网上报销系统简明用户操作手册

内部资料妥善保管编号：INFO-115-E01-Z004-07-ZHCW-1中国科学院资源规划（ARP）项目（二期）网上报销系统简明用户操作手册（V1.0）中国科学院计划财务局中国科学院计算机网络信息中心二〇一〇年五月ARP二期项目网上报销系统简明用户手册第一章操作简介1.1整体功能介绍新版网上报销系统是ARP综合财务系统的一个子系统，与人力资源、综合财务、科研项目、科研条件系统等业务系统紧密集成，实现了借款单填写、报销单填写、领导审批、财务审核、财务支付的网络化流程管理。网上报销系统以课题成本管理为核心，围绕财务审核流程，完成借款填写、报销填写、固定资产转固、领导审批、预算控制、财务审批、银行支付，自动生成记账凭证。员工借款报销和领导审批不受任何时间、地点的限制，同时将费用支出与预算管理子系统关联，实现实时预算控制。网上报销系统主要包括借款单录入、报销单录入、固定资产审批及转固、领导审批、财务审核、财务支付、授权代理和基础设置等模块。其中，借款单录入和报销单录入是核心业务模块，也是信息流的出发点，用户通过网上报销系统填写并提交借款单或报销单，经由领导审批、财务审核、财务支付流程，最后将数据导入ARP财务模块生成记账凭证。其中领导审批和财务支付流程是可选流程，根据各单位管理需要在系统设置中设置是否启用此项流程。通过授权代理的功能，可实现代理借款报销业务。作为业务流程的数据平台，基础设置提供了与业务相关的基础数据，包括基础数据维护和基础类别维护。网上报销系统是基于Internet的借款报销管理流程，打破了传统的财务手工作业的局面，使费用报销流程统一化、简单化和透明化，加强了科研管理内部控制，在一定程度上提高了工作效率，节约了管理成本，加速了资金周转速度。1.2系统登录新版网上报销系统是部署在研究所的VPN区内，访问网上报销系统必须先登录本所的VPN，然后才能登录网上报销系统。1.2.1登录VPN打开IE窗口，输入VPN登录地址，如下图所示：2ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图1-1VPN登录输入用户名和密码，点击“提交”按钮即可登录VPN。1.2.2登录网上报销系统登录VPN系统后，在页面上可以看到“网上报销系统”登录地址链接，点击“ARP公文系统”图标，进入“中科院ARP系统”登录页面图1-2VPN地址链接录入用户名和口令，进入“中科院ARP系统”，用初始密码登录系统后，可通过“个人设置”修改登录密码。3ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图1-3ARP系统登录点击“财务系统”,选择网上报销，进入网上报销系统图1-4网上报销系统4ARP二期项目网上报销系统简明用户手册第二章个人设置2.1个人密码修改路径：个人设置修改密码第一次登录新版ARP系统后，请及时修改登录密码。具体修改方式是在个人设置修改密码下录入原密码和新密码。图2-1修改密码2.2个人信息维护路径：个人设置用户信息在用户信息中用户姓名、用户名、性别。生日等信息从人事薪酬模块同步，可以维护邮件、电话、手机信息，同时可以选择订阅消息提醒。图2-2维护用户信息2.3信息提醒方式选择5ARP二期项目网上报销系统简明用户手册路径：个人设置用户信息提醒类型在用户信息的提醒类型中选择所需的信息提醒方式，例如选择“短信”提醒方式，并且维护了手机号码，当本人的借款或报销财务支付后，会发送短信到用户手机，此信息为免费信息。图2-3选择提醒类型6ARP二期项目网上报销系统简明用户手册第三章操作变更内容3.1借款单填写借款单按照借款金额是否确定分为定额借款和限额借款。本模块主要功能是借款单录入和提交的管理，借款人通过此模块在网上报销系统填写借款单或者通过授权代理人，由代理人代为填写委托借款单，借款单填写完成后提交领导审批、提交财务审核。借款填写内容如下图：图3-1借款单分类图2-2借款单录入3.2报销单填写报销管理，按照费用的具体用途将报销单分为十八类报销单，具体是：差旅费、交通7ARP二期项目网上报销系统简明用户手册费、招待费、劳务费、维修费、办公费、离退休人员经费、固定资产、材料消耗品费、会议费、外事差旅费、外事国际会议费、外事招待费、经费转拨、现金还款、费用分摊、医疗费、普通报销单。各研究所可以根据管理实际需要启用相关类型的报销单，报销人可以根据费用的具体用途，选择对应的报销单类型。报销管理主要功能是报销单录入和提交的管理，报销人通过此模块在网上报销系统填写报销单，并选择报销支付方式或选择冲销前期借款。也可以通过授权代理人，由代理人代为填写委托报销单。报销单填写完成后，提交领导审批、提交财务审核。图3-3报销单分类报销单页面分为四个区域：分别是汇总信息、单据行信息、结算方式和借款冲销。报销单汇总信息中需要填写报销事由和单据张数信息，电子邮件和电话如果在个人设置中已经维护，报销单页面可以自动带出信息图3-4报销单汇总信息单据行信息，点击单据行区域内的“增加”按钮，逐行添加明细报销信息8ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图3-5单据行信息结算方式默认为“银行卡”，默认的类型可以根据研究所需要在系统配置中进行调整。默认单一结算方式，支付金额为报销单合计金额。可以选择添加多种支付方式，具体内容详见2.3报销单支付方式。借款核销，显示前期已借款但未冲销为零的借款单信息，根据实际情况，在选择报销单是可选择冲销前期借款，在本次借款金额框中填写具体要冲销的借款金额。图3-6借款冲销3.3报销单支付方式根据研究所管理需要，在网上报销系统设置中设定报销单的结算方式默认为“银行卡”或“现金”，默认支付的金额为报销单金额。如下图：9ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图3-7报销单支付方式如果报销单的支付方式不是银行卡，可以修改具体的结算方式，操作方法是请将鼠标选中“银行卡”，出现下拉选择框，可选择其他支付方式，具体包括现金、支票、汇票和汇款。图3-8修改结算方式新版网上报销系统可实现一张报销单用多种结算方式支付，例如，一张报销单，部分金额支付到银行卡，部分金额用支票支付。具体操作方式是：点击结算方式区域的“增加”按钮，增加一行结算方式，图3-9添加结算方式增加的结算方式为“汇款”，可将鼠标选中“汇款”，出现下拉选择框，根据实际支付需要选择支付方式，具体包括现金、支票、银行卡、汇票和汇款。3.4个人银行卡信息维护路径：财务系统网上报销系统管理基础数据维护银行卡信息维护在此路径下维护个人银行卡信息，系统初始时，可批量导入全体员工在用银行卡信息。需要维护的信息包括：是否启用、银行名称、银行账号10ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图3-10银行卡信息维护3.5授权银行卡信息路径：财务系统网上报销系统管理基础数据维护银行卡信息维护编辑代理人如果其他人的报销款项需要支付给本人的银行卡，需要将银行卡信息授权给其他人，被授权人填写报销单结算方式时，才能选择到相应的银行卡信息。具体操作是在银行卡信息中添加代理人的信息。选中要授权的银行卡信息，点击“编辑代理人”图3-11编辑代理人信息点击“代理人”框的选择按钮，选择要授权人的姓名图3-12选择银行卡代理人在弹出的人员列表中，查找到要授权的人员，双击“人员姓名”，即可对此人授权银行卡信息，一次可以授权多人，选择完成后，点“确定”按钮保存信息11ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图3-13选择银行卡代理人3.6材料费报销单路径：财务系统网上报销报销管理材料消耗品材料费报销单单据行，除填写报销事由、材料名称、材料型号、单价、数量外，还需要填写材料采购成本分摊的具体子课题编号和分摊金额，在子课题分摊表中，点击“请选择子课题”即可选择要分摊成本的子课题，并且分摊金额合计应等于报销合计。图3-14材料费报销单单据行3.7固定资产报销单12ARP二期项目网上报销系统简明用户手册路径：财务系统网上报销报销管理固定资产1.固定资产报销单添加时，请先选择固定资产所属的类别，包括图书、交通工具、家具、设备、土地、房屋、文物标本陈列品。图3-15选择固定资产类别2.在填写报销单时，如果本条数据与上一次填写的数据是同一类固定资产，可以通过“带出上条保存数据”功能，将上一条数据复制，再做相关修改。图3-16固定资产报销单单据行3.固定资产报销单据行填写完成后，请点击“生成”按钮，可以根据“序列号初值”和“责任人初值”生成资产序列号和资产责任人。其中资产责任人为必填项，可以通过“责任人初值”和是“数量”生成资产责任人，也可以分行选择具体的资产责任人。13ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图3-17固定资产报销单生成序列号和责任人4.固定资产报销单需要选择分摊的子课题，具体操作方式是，点击“增加”按钮，点击“子课题列表”空白处，即可弹出子课题选择页面。添加一行后，点“请选择”，弹出子课题选择页面图3-18固定资产报销单子课题分摊3.8医疗费报销单路径：财务系统网上报销报销管理医疗费医疗费报销单专用于医疗费用报销，进入医疗费报销单据行，选择医疗费报销类型，填写报销金额和子课题号。图3-18医疗费报销单单据行3.9经费转拨报销单路径：财务系统网上报销报销管理经费转拨报销单14ARP二期项目网上报销系统简明用户手册经费转拨报销单用于进行课题间经费转拨或课题经费转拨外单位。课题经费转拨外单位，在单据行中填写转出课题、转拨金额和转拨单位。图3-19经费转拨外单位课题经费转拨给其他课题，在单据行填写转出课题、转拨金额和转入课题。图3-20课题间经费转拨3.10费用分摊报销单路径：财务系统网上报销报销管理费用分摊报销单费用分摊报销单可实现费用在课题间进行成本分摊，进入费用分摊单据行，选择分摊费用的类别，然后填写在各课题分摊的成本。填写分摊课题和分摊金额，如果分摊的费用从其他课题转出，需要填写转出课题。图3-21费用分摊报销单15ARP二期项目网上报销系统简明用户手册第四章财务审核4.1财务审核路径：网上报销财务审核报销审核/借款审核在报销审核页面，点击状态为“待审核”报销单后的“审核查看”，点击单据行“编辑”按钮，录入借方科目。同时需要录入结算方式中的支付会计科目，如下图：图4-1财务审核4.2修改报销单结算方式路径：网上报销财务审核修改结算方式财务审核人员根据实际结算方式，可修改“待审核”和“已审核”状态的报销单的结算方式。无需驳回给填报人，即可修改已提交报销单的结算方式。图4-2修改结算方式16ARP二期项目网上报销系统简明用户手册4.3驳回已审核单据路径：网上报销财务审核驳回已审核单据因手误以及其他原因造成的报销单审核错误，财务人员可通过驳回已审核单据功能，将已审核的报销单驳回到待审核状态。图4-3驳回已审核报销单17ARP二期项目网上报销系统简明用户手册第五章基础数据维护5.1出差标准维护路径：基础数据维护出差标准需要在出差标准中补充维护各级人员的公杂费补助标准。图5-1出差标准维护5.2借款类别类别维护路径：基础类别维护借款类别在借款类别中可以对应维护每个借款类别对应的会计科目，借款单财务审核页面将根据借款类别自动生成会计科目。图5-2借款类别维护5.3费用分摊类别维护路径：基础类别维护费用分摊类别维护具体的费用分摊类别，并定义费用对应的三至六级会计科目。用户填写费用分摊报销单时，选择子课题，系统将根据子课题对应的一二级会计科目和费用分摊类别对应的三至六级科目自动生成科目。18ARP二期项目网上报销系统简明用户手册图5-3费用分摊类别维护5.3医疗费类别维护维护医疗费报销的类别，每个医疗费报销类别对应一个会计科目，医疗费财务审核页面将自动生成医疗费类别对应的会计科目。图5-4医疗费类别维护19ARP二期项目网上报销系统简明用户手册第六章常见问题6.1如何修改新版ARP系统密码回答：第一次登录新版ARP系统后，请及时修改登录密码。具体修改方式是在个人设置修改密码下录入原密码和新密码。图6-1修改密码6.2报销单的结算方式如何选择支票、银行卡回答：报销单结算方式栏默认的结算方式为“现金”，如