费用报销基础规范讲解

费用报销基础规范讲解财务企划部2014年8月一．费用审核的重要性二．纸质版报销凭证的审核三．费控系统的使用规范四．费用报销其他注意事项目录CONTENTS一．费用审核的重要性二．纸质版报销凭证的审核三．费控系统的使用规范四．费用报销其他注意事项目录CONTENTS一.费用审核的重要性一、费用审核的重要性为什么费用报销要你审批？审批人签字的时候真正做到认真审核了吗？财务人员该为谁负责？一、费用审核的重要性为什么费用报销要你审批？审批人签字的时候真正做到认真审核了吗？财务人员该为谁负责？1、你拥有合理调配公司费用资源、达成各项成本指标的权利和义务；2、你对于费用报销的真实性、完成性、合规性等负有直接或间接的责任；3、费用事项出现疑义以后你需要对于经济事项进行合理解释，情节严重的要承担相应的法律责任；一、费用审核的重要性为什么费用报销要你审批？审批人签字的时候真正做到认真审核了吗？财务人员该为谁负责？1、报销人、经办人在签字的时候是否对你所处理的费用凭证能够保证真实、完整？2、部门负责人是否对于员工报销的经济事项完全知悉？3、财务人员是否对报销凭证的合法、合规性做到完全复核？预算指标是否突破了？4、总经理室是否对各项费用指标的达成情况完全掌握？全年费用的分配是否合理、可控？一、费用审核的重要性为什么费用报销要你审批？审批人签字的时候真正做到认真审核了吗？财务人员该为谁负责？1、对公司负责、对一把手负责：运用你的财务知识为总经理室出谋划策、完成费用指标、防控潜在的经营风险；2、对你自己负责：要以法律、法规为准绳，保护好自己拥有的权利、尽到自己应尽的义务；3、对经办人负责：告知他人哪些钱是可以花的、哪些钱使用后会出现问题、哪些行为是底线。一、费用审核的重要性费用报销是保证公司正常运转的重要环节之一，也是出现风险较为集中的环节之一。合理、合法的使用费用资源，将会对公司发展起到积极的推动作用，反之将会对公司的成长造成致命的打击。希望各机构在费用审批环节务必做到诚信、谨慎、依法、合规！一．费用审核的重要性二．纸质版报销凭证的审核三．费控系统的使用规范四．费用报销其他注意事项目录CONTENTS二.纸质版报销凭证的审核二、纸质版报销凭证的审核费用报销单的审核原始凭证的审核二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核备注：各中支可按照实际审批流程调整审批人1、报销单模板：二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（1）财务人员审核纸质版报销单时，必须保证所有审批人签字完整，无漏签、代签现象二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（2）审批人如签字时写明日期，则签字日期必须与报销日期为同一天或晚于报销日期（例如：报销日期为2014年1月1日，则审批人签字必须为2014年1月1日或之后，不得早于报销单上的报销日期应早于二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（3）凭据张数为除报销单外其他附件张数总和，且填写的数额需使用大写数字。二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（4）报销人与收款人之间的关系：①原则上支付费用一律通过对公转账付款形式支付；②报销金额为1000元以下，且收款人为员工的，通常报销人与收款人为同一人；③超过1000元（含）的费用项目，必须通过转账支付。则“报销人签字”为实际报账的员工签字，收款人为指定供应商；④特殊情况（如：招待费、差旅费等）确实无法对公转账支付的项目，可由分公司统一打款至报销人；二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（4）报销人与收款人之间的关系：⑤报销人必须是与公司签订正式劳动合同的员工（不包含代理合同）二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（5）使用部门为费用实际承担部门，此项目应与费控录入时的费用使用部门一致；（6）费用项目为分公司下达的预算类别中的“日常保障费用”、“日常可控费用”、“职场费用”、“管理费用”等（7）摘要：是指简要描述已经发生的经济事项。因此，摘要中至少应包含“报销主体”、“发生事件的内容”。例如：“报销xxxx机构xx员工xxx款项”或“报销xxxx机构xxx款项”二、纸质版报销凭证的审核-费用报销单的审核2、审核要点：（8）金额中的大、小写金额必须一致（9）纸质报销单除审批人“签字”一栏外，其他单元格均应为机打。二、纸质版报销凭证的审核费用报销单的审核原始凭证的审核二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核1、发票的审核（1）发票真伪审核原则上无论地税还是国税发票，财务人员应在入账之前确认发票的真实性，虚假发票一律不得入账。审核方法大致分为两种：电话查询（12366热线等）、网络查询（国、地税网站等）。财务人员仅需按照提示输入发票代码等信息进行查询即可。二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核1、发票的审核（2）定额发票印刷日期：原则上不允许使用隔年发票。例如：2014年向供应商索取的发票应为2013年以后印制的发票；二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核1、发票的审核（3）机打发票开票日期应与报销单日期、签字日期保持一致或早于报销单日期及签字日期二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核（4）发票付款人名称：应为报销机构营业执照上注明的公司全称（如：紫金财产保险股份有限公司内蒙古分公司xxx中心支公司/xxx支公司）。无税务局同意，一律不得打为缩写，如:“紫金保险xx中支”等等。财务人员应提前与当地税务局进行沟通，对于开具机打发票时，由于供应商发票打印系统字数限制无法全部打印公司全称的情况将如何处理。然后各机构根据当地税务局的答复开具合规发票。（如果税务局给过答复，请财务人员详细记录答复的时间、地点、答复人员姓名、答复内容，以防止税务局在后期检查时产生异议）二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核（5）发票专用章的审核按照当前税务局要求，所有发票一律加盖“发票专用章”方能报销，一律不得使用“财务专用章”、“业务专用章”等代替发票专用章。同时，按照相关规定，合规的发票专用章必须带有税务编号，详见下图。二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核（6）采购数量、单价、金额的审核①发票中可以列清采购数量、单价及金额的，需按照实际采购情况列清信息。②采购数量较多无法在发票中打全明细的，可以在商品名称处注明“xxx款后附明细”、在金额处打印总金额，然后向供应商索取采购清单并由供应商填列具体采购明细。二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核2、其他原始凭证的审核（1）差旅费报销时必须提供《因公出差审批表》。同时，差旅费审批表审批时间应在差旅事项发生之前。例如：差旅费申请单的时间应早于住宿费发票开具时间、燃油费发票开具时间、招待费发票开具时间等。同时，差旅费审批表列示的差旅期间应与各类发票开具时间相吻合。不得在差旅时间范围外产生费用事项；二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核2、其他原始凭证的审核（2）列支会议费用时，报销附件按照时间顺序排列依次为：会议费申请、会议通知、人员签到簿、会议纪要及会议照片、会议费发票、会议费用结算报告。其中：①会议费申请至少应包含会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议内容、会议预算金额等信息；②会议通知至少应包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议日程安排、会议内容、会议纪律要求等；③会议人员签到簿应列明会议时间、部门、人员姓名及签字，且签字栏必须是本人亲笔签名；④会议费发票如果是统一开具的一张会议发票，则发票中的费用内容建议开具“会议费”。如果会议中包含会议场租费、会议餐费、办公用品费等多个费用项目，则按照实际采购情况分别开具，统一纳入当期会议费报销；⑤会议结算报告至少应包含会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议内容、会议预算金额、会议实际发生金额等内容。此外，根据总公司审计流程，今后可能会对各机构报销的会议费进行核实，内容大致包括：会议纪要、会议现场照片等。因此，请各机构高度重视上述两项内容，将相关资料附于凭证中，并将电子版资料留存备查。二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核2、其他原始凭证的审核（3）对外转账支付的供应商有营业执照，但收款方为个人的（如：经核实供应商未开通对公账户的），除发票等相关附件外，报销时还需提供收款方营业执照复印件、银行卡复印件及身份证复印件（正、反两面）作为凭证附件；对外转账支付的供应商无营业执照且收款方为个人的（如：房屋租赁时房产为个人的），除发票等相关附件外，报销时仅需提供收款方身份证复印件（正、反两面）及银行卡复印件。二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核2、其他原始凭证的审核（4）电费、水费等需要在供应商统一结算后进行分配的（例如：水表、电表为多家企业或个人共用，在结算时按照一定比例分配的）在报销费用时需提供供应商开具的分配证明并加盖公章或财务章（如：写明分配规则及金额的收据或文字形式的证明）以及总发票的复印件并加盖公章或财务章；二、纸质版报销凭证的审核-原始凭证的审核2、其他原始凭证的审核（5）燃油费发票需要关注燃油费产生的时间是否合理（例如：两张同期发票之间的时间间隔与油耗总量是否合理等）；（6）房屋租赁、装修费、物业费、广告费、大额采购等费用需与供应商签订正式的采购合同或协议，并将合同和协议作为凭证附件附于记账凭证；（7）审核凭证完毕后需通过费控系统进行报销，待报销完毕后，在原始凭证及其他附件上加盖“附件”章或“已报销”章、在报销单上加盖“转账付讫”章。一．费用审核的重要性二．纸质版报销凭证的审核三．费控系统的使用规范四．费用报销其他注意事项目录CONTENTS三.费控系统的使用规范三、费控系统的使用规范费用申请单的审核要点费用报销单的审核要点三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点1、检查“费用申请类型”是否与纸质报销单的费用类型保持一致；三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点2、检查收款方角色（员工/供应商）、收款方姓名是否与纸质报销单一致；三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点3、检查系统录入的“说明”、“报销类型”、“申请项目”、“金额”是否与纸质报销单一致；三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点4、检查“渠道”、“产品”、“涉农标识”的填写是否合规。按照总公司2014年渠道改革核算要求，具体分为以下三类：前线人员两核部门费用（核保、核赔）后线人员三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点（1）前线人员权限录入的费用，需填写具体险种、具体产品及“非涉农”；（2）两核部门费用（核保、核赔），需要填写具体险种、具体产品及“非涉农”；（3）后线人员权限录入的费用，可以选择“公共险种”、“公共渠道”及“非涉农”；三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点（1）前线人员权限录入的费用，需填写具体险种、具体产品及“非涉农”；（2）两核部门费用（核保、核赔），需要填写具体险种、具体产品及“非涉农”；（3）后线人员权限录入的费用，可以选择“公共险种”、“公共渠道”及“非涉农”；三、费控系统的使用规范-费用申请单的审核要点5、检查提交单据后的审批人流程是否合规（具体在申请单中点击“跟踪单据”查看）三、费控系统的使用规范费用申请单的审核要点费用报销单的审核要点三、费控系统的使用规范-费用报销单的审核要点1、审核收款人信息是否与纸质报销单保持一致2、审核付款方式是否正确。一般来讲，需要资金进行支付的项目，其付款方式为“集中支付”；不需要重复打款的项目，付款方式为“网银支付”。三、费控系统的使用规范-费用报销单的审核要点3、重点审核原始凭证扫描件是否与纸质版原始凭证一致，务必保证报销单与发票等附件的完整性与一致性。三、费控系统的使用规范-费用报销单的审核要点4、审核报销审批流是否合规、完整（涉及人工添加的审批人）。一．费用审核的重要性二．纸质版报销凭证的审核三．费控系统的使用规范四．费用报销其他注意事项目录CONTENTS四.费用报销其他注意事项四、费用报销其他注意事项（一）费控系统录入完毕应及时通知分公司财务部进行制证及资金支付，以便提高报销效率；（二）各机构应及时关注预算达成情况，机构财务人员