网上报销系统使用说明

网上报销系统使用说明广州医科大学财务处广州医科大学信息与现代教育技术中心广医财务软件使用交流QQ群：51331134501目录CONTENTS02项目的授权03免授权项目040506基本介绍制单流程查询网上报销网上审批PART1基本介绍上线计划•目前进展情况：•本部2016年12月1日份开始测试。•目前只开放国内差旅费业务模块网上报销流程制单提交负责人签字审批财务收单/自助投单财务处理结果通知检查票据、出差审批表等资料正确后即可收单或送单人自动投递网报单据财务后台处理网报单和对应的凭证处理我的报销状态查询负责人在确认单（审批表）上签字。票据上根据现有规定签字做完单要打印确认单网上报销单的状态状态说明制单制单人正在填制报销单待交财务制单人已经完成网上提交财务退回财务收单人员审核后发现不满足规定，直接退回给制单人已收单财务收单人员审核后接受该报销单已安排财务内部已经将收到的报销单分配给会计人员进行处理财务处理中会计人员正在处理（如有需要会与您电话联系）待领票据需要制单人前往报账点领取支票结束报销完成登录系统学校主页(（)-网上办公-登陆-其他类-财务管理-网上报销登录系统联系信息维护第一次使用财务信息服务系统（目前包括薪酬系统、网上报销与经费查询系统）时，系统会要求用户填写电话号码、手机号码和Email，对号码和邮箱我们目前暂时没有做校验。为了出现问题联系方便、可以及时获取报账情况，请您填写正确的号码和邮箱地址。如果需要修改这部分信息，在右上角选择“设置”就可以修改联系信息了。PART2项目的授权项目授权的方式1.网上授权：由项目负责人授权给被授权人，适合多个项目的授权，方便快捷。2.网上申请：申请人（非项目负责人）向项目负责人申请授权，需要申请人知道项目编号，项目负责人只需要接到申请后进行审批即可。1.网上授权进入“项目授权管理”“个人项目授权”界面，默认显示的是当前你负责的项目存在的所有授权情况。点击【授权】可以开始增加授权。授权窗口1、选择有效期：默认设置为一年的有效期。2、设置权限网上报销：可以使用项目进行网上报销，过程中会看到项目的余额、借款和预算执行情况。选择授权项目可在自己负责的项目中选择选择被授权人操作方式同增加授权项目最后点击保存即可完成授权。2.网上申请进入“项目授权管理”“项目权限申请”，点击左上角的【新建】按钮，即可进入申请窗口。与授权窗口不同的地方在于这里不能选择“被授权人”，被授权人只能是申请人。添加项目添加项目的时候，必须输入项目的全部编号，不支持模糊查找。在查到的项目前面打勾后，项目即进入“已选择记录”，可以输入新的项目编号，查询其他的项目，逐个添加多个项目。最后点击【确定】即可。负责人审批项目负责人使用左边菜单的“项目授权管理项目权限审批”功能，查看申请和进行审批。PART3免授权项目免授权项目•适用范围：学校公用经费未指定负责人，财务将这些公用经费设置为免授权项目。•报销变化：设置的免授权项目，报销人员在制单的时候，必须知道项目编号，使用查询功能定位到该项目才可使用此项目制作网上报销单免授权项目的不同之处使用免授权项目网上报销与普通项目基本一致，差别之处在于：1、新建网上报销单或者在制单过程中增加项目时，选择方式有所不同。2、如果没有该项目的查询权限，则项目的余额、预算控制等金额无法查询。具体见下图使用免授权项目制单在使用免授权项目新建报销单的时候，在上面的“项目编号”框中输入项目负责人已经申请开通的“免授权项目”的项目编号（必须完整编号），然后点击查询，下面的列表就会出现该项目的信息，但是其中的项目余额和项目可用余额会以“***”代表。选择您要使用的项目后，点击“下一步”即可。＊此处假设50505050是免授权项目在制单过程中选择免授权项目在制单过程中选择“新增项目”，在出现的项目选择界面，可以通过录入“项目编号”（必须完整编号）后查询免授权项目，符合条件的免授权项目即可出现在下面的列表中，但是项目余额和项目可用余额都不会显示。＊此处假设50505050是免授权项目PART4制单流程什么人可以制单？1、项目负责人，如果一个项目有多个负责人，这些负责人都可以制单。2、项目负责人授权的网上报销人（以下简称“被授权网报人”），被授权网报人是有授权期限的，只能在期限内制单。可以通过本系统的项目授权管理功能进行授权，下文有详细介绍。3、项目负责人授权的网上查询人（以下简称“被授权查询人”）如果仅有查询权，则不能制单！我的报销选择项目选择业务目前只开放“国内差旅费（新标准）”进入设置报账信息界面选择经办人经办人指具体经办此报销事项的人员，默认取制单人，您可以修改。经办人的名字会出现在项目明细账里面，也就是说经办人通过使用经费查询的“个人项目查询个人报销查询”功能，可以看到自己的报销记录。点击“选择”（上图标红）即可打开人员选择窗口（见下页）。指定经办人输入人员编号或者姓名即可查询，查询结果显示在下方列表中，点击某条目即可选择。目前绝大部分的师生员工数据都在系统中有记录。填写附件张数和事由1、附件是指各种发票、单据、审批单等，目前附件张数限制不能超过200张。2、事由是指本次报销的内容，供制单人或者项目负责人了解此项报销事项的内容。开始填写业务详细信息选择出差人员，并选择该人员的职别开始填写业务详细信息1选择出行的日期和出行方式2填写出行人的人数，系统会自动算出出差伙食费等3填写城市间交通费合计开始填写业务详细信息1系统会自动算出伙食补助费和公杂费2填写相关费用3系统会自动算出总金额支付方式目前只支持：对个人网银转账支付方式（对个人网银转账）对个人网银转账：限转入学校在册职工的个人工资账户或在册学生的学费账户，网银不转给校外人士。（注：我校对于在册的教职工和学生的网报支付方式主要采用对个人网银转账。）设置项目开支项目开支主要完成以下几项工作1、设置项目开支明细2、检查项目额度是否够开支3、检查是否超过项目的预算金额，此处严格限制不能超过项目预算。校对信息后提交操作成功有些电脑的浏览器直接打印可能会打印不全，可先导出PDF后再打印提交后1、提交成功的报销单，会根据项目分配的情况，自动对项目的金额进行冻结，有预算的冻结到预算，这样做是为了避免资金或预算被占用，报销单被财务审核后，会自动解除冻结。2、提交后，如果要求网审的报销单会进入“网上审批中”状态，不要求网审的会进入“待交财务”状态。没有收单的报销单，可在“我的报销”列表界面进行“撤单”操作。3、如果忘记打印确认单，可以在“我的报销”界面查找该单后进行“查看”，点击最下面的“打印确认单”按钮即可打印确认单。在我的报销中查看报销单提交后即不可修改再来回顾一下制单基本流程选择要使用的项目选择报销业务类型填写报销基本信息填写业务详情信息选择支付方式金额检查预算是否足够添加其他意见信息提交数据打印报销确认单网报单汇总表用途和注意事项网报单汇总表供项目负责人、被授权审批人和被授权查询人使用，可以查询使用该项目的所有网上报销记录。（目前被授权审批人暂时不能查询，功能正在开发中）被授权审批人和被授权查询人查询这些记录的前提是在授权的有效期内。在查询中要注意：汇总表中的报销总金额、项目分配金额、项目冲账金额、项目返纳金额为报销人填报金额，如果具体业务涉及计算错误或者不符合财务报销规定等原因，报销金额以财务审核金额为准（即项目明细账上的支出金额），如有疑问，请联系财务处会计科处理该业务的审核人员.PART5查询网上报销网报软件提供个人网报单进度跟踪查询功能，点击“我的报销”进入查询界面，系统默认把所有“未结束”的网报单筛选出来。您可以指定单据状态或业务类型进行检索，系统除了把网报单编号、申请日期、事由、报销金额等基本信息展现出来之外，还显示“当前处理人”方便您跟踪网报单。选择需要查看的网报单的“查看”操作，即可进入网报单详情界面，您可看到网报单的基本信息、报销详情、支付信息、项目信息、处理信息与更改记录。送单的注意事项1.到填报本单时选择的报账点送单。2.必须携带粘贴好的票据、审批文件和报销确认单等。原始票据和报销确认单请根据规定完备签名手续。收单后的处理原则财务部门在收到您提交的报销单据后，按照以下原则处理：原始票据实际内容与填报信息不一致，会做出适当的修改，例如，修改填错的金额（但修改后的报销总金额不允许超过原报销单项目负责人审批的总金额）、选错的费用类别等。我们不会修改您填报的开支项目和收款账户信息。报销的原始票据不符合报销规定，会联系报账人询问处理方式。如果根据报账人要求抽出相关票据不做处理，该票据我们将会为您保存1个月；逾期未领取的，将做销毁处理。为了方便大家报账，系统调试是一个漫长的过程，我们一直都在努力！请多支持、理解、包容和指教！谢谢！