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费用报销制度及流程作者：郑远聪环球大爱（绵阳）网络科技有限公司2◆为了加强公司财务内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出和借款特制定本制度。◆本制度将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、车辆使用费等，以下分别说明各项支出的具体财务报销制度和报销流程。◆本制度适合公司全体员工3目录◆费用报销的原则◆借款管理规定及流程◆费用报销基本要求◆发票相关知识及票据规范◆费用报销单填写及粘贴规范示例4费用报销原则一◆先审批后支出的原则即凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用不得支出5费用报销原则二◆谁审批谁负责的原则审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用支出负责任。6费用报销原则三◆凡借用公款者：前账不清，后款不借7费用报销原则四◆报销必须有经办人、规定各级审核人及审批人的亲笔签名，财务拒绝受理审批手续不全、单据资料不完备的报销单据8借款管理规定及流程◆因公借支是指公司部门或员工因公需要向公司临时性借款，包括：差旅费借支、供应采购借支、备用金借支、其他临时性借支。◆私人借支公司原则上不批准任何员工个人因私借支的申请。◆员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须公司领导特别审批。◆试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由公司领导特别审批，方能办理借款手续。9借款管理规定及流程◆员工因公出差借款，出差返回后5日内必须到财务部办理报销手续，根据差旅费标准填写“费用报销单”后附“出差申请单”，执行费用报销流程。◆采购人员借款后，3日内必须到财务部进行报销，否则不再对借款人借款。◆其他临时性借款特殊情况下，如紧急工伤等急需借款时，由经办人填写借据后，电话通知行政管理中心总监批准后，由财务部负责人审核后方可办理借支。金额大于2000元（含）以上的，须由行政管理中心总监电话请示总经理批准。事后由当事各方补签。◆临时性借款人必须在借款后3日内到财务部进行报销手续。特殊情况无法取得支付凭证的需携带经部门经理签字的书面说明到财务负责人审核签字备案。10借款管理规定及流程借款人填借款单部门负责人审批签字公司财务负责人审批公司总经理审批差旅费借款需凭审批签字后的«出差申请单»出纳审核并付款借款人领款签字借款人11费用报销基本要求及流程之差旅费报销◆出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。◆部门经理以下（含部门经理）出差确需要乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。◆到过目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。12费用报销基本要求及流程之办公费报销◆行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”执行公司借款流程。◆行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。13费用报销基本要求及流程之业务招待费◆公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。◆部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。◆进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、已方陪同人员等信息。◆其它非公招待客人一律由个人承担。14费用报销基本要求及流程之差旅费报销◆凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需要改变路线的、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销◆员工因公出差，出差返回后5日内必须到财务部办理报销手续，根据差旅费标准填写“费用报销单”，后附“出差申请单”。如有借款的还需要执行借款规定及流程。住宿报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人员自行承担。◆报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。15费用报销基本要求及流程之交通费◆原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经行政副总事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容，由公司预订的交通工具，当事人应在事后五个工作日内将已用票据提交至财务部，逾期未交者可在当月工资中扣除相应金额16费用报销基本要求及流程之其它事项◆单笔报销总额超过2000元，需提前一个工作日通知财务备款。◆购买实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单，领款人处签上报销人姓名以及销货方姓名跟手机号码；非首次购买的实物，需将其替换的旧物于报销时一同收回保管，否则不予报销。◆出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；17费用报销基本要求及流程之其它事项◆在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司领导审批并执行追加预算程序。◆其它未涉及事项发生的费用，根据实际情况，由公司财务上报总经办酌情处理。18费用报销基本要求及流程之车辆使用费◆加油费：应注明目的地、时间、车辆型号；◆过路过桥费：应注明往返目的地、时间、车辆型号；◆停车费：应注明往返目的地、时间、车辆型号。19用报销基本要求及流程经办人填写报销单部门负责人审批签字财务人员预审财务负责人审核公司总经理审批出纳审核付款经办人领款签字经办人20发票相关知识及票据规范◆取得发票注意事项√内容真实√填写完整√数字清晰√盖章清楚√数量、单价的乘积要和金额相符，大小写必须一致√单位名称必须是：“环球大爱（绵阳）网络科技有限公司”，不要简化或其他名称21发票相关知识及票据规范◆关于增值专用税票的取得：公司自用的办公用品、礼品等，不要求必须取得增值税专用发票◆关于发票抬头：凡提交财务的报销单据必须由对方单位一次性开具，改填、补填的发票一律不予报销◆关于发票的丢失：请所有员工妥善保存取得的原始单据，发生发票丢失的，无论任何人签字，财务一律不予报销◆关于发票替代：不允许任何形式的以办公用品、出租车票、油票或其他任何发票替代劳务费、员工补助等行为22费用报销单填写及粘贴规范示例◆报销人必须取得合法有效的报销单据（发票），费用报销单填写应力求整洁清晰，不得随意涂改；◆报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；◆报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准23费用报销单填写及粘贴规范示例24费用报销单填写及粘贴规范示例◆在实际工作中原始凭证种类繁多，为了便于装订和保管，在填制记账凭证时应对附件进必要的外形加工也就是票据粘贴。◆票据粘贴方法多样，粘贴时应根据票据多少，纸张的大小，选择合适的方法，但应以整个单据平整，美观为准。◆粘贴票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅。◆粘贴票据应分好类别（如飞机票、火车票、的士票、过路费等），再按纸张大小，金额相同的票据粘贴在一起。◆大张的票据只需要固定票据在左上角，小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀，粘好后附在相对应的报销单后面。25发票相关知识及票据规范◆白条、存根联、发货联、不能做报销凭证◆公务中因个人原因违章的罚款单据不能报销◆办公用品、日用品、装修材料等需附清单清单上盖章必须与发票上盖章一致26费用报销单填写及粘贴规范示例27费用报销单填写及粘贴规范示例◆对票据进行修剪，将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉，但不得因些影响原始凭证内容的完整性，修剪后票据大小与报销封面一样（如飞机票、保险票据等）28费用报销单填写及粘贴规范示例◆经过修整过的票据附在报销凭证后不应超出单据封面的沿线29费用报销单填写及粘贴规范示例◆票据较多时票据按金额、纸张大小依次从右向左粘贴在粘贴单上30费用报销单填写及粘贴规范示例◆票据较少时，票据按票面金额、纸张大小依次从左向右粘贴在粘贴单上，也可直接附于报销单后面（仅限于票据纸张偏大但不超过报销单纸张大小31费用报销单填写及粘贴规范示例◆票据的折叠方法32费用报销单填写及粘贴规范示例◆粘贴常见错误1上厚下薄33费用报销单填写及粘贴规范示例◆粘贴常见错误2中间厚两边薄34费用报销单填写及粘贴规范示例◆粘贴常见错误4粘贴时没有对齐报销单据封面正面的左边沿线35费用报销单填写及粘贴规范示例◆粘贴常见错误3杂乱无章36费用报销单填写及粘贴规范示例◆粘贴常见错误5粘贴时票据正面朝下37费用报销单填写及粘贴规范示例38