起重机制造行业如何规范销售合同评审

起重机制造行业如何规范销售合同评审“营销员模式”——这种营销模式在起重机行业是普遍存在的，随着起重机向大吨位、电气化集成控制方向发展的升级，起重机行业营销人员应该具备更高的专业技能，起重机行业应该改变过去的营销模式，企业应该做品牌，亲自把产品输向终端，这样更利于企业降低成本，拓展利润空间。由于受营销模式的限制，起重机制造行业普遍存在合同评审不严的情况，导致交期延误、利润空间下降。起重机行业如何规范合同评审，如何建立规范的合同评审体系呢？笔者最近对起重机行业龙头企业卫华集团从销售订单转变到生产计划过程进行了了解，现就销售合同评审谈谈自己的思路。为规范销售合同的评审，规避销售合同延期、报价失误的问题，为加强及重机制造信息化建设和流程优化的整体要求，进一步规范对销售合同操作流程的管理，规范销售部对于销售合同中技术工艺要求、设备配置、电气控制及外协需求的评审流程，避免在信息查询过程中和生产过程中，因沟通不畅而造成的信息流失或工作延误，使销售合同的操作简洁高效，保障销售合同的顺利完成，现将各部门的职责进行界定，并将销售合同操作流程规范如下：1销售部在合同签订前必须经过严格的合同评审。如果所签合同、合同条款未经评审或评审时间与签约时间相隔过长，由此产生的一切损失由销售部全部承担。1.1业务需求的信息查询业务前期操作阶段，在技术工艺要求、设备配置、电气控制及外协品需求等方面不能确定客户的明确需求时，业务人员可以通过电话形式向销售部咨询最终客户技术要求，或销售部着重推荐公司当前主要设备合作厂家、并根据公司的技术满足能力和各生产现阶段的产能状况，以便于和业务人员的有效沟通。销售部负责对业务人员的咨询给予口头回复，此类信息传递不作为合同签订前的评审，只作为一般的业务信息咨询，为业务人员洽谈业务提供参考。1.2销售合同的评审1.2.1因在洽谈现场无法进行书面评审的，可以通过电话以口头形式评审，并在口头评审结束后3个工作日内补交书面评审。评审时销售部应提报的内容包括：订货单位名称、产品名称、交货时间；技术工艺要求、设备配置要求、电气控制要求、交货期以及超出公司常规供应能力以外的特殊需求等等。要求销售部提报的评审信息（尤其是客户的特殊要求）务必详细和准确，与客户的特殊约定事项如果未经评审，造成合同不能正常履行的，违约责任由签订合同人承担。1.2.2销售部对评审信息的受理1.2.2.1公司常规标准车不需要经过技术部、工艺部的评审；常规款式、常备设备配置经查实可以满足需求，产能负荷能够满足要求，生产周期≥40天的常规标准车，销售部可以直接签订合同，但是销售部应以《合同评审单》的形式将评审的信息书面传递给技术部、生产部、工艺部、采购部，以便于各部门及时安排各自对该合同图纸设计、工艺流程、生产进度安排、设备配件的采购的相关支持工作。1.2.2.2上述条件以外的销售合同，销售部需要****技术部、工艺部、生产部、采购部进行合同评审，并将业务人员提报的订单信息形成详细的记录以《合同评审单》的形式向技术部、工艺部、生产部、采购部进行书面的评审信息传递。评审通过后，销售部才能签订合同。因业务人员在洽谈现场需要立即回复评审结果的，销售部可以通过电话形式将业务人员提报的订单信息向各相关部门进行口头评审。口头评审通过后，销售部在第一时间通知业务人员签订合同外，还应以《合同评审单》的形式将口头评审的信息在不迟于口头评审后的工作日内向各部门进行书面的补充传递。在正常工作时间内，如不能按时进行对《合同评审单》的补充传递，对销售部门每次处以分的处罚。1.2.2.3参与评审的各主管单位要在《合同评审单》上对其所回复的评审信息进行签字确认，并按以下的时间要求将信息反馈给销售部：技术部接到《合同评审单》后，应在半个工作日内评审完毕后传递给工艺部，工艺部在半个工作日内评审完毕传递采购部，采购部在半个工作日内评审完毕传递生产部、生产部在半个工作日内评审完毕传递销售部。对于不按时间规定进行传递，责任人每次处以分处罚。由销售部向总经理进行提报。1.3技术部进行图纸设计时间、技术要求满足情况的评审1.3.1若需重新设计，销售部要第一时间与技术部、工艺部进行协商，主要内容：技术要求、工艺标准我公司是否具备生产能力。客户应给出明确的技术要求、操作需求，技术部在设计过程中应该按照我司现有配套厂家的配套产品和销售投标价格进行设计。1.3.2对于需制作投标书和设计图纸的，销售部要将技术要求、工艺要求、设备配置选型等信息准确地通知技术部。技术部投标标书制作和图纸设计过程中，设备配置价格销售部要与采购部沟通，以便投标时进行准确报价。销售部应分别与采购部和生产部进行工作衔接，交货日期主要由投标要求时间决定。1.3.3对于有特殊情况，技术部需征得客户意见时，应在第一时间将信息反馈给销售部，销售部应****负责的业务人员协助并应尽快给予答复。1.3.4对于非标车或有特殊要求的情况，技术部未告知客户的情况下，不得私自进行设计内容的技术改动和设备配置，否则由此造成的损失由技术部承担。技术部对于非标的设计应基于我们现有的加工工艺，若生产工艺不能实现加工或虽然能加工却增加成本造成的损失均由技术部承担。1.3.5技术部对必须在《合同评审单》中注明“预计设计结束时间”，若技术要求不明确的应与销售部进行及时沟通，由于客户技术要求不明确设计出图时间顺延，责任由客户承担，但是技术部应该与客户进行书面沟通。1.3.6技术部将合同评审完后应及时传递给生产部。1.4工艺设备部进行生产工艺性、工艺制作标准完成时间的评审1.5采购部进行原材料、设备配置、电气控制采购价格、采购周期、供应满足能力评审1.5.1当销售部向采购部进行口头评审时，采购部能够当场回复的立即向销售部回复；采购部不能当场回复而需查询供应商的，正常情况下1个工作日内进行回复；对于有特殊难度的需求，采购部应在半个工作日内通知销售部能够回复的时间和可能解决的方案，但是最迟不能超过两个工作日。1.5.2采购部接到《合同评审单》后，按照《关于采购部内部合同评审工作流程》，在规定的时间内评审完毕，传递至生产部。并在内部评审通过后按照评审的采购时间进行配套设备、电气控制产品、毛胚件的采购和外协加工的安排。若不能按时完成采购，按照采供绩效考核办法进行考核。由生产部负责采购物料进度的跟踪，并总经理进行提报。1.6生产部进行生产完成时间、加工制作能力的评审1.6.1当销售部向生产部进行口头评审时，生产部根据销售部提供的订单信息参与现有订单进行试排产，如果试排产可行，半个工作日内回复可行。1.6.2如果试排产不可行，提供如下可能解决方案：a、建议车间加班或调整订单瓶颈生产能力；b、建议本订单延期交货日期或提供其他订单延期交货日期，半个工作日内给予回复和可能解决方案，等待重新评审。1.6.3生产部接到《合同评审单》后，由计划员记录接收时间，并对评审单上的内容进行登记。根据评审单上提供的（1）原材料、设备、外协加工到货（备齐）时间（2）预计图纸设计完成时间并整完技术工艺准备情况，确定是否能按期交货，并在《合同评审单》上填写评审意见、评审人姓名、评审时间。评审完毕后，计划员将合同评审单回传的具体时间进行记录，并传递回销售部。1.7销售部根据采购部提供的各种主要配置物资价格对评审后的合同进行价格计算，对客户进行报价。2.评审通过后，销售部在签订合同时应严格按照评审的交货时间、评审价格进行合同签订。2.1评审通过后，如果销售部与业务人员没有在“合同预计签约时间”内签订合同，销售部应在“预计签约时间”后的7个工作日内以书面形式通知参加合同评审的相关部门。否则，每次对销售部处以分处罚，由生产部向总经理提报。2.2评审通过后，如果该合同因为客户原因或业务人员自身失误造成不能执行，由此产生的损失和库存积压，销售部应通过其他的订单予以消化。否则，按照积压产品占用资金向销售部收取利息，由采购部向总经理进行提报。2.4合同签订后，销售部严格按照公司规定收取合同预付款，如报价失误产生损失则销售部应承担相应损失，损失过大可按照相应比例进行处罚。3.销售部与业务人员签订合同后，严格按照规定记录合同信息，将合同及技术协议抄送技术部、采购部，并进行客户档案的整理工作。技术协议必须明确，若因技术协议不清晰导致图纸无法设计责任由客户承担。3.1技术部根据《合同评审单》中“预计设计结束时间”，安排设计进度，并在规定时间内将图纸、配置下发到资料室，并在图纸、配置下发结束后，注明该车图纸下发完毕。3.1.1.设计部应制定各种车设计时间表。3.1.2.合同加急或客户需求变化较大的非标车，评审时生产部要求图纸、配置清单务必在其要求的时间内下达的，销售部应在《合同评审单》中向技术部明确说明生产部要求图纸、配置清单下达的时间；技术部应在《合同评审单》中要求的时间内完成图纸、配置的下达。3.1.3客观原因造成的图纸、配置清单不能在规定时间内下达，但可以在下浮3个工作日的时间内下达的，技术部设计人员须在3.1.1和3.1.2要求的时间之前向生产部、采购部电话说明原因。如在下浮3个工作日仍不能完成的，必须向生产部、采购部提交书面的原因说明，以及能够完成图纸、配置清单下达的准确时间。3.1.4.技术部若没有按时完成图纸、配置清单的下达，每次处以分处罚，部门负责人承担40%，责任人承担60%，由生产部、采购部向总经理提报。4.生产部根据技术部下达的图纸，安排生产计划在1个工作日内完成：根据交货期的要求和采购部提报的配套物资和外协外购物资到货（备齐）时间以及生产厂排产情况安排生产加工进度，若计划下达不及时、下达错误，每次处以分的处罚，由销售部向总经理提报；采购部到货周期延误，每次处以分的处罚，由生产部向总经理提报。5.生产部接到生产计划后，合理安排生产。5.1.生产部负责产品生产和质检部负责产品的检验。生产运营中心负责对工艺、生产、质检、采购等各项工作的协调，并对加工产品进度进行监督，并对各部门进行考核，并追查责任按照生产厂内部相关规定进行处理。5.2.原材料、配套物资已经到厂，因生产部自身计划安排不到位或排产周期考虑不周延误交货的，每延误一天处以合同总金额的‰的罚款，生产部长承担40%，其他责任人员承担60%，由销售部向生产运营中心提报进行处罚。