教你如何写出完美的公司年度总结

教你如何写出完美的公司年度总结但是也许没人敢对这个“一年一度”的总结怠慢，不管这一年里表现是好是坏，业绩是好是赖，每个人都要在这份总结里为自己“正名”：做不好是因为有很多客观原因，没有功劳也有苦劳吧?做的好是因为自己努力，更重要的是因为领导英明!于是一份小小的年终总结里，却蕴含了许多微妙的关系：你的“客观原因”会不会让上司觉得是在寻找托辞?你的“业绩总结”会不会让上司觉得是在邀功请赏甚至功高盖主?你来年的“宏伟蓝图”会不会正好戳中老板的痛处?……没人想把一份总结搞的那么复杂，但是职场如江湖，江湖中本就没有简单的事。首先，以下三种形式的年终总结，别出现在领导的案头：1、敷衍了事。这类年终总结是最常见的。2、太仔细。通篇啰啰嗦嗦，表现自己的思想多于实际的业绩。想要表现自己的文采不是不好，但还是要有点“八股文”意识，提纲式地点出要点，逻辑、标题、结构清晰，形容描写的部分放在内文就可以了。3、报告太长。一年的时间说长不长，说短不短，一两页的A4纸的总结，长度已经足够。另外，六个误区你也需要谨记：误区一：“总结一定要低调”;误区二：“总结就是要格式化”;误区三：“报喜不报忧是上策”;误区四：“总结就要面面俱到”;误区五：“总结难免临阵磨枪”;误区六：“总结要向全体汇报”。一份好的年终总结，不止需要记住上面的关键点，而且还要根据大家所在单位的性质不同，有些不同的注意点你需要注意：如果是国企的话，你需要注意：要点一：篇幅要够长。要想做到篇幅长，除了下苦工夫狠写一通外，还有一个捷径可走——字大行稀;要点二：套话不可少。如开头必是“时光荏苒，2004年很快就要过去了，回首过去的一年，内心不禁感慨万千……”;要点三：数据要直观。如今是数字时代，故数据是多多益善，如“业务增长率”、“顾客投诉减少率”、“接待了多少来访者”，等等。要点四：用好序列号。序列号的最大好处是可以一句话拆成好几句说，还能几个字或半句当一句，在纸面上大量留白，拉长篇幅的同时，使总结显得很有条理。如果是民营企业或者外企，你需要注意：一、要充分认识到总结的要义;二、对一年来工作的回顾，对一年来各项工作的完成情况进行总结，全面总结成绩;三、分析取得成绩的原因;四、对当前形势的展望与分析;五、下一年度工作计划与安排。最后，你需要注意，艺术加工也是非常重要的：一、重视意义，轻视细节或数字;二、重视数字或细节，轻视意义;三、重视亮点和口号，轻视所有其它的业绩;四、重视将要做的事，强调观察到的事;五、重视想法的全面性，轻视细节的完整性;六、绝对不要让阅读你年终总结的人看透你的写作艺术，如果真有人阅读的话。在制作年终总结的时候如果还是存在恐惧感，以下5条可以有效的帮助到你：一、分割时间段，去除总结恐惧症写总结总是让人头疼，这样的抱怨时常在我们耳边响起：有啥好总结的呢？每天7点起床，8点上车，9点刷卡，干活，吃饭，干活，下班。天天如此，不是吗？是的，如果把每一天的工作归结为时间上的累加和重复，那么总结必然会失去其意义。不过真若如此，想必我们工作多久也不会有丁点进步和教训，工作中的得失也一并忽略了。所以实际上并非无可总结，也不是总结太难，而是我们太懒。我们对写总结的恐惧，来源于我们对反思和回顾的怠慢。一年的时间，交给一两个小时去总结，当然无从下手。可如果我们在时间轴上标注出一些节点，然后依次记录下当时的收获和成绩，总结就会有的放矢，你的问题也会得到梳理和明确。因此，善于做每一天、每一月、每一段时间的小结，是做好年终总结的前提。如何小结？我们可以跨界地借鉴一下柳比歇夫的时间管理方法：1、记录。制作工作记实表，真实准确地反映每段工作所耗费的时长，这一点可以借助很多时间管理软件进行，用很短的语句来描述即可；2、统计。每填完一个时间区段后，对时间耗费情况进行分类统计，用去的时间，应该同从事的工作相称。看看每一部分工作的时间比例有多大；3、分析。单纯地罗列自己的工作，只能让总结成为枯燥的流水账，发现问题，还要不流于问题的现象。这需要对照工作效果，进行分析，包括成本与产出、时间耗费的情况，找出造成低效的因素；4、反馈。根据分析结果制订消除阻碍因素的计划，并反馈于下一时段。二、连续、密集记录的要义在于如下几个方面：1、保持记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录，而不是补记的。准确是要求记录的误差不大于15分钟，否则记录就无使用价值；2、切记！不要相信记忆的估算，人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的3、选择的时间记录区段要有代表性；4、及时调整时间、精力的分配计划。在检查时间记录时，要找出上一时段计划时间与实耗时间的差，并以此为根据，对下一时段的时间耗用予以重新分配；5、坚持就是成功。有了足够多的统计样本，做好了资料的准备工作，大事小情一目了然。从你的时间脉络里找出事物的发展规律，指引未来的`工作，这正是总结的价值所在。这时，我们再来落笔。三、不必标准化，保持阅读的快感不论是职场新丁还是老鸟，在写此类总结时都习惯于先上网搜一搜范文，大家看到的范式都相差不多，于是写法上就有了标准的范式。这不仅使得总结毫无光彩，而且费时费力，起不到任何收效。对于大部分的文种而言，总结是个人思维的展现，完全可以带有自己的个人风格。一般说来，总结确有其规范，比如内容上不外乎3个方面：基本情况、成绩和失误，经验教训和来自展望。但是展现的手段则不必拘于一格，对于新人来讲，总结可以写得热情洋溢，激情飞扬；而对于一个工作经验丰富的职场人，则可以借助图表、模型等展现手段来清晰、量化地反映工作情况。实际上你保持着个人的写作模式，还一定程度上维护了你的创新精神。表述方式上最好是叙述和议论的有机融合，叙述通过对人物、事件、原因、结果的交代来对工作状况做明晰的说明，议论则是指分析、综合、论证，它能把分散的、感性的材料转化和提升为具有指导意义的理论。好看的总结不仅要自然、夹叙夹议、有真材实料（俗称干货），而且一定是详略得当的。长短要与实际的工作量相匹配，一个入职不久的新人，写了20多页纸，工作态度没得说，气势也有了，但难免让看的人觉得头大。总结意味着挑选最重要的工作和想法进行汇报，不要遗漏重点，也切忌面面俱到。要在第一印象，就给人留下想要阅读下去的良好视觉触感。密密麻麻，或者厚厚一罗，都会使人望而生畏。四、掌握分寸，讲出事实报喜和报忧是总结中永恒的两大主题，比例该如何分配？有人总想掩饰自己的失误，推卸责任，或者展示谦虚，过分退让，这些都是费力不讨好的动作，只会导致在自夸和自贬中摇摆不定。其实保持客观的秘诀是不要刻意，保留自己最真实的想法就好，你越尊重事实，别人也就会越尊重你。真实、客观就是礼貌，有一分说一分，实实在在。含糊则让人糊涂，很多时候，人们羞于面对真实的情况，于是总结充斥着“将要完成、预计达到”等等字眼，属于隐性的夸大现实。有些人说，这是为了让总结的基调更向上，更有希望，这样的想法实是出自错误的出发点。总结不单纯是汇报数据，不能止于一个结果，它更重要的使命是一次回顾和反刍，对自己的优势与不足有没有形成认识，从前的工作已经属于过去，无法改变，只能如实面对，真正的价值是你的思考，你从那些细碎的工作中找到的规律和办法。除了要尽量真实，在语言和向上，还要注意把握分寸，总结不是写给自己看，领导是一定会过目的，写法上的个人化可不是彰显工作中的个人主义，总结一定要提及大局。客观准确的同时，姿态低调总是没错的，这就是说要看到功劳来自于上级和团队的支持配合，而不是留下一种“我做了最多工作”的印象。有职场专家曾说过一个写作技巧，供大家参考：写上司和团队的部分，调子要高，但一略而过；写到自己的部分就得具体实在，有功劳和成绩，要写足，但决不浮夸。五、直观数据，美化版面写好了总结，我们来看看如何做些美化工作。通篇文字容易让人的阅读产生不适，所以加进数字说明，不仅是客观需要，而且丛直观上也给人以阅读上的喘息。但数字多了也还是枯燥，不妨变成更为美观的图表、图形，一目了然，而且高耸的圆柱和柔软的线条，还会给人以良好的心理暗示。数据汇报的要点在于严格按照隶属关系，一层一层地排序，这样使得数据有章可循，也有了上下文，同时它还是一种安全的做法。这样做也有助于思路的梳理，从自己的工作延展到部门和公司的大局中，方便做横向的对比，使看的人更容易明白和判断。有了思路，不妨为其添加上序列号，使你要表达的每一层含义都具有独立的空间和细分区域，也让纸张保持一定量的留白。