记录单因业务需要外出公干发生费用填写，后附主管签字确认之工卡复印件，同一次出差费用应在一张报销单中完整报销，出差时间长填列多张公干表的需编写页码。1、日期：按日依次填列。2、公干行程：按每日行程完整地填列，需与工卡相符。3、住宿费：按取得的发票和电脑清单填列，发票中应填明入住人姓名、入住时间、离店时间、天数、单价等有关要素。若发票中含不传真费、餐费（如含交际费需填写交际费申请表）、洗衣费等应根据其清单在公干表中分项明事由填报。另外，住宿费应按标准报销，其标准是：职员4、电话费：只限报销出差外地之传真费用，按发生日期填列，注明收发传真地及内容。5、汽车过路费：使用办事处汽车或借用他人汽车出差公干发生费用填列。6、中途修车费：同上。7、其他：出差外地发生洗衣费、购物费（后附购物申请表）、职工神福食（后附职工福食开支申请表）、汽车加油费、停车费、客户零星费用等填列此栏，按项目注明内容及金额。广州XX冷藏物流有限公司财务部公告系统G24002123000138、备注：与公司职员一起出差不论是否由其报销费用都需在此拦注明，与客户出差发生住宿费按实际发生金额也在此栏填列（后附交际费用申请表）。9、交通费：按交通费申请表上合计数填列。10、交际费：按交际费申请表加总数填列（客户住宿费除外）。11、出差津贴：按出差天数计算填列，其标准是：注意出差当天来回的没有出差津贴。12、总支出：填列前面多项费用之加总数。四、交际费申请表因业务需要而发生的餐费、礼品费、娱乐费等填写，送礼发票需在发票中列明具体物品，购礼之后至送出之时不得超过二天（特殊情况说明），代客户报销要据应有充分理由并事先申请，待批准后方可报销（如接待来访客户发生住宿费、交通费等）。1、交际日期：发票日期（在日期旁边注明交际形式，即早、中晚餐及送礼等）。2、宴请人员：本次交际中客户姓名，需逐个列出人名，不能以等概之。3、其它人员：本次交际中所有公司职员（含申请人）姓名；4、经济效益及成果：不用填列。五、交通费申请表因出差公干或平时业务发生交通费填写（发生有关货物运输费不用填本表，只需详细填写在零用金单上即可），注意平时车票和出差车票分开报销。另外，销售代表每月都有市内定额交通费，因此平时交通费不予报销（特殊情况经批准除外）。1、事由：市内交通费或出差交通费。2、交通工具：包括飞机、的士、大巴、中巴、轮船、火车等注意避免乘坐的士，特殊情况需在摘要栏注明。3、摘要：发生费用事由包括与他人一起乘坐交通工具等，不能遗漏。六、购物申请表及购物清单因购买日常用品、办公用品、备用药品、样品等填写。注意饮用水，修理用零配件等不用填写此表，报销需符合规定的审批限额及开规定，购物发票上需注明详细名称、数量、单价或要求提供购物清单。1、名称：按物品名称分项依次填列。2、型号/规格：每一项物件本身有品牌、型号、规格的都需在此栏注明，如没有的则按其花色、质地等说明。3、数量、单价、金额：都需填列，缺一不可。4、申请、买购：报销时，数量较多的可只填实购栏，与申请数相差大时，则两项都要填。5、备注：注明购物用途、使用人等。广州XX冷藏物流有限公司财务部公告系统G24002123000146、验收人：审核人签字验收。如由审核人本人经的购物，审核人员字验收后，还需由另一相关人员签字证明（联络处购物应由联络处职员验收）。七、汽车费用申请表因汽车所发生的用油、修理、过路过桥费、停车费、违章罚款等有关车的一切开支。违章罚款不论金额大小，均需经董总经理报销，出差费用不需填写此表。1、摘要：注明出车鬲及停车地点表。2、保养费：包括加气费、洗车费、打腊费等。3、其它：包括养路费、年审费、购汽车用物料（如直接用于汽车修则填修理费栏）、违章罚款等。八、白单报销申请表因业务需要无法取得证明经济业务发生的支出（即白单报帐），按审批限额处理，审核人员在备查薄中予以记录，以避免重复报销。因个人人为错误造成以白条单入帐（如遗失发票等）的，按总金额95%经审核批准后给予报销。1、原因：详细说明不能收取或遗失合法票据的原因。2、内容：项目较多的需分项依次填写。3、备注：其他应说明的事由。九、原始凭证粘贴单发票票据较多的为美观及安全起见可粘贴在此单上，如数量较少的可直接粘贴在以上报销单后，注意需紧跟附在以上报销单后，并依据报销单内容按日期由上而下粘贴。十、注意事项1、特殊情况需由他人代为报销者，其报销单据可以由他人代替填写，但“申请人”栏必须由其本人签写认可。2、审核原始凭证时，要多加留意发票日期是否漏写或不符。3、填写报销单时，空行应划线，票据粘贴应正面向上。十一、业务推广费1.发生此费用应事先拟订计划书，计划书内容包括推广目的，活动安排，费用申请，交市场部主管审核，有效审批人审批。2.金额较大超4000元的应事先联系举办场所电汇预付款，避免携带大额现金出外，如确需携带现金的也应至少提前一星期申请经会计部门批准后方可支取。3.报销时需附带经审批后的需附带审批后的宣传费用表及详细的计划书，超支较多的应将超支部分重新申请费用。4.费用中含餐费的填交际费单，参加人员姓名，公司职员姓名，统计人数等；购物填购物单，同一张广州XX冷藏物流有限公司财务部公告系统G2400212300015发票中含有多项费用支出的须填写内容及金额。5.以清单表格形式详细列出本次推广会各项费用支出附在报销单后包括项目、摘要、金额、备注、合计数等。十二、广告费1.广告费、广告协议需经会计部门核准，有效审批人审批后方可行及付款。2.报销时附经审批后的宣传费用表、广告合同（制作费合同、交费合同）、详细支付清单。3.报销单上应注明所报销金额占申请数的百分比，如预付款、余额全款等；制作内容即列明属制作费或传真费等。4.1000元以上开支票或要求电汇的需甜支票付款申请单，提供广告制作公司单位名称、开户行、账号等资料。5.经办人应负责追收发票，避免时间拖延。十三、租赁费新签之租赁合同，支付租金时应取得税局认可之租赁收入发票。十四、顾问费1.应按协议即时支付，并由顾问亲笔验收或顾问收条。2.未经批准不得擅自给顾问报销其他额外费用。十五、国内运输费需取得合乎规范的运输装卸发票，不得以收据入帐。十六、报销时间说明广办市区职员发生费用应于一星期内报销十七、费用预算申请办事处个部门申请下月预算费用应在每月22日前将详细费用清单交给会计处进行申请。1、申请费用1.确定下月支付的费用才申请，无法确定日期的不予申请。避免占用公司大量资金，造成资源浪费。2.广告费、业务推广费需经公司内多个部门审核的应事先作好准备工作，一般而言只申请已有审批件的项目，否则不予申请。2、支付费用1.各部门应严格按照已批准的预算支付费用，避免超出预算或预算申请不符。2.下月才批复的费用出特殊情况外，应延迟至下一月申请支付。3.预算与实际支付相差较大或不同由经办人自行解释。