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财务处理系统概念一第一节财务处理系统概念主要功能总账系统与其他子系统间的数据传递关系总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其他系统成并行关系。账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统与其他子系统之间的数据传递关系如图下图所示。总账系统与其他子系统间的数据传递关系库存管理系统核算系统销售管理系统采购管理系统工资管理系统总账系统固定资产管理系统财务报表系统财务分析系统采购入库单采购发票付款核销单转账业务收款核销单转账业务销售发票销售出库单凭证凭证预算控制凭证入库单出库单账务处理系统热键及快捷键账务处理系统热键及快捷键表财务处理系统的初始设置二第二节财务处理系统的初始设置系统参数设置启用总账系统时，要根据企业的业务特点，对总账系统的一些选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。主要是总账启用月份、凭证控制、凭证编号方式及外币汇率方式等参数设置。若总账系统启用后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符的情况，也可通过总账系统中的“设置→选项”功能进行调整。“选项”对话框有四个选项卡，即“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”，如图所示。系统参数设置1．“凭证”选项卡可查看及修改的选项（1）制单控制制单控制主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制，共有七个选项。系统参数设置（2）外币核算企业如有外币业务，则应选择相应的汇率方式，如固定汇率、浮动汇率。固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。（3）凭证控制系统参数设置（4）凭证编号方式系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。系统参数设置2．“账簿”选项卡可查看及修改的选项1）定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。2）选择打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。3）设置明细账、日记账、多栏账每页打印行数。双击表格或按空格键即可对行数进行修改。4）设置凭证每页打印行数。5）凭证、账簿套打方式选择。6）明细账查询权限控制到科目。3．“会计日历”和“其他”选项卡可查看及修改的选项明细权限设置一般情况下，凡是拥有查询明细账权限的操作员都可以查询所有科目的明细账，凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所有科目填制凭证，凡是拥有凭证审核权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证。但是有些时候，希望对这些权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细，只允许审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，或只允许某操作员使用某些科目填制凭证。这种情况下，可以运用“明细权限”功能进行设置。初期余额录入客户往来期初录入初期余额录入辅助账类余额录入窗口操作要点如下：日常账务处理三第三节日常账务处理填制凭证1．增加、修改凭证各栏目填列要点如下：填制凭证2．相关凭证信息查询主要有下列几项：填制凭证3．常用凭证定义及调用（1）定义常用凭证（2）调用常用凭证填制凭证4．凭证作废及整理（1）凭证作废及恢复进入填制凭证后，通过单击“首页”、“上页”、“下页”,“末页”按钮翻页查找或单击“查询”按钮查找输入条件，找要作废的凭证。（2）凭证整理有些作废凭证不想保留，可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。审核凭证1．出纳签字2．审核凭证记账操作过程第一步，在总账系统主页面上单击“记账”项，进入记账向导一。记账第二步，选择完成后，单击“下一步”按钮，进入记账向导二。第三步，核对无误后，单击“下一步”按钮，进入记账界面。凭证、账簿查询1．凭证查询“凭证”子菜单中的“查询凭证”功能可用于查询已记账及未记账凭证。进入“查询凭证”功能时，屏幕显示查询条件窗。输入查询凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表。在凭证一览表中双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。查询凭证时，用↑或↓键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息。按Ctrl＋M组合键或在“查看”菜单中选择“查辅助明细”项，系统弹出当前分录的辅助明细表，表头列示科目及辅助核算项目，数据行列示从本年度账套开始到本凭证录入日期止所有符合条件的明细账；方向为“借”或“贷”，相等为“平”；余额根据借方合计－贷方合计取绝对值，平则为空；如两清则在两清标志列以“V”表示，汇总时间超过三秒钟，则有进度提示。其他凭证信息查询方法前面已作介绍，不再重复。凭证、账簿查询2．账簿查询（1）总账查询（2）余额表查询查询条件窗口各栏目填列要点如下：凭证、账簿查询（3）明细账查询系统提供了三种明细账的查询格式，即普通明细账、按科目排序明细账和月份综合明细账。凭证、账簿查询（4）多栏账查询查询多栏账之前，必须先定义多栏账的查询格式。在多栏账窗口中，单击“增加”按钮，屏幕显示多栏账定义窗口。日常账务处理三第四节辅助核算部门管理1.部门总账系统提供了三种查询部门总账的方式：指定科目查询部门总账、指定部门查询部门总账、同时指定科目和部门查询部门总账。图3-17“部门科目总账条件”对话框部门管理1.部门明细账系统提供了四种查询部门明细账的方式：指定科目查询部门明细账、指定部门查询部门明细账、同时指定科目和部门查询部门明细账、指定部门按多栏方式查询各科目明细账。1）部门科目明细账。用于查询某部门核算科目下各个部门的明细账。2）部门明细账。用于查询某部门的各个费用、收入科目的明细账。3）三栏明细账。用于查询某部门下某科目各个月的明细账。4）多栏明细账。用于查询某部门的各个费用、收入科目的多栏明细账。个人往来管理人往来余额表查询个人往来账龄分析个人往来明细账查询个人往来清理个人往来催款单打印项目管理1．项目总账1）科目总账。2）项目总账。3）三栏式总账。4）部门项目总账。5）分类总账。2．项目明细账1）科目明细账。2）项目明细账。3）三栏式明细账。4）部门项目明细账。5）多栏式明细账。6）分类明细账。日常账务处理三第五节期末处理银行对账录入银行对账期初为了保证银行对账的正确性，第一次使用银行对账功能进行对账之前，必须先将企业银行存款日记账余额、银行对账单余额及双方未达账项录入到系统中。在开始使用银行对账之后一般不再使用。图3-21“银行对账期初”窗口银行对账银行对账期单银行对账单功能用于录入银行对账单。在现金银行模块界面中单击“银行对账单录入”图标，或选择“现金”菜单下“现金管理→银行账→银行对账单”项，如图3-23所示。图3-23打开银行对账单图3-24增加银行对账单银行对账银行对账操作在现金银行模块界面单击“银行对账单”图标，或选择“现金”菜单下的“现金管理→银行账→银行对账”项，选择指定银行科目后进入银行对账界面，左边为单位日记账，右边为银行对账单。单击“对账”按钮，系统弹出“自动对账”对话框，如图3-26所示。图3-21“银行对账期初”窗口银行对账编制余额调节表在现金银行模块界面单击“余额调节表”图标，或选择“现金”菜单下的“现金管理→银行账→余额调节表查询”项，屏幕显示所有银行科目的账面余额及调整余额。图3-28查看银行存款余额调节表银行对账查询对账勾对情况在现金银行模块界面单击“勾对情况查询”图标，或选择“现金”菜单下“现金管理→银行账→查询对账勾对情况”项，屏幕提示输入查询条件：输入要查找的银行科目，然后选择查询方式。系统提供显示全部、显示未达账、显示已达账等三种查询方式供选择，系统默认显示全部。输入查询条件后，单击“确定”按钮，屏幕显示查询结果。可以通过单击银行对账单、单位日记账选项卡切换显示对账情况。图3-28查看银行存款余额调节表银行对账核销已达账在银行对账正确后，如果想将已达账删除并只保留未达账时，可使用核销已达账功能。进入“银行对账”下的“核销银行账”功能，选择要核销的银行科目，单击“确定”按钮即可，如图3-29所示，系统提示“银行账核销完毕！”。核销银行账自动转账定义自定义转账设置自定义转账功能可以完成的转账业务主要有费用分配的结转、费用分摊的结转、税金计算的结转、提取各项费用的结转、部门核算的结转、项目核算的结转、个人核算的结转、客户核算的结转、供应商核算的结转等。若没有单独使用固定资产子系统、工资核算子系统，那么固定资产折旧的计提、工资及其附加费的计提均可设置自定义结转进行处理。自动转账定义对应结转设置对应结转可用于费用结转、费用分摊、应交税金结转、年度利润结转等转账业务，不仅可进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。自动转账定义销售成本结转设置销售成本结转设置用于计算各类商品销售成本并进行结转。在总账系统“期末”菜单中选择“转账定义”下的“销售成本结转”项，屏幕显示“销售成本结转设置”窗口。自动转账定义汇兑损益结转设置在总账系统“期末”子菜单中选择“转账定义”下的“汇兑损益”项，屏幕显示“汇兑损益结转设置”窗口；在“汇兑损益入账科目”框输入该账套中汇兑损益科目的科目编码，也可按F2键参照科目录入；将光标移到要计算汇兑损益的外币科目上按空格键选择需要计算汇兑损益的科目，或双击要计算汇兑损益的科目，选择完毕后，单击“确定”。自动转账定义期间损益结转设置在总账系统“期末”子菜单中选择“转账定义”下的“期间损益”项，屏幕显示“期间损益结转设置”窗口。表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，可按F2键参照录入自动转账生成期间损益结转设置在总账系统界面选单击“月末转账”图标或在总账系统“期末”子菜单中选择“转账生成”项，选择要进行的转账工作、要进行结转的月份和要结转的凭证，单击“确定”按钮，屏幕显示将要生成的转账凭证。若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。单击“保存”按钮，将当前凭证追加到未记账凭证中。期末结账对账在总账系统“期末”子菜单下选择“对账”项，屏幕显示待对账的会计期间。双击要进行对账月份的“是否对账”栏，或将光标移到要进行对账的月份，单击“选择”按钮，选择对账月份。单击“对账”按钮，系统开始自动对账期末结账结账在电算化环境下，结账的做法与手工核算不同，结账的准确含义是“封账”，即结账后禁止在当期继续处理业务的各项功能，如不能输入、修改凭证、不能记账等。财务处理系统概念一第一节财务处理系统概述报表系统功能概述设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。财务报表系统的主要功能文件管理功能格式管理数据处理图表功能二次开发提供各行业报表模板报表系统基本概念1．格式状态和数据状态财务将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。按CTRL＋D组合键或单击“格式/数据”按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。2．单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1～9999表示，列标用字母A～IU表示。3．区域区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。4．组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），财务在处理报表时将组合单元视为一个单元。系统提供了三种组合方式：整体组合、按行组合、按列组合。报表系统基本概念5．表页一个财务报表最多可容纳99999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。6．二维表和三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。7．报表的大小行数：1～9999（缺省值为50行）。列数：1～255（缺省值为7列）。行高0～160