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山东省国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为了便于本机关正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指本机关在其工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。第三条本机关文件材料归档范围：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条本机关文件材料具体的收集门类：文书档案、科技档案（基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人物档案）、声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。第五条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。凡是本机关制发的法规政策性及重要的业务文件材料，召开的重要会议、重大活动的主要文件材料，本机关关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。第六条科技档案的归档范围：基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。第七条专门档案的归档范围：（一）会计档案1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（二）人物档案本单位主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。1、名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等2、名人的作品和研究成果3、与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等4、名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等5、名人口述的历史资料第八条声像档案的归档范围：（一）本单位主要党政领导任职时的照片；（二）记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；（六）其他具有保存价值的照片和录音、录像。第九条实物档案的归档范围：（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；（二）公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；（三）物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。第十条电子文件的归档范围：（一）文书档案的数字化全文；（二）会计电算化材料及会计档案管理软件；（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；（四）其他音频、视频形成的电子文件；（五）业务档案中形成的电子文件。机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。第十一条资料的收集范围：（一）本单位的重要文件汇编；（二）本系统上级或下级编印的出版物；（三）与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物；（四）政府公报等政府公开信息；（五）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；（六）本单位干部职工的论著、论文及其他作品。第十二条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第十三条本机关形成的基建档案、会计档案的归档范围的档案保管期限分别按照《基本建设项目资料暂行规定》、《会计档案管理办法》的有关规定执行。实物档案保管期限为30年。电子、声像（照片、录音录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。第十四条机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十五条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。第十六条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第十七条本规定自二OO九年一月一日起施行。附件：文书档案分类方案与保管期限本机关文书档案是按照年度-保管期限-组织机构分类法分类整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来，同一年度的文件再按照其价值区分为永久、30年、10年，同一年度、同一保管期限的文件，按组织机构分类排列。具体分类方案及保管期限如下：1、党组（机构1）永久保管：1.1党组会议记录和汇报材料1.2厅党组会决定事项1.3上级与本厅关于干部任免的报告、批复1.4关于机构设置、调整、人员编制的报告、批复1.5上级机关与本机关关于干部职工审查、结论、复议等报告1.6厅党组表彰决定30年保管：1.1本厅收发电报1.2上级党政机关颁发的针对本厅主管业务的文件10年保管：1.1中央、国务院、省委省政府等普发的文件2、办公室（机构2）永久保管：2.1厅长办公会议记录、决定事项2.2厅务会议记录、决定事项2.3厅长碰头会议记录2.4本厅年度工作计划、总结2.5本机关编辑出版的各种统计资料、大事记、组织沿革、年鉴等2.6本机关关于启用印章、职责范围、名称更改的报告、通知、批复2.7关于处理人民来信来访的文件材料2.7.1有领导重要批示和处理结果的材料永久2.7.2重要的调查材料30年2.7.3无结果的材料10年2.8上级机关领导对本单位和本单位对下级机关检查工作中形成的文件材料2.8.1重要讲话、题词、录音、录像、照片等文件材料永久2.8.2一般性文件10年2.9本单位召开的工作会议、专业会议文件材料2.9.1通知、会议指南、代表名录、开幕词、闭幕词、报告、总结、会议讲座通过的规定、办法，照片、录音录像材料永久2.9.2会议讨论文件、典型材料30年2.9.3参考材料、参阅文件等10年2.10本机关与其他机关联合召开的会议文件2.10.1本机关主办的会议的重要文件永久2.10.2由其他单位主办的会议文件10年30年保管：2.1本机关关于文秘、宣传、档案、督查、保密、政务大厅等管理制度和办法2.2本机关表彰通报2.3本机关领导在调研活动中形成的文件材料2.4国土资源部及省属单位针对本机关工作的有关文件2.5关于对省人大、省政协提案答复10年保管：2.1本机关编制的各种文件汇编、工作通报、国土资源信息等2.2本机关上报的各类汇报材料2.3本单位参加非主管部门召开的会议需要执行的会议文件2.4国土资源部及省属单位普发的文件2.5本单位与有关单位协商工作的来往文件2.6下级机关报来的工作计划和总结3、政策法规处（机构3）30年保管：3.1国土资源规范性文件3.2国土资源地方性法规、规章3.3关于法律问题的答复、复函3.4行政复议、行政诉讼、征地补偿安置争议协调裁决卷宗3.5立法规划和计划3.6工作总结报告10年保管：3.1法制宣传资料3.2地方立法会签件3.3依法行政文件材料3.4专业会议文件材料4、规划处（机构4）永久保管：4.1关于下达或调整土地利用规划的文件4.2对各市土地利用规划及建设用地的批复、复函4.3对建设用地折抵指标和指标置换、开发整理规划的批复4.4年度报表30年保管：4.1国土资源部关于城市建设用地计划的规定4.2关于全省建设用地增减挂钩、土地利用计划报告等10年保管：4.1关于建设用地问题的预审意见4.2关于建设用地问题的初审意见4.3上级关于国土资源规划计划的文件4.4业务会议文件材料5、财务处（机构5）永久保管：5.1国土资源部、省政府、省财政厅等部门下达的各种计划和预算指标5.1.1年度或年度以上的永久5.1.2一般性的10年5.2国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料5.2.1重要的永久5.2.2一般的10年5.3关于下达投资计划的文件材料5.4关于批复直属单位财务预算的文件5.5关于基本建设形成的文件材料5.5.1图纸、协议、审批手续等永久5.5.2一般性文件10年5.6本机关及所有单位报表5.7与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料5.7.1重要的永久5.7.2一般的10年30年保管：5.1本单位关于财务管理的规定、办法5.2关于内部审计的文件5.3政府采购方面的有关文件材料10年保管：5.1国土资源部、省政府、省财政厅等部门关于财政法规规章制度、办法等的文件5.2本单位有关财务工作的请示、报告5.3有关业务会议文件材料6、耕地保护处（机构6）永久保管：6.1关于对各市政府耕地保有量和基本农田保护面积的指标下达和检查考核情况的文件6.2关于易地补充耕地的批复、通知6.3关于土地整理复垦项目规划设计变更的批复30年保管：6.1关于下达各种土地开发整理复垦项目计划的通知10年保管：6.1关于对国家和省投资土地开发整理复垦项目验收结果的通知6.2上级关于耕地保护工作的文件6.3有关业务会议的文件材料6.4有关耕地占补平衡情况检查考核的文件7、地籍处（机构7）永久保管：7.1关于土地调查、土地权属、土地登记工作的批复7.2国土资源部关于地籍工作的规定、办法、批复等30年保管：7.1关于变更地籍调查及地籍信息系统建设技术设计的批复7.2关于土地调查、土地权属、土地登记工作的报告、通知等10年保管：7.1一般性工作的请示、通知、报告等7.2有关业务会议的文件材料8土地利用处（机构8）永久保管：8.1企业改制土地资产评估与处置的文件8.2关于土地级别调整和基准地价更新成果的批复8.3国土资源部、省政府关于土地利用方面的规定、办法等8.4有关统计报表30年保管：8.1关于下达年度土地资产收益指导性指标的文件8.2关于国有土地使用权方面的文件8.3关于国有土地使用权出让方面的文件10年保管：8.1关于全省土地资产收益核查情况的报告8.2贯彻上级文件的报告等8.3业务工作会议文件材料9征地管理处（机构9）永久保管：9.1房产、土地所有权和使用权的文件材料9.2国土资源部对本省建设用地审批的文件材料9.3关于建设用地工作的通知30年保管：9.1对建设用地的审查意见10年保管：9.1关于建设用地工作的总结、报告、请示9.2专业工作会议文件材料10矿管处（机构10）永久保管：10.1关于划定矿区范围的批复10.2关于颁发、新立、变更、延续采矿许可证的批复10.3关于探矿权采矿权出让转让、拍卖方面等的批复10.4关于对各类违法采矿情况的调查、处理等10.5关于确认采矿权价款的文件10.6关于矿山纠纷的文件30年保管：10.1关于矿产资源补偿费方面的文件10.2关于整顿和规范矿产资源管理秩序工作的文件10.3上级机关有关矿产资源管理工作的规章制度、办法等10.3.1需长期执行的30年10.3.2一般执行的10年10.