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东莞市保物业服务有限公司东莞分公司费用报销审批管理规定文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年09月08日本版生效日期：2009年09月08日发放编号：（盖受控章处）文件编号：FI/POLY-DG-401总页数：8（含本页）编制：邓小勇编制日期：2009年9月1日审核：李冰玉审核日期：2009年9月4日批准：张豪海批准日期：2009年9月8日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人公司内部文件未经批准不得复印第1页共8页生效日期：2009年09月08日制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-401制度标题费用报销审批管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第2页共8页生效日期：2009年09月08日1．0目的为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。2．0适用范围本制度适用对象为公司所有人员的费用报销。本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。3．0职责3．1财务助理及职能中心财务对接人对报销费用的票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关资金支付相关制度等进行初审。3．2服务中心负责人或部门负责人对报销费用的票据合法性、资金安全性、、业务真实性、合理性和有效性负责。3．3财务专员对分公司、服务中心报销费用的票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关资金支付相关制度等进行审核。3．4分公司总经理及中心总经理对所有费用支出真实性、合理性负责。3．5财务管理中心对费用支出单据票据合法性、资金安全性以及根据公司各类有关资金支付相关制度等进行终审。4．0报销基本要求4．1报销人须按实际业务发生情况分部门填单报销，以便财务管理中心进行成本核算。4．2各种发票、收据、支持性附件等必须内容完整、票据合法，方能给予报销。A．内容完整：各种发票、收据、单证必须写清楚客户名称、业务发生时间、物品名称（或费用名称），数量、单价、金额、大小写必须正确、相符。B．票据合法：各种发票必须是税务机关当前认可的合法票据，必须有税务监制章（或财政监制章）、签发单位的财务专用章等有效印章，填制人和收款人的签名。4.3报销必须符合公司有关制度。4．4票据粘贴整齐:市内交通费等小张发票须按日期、金额顺序呈阶梯状粘贴整齐,且要写清楚票据张数和合计金额；发票等大张票据直接附在相关报销凭单后面。4．5单据填写规范：各种凭证、单据一律要求采用黑色签字笔填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，大写金额前面用“⊕”封写，对后面没有金额部分用“零”补齐，如“⊕伍佰叁拾捌元零角零分”；小写必须写到分位，前面用“￥”封写，对后面没有金额部分用“0”补齐，如“￥538.00元”。4．6对有收取现金的部门，一律不得用于费用开销等方面的坐支(所谓坐支是指有经济业务发生部门从本单位的现金收人中直接用于现金支出。)，否则将视坐支金额处以1-5倍罚款。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-401制度标题费用报销审批管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第3页共8页生效日期：2009年09月08日4．7费用报销单上必须填明报销部门，年月日，单据页数，用途，金额，金额大写和报销人，不得缺写，其中空白处用“/”表示。4．8差旅费报销单上必须填明报销部门，年月日，姓名，职别，出差事由，出差起止日期，单据附送张数，日期，起讫地点，天数，机票费，车船费，市内交通费，住宿费，出差补助，住宿节约补助，其他，小计，合计，总计金额大写和出差人，不得缺写，其中空白处用/”表示。4．9餐补和房租水电费的报销,涉及到与人数有关的,需总公司人事行政中心或分公司人事行政部确认人数.5．0各类报销业务具体要求列表如下:报销种类单据要求（依次粘贴要求）审批程序备注清洁卫生消杀园林绿化化粪池清理地砖抛光、打蜡垃圾清运环境管理类其它空调水处理电梯维保消防设备维保弱电系统维保机电设备维保空调维保转供电协议空调使用协议水池消毒1.长期合同/协议工程管理类其他依次粘贴顺序:1.银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.发票4.分包业务验收表5、其他有效证明真实发生费用的书面依据复印件。1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行报批。1.发票单位与汇款(转帐)通知单的付款单位和签订合同单位三者要一致。2.分包业务验收表须填写数量、单价、总支付金额和月份.3.报销发票不得用其它发票代替。4．报销单上需注明报销此费用的具体月份、合同起止日期。5．财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。6.垃圾清运费注意不得亏损报销。7.如有扣款，必须在业务分包验收表上有对方签字或盖章或有其他对方认可扣款的有效书面原件。外墙清洗地砖抛光环境管理地砖打蜡装修水池清洗零星土建工程2.短期合同/协议工程管理类零星设备维修工程依次粘贴顺序:1.银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.发票4.分包业务验收表5、其他有效证明真实发生费用的书面依据复印件。1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行报批。1.发票单位与汇款(转帐)通知单的付款单位签订合同单位三者要一致。2.分包业务验收表须填写数量、单价、总支付金额和月份.3.报销发票不得用其它发票代替。4．报销单上需注明报销此费用的具体月份、合同起止日期。5．财务管理中心要有已制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-401制度标题费用报销审批管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第4页共8页生效日期：2009年09月08日其它存档的合同原件后才能报销。6.如有扣款，必须在业务分包验收表上有对方签字或盖章或有其他对方认可扣款的有效书面原件3.固定资产采购类依次粘贴顺序:1.银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.发票4.电脑小票5.《固定资产购置申请单》6.固定资产卡片（由财务制作）1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.发票单位与汇款(转帐)通知单的发票单位一致。2.报销发票不得用其它发票代替。3.资产物品的相关说明书、保修卡、光盘、发票复印件等需财产管理部门-人事行政中心或人事行政部自行保存,同时登记固定资产台帐4.固定资产物品定义参照固定资产管理制度。4.日常采购耗材类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2费用报销单3.发票4.电脑小票5.入库单（要有仓管员和质检员签字）6.经过审批的采购申请文件7费用分摊表（对于需分摊的费用）1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.发票单位与汇款(转帐)通知单的发票单位一致。2.采购申请批准之后，才可报销，且报销金额不得超过审批金额。不得先斩后奏。3.报销发票不得用其它发票代替。5.差旅费类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2差旅费报销单3.交通发票4住宿发票(住宿电脑小票)5.出差补助票据6.员工出差申请表（原件）7出差报告（审批与第6项一致）8出差费用分摊表（如需分摊）1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.员工出差返回后五天内须报销费用并及时还款2.报销发票不得用其它发票代替。6.市内交通费（含租车）类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2费用报销单3.公交车发票或出租车发票或运输发票4.市内交通费明细单（公1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.市内交通费明细单按部门填写报销单2.在车票粘贴单上注明车票的张数与单价，公交车票可以连号3.报销发票不得用其它发票代替。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-401制度标题费用报销审批管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第5页共8页生效日期：2009年09月08日交车类）5．租车审批表7.外培学习类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2．费用报销单3．发票4培训计划（需分公司总经理或人事行政中心总经理审批）5．外培取得合格证书复印件1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。2.报销发票不得用其它发票代替。8.业务宴请(礼品)类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.发票4.业务宴请(礼品)审批单1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.涉及业务宴请送礼的必须先申请2．宴请单上需写明宴请地点、宴请人员及联络电话，发票要与宴请地点一致，一张宴请单只针对一次宴请行为，不同宴请内容（如中餐、晚餐、娱乐等）须事先分开进行业务宴请申请。3.宴请(礼品)名单[详见业务宴请(礼品)管理规定]9.社区活动类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.发票4.社区活动方案5.相关活动照片6.社区活动物品发放登记表7.效果评估表1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.社区活动开展前先报社区活动方案,列明所需费用明细和奖品发放规则2.开展社区活动时,必须填写社区活动物品发放登记表10.工资（含奖金，福利费）类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.工资，奖金，福利费汇总表（集团总经理审批）1.每月人事行政中心25日完成上月的工资（含奖金，福利费）汇总表2.工资汇总表（含奖金，福利费）与转帐通知单及报销单金额要一致制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-401制度标题费用报销审批管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第6页共8页生效日期：2009年09月08日11.社保类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.社保汇总表（数据与工资汇总表一致，集团总经理审批）4.社保申报汇总表5.社保局的社保回执1.每月人事行政中心25日完成上月的社保表2.社保汇总表与转帐通知单及申报单与扣款回执金额要一致12.个人所得税类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.个税汇总表(与工资汇总表一致)4.个税申报汇总表5.税务局的扣款回执1.每月人事行政中心25日完成上月的个税汇总表2.个税汇总表与转帐通知单及申报单与扣款回执金额要一致13.招聘类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.发票1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.财务管理中心要有已存档的合同原件后才能报销。2.报销发票不得用其它发票代替。3．报销单上需注明报销此费用的具体月份、合同起止日期。14.保险理赔类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.相关票据4.保险单5.突发事件处理记录6.相关人事出具对责任人进行处理的确认7.保险公司支付资金到账证明（财务出具）8.业主或商户等赔付对象的签字确认原件。1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时间,单据页数,用途,金额2.费用报销单参照公司审批权限进行审批。1.突发事件处理记录需品质管理中心审批。（详见保险理赔管理规定）2、对责任人按审批后的处理意见处理完成，由相关人事对此进行确认。3、业务或商户等赔付对象签字确认的金额要与保险金额一致。15.开发商类依次粘贴顺序:1银行汇款(转帐)通知单2.费用报销单3.票据4.开发商公章确认函5.审批后的结算明细表1.经办人填写银行汇款(转帐通知单须写明时