0503出纳备查账簿的格式和登记方法

主讲人：第三节出纳备查簿的格式和登记方法一、出纳备查账簿的意义和种类二、出纳备查账簿的登记出纳备查账簿（也称辅助账簿），是根据企业内部管理的需要，对某些在日记账和分类账中不能登记或登记不全的会计事项进行补充登记的账簿。通过设置出纳备查账簿，可以为加强内部管理或对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。出纳人员所涉及的备查账簿主要有：支票领用登记簿、应收票据备查簿、应付票据备查簿、托收承付、委托收款登记簿、托收承付、委托收款付款登记簿等。出纳备查簿的格式一般由各单位根据需要自行确定。支票领用登记簿，是用以记录和反映空白转账支票领用和报销情况的一种账簿。签发空白转账支票，原则上不予办理。在特殊情况下，确须签发不填写金额的转账支票时，必须经用款单位领导同意，方可签发。（一）支票领用登记簿的格式和登记方法空白转账支票必须要在事先不能确定采购商品的数量、金额或劳务费用的条件下才能签发。签发前，首先由用款人填写“支票领用单”，并经用款单位领导批准，然后由出纳人员根据领导批准的“支票领用单”签发空白转账支票。签发时，除大小写金额和日期空置外，必须填写收款单位名称、账号、开户银行和用途，并加盖银行预留印鉴。并向领用空白转账支票的人员规定限额和报销日期。为了加强对空白转账支票的管理，明确经济责任，防止意外，应建立“支票领用登记簿”。（一）支票领用登记簿的格式和登记方法（一）支票领用登记簿的格式和登记方法支票领用单单位:元领用部门领用人领用日期用途对方单位预计金额批准人:（一）支票领用登记簿的格式和登记方法支票领用登记簿签发日期支票号码收款单位用途预计金额领用人支票实际金额报销日期年月日月日新世纪有限公司2004年7月初发生下列两笔经济业务：（1）7月3日，供应科采购员刘强需带空白转账支票一张，到本市新华工厂购材料一批，填写“支票领用单”，预计金额13000元，经本单位领导（华明）批准，并由出纳人员签发（支票号码4357）。该项经济业务不作会计分录，只需登记“支票领用登记簿”。（一）支票领用登记簿的格式和登记方法（2）7月8日，采购员刘强持材料发票和转账支票存根到财务科办理报销，实际用款金额15200元（其中买价13000元，增值税2200元）。根据发票和支票存根，作如下会计分录：借：材料采购13000应交税费—应交增值税（进项税额）2200贷：银行存款15200并登记“支票领用登记簿”。（一）支票领用登记簿的格式和登记方法（一）支票领用登记簿的格式和登记方法支票领用单单位:元领用部门领用人领用日期用途对方单位预计金额供应科刘强07月03日购买材料新华工厂13000批准人:（一）支票领用登记簿的格式和登记方法支票领用登记簿签发日期支票号码收款单位用途预计金额领用人支票实际金额报销日期2008年月日月日734357新华工厂购买材料13000刘强1520078支票领用登记簿的登记方法（1）签发时，出纳人员应在“支票领用登记簿”上填写签发日期、支票号码、收款单位、用途和预计金额等，并由领用人在“支票领用登记簿”上签名或盖章；（2）报销时，出纳人员根据支票实际用款数在“支票领用登记簿”上填写实际金额和报销日期。（一）支票领用登记簿的格式和登记方法应收票据备查登记簿，是用以记录和反映在采用商业汇票结算方式下，销货单位收到购货单位承兑的商业汇票和汇票到期日收回货款或退回承兑商业汇票以及将票据贴现、转让等情况的一种账簿。（二）应收票据备查登记簿的格式和登记方法应收票据备查登记簿年购货单位合同号码商业汇票纪录产品发出纪录收款、贴现、转让纪录票据种类签发日期汇票号码承兑日期货款金额发货日期发票号码产品名称数量货款金额已收款已贴现已转让日期金额日期金额日期被背书单位金额备注（1）、新世纪有限公司根据购销双方签订的91号合同规定，苏州红星商场订购甲产品90台，每台售价600元，计54000元，增值税9180元，共计63180元。甲产品90台于2004年6月10日一次发运给苏州商场。产品发出后，应登记“应收票据备查登记簿”，具体登记方法见表5—5。6月23日，收到该商场6月20日签发并承兑的商业汇票三张，其中第一张商业承兑汇票（号码为10），承兑日期7月20日，金额24000元；第二张商业承兑汇票（号码为11），承兑日期8月20日，金额20000元；第三张商业承兑汇票（号码为12），承兑日期9月20日，金额19180元。根据销售发票（号码为018）作如下会计分录：借：应收票据—苏州商场63180贷：主营业务收入54000应交税费—应交增值税（销项税额）9180并登记“应收票据备查登记簿”（二）应收票据备查登记簿的格式和登记方法（2）新世纪有限公司根据邮寄路程约3天，在7月17日将7月20日到期的商业承兑汇票（号码为10），填写委托收款结算凭证，金额24000元，委托开户银行办理托收。于7月23日接到银行转来“收账通知”时，作如下会计分录：借：银行存款24000贷：应收票据—苏州商场24000并登记“应收票据备查登记簿”（二）应收票据备查登记簿的格式和登记方法（3）新世纪有限公司急需支付货款，因资金不足，将苏州商场8月20日到期的商业承兑汇票（号码为11），于8月1日向银行申请贴现，月贴现率6%。首先，根据商业汇票填制贴现凭证，并在贴现凭证第一联上加盖预留印鉴，然后连同商业汇票一并送交银行。银行审批同意贴现，并发出“收账通知”，企业收到收账通知时，应按实际收到的贴现金额19200元[20000×（1-20×6%÷30）]，作如下会计分录：借：银行存款19200财务费用800贷：应收票据—苏州商场20000并登记“应收票据备查登记簿”（二）应收票据备查登记簿的格式和登记方法（4）新世纪有限公司9月6日向胜利工厂购买材料一批，价款18000元，增值税3060元，共计21060元。经与该厂协商同意，将苏州商场9月20日到期的商业承兑汇票（号码为12），背书转让给该厂，差额1880元当即签发转账支票结清货款。根据支票存根和购货发票，作如下会计分录：借：材料采购18000应交税费—应交增值税（进项税额）3060贷：应收票据—苏州商场19180银行存款1880并登记“应收票据备查登记簿”（二）应收票据备查登记簿的格式和登记方法应收票据备查登记簿年购货单位合同号码商业汇票纪录产品发出纪录收款、贴现、转让纪录票据种类签发日期汇票号码承兑日期货款金额发货日期发票号码产品名称数量货款金额已收款已贴现已转让日期金额日期金额日期被背书单位金额苏州91商业6.20107.20240006.1018甲产品90540007.2324000商场91承唏6.20117.20200006.10188.120000苏州91汇票6.20127.20191806.10189.6胜利工厂19180备注（二）应收票据备查登记簿的格式和登记方法应收票据备查登记簿的登记方法应收票据备查登记簿的“购货单位”、“合同号码”、“商业汇票记录”栏，根据收到的商业承兑汇票填列，“产品发出记录”栏，根据发货时间、发票填列，“收款、贴现、转让记录”栏，分别根据银行转来的收款通知、银行同意贴现的收款通知以及票据转让的时间、金额填列。应付票据备查登记簿，是用以记录和反映在采用商业汇票结算方式下，购货单位承兑的商业汇票和到期日支付款项等情况的一种账簿。（三）应付票据备查登记簿的格式和登记方法（三）应付票据备查登记簿的格式和登记方法应付票据备查登记簿年收款合同合同号码摘要商业汇票纪录付款纪录备注票据种类汇票号码签发日期第一次第二次第三次第一次第二次第三次承兑日期金额承兑日期金额承兑日期金额日期金额日期金额日期金额（1）2004年5月25日，新世纪有限公司根据98号合同，向鞍山钢铁厂采购生铁150吨，价款30000元，增值税5100元，当即由购货单位签发并承兑的6月25日到期的商业承兑汇票（号码为39）一张交鞍山钢铁厂，材料尚未到厂。根据销售发票，作如下会计分录：借：材料采购30000应交税费—应交增值税（进项税额）5100贷：应付票据—鞍山钢铁厂35100并登记“应付票据备查登记簿”（三）应付票据备查登记簿的格式和登记方法（2）2004年6月25日，收到银行付款通知，要求支付到期的票据款。支付货款时，作如下会计分录：借：应付票据—鞍山钢铁厂35100贷：银行存款35100并登记“应付票据备查登记簿”（三）应付票据备查登记簿的格式和登记方法（三）应付票据备查登记簿的格式和登记方法应付票据备查登记簿2008年收款合同合同号码摘要商业汇票纪录付款纪录备注票据种类汇票号码签发日期第一次第二次第三次第一次第二次第三次承兑日期金额承兑日期金额承兑日期金额日期金额日期金额日期金额鞍山钢铁厂98采购生铁商业承兑汇票395.256.25351006.2535100应付票据备查登记簿的登记方法应付票据备查登记簿的“收款单位”、“合同号码”、“商业汇票记录”栏，根据承兑的商业汇票填列，“摘要”栏，根据经济业务的内容填列，“付款记录”栏，根据银行转来的“付款通知”填列（三）应付票据备查登记簿的格式和登记方法托收承付、委托收款登记簿，是用以记录和反映采用托收承付、委托收款结算方式下，销货单位在办妥托收手续和收到货款等情况的一种账簿。（四）托收承付、委托收款登记簿的格式和登记方法托收承付、委托收款登记簿年购货单位发货日期发票号码运费单号发出商品及材料托收承付、委托收款纪录收款纪录名称数量实际成本委托日期凭证号码贷款金额运费金额小计已收拒付日期贷款金额运费金额日期金额理由（1）2004年6月12日，新世纪有限公司销售给常州商场甲产品50台（成本45000元），价款50000元，增值税8500元，代垫运费1500元。填制委托收款结算凭证（号码为25），附发票（号码为002）和代垫运费单据（号码为015）送交银行办妥托收手续。根据销售发票，作会计分录如下：借：应收账款—常州商场60000贷：主营业务收入50000应交税费—应交增值税（销项税额）8500银行存款1500并登记“托收承付、委托收款登记簿”（四）托收承付、委托收款登记簿的格式和登记方法（1）2004年6月22日，新世纪有限公司接到银行收账通知，售给常州商场甲产品货款及运费，已全部收妥入账，作如下会计分录：借：银行存款60000贷：应收账款—常州商场60000并登记“托收承付、委托收款登记簿”（四）托收承付、委托收款登记簿的格式和登记方法托收承付、委托收款登记簿年购货单位发货日期发票号码运费单号发出商品及材料托收承付、委托收款纪录收款纪录名称数量实际成本委托日期凭证号码贷款金额运费金额小计已收拒付日期贷款金额运费金额日期金额理由常州商场6.12002015甲产品50450006.1225585001500600006.22585001500托收承付、委托收款登记簿的“购货单位”、“发货日期”、“发票号码”、“代垫运费单号”、“发出商品及材料”、“托收承付、委托收款记录”栏，根据发货时间、发票、运单和托收承付、委托收款结算凭证填列，“收款记录”栏，根据银行转来的收账通知填列。（四）托收承付、委托收款登记簿的格式和登记方法托收承付、委托收款付款登记簿，是用以记录和反映采用托收承付、委托收款结算方式下，购货单位在收到托收承付、委托收款凭证和到期承付款项等情况的一种账簿。（五）托收承付、委托收款付款登记簿的格式和登记方法（五）托收承付、委托收款付款登记簿的格式和登记方法托收承付、委托收款付款登记簿年年供应单位名称托(委)凭证号码发票号码摘要数量金额凭证张数付款日期经手人签章付款纪录备注月日货款运费小计日期金额拒付（1）2004年7月15日，新世纪有限公司收到银行转来宝山钢铁厂委托收款，钢材1000吨，价款19000元，增值税3230元，运费770元，共计23000元。[凭证共4张：委托收款结算凭证（号码为036）、发票（号码为009）、运单、保险单]。款项尚未支付。因为委托收款的承付期为三天，所以未付款时可不作会计分录，待付款时再作会计分录，但须登记“托收承付、委托