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中国科技大学出纳管理规则第一章总则第一条中国科技大学(以下简称本校)，为加速款项收付、确保财务保管安全及健全机关内部控管机制，特依据本校「现金及有价证券管理办法」之规定订定「中国科技大学出纳管理规则」(以下简称本规则)。本校之出纳事务包括现金及有价证券之收纳均应依本规则之规定办理。第二条本规则所称现金包括库存现金、零用金、银行活期、支票存款及到期票据。所称有价证券包括政府债券、公司债券、股票、定期存款单及远期票据，本校在未成立投资基金前，不从事股票及基金等较具风险性之投资。第三条本规则用词，定义如下：一、出纳事务：指依法管理现金、票据、有价证券等之收付、移转、保管及帐表之登记、编制等事项。二、出纳管理单位：指管理出纳事务之单位，即出纳组。三、出纳管理人员：指实际经管出纳事务之人员，简称出纳人员。四、主办出纳：指综理、督导、指挥出纳管理业务，不实际经管出纳管理事务之人员，即出纳组长。第四条出纳管理人员原则上至少每六年工作轮换一次，但得视实际需求弹性调整，并贯彻职务代理制度。第五条出纳管理人员于职务或工作轮调时，应办理交代，并由机关首长指定人员会同主办出纳监交。出纳管理人员应于后任接替之日起二日内完成交代；必要时，得陈报机关首长核准于十日内交代完毕。第六条出纳管理人员办理交代，应将经管出纳事务所用章戳、文件、帐表及其他公有物，连同经办之未了事项，造表悉数交付后任，并由前、后任出纳管理人员及监交人员签章后陈报机关首长。第七条出纳管理人员超过一人时，应按业务实际状况，适当分配其工作，并按其职务范围，详细规定其职掌及责任。第八条出纳管理单位对机关自行收支款项，收入部分，得委托金融机构代收，支出部分，除零用金外，以直接汇拨或签发票据为原则。第九条出纳管理单位主要工作如下：一、点收款项、支票、有价证券等，并填开收款收据。二、保管柜存现金、各种票据(包括支票、汇票、本票及外币票据等)、支票簿、送款簿、存折、存单、有价证券等。三、按时领取有价证券之本息。四、办理缴款及存款手续。五、根据会计凭证或其他合法通知办理收入退还、结购外汇、汇寄与收兑款项及支出经费（划拨）发放等手续或扣缴借支款项及其他款项等。六、各项押标金、保证金及其他担保之收付保管款及其他收款退款等事项。七、登记各项出纳簿籍，编制库存现金及银行存款日结表。八、逐月核对由会计单位收转之银行存款核帐清单，是否与帐面结存相符，如有不符之处，应查明并编制银行存款调节表。九、签发支票办理支付时，其支票应由校长、主办会计及主办出纳盖章。第十条出纳管理人员应负责任如下：一、经办收付工作（一）收付现金、票据、有价证券等如有错误，应查明处理。（二）收入现金、票据及有价证券等，应按规定送存金融机构。（三）结存款项，如有错误，应查明处理。二、经管柜存现金、票据、有价证券等工作（一）柜存现金应与帐面结余相符，柜存现金限当日收款未及存入金融机关者为限。（二）现金、票据、有价证券等，应妥慎保管，不得挪用或垫借。（三）有价证券之本息，应按时领取。三、经办帐表登记工作（一）出纳各种帐表、银行往来帐之记录，应正确无误。（二）收支及现金转帐传票，应依照规定时间执行收付后，移送会计单位。（三）业经办理收纳或支付之相关凭证，应于次日前整理完竣并编制收入日结表，送会计单位据以入帐。第二章安全及设施第十一条出纳管理单位对于经管之现金、票据、有价证券，须有安全维护设备，并应采取适当防范措施。第十二条出纳管理单位如与其他单位同在一办公室工作，其位置应设在办公室最内角为原则。第十三条出纳管理单位之保险柜，应放置于干燥处所，并尽量靠近出纳管理人员。第十四条出纳管理单位对于有关单据，应妥慎管理。第十五条出纳管理单位之保险柜门键应牢固、柜壁应坚实、密码盘应采复算者。第十六条出纳管理单位应注意事项如下：一、业务无关人员不得逗留出纳作业处所或翻阅各种公文、帐簿。二、出纳管理人员在工作时间，应尽量避免会客。三、出纳管理人员言辞应谦虚，态度应温和。四、保险柜关闭时，应随时注意回转密码，关闭上锁，钥匙应随身携带。五、网路银行业务仅提供查询及配合金融机构之转帐业务。应不定期变更密码，以维安全。六、当日收付应于当日结算。七、应尽可能装置防盗警铃或监视设备。八、出纳管理人员解领款项，应亲自办理，并视需要加派人员协助。第十七条出纳管理单位保险柜内不得代为保管私人财物。第三章收款第十八条收款作业：一、出纳管理人员收到会计单位开具之收入传票或相关单位经核准之收款通知单，应即通知缴款人缴纳。收受时，出纳管理人员对收入款项，务须当面清点检查，并填具送金单(簿)或缴(存)款单据，确实依照票据抬头字样，在票背完成背书后，依规定如数缴存金融机构，并及时登入收入日结表后，将缴款凭证及收据移送会计单位登帐。二、出纳管理人员对依法令规定收纳之款项，于收款后开立收据，并于当日或翌日上午前送会计单位补开收入传票入帐。三、收入票据，应审阅发票人或银行名称、地点、种类、抬头、金额、日期、背书等是否与规定相符。四、经办收入事项，须按照先后次序，编列收入号码。五、款项收妥后，即在传票加盖「收讫」戳记或缴款单上加盖日期戳记及经收人私章。六、每日结算终了仍有收入款项等，登记后，暂存放保险柜，次日再补行正式登帐。七、出纳管理人员对收入款项，应随时按顺序登帐。第十九条经收现金或有价证券，如发现伪造或变造时，应查明处理。第四章付款第二十条付款作业：一、出纳管理人员收到会计单位编制之付款「传票」，应即开立支票或取款条。原则上以汇款方式支付(汇款手续费需由受款人自行负担)、若为寄件付款（受款人需自附挂号回邮信封），其属于受款人自领方式者，应即通知受款人前来领取，付款时登入应付票据及取款条明细帐。二、办理付款时，应检核领款印章与原留印鉴是否相符，相符始可付款。三、经办支付事项，须按轻重缓急或依序办理。四、支付现金之数额，应请收款人当面点清。五、签发支票除应根据合法之会计凭证外，并应注意下列事项：（一）存款余额不足时，不得签发支票。（二）在专户存管款项内支付之款项，除法令另有规定者外，应一律签发抬头支票，票面划平行线二道，并注明禁止背书转让。（三）金额数字应用中文大写，数字末尾应加一「整」字。（四）支票金额须同时填写阿拉伯数字者，应一并填写。（五）支票上应填明支票日期及与付款凭证相符之受款人姓名或公司行号名称。（六）受款人应于支票签收回单上或传票上签名或盖章者，从其规定。（七）签发支票之号码帐号等，应于传票上注明。（八）签发支票如大小写金额有错误应即作废，并加盖「作废」字样，重新签发，不得涂改。六、款项付讫后，经付人员即在传票上加盖「付讫」戳记并签章。七、支付款项，须由金融机构汇寄者应先取得受款人之同意书并以开立汇付原始凭证之单位为限，由出纳单位依规定日期汇出，并将汇款金融机构所掣发之汇款凭证附入原传票。八、出纳管理单位接到会计单位编制之付款「传票」后，应依限办理支付，不得稽延。第五章票据、有价证券之收付及管理第二十一条票据、有价证券之收付，出纳管理单位应根据传票执行，并当面清点，如根据核准文件收入者，除应开立收据外，即填制「收入日结表」连同收款凭证送会计单位补制传票。第二十二条出纳管理单位收到各项票据、有价证券，除须于当日发还者外其未及于当日委托金融机构保管托收者，应存放保险柜保管。第二十三条出纳管理单位经收票据、有价证券应注意事项如下：一、外币、票据、有价证券等，应逐案编注收管案号，并就其性质相同者，分类登入相关记录簿。二、本票及国内外之支票、汇票等，除应详细登记来源、票号、抬头、用途、币别、金额、出票及兑付处所等项外，并应注意票据之有效期限。三、公债、股票、库券、储蓄券等有价证券应按类别、户名、品名、数量、金额、号码，详细登记之。四、公债、库券、储蓄券等应注意还本付息日期，办理领取手续，并通知会计单位。五、应注意各项票据、有价证券之到期日或有效期限适时通知经管业务单位，办理展延、退回或收取本息后即填具相关表单，通知会计单位编制传票。第二十四条出纳管理单位收纳之各种款项及有价证券等，除法令另有规定外，应于当日或次日存入金融机购，零星收入最长不得逾五日。第六章押标金、保证金之收付第二十五条出纳管理单位依招标文件规定，收取押标金，应开立收据，退还时，承办单位应循一般请付款程序办理。对得标厂商，收取履约保证金，应由采购单位通知厂商及会计单位，遵循一般收款程序办理，于收到款项后，始开立收取履约保证金收据交付厂商。第二十六条出纳管理单位办理保证金等款项之退还时，应依据会计单位编制之传票，始可退还。银行出具之保证书于保证到期后通知承办单位由提供人取回，如逾一年未取回者由主办出纳签经核可后注销作废。第二十七条采购案有保固期间者，厂商应缴纳之保固金，经厂商事先申明者，得直接由会计单位在该采购案之应付款项传票中扣抵。第七章收款收据之管理第二十八条本校使用之收款收据及领用单之格式，由会计单位视业务需要自行定之。第二十九条本校印制之空白收据，由会计单位负责保管。第三十条收款收据之领用，由出纳管理单位或使用单位，向会计单位领用。出纳管理单位或使用单位，应随时记录使用情形，以供查核。第三十一条已使用之收款收据，第一联由出纳管理单位或使用单位存查或缴回会计单位存查，第二联交缴款人收执，第三联送会计室入帐。第三十二条未使用或盖上作废章之收据，由保管单位或使用单位列表记录起讫号码，并妥慎保管备查，保管期限至少二年，届满二年后，陈请校长同意销毁。第三十三条收款收据，应由出纳管理单位或使用单位按编号顺序开立，不得跳号。第三十四条汇解各项收入款时，属票据缴纳者，应将票据影本附于该签案后，并将票据号码及到期日登入帐册。第三十五条利用机器收款者，应按月编制收入月报表备查。第八章出纳帐表第三十六条出纳管理单位为办理收支有关事项，应备具如下帐表(其格式详附录壹-1~壹-12)：一、开票清单。二、取款条清单。三、收入日结明细表。四、支出日结明细表。五、应付票据及取款条明细帐。六、有价证券备查簿。七、有价证券明细表。八、库存现金及银行存款日结表。九、长期投资及特种基金日结表。十、银行存款调节表。十一、库存保证票据明细表。十二、保固保证金连带保证书明细表。第九章出纳事务之盘点及检核第三十七条出纳管理单位存管之现金、票据、有价证券、收款收据等，应作定期与不定期之盘点；会计单位每年至少监督盘点一次。第三十八条办理盘点人员如发现存管之现金、票据、有价证券、收款收据等与相关之纪录不符时，应查明不符之原因，陈请校长核办。第三十九条本校为加强出纳管理，应依照本规则相关规定，实施定期与不定期查核。第四十条依法实施出纳事务定期查核。第四十一条出纳事务之查核要项如下：一、出纳手续是否符合规定。二、库存现金数目，是否与会计纪录符合，有无私自垫借或以单据抵现情事，零用金有无与核定额度相符。三、传票送达后，办理收付款项，是否迅速。四、保管之票据、有价证券等，是否与帐面相符。五、各种出纳帐表，是否齐全，相关纪录有否详实完备。六、收付款项，是否随时登帐及依规定期限悉数缴存金融机构。七、收款收据之使用是否良善。八、现金、票据、有价证券等，出纳有无依照规定程序处理，有无随时登记，其实际结存金额与帐面结存是否相符。九、金融机构所送机关存款对帐单有无与帐载数核对，如有差额，出纳管理单位有无查明其发生原因是否正当，并编制「银行存款调节表」等。出纳事务查核结果，应陈报校长，并办理奖惩。第四十二条本规则经行政会议通过，报请校长核定后实施，修正时亦同。附录壹－１中国科技大学开票清单中华民国年月日编号：开票日：第页序号付款对象支出号码金额传票号码票据号码银行帐户到期日核准金额合计：附录壹－2中国科技大学取款条清单中华民国年月日编号：开票日：第页序号付款对象支出号码金额传票号码银行帐户到期日核准金额合计：附录壹-3中国科技大学收入日结明细表中华民国年月日编号：第页收入编号库存现金/银行存款摘要金额票据号码到期日备注库存现金合计：银行存款合计：应收票据合计：附录壹-4中国科技大学支出日结明细表中华民国年月日编号：第页支出编号传票号码库存现金/银行帐号金额票据号码备注库存现金合计：银行存