行政出纳岗日常工作指引

深分行政出纳岗日常工作操作指引一、HEC行政出纳日常操作指引（一）费用查询（二）费用报销支付（三）借款申请单支付（四）跨机构支付（五）付款审核（六）网银接口（七）退票二、ATS系统操作指引（一）开户（二）账户变更、升级（三）销户（四）资金申请三、网银付款操作指引一HEC日常操作指引行政出纳用到的操作主要是付款及付款的相关延伸操作。（一）、费用查询1.费用报销单财务查询点击“费用查询”的下拉选项“费用报销单财务查询”即可通过相关信息进行查询。出纳的权限可以查询到分公司所有已产生单据号的报销单的审批流程及付款情况小窍门：通过单据编号查询时可输入%+单据编号的后五位即可快速准确地查找。2.费用明细查询利用该功能可以查询到报销单的行明细3．员工账号查询所有内勤员工在入职时都需要在HEC添加收款账户，否则将无法接收公司支付的报销及借款。利用该功能可以查询到分公司所有已经维护到系统的员工账号。（二）费用报销支付公司所有费用必须经过HEC报销，由报销人提交报销单经领导层层审批后方可付款。费用报销单在分公司负责人终审完毕后，节点会流转至费用会计处，由费用会计审核过账产生相关会计分录：D：相关费用科目C：其他应付款—HEC中转会计审核完之后会以邮件形式将可付款的报销单清单发送给行政出纳通知付款。在“费用报销”的下拉选项中点击“费用报销单支付”点击“查询”会在窗口中出现待付报销单明细小窍门：可通过修改“本次支付金额”做到部分支付。此时需对照会计发送的清单勾选相应的报销单，点击“付款”，跳出付款操作窗口需要选择填充的仅有“付款账户”、“流量行”及“付款方式”。1.“付款账户”可以选择“现金”、“虚拟银行”及其他银行存款账户。付款账户的不同将会产生不同的明细科目，因此选择时务必谨慎，所选的账户务必与实际付款的账户一致。以下是日常工作中常见的几种选择。（1）日常报销通常都是通过基本户“41005000040009321”付款的，付款账户的选择如下：特殊情况下会要求支付现金。（2）税金及银行结算费的支付。公司税金缴纳是通过纳税专户扣款的，因此付款账户需选择“中行深圳黄木岗支行税户80001”。同样银行结算费也是在各账户扣费的，付款时需选择对应的实体账户。（3）工资、社保、公积金及佣金的支付①内勤员工工资、团险外勤工资、银代外勤工资在HEC系统中需作虚拟支付，然后由会计在EBS系统中手工结转，因此付款时账户请务必选择“虚拟银行”②社保、委托其他分公司代扣的社保及公积金通常都是做虚拟支付的，但有一种比较特殊。每月下旬人事部会分成两张报销单提交洪总的社保，这两笔需通过网银转账付款，因此付款时账户需选择“41005000040009321”。③佣金的支付。会计会将佣金的应发金额分拆为两部分，其中一部分为实发金额，该部分需网银转账付款，付款账户为农行基本户；另外一部分为个税、社保等其他扣项，该部分需作虚拟支付。2.流量行选择流量行的选择虽然不会对会计科目产生影响，但会影响现金流量表的相关数据。100-AA以现金支付的手续费1、银代业务手续费2、团险业务手续费3、新业务手续费110-AB以现金支付的佣金1、代理人佣金2、续期人员拥金3、区拓外勤佣金4、代扣代缴外勤业务员营业税、个人所得税180-AJ支付给职工现金1、职工工资、餐补、交通通讯补贴、业务员提奖及各种奖金等2、养老保险、住房公积金、待业保险、医疗保险3、代扣员工的个人所得税190-AK支付的营业税款1、营业税2、退回的营业税200-AL支付的所得税款1、企业所得税210-AM支付的其他税费1、教育费附加、城建税2、印花税、房产税、契税3、车船使用税、土地使用税4、堤围费等230-AO支付的其他经营现金1、营业费用的项目2、员工福利保障计划3、公司筹备使用的备用金4、预支款项350-BB购置固定无形资产1、购固定资产，如：电脑、打印机等2、购无形资产3、融资租入固定资产支付的租赁费以上几种现金流代码是日常工作中常用的是必须牢记的。3.付款方式的选择HEC中有5种付款方式可供选择，不同的付款方式会有不同的后续操作，后面会陆续讲解到。当付款账户为银行存款账户时，可选择“银行转账”、“银行内扣”、“支票”三种付款方式。若需要转账付款，付款方式为“银行转账”；若费用已支付或扣费，付款方式为“银行内扣”；若开具支票，付款方式为“支票”。当付款账户为现金户时，付款方式请选择“现金”；当付款账户为“虚拟银行”时，付款方式请选择“虚拟支付”。以上操作完毕并核对无误后点击“付款”→“是”。（三）借款申请单支付借款申请单的支付与报销单支付基本相同，具体的操作可参考上面的讲述。但有点需要特别注意，不论何种性质的借款，流量行均选择“230-AO支付的其他经营现金”。（四）跨机构支付因凤凰财富中心未开立银行结算账户，因此他们所有的费用都是由深分代付的。首先，更换角色为，点击“费用报销”的下拉选项“待付报销单确认”（借款的跨机构支付在“现金业务”中的“待付借款单确认”中操作）在明细窗口中将支付公司更改为“深圳分公司”，点击“保存”→“确认”（因前期已向总公司申请，凤凰的支付公司默认为深分）。然后更换角色，进入，在“费用报销”的下拉选项“费用报销单支付”中进行支付操作。付款操作与分公司的一致，此处不再赘述。特别注意的是，凤凰的工资及社保是会计直接在凤凰的帐套中手工结转的，因此支付公司必须更改为“凤凰财富中心”，然后点击“保存”→“确认”，并在凤凰的角色中做“虚拟支付”。（五）付款审核无论是借款还是报销在付款操作完成后都需要经过“付款审核”。在“现金业务”的下拉选项中点击“付款审核”进入审核界面。付款审核可以批量操作，但每批只能包含一种单据（报销或借款）。1.支付现金；付款审核后，支付流程结束，产生交易编号（CSH开头）和会计分录：D：其他应付款-HEC中转C：库存现金2.银行内扣；付款审核后，支付流程结束，产生交易编号和会计分录D：其他应付款-HEC中转C：银行存款-明细科目3.虚拟支付；付款审核后，支付流程结束，产生交易编号和会计分录D：其他应付款-HEC中转C：其他应付款-虚拟支付-中转4.银行转账；付款审核后，产生交易编号。5.支票；付款审核后，产生交易编号。（六）网银接口在“现金业务”的下拉选项“网银接口”中可以查询到支付方式为“银行转账”和“支票”的单据。付款状态选择筛选条件“未传送”，明细界面出现的是新产生的付款单勾选相应的单据，点击“网银链接”，可产生网银支付文件。上述操上述操作完成之后，单据状态会变为“已传送”。付款方式为“支票”的新单据，付款状态为“已传送”小窍门：付款状态为“已传送”的单据可以无限次链接，但该操作务必谨慎以免造成重复付款。付款之后将付款状态更改为“已结清”，并“保存”付款流程结束。产生会计分录：D：其他应付款—HEC中转C：银行存款-明细科目（七）退票实际操作中通常会出现退票，出纳可通过“付款反冲”或“退票”处理。1.付款反冲出纳可在此功能节点下，可对已经付款的业务进行反冲：出纳可根据查询条件查询出已付款记录，若查询条件为空，则可查询出所有可进行退款的记录。查询字段可参考“付款查询”中的相关说明。查询出的记录可以显示每一单付款的交易编号、付款日期、币种、付款金额、账户、账户名称、收款对象、收款方、收款方开户行、收款方账号、单据号、经办人、制证人。点击“单据编号”进入反冲界面，付款反冲的头信息均自动带出，均不能修改。出纳如确认需对已付款单据进行反冲，可选择反冲日期（反冲日期只能选择当前会计期间内的日期）点击“反冲”按钮，即可完成付款反冲。已反冲的付款在“付款反冲”功能下已查询不到。但可从“付款查询”中查找到原付款单和新生成的反冲付款单据。原付款单据反冲状态已变为“已被冲销”，新生成的反冲付款单据金额则为负数。2.付款退款，当付款被部分退款时可通过该功能处理。路径：现金业务-付款退款出纳在此功能节点下，可根据查询条件查询出已付款记录，若查询条件为空，则可查询出所有可进行退款的记录。查询字段可参考“付款查询”中的相关说明。注意：只有“已结清”的付款单，才可以退款。查询出的记录可以显示每一单付款的交易编号、付款日期、币种、付款金额、可退金额、账户、账户名称、收款对象、收款方、收款方开户行、收款方账号、单据号、付款类型、经办人、制证人。点击单据编号，可进入退款界面：注意事项：①退款金额需要更改成本次退款金额，且与核销历史中“本次退款金额”一致②付款账户为退回款项的入账账户，并不一定为原始付款账户③流量行务必与付款时选择的流量行一致。成功退款后，结果如图所示：经过“反冲”或“退票”处理的单据可再次付款。二、ATS操作指引（一）开户1.定义开户行。开户必须先定义开户银行，然后才能申请在该网点开立单位结算账户。点击“基础设置”→“基础资料”→“银行信息”→“开户银行”点击“新建”输入相应的信息然后保存，即定义成功。图1图2注意：被引用到的开户银行，可以修改但无法删除。2.申请开户点击“基础设置”→“基础资料”→“银行信息”→“账户申请”在相关字段里输入必要的信息字段名称字段解释备注组织账户所属组织默认登录用户所在组织账户状态下拉框中：开户、冻结、解冻、销户选择开户开户银行选择账户所属的开户银行部门选择组织下的部门维护原因导入文件导入账户开户申请相关的文件注意：当账户性质为“行政支出户”、“纳税户”或“业务支出户”时部门选择“财务部”；其他一般选择“银代部”。带“*”号的字段为必输字段。填写完成账户开户信息后，点击按钮，系统返回账户的列表页面，如下图所示：勾选新建的账户的，点击按钮，即进入审批流转。4.建立账户当账户申请单完成终审后，用户进入基础设置-基础资料-银行账户，点击按钮，进入账户申请单选择的页面，如下图所示：选择相应账户申请单后，点击按钮，进入银行账户的详细页面，填写相关信息后，点击，如下图所示：组织、开户银行、账户性质由账户申请单带出，其中账户名称默认为组织名称，开户日期默认为当前操作日期，账户状态默认为新建附件管理区中导入文件成功后，需要点击按钮才能完成附件的上传工作，否则保存银行账户时，系统会提示：未上传附件，请先上传附件，具体操作如下图所示：保存成功后，新建银行账户的账户状态为：新建在对银行账户进行开户前，需要先发送邮件通知相关人员，双击新建的银行账户，弹出银行账户的详细页面，在发送邮件类型中选择：开户，右侧弹出邮件发送面板，点击按钮后系统将自动发送邮件通知系统管理员。系统管理员审批通过后即开户成功。（二）账户变更、升级处于开户、变更、变更中状态的账户可进行变更操作用户进入基础设置-基础资料-银行账户，通过右侧的查询条件查询出待变更的账户，如下图所示：双击查询出的银行账户记录，进入账户的详细页面，点击按钮，如下图所示：点击按钮后，允许用户修改的字段为：账户性质、账户类别、开户许可证号、预留印签、银行账户管理员及清算条件面板中的信息，同时用户可在附件管理区中上传相关的附件点击按钮后，按钮变为修改相关信息后，点击按钮，同时在详细页面点击按钮，则进入银行账户变更流程送审成功后，该银行账户的账户状态为：变更中，审批状态为：审批中。终审后，该银行账户的审批状态为：已审批，账户状态为：变更。账户升级仅指账号发生变更，具体操作与变更相似。（三）销户处于开户、冻结、变更、变更中、升级中状态的账户可进行销户操作点击进入基础设置-基础资料-账户申请，点击按钮，进入账户申请单新建页面，如下图所示：在相关字段里输入必要的信息字段名称字段解释备注组织账户所属组织默认登录用户所在组织账户状态下拉框中：开户、冻结、解冻、销户选择销户开户银行选择账户所属的开户银行维护原因书写账户冻结原因导入文件导入账户冻结申请相关的文件带“*”号的字段为必输字段。销户申请单终审完毕后，进入账户的明细界面上传销户资料并发送邮件通知管理员销户。（四）资金申请点击资金结算管理-内部调拨-资金申请单管理在列表页面点击按钮，填写资金申请单的相关信息后，点击按钮，如下图所示（部分字段未在图中显示）：必填字段说明：字段名称说明备注组织总公司及分