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南京索酷信息科技股份有限公司费用报销流程与注意事项一、增值税发票介绍及分类二、费用报销注意事项三、专项支出管理规定四、工资结算管理规定1，增值税发票分为增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票有两联，分别是发票联和抵扣联，必须同时取得（抵扣联上注明的税额就是可以抵扣的进项税）增值税普通发票只有一联：发票联。增值税普通发票是不可以抵扣进项税的。2，开具增值税发票的材料2.1增值税专票：开具增值税专用发票，需要提供公司名称、税号、账号、地址、开户银行。2.2增值税普票：开具增值税普通发票，只需提供公司名称即可（公司名称一定要全称，不能简写）一、增值税发票简介及开票要求二、增值税发票种类1，增值税专用发票2，增值税普通发票3，增值税电子普通发票增值税普通发票细分种类1，通用机打卷式发票：2，通用机打发票：3，通用定额发票：4，门票：三、纳税人、增值税发票及进项税抵扣的关系图四、营改增后其他规定1、小规模纳税人正常可以开增值税普通发票，但可以到国税局申请代开增值税专用发票（免税项目除外）。2、原有地税的票据使用过渡期到2016年6月30日，从2016年7月1日起，原先盖有地税局印章的票据不再有效，盖有国税局印章的发票才有效。五，营改增后公司报销要求指南5.1应取得增值税专用发票的项目①业务类②行政类：5.2无需取得增值税专用发票的项目六、几种常见性费用报销要求6.1会议费报销要求购买会议用品、会场租金、会务服务费可以抵扣进项税，此类项目须取得增值税专用发票。参会人员餐费不可以抵扣进项税，无需取得增值税专用发票。因此，会议费应分别列明各项目费用金额，尤其单独列明餐费金额。6.2差旅费报销要求酒店住宿费可以抵扣进项税，此类项目须取得增值税专用发票。除以上费用外，其他差旅费包括车船票、飞机票、市内交通费（出租车、地铁、公交车等）、交通补贴、餐补等不可以抵扣进项税，无需取得增值税专用发票。特别提醒：住宿费一定要开具增值税专用发票哦！七，营改增对业务的影响7.1签合同合同一定要明确约定以下各项：1.是含税价格还是不含价格？2.税率是多少？3.提供增值税专用发票还是增值税普通发票？费用报销注意事项在日常工作中，部分员工对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据填写不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰。1.发票必须增值税发票。（详见增值税发票介绍）2.内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。3.印章要齐全，发票必须盖有收款单位发票专用章和税务机关印章；事业单位的收据，要有财务专用章；4.取得的原始单据(车、船、飞机票等)，因保管不善丢失的，不予报销。特殊情况需说明原因，由总经理和财务总签字后拿票冲抵。5、填写费用报销单时，每个项目费用要分开填写，项目名称要写具体。（一）对原始单据的要求（一）对原始单据的要求2无财务专用章的白条票据;4收据、虚假发票等票据不予报销;3数量、单价、金额不明确的票据；1内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、伪造的票据一律不予报销;5名称必须写全称，否则不予报销.（二）、不予报销的单据反面例子：报销项目与发票内容不一致。左图发票为订票发票，不能用于报销市内交通费左图发票上的发票章为某饭店，不能用于报销市内交通费。反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票。在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。鉴于上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大家做简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按规范操作。（三）、原始单据粘贴规范票据整理粘贴要求1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。2、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间或两边，以免造成中间厚，四周薄或者两边厚中间薄。票据整理粘贴要求3、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴单4、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。5、固定资产的发票要单独粘贴，一张发票对应一张粘贴单和报销单。6、取得增值税专用发票的，发票联和抵扣联不需要粘贴，用回形针固定即可。1、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销。2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、报销人、单据张数等信息应如实完整填写；3、不要将票据倒置粘贴；不要用订书机订票据；4、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用品一批XXX元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。填写规范及注意事项原始单据粘贴规范5、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：1)阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报销金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00元，空白部分划掉。2)大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”，在数字是0的位置填写汉字“零”。例如，报销金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写：X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分3)汉字的数字大写标准写法为：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万元角分原始单据粘贴规范填写规范及注意事项报销票据粘贴•基本要求：•–紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴•–相邻票据间须留出间隔距离•–票据较多时，可分行粘贴•–不得竖向粘贴，粘贴票据不得超出粘贴单.•–报销人须在票据背面用铅笔在空白处注明开支的用途•不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。票据粘贴紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴粘贴方向票据粘贴范围图1火车票的粘贴图2出租车票的粘贴图3汽车车票的粘贴1234报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见原始单据的一般要求）。填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目填写，注明附件张数；金额大小写必须完全一致；简述费用内容。按规定的审批程序报批。报销需要支付现金的需提前一天通知财务部以便备款。（四）、费用报销一般规定员工发生费用填制费用报销单或差旅费报销单部门主管审核签字财务审核票据是否有误财务总审核签字总经理审核123454审核无误审核未通过返回报销人（五）、费用审批签字流程每月25日发放报销为了协调公司对内、对外业务的工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：报销时间：每月20日前将报销单提交财务审核，25日发放报销发放报销方式：网银转账，实际发放的金额是扣除借款后的金额借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销（六）、报销时间的安排1、出差借款出差人员需要借支差旅费的，填写借款单，并写明借款原因，由财务总及总经理签字后办理借款，出差返回并在当月办理报销还款手续。2、其他借款如业务费、备用金等，借款人员应及时报帐，原则上不允许跨月借支。温馨提示：各项借款需要现金的，应提前一天通知财务部备款2、借款销账规定（1）借款报账时以借款申请单上的借款金额为依据，据实报销，多退少补。（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。（3）借款时，本着“前账不清，后账不借”的原则，特殊情况由总经理批准后方可办理借款手续。3、借款流程财务付款借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、注明借款形式，正常是网银转账（支票或现金）审批流程借款人借款审批流程：财务总签字→总经理审批→财务付款：借款人凭审批后的借款单到财务部办理借款手续。案例1.2016年8月5日，李四预借差旅费3000元。2.2016年8月10日，李四出差回来报销差旅费2500元，余款500元退回财务，财务开取收据作为还款的依据，财务和当事人各执一份。专项支出管理规定专项支出定义专项支出（付款）主要包括软、硬件及固定资产购置、咨询顾问费、广告宣传费、货款、装修款以及其他专项费用等。专项支出费用标准此类费用一般金额较大，由部门主管根据实际需要向财务总和董事长请示后，经财务总和董事长签署审核意见或审批后履行相关手续。1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2、签订合同：直接负责部门与合作方签订正式合作合同后，原件提交人事部门保管，提交复印件到财务备案。3、付款流程：（1）有预付款的，填写付款申请单，附带对方开具的发票（正常情况下，财务是见票付款，特殊情况下，在付款时没有索取发票的，经办人要及时跟踪，收到票据后及时送交财务）。财务总及总经理申批后到财务部办理付款手续。（2）合同终结，需要再次付款的，在明确收到对方提供的发票后，由经办人员填写付款申请单（填写规范参照日常费用报销一般规定和流程，发票上必须有经办人和证明人的签名，在备注内详细注明前期付款合计，本次再需付款金额）；（3）付款方式:一般不用现金现款，通常采取转账支票或网银付款的方式。（4）付款抬头：合同单位和付款申请单的收款单位必须一致，否则不予付款；转账支票付款的，抬头及金额必须和付款申请单一致，否则不予付款。财务付款流程公司财务部每月15日结算上月员工工资，绩效奖在工资中核算，节假日顺延。董事长特批、员工合同期满等特殊情况除外但员工必须凭人事部经理、董理长签字批准的离职手续到财务部办理工资结算手续。结算日期工资结算管理规定每月工资结算前，人事部必须在当月5日前将上月的工资表提交到财务部。以便财务部及时准确核算公司各项目的成本，个人所得税部分和社保、公积金、对人事部提交的工资表进行审核。人事部对提交资料的真实性负责。人事工资变动情况工资发放以银行转账方式发放，一旦确定，不再变更。对工资有疑问的，可以咨询人事部。发放方式THANKS