出纳工作发生差错的常见原因及防范对策

出纳工作发生差错的常见原因及防范对策一、出纳工作发生差错的原因1、制度不严，无章可循。有些单位不按账款分管的原则行事，单位领导、会计人员随意经手现金，且长期不与出纳结算，出纳员对现金收支情况不明，因而常出现差错。有的单位为了逃避上级或有关部门的审计、检查、监督，采取隐瞒收入的手段，私设“小金库”，搞“账外账”，这样，不仅会造成“账内”资金与“账外”资金相互交错，而且由于这部分资金在收支上存在的不合理或不合法性，加上长期缺乏正常监管，因此，常常出现乱批乱支乱花现象，这也是导致出纳工作出现差错的重要原因。2、手续不全，疏于防范。有的出纳员填写现金支票、编制证账凭证不规范，被少数别有用心的人钻了空子，有的借款无据或领款不签字、不盖章，时间一长，借款、领款人遗忘，或有意赖账，或意外身亡，事后清查账务，出纳员又找不出对方借款、领款的其他证据，只得自己赔钱了事;有的对现金、凭证、支票、存折、印鉴等保管不善，一旦遗失或被盗，就会酿成祸患。3、工作不勤奋，粗心大意。4、监督不力，管理混乱。5、动机不良，知错犯错。二、避免差错的防范措施1、健全制度，按章办事。严格执行《现金管理暂行制度》，实行现金、存款内部控制。严格执行账款分管制度，出纳员不登记会计记录，非现金出纳员一律不得经手现金。建立健全现金收支和票证管理制度，现金收取使用统一规定的收款凭证，并及时全额入账，严禁收入不上账或截留收入，私设“小金库”；现金开支要由分管财务的领导审批，严禁坐支、挪用、公款私存，库存现金不得超过规定限额;加强票证管理，严禁“出卖”账户、出借支票和擅自签发空白转账支票。2、规范操作，杜绝漏洞。填写支票要认真，做到字迹清晰，数码规范，大写前不留空，小写前注明均，避免给坏人可乘之机；编制证账凭证，要按原始单据的自然张数填写附件张数，并用胶水粘牢，以防脱落和避免原始单据被别有用心的人拙掉销毁、嫁祸于人；领款、借款要严格履行手续，领款必须有领款人签字盖章，借款必须由借款人立据、签字盖章并经分管财务领导审批。3、爱岗敬业，忠于职守。出纳工作是一项繁忙而又细致的工作，要真正做好这一工作，必须做到“三勤、三心”。“三勤”就是：业务生疏要勤问，重要业务工作勤向领导汇报;经办业务要手勤，做到填单认真、点钞准确、记账及时、手续清楚，尤其对每一笔收付业务，要按照时间先后逐笔记好现金日记账和银行存款日记账，并及时盘点现金，做到日清月结，账款相符；联系管辖社要电话勤，每天超过规定限额的结存现金要及时联系会计主管上报头寸，经常与银行核对存款账目，一旦发现错账，应及时弄清情况，迅速更正。“三心”就是：学习业务要虚心，不懂的问题要虚心请教，不要不懂装懂；办理业务要细心，每一笔收付业务都要亲自过手、过目，辨别真伪，严格把关，避免粗心大意造成差错；日常工作要有责任心，任何时候都要保持高度警惕，谨慎从事，尤其对现金、凭证、支票、存折、印鉴等要妥善保管，防止遗失、被盗、被骗而酿成大祸。4、加强监管，民主理财。一是加强会计监督，特别是出纳员要主动接受会计人员的监督，主动为现金盘库提供条件，对账时主动为会计员报出现金库存数，只有这样，才能检查出账款是否真正相符以及避免不必要的失误。二是加强审计监督，平时对财务收支要进行定期或不定期的检查、审计，年终进行全面清理审计，对检查、审计中发现的问题，要区别情况，及时处理。三是推行民主理财制度，经群众民主推荐、选举，产生民主理财小组，理财小组定期召开理财会议，检查财务收支情况和财务制度的执行情况，定期公布财务收支账目，接受群众监督。5、廉洁自律，防微杜渐。出纳员经常与金钱打交道，一定要做到手脚干净，一尘不染，绝不能心存一丝一毫的侥幸心理，绝不能动用和侵占国家和集体的一分一厘，否则，一失足成千古恨，钱迷心窍只会自毁人生!出纳人员应该遵守哪些职业道德？出纳是一项特殊的职业，它整天接触的是大把大把的金钱，成千上万的钞票，真可谓万贯家财手中过。没有良好的职业道德，很难顺利通过“金钱关”。与其他会计人员相比较，出纳人员更应严格地遵守职业道德。一般会计人员应该遵守的职业道德是：(1)敬业爱岗。会计人员应当热爱本职工作，努力钻研业务，使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。(2)熟悉法规。会计人员应当熟悉财经法律、法规；规章和国家统一会计制度，并结合会计工作进行广泛宣传。(3)依法办事。会计人员应当按照会计法律、法规和国家统一会计制度规定的程序和要求进行会计工作，保证提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整。(4)客观公正。会计人员在办理会计事务中，应当实事求是，客观公正。(5)搞好服务。会计人员应当尽其所能，为改善单位的内部管理、提高经济效益服务。(6)保守秘密。会计人员应当保守本单位的商业秘密，除法律规定和单位领导同意外，不能私自向外界提供或泄露单位的会计信息。除此之外，出纳人员还应特别注意如下两点：一是要清正廉洁。清正廉洁是出纳员的立业之本，是出纳员职业道德的首要方面。出纳员掌握着一个单位的现金和银行存款，若要把公款据为己有或挪作私用，均有方便的条件和较多的机会。同时，外部的经济违法分子也往往会在出纳员身上打主意，施以小惠，拉其下水。应该说，面对钱欲物欲的考验，绝大多数出纳员以坚定的意志和清正廉洁的高贵品质赢得了人们的赞誉。当然，也有少数出纳员利用职务之便贪污舞弊、监守自、盗、挪用公款，到头来，害了集体也害了自己。二是要坚持原则。出纳员肩负着处理各种利益关系的重任，只有坚持原则，才能正确处理国家、集体与个人的利益关系。在工作中，有时需要牺牲局部与个人利益以维护国家利益，有时需要为了维护法律、法规的尊严而去得罪同志和领导。这些都是出纳员应该坚持和必须做好的。长期以来，广大出纳员在工作中坚持原则，无私无畏地维护财经纪律，不少出纳员因此受到国家和人民的表彰和嘉奖。这是出纳人员的荣誉。当然，也有一些出纳员因坚持原则而遭打击报复，但坚持原则终究会得到社会的理解和支持，打击报复迟早会受到处罚。为了保障国家和集体的利益，保护社会主义公共资财，广大出纳员要真正肩负起国家赋予的实行会计监督的职责，在出纳工作中坚持原则，自觉抵制不正之风，为维护会计工作秩序的正常进行贡献自己的力量。出纳错款面面观在日常临柜业务中，引起出纳差错的原因有很多，究其原因，其中大部分都是出纳人员由于违规操作而造成的，总结出主要有以下几种行为容易引起出纳错款。1、凑整行为。出纳人员一般都有这样的习惯，把临时收上来的散钱，凑成整把钱，由于出纳员在凑把时，一般都没有经过复核员复点，非常容易造成多张或少张的差错。2、抽张行为。出纳员在没有零钱付出的时候，往往在整把的钱里抽出若干张，用于支付付款业务，由于当时业务繁忙，出纳员来不及在纸条上注明抽出的张数，而后当成整把付出，客户没有发现造成尾箱长款。3、登记行为。出纳员在收取款项时，一般根据交款单登记现金收入日记簿，当发现现金交款凭证与实缴现金数额不符，需要更改现金交款单时，出纳员马虎忘记划账或重新登记现金收入日记簿，而造成账款不符。4、剔分行为。出纳员在整点和挑剔人民币过程中，由于目前人民币币种较多，不仅要挑剔出损伤和残损币，而且，还要把新、旧版的人民币分开，工作量较大，并且比较集中，往往出现岔把，造成库款不平。5、书写行为。由于出纳员没有认真履行现金出纳人员的操作规程，使缴款单位在写交付款凭证时出现大、小不相符的问题，出纳员一时没有发现，而按照其中一种写法收、付款项，造成出纳库的短款或长款。6、虚记行为。同于出纳员和复核员在实际工作中，没有真实地登记现金券种，也会经常出现出纳错款，并且查找起来更时无从下手，只能全凭临柜人员的回忆来查找。7、信任行为。出纳人员由于临时外出没有办理临时交接登记簿，现金接管人员由于互相过于信任，也没有认真核打尾箱的库存现金，而有可能造成出纳错款，这时交接双方谁也说不清，责任难分。8、熟人行为。出纳员在工作中，常常遇到熟人兑换人民币，或者是“零换整”、或者是“整换零”，这本是正常的临柜业务，但是，这些熟人往往说话打唠儿，一时半会儿不走，出纳人员碍于面子，没有认真清点所换现金，或者干脆在唠嗑中忘记收取现金，或者干脆给这些熟人换两次，等到下班结账时发现差错，就傻眼了，这样，遇到好说话的客户，可以勉强把差款找回来，如果，遇到不讲情面的出纳人员就只能自认倒霉了。针对上述几种行为，要求我们出纳人员认真履行岗位职责，严格按照出纳人员的业务操作规程办事，增强责任心，保证国家和集体财产不受损失，维护信用社的良好形象。印章管理办法第一章总则第一条印章是信用社经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到信用社正常的经营管理活动的开展，甚至影响到信用社的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护信用社的利益，制定本办法。第二条信用社印章管理工作，印章发放由人事科负责。行政公章由办公室负责管理，业务章由财务科负责管理，监督印章地保管和使用。收回印章由稽核科配合各职能科室负责。第二章印章地领取和保管第三条信用社各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第五条信用社建立印章管理登记簿，专人领取和归还印章情况在登记簿上予以记录。第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有信用社印章地，须办理移交印章手续后方可办理离职手续。第三章印章地使用第七条信用社各级人员需使用印章须按规定文件使用。第八条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第九条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第十条印章的刻制，由人事科统一刻制和发放。第十一条信用联社主任对信用社所有的行政，业务印章的使用拥有绝对的决定权。第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定审核签字。第十三条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十四条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。第十五条印章原则上不许带出信用社，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经信用社主任批准后由两人以上共同携带使用。第十六条公章的使用决定权归信用社主任，其他各印章的使用决定权由信用社主任根据实际工作需要进行授权。第四章责任第十七条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向联社办公室报告。第十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第十九条违反本办法的规定，给单位造成损失的，由信用社对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第五章附则第二十一条本办法解释权归联社。第二部分出纳业务操作实务第一篇出纳业务操作概述一、营业前，经办现金收付的出纳人员，应按照实际工作需要，将出纳机具和办公用品（如印台、帐薄、收付日记薄、印章〈要求摆放在抽屉内自己便于随手可拿〉捆（点）钞机、钢笔）合理、科学地摆放在适当的位置。做到用具定位，处理业务有条不絮。安全设施处于正常工作状态，自卫武器置于随手可取的隐蔽地方。二、出纳必须坚持一日两次碰库，根据上午、下午营业终了的现金收付日记薄，登记外库登记薄，结出余额，并与内库现金加计合计数后与会计部门的现金出纳帐核对（碰库）相符。三、营业时，收入款项和付出款项应妥善放置、保管。不得随意以收抵支。当日收入款作为当日付出款使用时，必须经过整点复核，并应扎平现金帐款，核对当时收入款总数无误后，按规定办理款项交接手续后（指收、付款分箱和设有收、付款专柜的情况）方可对外支付或调出。四、对外付出现金，必须请客户在柜台上当面点清，收入客户现金时，必须在客户视线内的桌面上进行清点。五、内部现金收付（包括营业前付款员领用备付金，营业终了现金入库，以及内部现金调拨等），必须做到先点捆、卡把、核准封签，散把点数。拆捆时确认每捆十把后，再用剪刀剪断麻绳。同时做到现金与出入库票或内部现金调拨单相符。点数时，麻绳、封签以及扎条都应保留在桌面上，待清点无误后方可丢弃。六、收付现金时，必须做到一笔一清，不能多笔业务混淆一起进行收付，清点客