公司费用报销制度

公司费用报销制度斯舒郞公司费用报销制度第一条：为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。第二条：费用报销的控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。第三条：费用的控制实行计划管理，由需要支付费用的部门或个人先行填写“借款单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“借款单”后方能执行。第四条：费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承兑相关责任。第五条：费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务经理剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。第六条：费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。第七条：当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第八条：当事人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审批过的“用款申请单”一起送交本部门经理进行审批，部门经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，部门经理审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理的名字。第九条：当事人将取得经过本部门经理审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“借款单”送交财务经理进行审核，财务经理应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性审查，对费用金额的计算进行复核稽查。财务经理审查无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并签署财务经理的名字。第十条：当事人将取得本部门经理、财务部门经理审核签署后的“费用报销单”以及原审批的“借款单”一起，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”总经理一栏签署审批意见并签名。第十一条：当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“借款单”后，应在3天之内送交财务部门的出纳员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。公司费用报销管理制度目的为了加强公司财务管理，强化费用控制。2、适用范围×××有限公司员工费用报销管理。3、职责3.1行政人事部负责制度的制定；3.2各部门负责按照制度执行。4、内容4.1费用报销审批权限：4.1.1公司的费用开支均由各部门经理、副总经理负责审核，财务部核实，但最终批核权由总经理审批。4.1.2如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：费用在500元以下的，经副总经理审批后，财务部可予以先行报销；费用在500元以上的，先由副总经理向总经理报告，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。以上两种情况，财务部出纳必须待总经理回来时，再将有关单据交给补签。4.1.3具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用由其上级主管负责签批。4.1.4所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。4.1.5凡差旅费的借支应提前一天上报财务部。4.2费用报销流程：4.2.1当费用发生后，受款人必须在三天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，交本部门专人统计费用报销清单，再送往财务审核，超出三天的费用不予报销，责任自负。4.2.2.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理。4.2.3由部门经理审批无误后，交副总经理审批；经财务部审核无误的单据，应由财务部主管送给总经理签批。4.2.4出纳在收到经获总经理，副总经理（500元以下）批核的单据时，应当尽快，足额地支付有关款项给受款人，由受款人所在部门专人统一领取款项，并在费用统计表上签收领取金额款项。4.2.5受款人到出纳处领取款项，在收款时，应当面点清款项，并在费用统计表上相应领取的金额栏内签字确认。4.3借款：4.3.1当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。4.3.2借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在500元（含）以内的经部门经理审核，副总审批。借款金额超过500元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。4.3.3借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽速与出纳结算清楚。4.3.4、借款人在出纳处已有借款没有还清时，出纳有权拒付二次借款。4.3.5当借款人不及时结清借款之项目时，出纳有权从薪资中抵扣。4.4重点费用有关规定：4.4.1工资：4.4.1.1每月15日为写字楼薪金发放日，15日为各商场薪金发放日。4.4.1.2薪资计算周期，每月1日至最后一日为一个月周期，每月25日后入职当月不发放薪资，计入下一个月薪资内。4.4.1.3行政部在每月5日前，将上月各部门员工的“考勤情况”上报财务部。4.4.1.4各商场的薪金核算必须在每月10日前，上报财务部核审。4.4.1.5财务部在每月13日前，将所有员工的工资计算完毕，并交总经理签批。4.4.2差旅费：4.4.2.1出差人员住宿费、伙食补助实行限额控制，部分包干的办法，标准请见下表：类别地区类别交通工具手机补贴住宿补贴（元/天）餐费补贴（元）董事长/总经理飞机经济仓实报实销实报实销实报实销副总经理/总监级一级地区飞机经济仓20元/天20045二级地区18035三级地区15020经理/主管级一级地区火车硬卧10元/天15035二级地区13025三级地区12015主管级以下员工一级地区火车硬卧5元/天13030二级地区10020三级地区8015注：（1）副总经理级包括：副总经理、总监、项目经理（2）经理/主管级包括：公司各部门经理（指部门第一负责人）。（3）主管级以下员工：各部门普通员工及各专柜店长。4.4.2.2交通工具4.4.2.2.1普通人员不能乘坐飞机，如遇特殊情况确需乘飞机的，必须获总经理特批方可。4.4.2.2.2购买飞机票工作，由行政部负责订购，尽量享受票价的优惠。4.4.2.2.3凡获可乘坐飞机者，在出入机场时一律乘坐民舰班车。4.4.2.2.4凡乘坐火车的，如遇可乘坐硬卧而坐了硬座时，可获两者之差额的60%补贴。改乘长途大巴不予补贴。4.4.2.3住宿费4.4.2.3.1住宿标准是以一个标准间同时住两位同性同事为准，并以入住者最高职位的档次为限。4.4.2.3.2员工出差时，如能自行解决住宿（由客户提供住宿的除外），可按相应的标准之50%给予奖励。4.4.2.3.3当天离开出差住地的，必须在当日中午12时前办理退房手续，公司不再报销半天的住宿费。4.4.2.3.4一级城市为上海、北京、深圳；二级城市为省会城市；三级城市为一、二级城市以外的地方。4.4.2.3.5驻地之省内出差应尽量安排当天往返。4.4.2.3.6住宿费必须有附具住宿费用清单，公司只负责住宿费用，其它产生的杂费（如洗衣费，电话费，餐费）一概不予报支。4.4.2.3.7住宿费低于住宿标准的部分，按其差额给予80%的奖励。4.4.2.4出差伙食补贴：4.4.2.4.1出差过程发生交际应酬餐费时，需扣除参与人员当天出差补贴的50%餐补。4.4.2.4.2出差补贴最小计算单位半天，计算方法为：出发日12：00前算1天；12：00~18：00算半天；18：00后不算；返回日12：00前不算；12：00~18：00算半天；18：00后算1天。4.4.2.5出差手机费（指漫游区）补贴，非漫游区不另行补贴：如特殊情况需加手机话费补贴的，需提供充分的理由，总经理批准后方能生效。4.4.2.6出差地的市内交通费（含的士费）定额：职位一级城市二级城市三级城市副总经理/总监级453525经理/主管级352515主管级以下员工151010以上定额凭出差地的车票实报实销，最高不可超过上述补贴标准，如本次出差累计数超出定额的由个人承担。4.4.2.7、销售部外派督导及专店装修人员出差定义：是指员工到已设专柜所在地出差，不区分常驻和临时外派公干。4.4.2.7.1住宿规定：在外派期间，公司统一安排外派员工居住于公司的宿舍中。若无公司宿舍情况下，住宿标准按公司差旅费报销标准执行4.4.2.7.2交通费用及其他费用报销规定：外派员工在所派地的市内交通费及其他费用，财务部一律不直接受理报销；该部分费用由该地专店负责人根据实际情况，按经手人提供的合法发票实报实销；财务部根据该专店负责人提供的费用报销单，审核有效后，予以销账；否则，费用由该专店负责人承担。4.4.2.7.3伙食补贴标准：凡外派员工均享有外派伙食补贴，标准与公司差旅费报销标准一致。出差报销起止日期算头不算尾。4.4.3交际应酬费：4.4.3.1一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在200元以下，事先须经副总经理同意。如发生额在300元以上/餐次的，必须先获总经理的批准。4.4.3.2一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。4.4.3.3一次发生的交际费，必须如实填写清楚所应酬的项目方可报支。出差时发生的交际应酬费应在差旅费报销中填报。4.4.3.4每月的交际实行总量控制，并与部门当月业绩挂钩。4.4.3.5市内交通费（出差时发生的按4.4.2.6条办理）：（1）因公事外出的车费可实报实销；（2）交通工具均以公交车、专线、小巴、地铁为主；4.4.3.6出租车费一般不予报销，但以下情况除外：陪同客户办事（如：看板、看货、看场）的，先向副总经理申请：提款在现金壹万元以上的：其他特殊情况，总经理批准的。4.5费用报销的有关规定：4.5.1每次报销费用，必须在事项结束起3日内，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。4.5.2有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下：4.5.2.1报销凭证一律使用钢笔或签字笔填写：4.5.2.2受款人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。4.5.2.3所属部门按受款人所在部门的名称填写：4.5.2.4填报日期按填写当日的日期填写：4.5.2.5附件张数按所附单据数量填写：4.5.2.6大、小写金额必须填写一致，不得涂改：4.5.2.7发票、收据必须分开填写有关“费用报销凭证”；4.5.2.8凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名；4.5.3如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。4.5.4所有费用报销，必须凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据的，须以“支付证明单”代替，并必须注明未能取得票据的原因。4.5.5如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。4.5.6所有票据必须真实，如发现作弊时，财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。4.6出差管理办法4.6.1员工因公出差，应填写《出差申请单》，明确工作任务、出差地点、路线、时间及出差费用预算。《出差申请单》由部门负责人批准后报总经理审批，员工凭审批单据到财务部办理借支手续后交行政人事部备案。4.6.2出