中科院—网上报销

中科院ARP项目用户培训—网上报销系统操作培训项目组：中科院ARP项目组日期：2006年4月21日2讲师自我介绍•姓名：孙健英•角色：核心团队中央支持组•电子邮件：[e-mail]3课程内容安排•第一单元：ARP所级系统总体概览•第二单元：网上报销方案总体概览•第三单元：具体业务解决方案4课程内容安排•第一单元：ARP所级系统总体概览•第二单元：网上报销方案总体概览•第三单元：具体业务解决方案5ARP系统总体概览•ARP所级系统包含如下子系统：–科研项目管理系统–所级预算编制系统–网上报销管理系统–综合财务管理系统–装备计划管理系统–科研条件管理系统–人力资源与薪酬管理系统–电子政务管理系统6ARP所级系统业务集成图预算管理预算管理对外竞争课题预算所政府采购支出预算资产管理应付管理总帐员工借款报销供应商付款现金管理薪酬管理人事信息组织管理人员管理课题管理资源管理产出物管理课题任务经费管理运行管理模拟折旧课题经费管理银行对帐人员信息共享人员与组织的从属关系人员成本核算工资预算控制人员工资与福利项目人员信息人员与成果关联阶段资源占用借款、付款信息科研装备产生的成果项目使用设备信息资产财务信息网上报销基本科研支出预算装备计划研发管理采购管理基本运行支出预算所其他支出预算处置管理所人员支出预算借款报销设备采购报销借款报销设备采购报销预算信息/控制预算信息/控制预算信息/控制公文管理档案管理政务信息综合查询、联机分析报销信息7课程内容安排•第一单元：ARP所级系统总体概览•第二单元：标准化方案总体概览•第三单元：具体业务解决方案8标准化方案整体设计思路标准化方案整体设计思路：–体现中科院业务特点和管理思想–规范院属各单位的报销管理行为，统一报销单、借款单格式。–提高财务部门的工作效率，节省报销人员工作时间，实现员工报销网络化。–网上报销与ERP应付、总帐、资产模块均有接口，数据归口规范管理。9网上报销管理网上报销管理系统功能概览借款管理网上报销系统确定网上报销管理的业务条款与规则[管理规范]金额已知代理借款金额已知自行借款委托报销10种报销单财务审核固定资产审批及转固资产部门审批ARP系统－资产管理模块金额未知代理借款金额未知自行借款领导手工签批责任人审批应付管理模块总帐管理模块10第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版11第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版12借款管理－业务解决方案•借款管理包括金额已知自行借款金额已知代理借款金额未知自行借款金额未知代理借款13流水号[4]日期[2]•借款基本要素借款事由借款类别支付方式：现金、银行卡、支票、汇款、汇票借款金额帐套子课题帐号借款日期…•借款流水号编码规则如：JYZ0506030002借款管理－金额已知自行借款－方案要点(一)月份[2]年度[2]金额已知借款缩写[3]•DYD-借款类别14借款管理－金额已知自行借款－系统功能实现增加借款单填写借款相关信息根据子课题当前可用资金余额校验借款金额借款信息查询借款信息删除打印借款单、提交领导手工审批15借款管理－金额未知代理借款－方案要点（一）•借款人属性委托人姓名委托借款限额代理人姓名代理人所在部门代理人联系电话…•借款流水号编码规则如：JWD0505250006流水号[4]日期[2]月份[2]年度[2]金额未知借款缩写[3]16借款管理－金额未知代理借款－方案要点（二）•借款基本信息借款事由借款类别借款限额受款单位全称受款单位帐号受款单位开户行帐套子课题帐号借款日期…17借款管理－金额未知代理借款－系统功能实现委托人填写授权信息代理人处理授权记录代理人增加借款单根据子课题当前可用资金余额校验借款金额根据授权代理条件校验数据借款信息查询借款信息导出借款单打印、提交领导手工审批18第三单元：具体业务解决方案–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版19报销管理－业务解决方案•包括10种常用报销单和普通报销单差旅费报销单交通费报销单办公费报销单招待费报销单维修费报销单劳务费报销单离退休人员经费固定资产材料（消耗品）普通报销单•委托报销为代理人代替委托人进行报销，报销类型为以上10种报销单20流水号[4]日期[2]报销管理－差旅费报销－方案要点(一)•报销流水号编码规则•如：BCC0506130001•报销人属性报销人姓名员工编号报销人所在部门报销人联系电话报销人邮箱……月份[2]年度[2]差旅费报销缩写[3]21报销管理－差旅费报销－方案要点(二)•报销信息报销事由原始单据张数帐套：科研业务帐套、大科学工程业务帐套•单据要素出差类别人员级别开始日期结束日期住宿费在途补助其他补助子课题号…•结算方式现金、银行卡、支票、汇款、汇票、部分核销•DYD-出差类别•申请人在差旅费报销时选择的出差类别•如：一般出差、高山出差、食宿自理出差…•DYD-人员级别•各所根据人员属性定制不同的人员级别•差旅费报销时选择不同的人员级别指定不同的住宿标准、出差补助等信息•DYD-住宿标准•各所根据人员级别定制不同的住宿标准•差旅费报销时根据后台设定的标准校验住宿费是否超限•DYD-出差补助•各所根据不同的人员级别、出差类别定制不同的出差补助标准•差旅费报销时根据后台设定的标准校验出差补助是否超限22报销管理－差旅费报销－系统功能实现增加报销单填写报销相关信息根据报销单据记录自动计算报销合计根据报销合计和核销借款金额自动计算应领款/应退款金额和并同类项统计报销金额是否超出相应子课题可用资金余额报销信息查询报销信息导出报销单打印、手工提交领导审批23流水号[4]日期[2]月份[2]年度[2]固定资产报销缩写[3]报销管理－固定资产报销－方案要点(一)•报销流水号编码规则（BZC0602010001）•报销人属性报销人姓名员工编号报销人所在部门报销人联系电话报销人邮箱……24报销管理－固定资产报销－方案要点(二)•报销信息报销事由原始单据张数帐套：科研业务帐套、大科学工程业务帐套…•单据要素资产名称资产分类：资产大类（四位编码由院制定并统一）、资产小类（两位编码由院制定并统一）、备用类（二位编码由研究所备用，默认00）资产取得方式：政府集中采购、部门集中采购、自行采购、自行研制等等资产用途：科研用、非科研用设备总值：设备单价*数量+其他费用启用日期使用部门子课题帐号…25报销管理－固定资产报销－系统功能实现增加固定资产报销单填写报销相关信息和固定资产明细信息提供一般转固和研发/采购转固两种转固类型由一至多个课题本共同分摊固定资产报销金额根据报销单据记录自动计算报销合计和并同类项统计报销金额是否超出相应子课题可用资金余额报销信息查询报销信息导出报销单打印、手工提交领导审批26第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–网上报销总体概览–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版27领导审批－业务解决方案由于现在所级数字签名还未实施，根据院标准化会议精神网上报销领导审批暂时仍沿用领导手工签字方式报销人将借款单/报销单打印后提交领导手工签字领导手工审批通过后报销人将纸制单据和网上单据共同提交给财务人员进行审核28第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–网上报销总体概览–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版29固定资产审批及转固－业务解决方案•报销人报销固定资产需要填写资产详细信息•申请人打印固定资产报销单、入库领用单(三联)后提交资产部门进行审批•资产人员对资产进行审批，填写入库单号及资产标签号•系统自动校验入库单号、资产标签号唯一性•系统自动校验资产启用日期是否在资产打开期间内•审核通过后提交报销数据至财务审核•财务审核通过后进行资产的转固处理，将资产数据与ARP资产模块进行交互30第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–网上报销总体概览–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版31财务审核－业务解决方案•财务人员对报销人提交的报销单与原始单据进行审核•填写财务审核金额，若财务审核金额与报销人提请金额不一致，则财务驳回，报销人修改报销信息后重新提交。•若审核通过，财务人员添加报销信息所属借方会计科目、贷方会计科目将报销单维护完整。•预付款发票、核销借款的标准发票信息导入ARP应付模块•未核销借款的标准发票根据后台设定接口导出方式数据导入ARP总帐模块或应付模块，处理其他后续工作。32财务审核－方案要点（一）•借款财务审核分类金额已知借款审核金额未知借款审核支票号录入•报销财务审核分类差旅费劳务费离退休人员经费固定资产材料消耗品费…10种报销单33借款财务审核－方案要点（二）•金额已知借款审核审核原始单据和网上单据是否一致指定所共用课题实际核算帐号指定借方会计科目财务审核通过后减少可用资金余额支票号录入导入ERP应付模块进行后续业务处理•金额未知借款审核审核原始单据和网上单据是否一致指定所共用课题实际核算帐号支票号录入对于借款人未使用并退回的支票，财务人员可以对借款记录进行作废处理根据银行对帐单确定支票实际支出金额，并指定借款借方会计科目财务确定金额后减少可用资金余额导入ERP应付模块进行后续业务处理34报销单财务审核－方案要点（三）•报销单财务审核审核原始单据和网上单据是否一致审核报销人提请报销金额，填写财务核定金额指定所共用课题实际核算帐号指定报销单据借方会计科目财务审核通过后减少可用资金余额核销借款的报销单：直接导入ERP应付模块进行后续业务处理未核销借款的报销单：根据后台接口开关设定应付模块：与核销借款的报销单处理一致总帐模块：指定报销单贷方会计科目、贷方说明、有效期等信息。35导入ERP总账或应付模块•在ERP中提交相关请求，才能使网上报销的数据导入•CAS所级接口总帐凭证导入•CAS网上报销应付发票导入主程序•CAS网上报销预付发票导入主程序•CAS借款冲凭信息主程序36第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–网上报销总体概览–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版37授权代理－业务解决方案委托人填写授权申请单，指定代理人、代理类别等信息。•代理人查看授权委托信息，可执行同意或驳回操作•委托人对每一条授权信息均可查询代理人执行的单据操作及操作记录信息38授权代理－方案要点•授权要素授权人授权日期代理人代理类别有效期代理限额(委托借款)委托理由…•代理代理人可对授权信息执行接受或驳回操作。•代理日志对每一条授权信息代理人执行代理操作后都可查询历史单据操作记录。39授权子课题－方案要点•授权要素–授权人–授权日期–授权类别–有效期–委托理由…–添加授权子课题•撤销授权、恢复授权–对每一条授权中记录可以撤销授权–撤销授权后可以恢复授权40第三单元：具体业务解决方案•具体业务功能解决方案包括以下几个方面：–网上报销总体概览–借款单录入–报销单录入–领导审批–固定资产审批及转固–财务审核–授权代理–基础设置–打印模版41课题本会计科目关系维护注：1.选择子课题名称。2.选择会计科目。3.创建关联关系以提高财务人员工作效率。路径：基础设置基础数据维护课