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联动优势财务报销流程2009.10.26第一部分组织结构总经理→6位副总经理，分别主管各自几个部门→各部门设有总监、副总监→总监下面是各个业务线高级经理→各级别经理、主管等人员费用报销单的填写及审批1.各类业务活动结束后应按公司规定时间及时填写OA系统中相应的财务报销流程；2.正确填写费用中心，履行审签程序，并要经费用中心负责人签字确认；部门间协作，同时需要费用中心负责人会签；3.会议餐费、工作食品费及部门活动费必须根据报销金额由职能部门副总经理及总经理审签批准；外埠办事处的房租、水电费、固话费、宽带费、邮寄费、保洁、办公、花草维护等各项费用由行政部主管审签；4.财务部根据公司财务规章制度审核报销单据，对于审核无误的单据及时报销入账。报销的时间规定1.所有员工应于业务活动结束后五个工作日内及时提交OA报批流程，无故拖延填报流程十个工作日以上的，财务部将按报销金额的10%给予罚款；对无故拖延超过2个月的，不管任何情况均不予报销。2.自流程审批通过之日起，北京员工五个工作日内打印报销单并上交财务部，外地员工十个工作日内（含邮递时间）打印报销单并上交财务部。自审批流程通过之日起，十个工作日内必须上交财务部，否则不予报销。3.财务部审核未通过的报销单请自退回之日起五个工作日内修改流程或重新发起新流程，否则将不予报销。4.每月1至15日交到财务部的报销票据，经审核无误，流程结束后，将在当月月底前将报销款汇入工资卡中；16日至月底前交到财务部的报销票据，经审核无误，流程结束后，将在次月中旬将报销款汇入工资卡中。5.以上所有时间均以OA系统时间为准。第二部分㈠招待应酬费开支的管理规定招待应酬费的范围1.招待活动结束后五个工作日内凭发票在OA系统的财务流程中填写《交际应酬费报销单》。2.其范围包括用于对外招待与本公司有业务往来关系的外部单位人员所支付的相关费用。一般包括招待餐费、娱乐费、礼品费等。包括员工(外埠上班)在外地招待与本公司有业务往来关系的外部单位人员所支付的相关费用，也填列本报销单。但不包括出差过程中的招待应酬费，应将其在《差旅费报销单》的相关栏目中填写。招待应酬费的手机短信报批1.申请人在招待当日或之前，必须提前用手机短信将招待宴请和娱乐的时间、地点、主要客人姓名、预计消费金额等内容发送给直接上级，直接上级如无异议应在半小时内将短信转发给申请人和财务部门，如有其他意见请在转发的短信前面写明，如不同意招待只需将意见发给申请人，不必转发给财务部门。2.申请人如半小时内未收到回复或怀疑短信延迟，可打电话直接与审批人联系。只要是当日的回复，财务部门均予以认可。3.如上级领导因出国或休假等原因不能接受短信，应临时指定他人代为批转短信。4.财务部门将收到的短信作为审核报销的依据。一旦短信未达，需要在流程中下方的文本框中进行补充说明，并由上级主管在流程中审批。5.对于未按规定进行短信报批的人，不予报销。如事后当事人能提供证据证明确为正常招待费用，扣减20%报销。6.短信内容和格式：今晚（或中午）将在**（餐馆或娱乐场所名称）招待**（单位简称）的****（姓名+职务）等*人（人数），预计消费**（金额），***（自己的姓名）例：今晚将在麻辣诱惑招待**公司**部门李*主任等2人，预计消费300元。赵**招待应酬费审批权限1.单笔金额300元以下，由其上级主管和费用责任人审批，财务部门审核报销；2.单笔金额达到或超过300元低于800元的，除其上级主管和费用责任人审批外，须由主管总监或副总监审批，财务部门审核报销；3.单笔金额达到或超过800元低于1500元的，除其上级主管、费用责任人、主管总监或副总监审批外，另需主管副总经理审批，财务部门审核报销；4.单笔金额达到或超过1500元低于3000元的，除其上级主管、费用责任人、主管总监或副总监、主管副总经理审批外，另需职能部门副总经理审批，财务部门审核报销；5.单笔金额达到或超过3000元的，除其上级主管、费用责任人、主管总监或副总监、主管副总经理、职能部门副总经理审批外，另需总经理审批，财务部门审核报销；6.总经理的报销由财务负责人审批；7.如果申请人本人就是费用责任人，则不需要费用责任人审批；审批人中，上级主管、费用责任人、主管副总经理、总经理、财务审核人如有重合，不必重复审批。财务部门人员报销，审批人、审核人、付款人不得重复。《交际应酬费报销单》用于对外招待与本公司有业务往来关系的外部单位人员所支付的相关费用。一般包括招待餐费、娱乐费、礼品费等。㈡差旅费开支的管理规定1、差旅费的范围本规定所指出差范围只包括外埠出差。差旅费包括城市间交通费、住宿费、市内交通费、出差补助（含餐费、公杂费）、办公费、差旅期间的招待费（其他）五部分。出差人员返回后应及时填写《差旅费报销单》，均需凭有效发票，依据公司规定报销流程据以报销。2、出差申报手续出差人员需慎重研究出差目的，并认真填写《差旅申请表》。各部门主管应对出差计划详细审查，正确计算出差工作的执行天数和强度，尽量压缩出差人员的出差天数，经核实无误后方可审签通过。国内差旅费开支标准•城市间交通工具应首先选择火车或长途汽车，出差人员乘坐飞机要从严控制。•员工由北京赴一类地区出差应选择乘坐火车或长途汽车，41-53级人员赴一类地区出差，原则上必须选择乘坐火车或长途汽车。•对于乘坐火车或长途汽车的员工，给予在途补助，补助标准如下：（1）乘坐火车或长途汽车赴距离在500公里以上的一类地区出差，给予补助60元；（2）乘坐火车或长途汽车赴二、三类地区出差，给予补助120元；（3）北京以外的分支机构员工赴辖区出差参照执行。•其他需要乘坐飞机出差的情况，应该购买6折以下飞机票。国内出差城市间交通费标准如下：序号职级城市间交通费铁路/公路飞机所有地区一类地区二类地区三类地区160-63级软座或硬卧（包括动车组）经济舱经济舱经济舱254-59级6折以下折扣票351-53级6折以下折扣票441-50级6折以下折扣票表中城市间交通费是指从北京到其他城市的往返交通费用。其他城市之间的往返交通费用参照本表执行。•一类地区指客车运行不超过8小时的地区（包括动车组列车），主要包括：天津、河北、山东、河南、山西、辽宁；•二类地区指客车运行超过8小时不足12小时，可以实现夕发朝至的地区，主要包括：吉林、黑龙江、内蒙古、陕西、安徽、江苏、上海、湖北、江西；•三类地区指前两类以外的地区，主要包括：浙江、湖南、重庆、四川、贵州、云南、福建、广东、广西、宁夏、甘肃、青海、海南、新疆、西藏；•因公务紧急且票源限制而超标准的，应事先请示主管副总（无主管副总，由总监负责）并经过书面审批后准予报销；•对未经批准超标准乘坐飞机出差的，按票面金额的60%报销此机票款；•乘坐飞机出差的，市内与机场之间的交通费（包括出发地及到达地），54级以上人员可报销出租车费，41-53级人员只报销机场巴士或机场快线的费用，其他方式的费用自负。因夜班没有巴士或运输必须携带的仪表等工具需要乘坐出租车的，经主管副总以上领导签字准予报销。其他原因乘坐出租车的，一律不予在差旅费中报销，但可在每月的交通费未超标的标准内据实报销。国内出差住宿费，应优先选择经济型连锁酒店。住宿费标准如下：①41-56级人员两人以上共同出差，同性别必须双人同住一间。双人住宿标准按130%执行，按级别较高人员标准计算，由级别较高人员负责报销；②差旅结束当天22：00之前返回的，要求在12：00点之前退房，物品可存放在酒店。不得12：00之后退房，如因未及时退房而增加的费用支出由员工自负；③因接待单位统一安排或其他情况而超标准的，应事先请示主管副总（无主管副总的，由总监负责）并经过书面审批后准予报销。序号项目职级住宿费（元/天）直辖市、省会、副省级城市、特区地级市及以下157-63级四星级及以下酒店，省会城市以下和特区不得超过500元251-56级350260341-50级260200关于出差补助的规定1.差旅期间按实际出差天数给予出差补助（指餐费及公杂费），每天80元。出差人员由接待单位或会议统一安排膳食的，每天补助20元；出差员工于15：00以后出发及10：00之前返回的，当天出差补助减半计算；2.出差补助采取包干形式补贴给出差者，借用和临时帮助公司工作的非本公司人员出差人员除外。参加会议、培训的差旅费1.因会议出差，凡食宿由会议接待单位统一解决的，不得报销住宿费，出差补助每天20元。因参加会议而出差的，报销时应提供会议通知。2.外地员工到公司总部参加公司统一组织的全员会议和培训，会议和培训期间（包括报到和结束当天）食宿由公司统一安排，不再给予出差补贴。3.到外地参加各种培训班的人员，培训时间在一周以内的，按出差的标准及办法执行；一周以上的，住宿费、出差补助按出差标准的80%执行。4.城市间交通费凭车、机票报销，超标自负。5.住宿费凭住宿发票报销，超标自负，但因培训主办单位统一安排的原因而超标，可予以报销。凡由主办单位承担的，不予报销。差旅费的审批权限1、差旅费中的招待应酬费、住宿费单项费用及差旅总额按以下标准执行：①住宿费、招待费单笔金额或差旅费总额在300元以下，由其上级主管和费用责任人审批，财务部门审核报销；②住宿费、招待费单笔金额或差旅费总额达到或超过300元低于800元的，除其上级主管和费用责任人审批外，须由主管总监或副总监审批，财务部门审核报销；③住宿费、招待费单笔金额或差旅费总额达到或超过800元低于1500元的，除其上级主管、费用责任人、主管总监或副总监审批外，另需主管副总经理审批，财务部门审核报销；④住宿费、招待费单笔金额或差旅费总额达到或超过1500元低于3000元的，除其上级主管、费用责任人、主管总监或副总监、主管副总经理审批外，另需职能部门副总经理审批，财务部门审核报销；⑤住宿费、招待费单笔金额或差旅费总额达到或超过3000元的，除其上级主管、费用责任人、主管总监或副总监、主管副总经理、职能部门副总经理审批外，另需总经理审批，财务部门审核报销；2、财务部门应按月统计各部门差旅费用，于统计月的下一月第一周上报总经理。3、出差天数按自然（日历）天数计算。㈢餐费的管理规定1、加班餐费应填写《加班餐费报销单》，发票要与加班时间、用餐顿数相符。（1）非法定节假日的加班时间至当日20:00后的，餐费根据实际发生额凭有效发票报销，每人每餐报销上限为30元，原则上不超过一顿；不发生不报销。（2）法定节假日的加班，工作时间超过8小时并且离开时间晚于19:00点可报销两餐补助,餐费根据实际发生额凭有效发票报销，每人每餐报销上限为30元，全天加班原则上不超过两顿；不发生不报销。（3）员工加班应由加班人员的上级确认，同时报人力资源部备查。《加班餐费报销单》2、工作餐费、食品费的管理办法（1）因工作原因产生的餐费、食品费，应填写《费用报销单》，并说明餐费、食品费的产生原因，用餐人数，时间与地点等具体情况。（2）金额在300元以内的，需经其上级主管、主管总监或副总监、主管副总经理、职能部门副总经理审批，财务部门审核报销；金额达到或超过300元的，除其上级主管、主管总监或副总监、主管副总经理、职能部门副总经理审批外，则另需总经理审批，财务部门审核报销。㈣手机费用的管理规定手机费用应填写《费用报销单》，直接主管签字确认后，财务部审核付款。1、公司按限额标准内话费的85%报销手机话费，超额部分自己负担。填写《费用报销单》时请按乘以85%后的余额填写，小数点后两位四舍五入。因公国际漫游，凭话费明细单报销。2、公司将只报销备案号码的费用。3、超过标准的部分如确实因工作原因发生的，应写明超额原因，并由直接主管领导签字确认。如超标部分金额在300元以内的，另需经主管总监或副总监、主管副总经理、职能部门副总经理审批，财务部门审核报销；超标部分金额达到或超过300元的，除其上级主管、主管总监或副总监、主管副总经理、职能部门副总经理审批外，则另需总经理审批，财务部门审核报销。4、公司的测试手机费用据实报销，填写《费用报销单》，费用种类选择业务通讯费，提交报销单的同时