关于规范会议管理提高会议质量通知【4篇】

1/14关于规范会议管理提高会议质量通知【4篇】【参考指引】此例优秀文档“关于规范会议管理提高会议质量通知【4篇】”由三一刀客网友为您整理编辑，以供阅读参考，希望对您有所帮助，喜欢就下载分享吧!规范会议管理提高会议质量通知【第一篇】各院、系、处级单位：为加强学校会议管理，提高会议质量，现将有关事项通知如下：一、规范会议制度（一）院长办公会由院长、副院长、院长助理组成，由院长或院长委托的其他院领导召集和主持。院长办公室负责人、议题涉及部门和单位主要负责人列席相关议题。（二）院长办公会一般每周召开一次，根据工作实际需要也可随时召开。（三）院长办公会的主要任务是：传达贯彻上级行政部门和学校党委的重要决定，并研究落实措施；研究形成提交党委会讨论的政治思想工作、教学、科研、行政、后勤管理重要工作的方案；研究处理学校行政日常工作中的重要事项；讨论决定学校行政报上级行政部门的重要请示、报告；讨论中层单位请示的重要事项；听取有关部门的专题汇报，研究处理需要院2/14长、副院长协调的有关重大问题；通报和讨论学校行政其他重要事项。（四）副院长、院长助理根据各自的分工和工作需要，可召开专题工作会议，听取汇报，征求意见，协调关系，检查工作，研究处理有关问题。二、加强会前协调（一）学校各单位拟提请院长办公会研究的事项，主办单位应在会前主动与相关单位协商，力争形成一致意见；经协商后意见仍不一致的，应将分歧意见如实上报院长办公室，列明各方理由，提出主办部门的倾向性意见。（二）院长办公室对单位拟提请院长办公会研究的事项，对其中意见不一致的，必须进行会前协调，在充分听取各方意见的基础上，站在学校全局的高度，积极主动地与各方沟通；经协商后意见仍不一致的，应提出解决问题的方案，报分管领导审定。（三）副院长、院长助理对拟提请院长办公会研究的事项，要进行认真研究和把关，对意见不一致的，要听取各方意见或论证，及时协调，并形成一致意见，同时提出优选方案。（四）涉及全局性的重大事项，意见不一致时，可报请院长协调。凡没有形成一致意见的事项，原则上不提请院长办公会研究。三、严格审批程序（一）各单位提请院长办公会研究的议题，需填写议题登3/14记表（见附件1），经单位主要负责人签批后，报院长办公室，并附上汇报材料、有关单位会商意见等内容。汇报材料要主题鲜明，简明扼要，分析问题要实事求是，所提意见和建议要明确具体，必要时要拟订可供选择的若干方案，重大问题还要提供专家咨询意见。（二）院长办公室收到议题登记表后报请院长助理、分管副院长、院长审批。（三）所有提请院长办公会研究的议题，院长办公室和院领导同志要加强审核把关，做到“四种议题”不上会，即学校分管领导能够研究解决或副院长之间能够协商解决的不上会，主办单位会前未与相关单位充分协商达成一致意见或未就分歧问题提出倾向性意见的不上会，未填报会议审批单并报请院长审定的不上会，汇报单位主要负责人无法参会或未能按会议要求和时间报送会议材料的不上会。（四）院长办公室综合科一般于会前3天，根据汇总的议题及汇报材料的准备情况，按学校主要领导同志意见和轻重缓急程度，合理编排会议议题。每次院长办公会议题一般不超过5个。综合科编排议题后，填报会议审批单（见附件2、3、4），报请院长办公室主任、院长审定。会议议题一经审定，原则上不再临时增加其他议题。各位副院长如对议题有意见或建议，可在会前提出。四、严明会议纪律（一）参加院长办公会必须单位主要负责人，除汇报单位4/14可带1名副职和1名助手外，其他单位一律不得带副职或助手。因特殊原因确实不能与会者，必须在会前1天向院长办公室书面请假，并安排一名负责同志与会。（二）一次会议有多个议题时，实行候会制度。会议在讨论前一议题时，后一议题的参会人员在候会室等候。参会人员一律不得提前退场或临时请人代会，确有紧急情况的，要事先向主持会议的领导同志请假，获准后告知会议工作人员。（三）严格控制汇报和发言时间。汇报人必须是汇报单位的主要负责人，汇报和发言要开门见山，直奔主题，主要汇报提请解决的问题和相关背景，汇报时间不超过10分钟，特殊情况最长不超过15分钟。其他与会人员发言要紧扣主题、直陈观点，不讲与会议无关的话，不讲重复的话，时间一般不超过5分钟。（四）会议期间，除机要人员及会议工作人员外，其他人员非经允许不得进入会场约请领导、传送文件。确有紧急情况的，由会议工作人员统一代办。会场实行无线信号屏蔽，所有与会人员要自觉关闭各类通信工具，或设置为静音、振动。五、提高办会水平（一）根据学校主要领导同志的会议审批意见，由院长办公室综合科及时报告院长、副院长、院长助理、院长办公室主任，通知列席人员和各参会单位。会议通知一般采取书面方式，紧急情况可电话通知。文件和议题于会前送达院长、副院长、院长助理和院长办公室主任。5/14（二）议题确定上会后，主办单位要根据协调情况明确主汇报单位，汇报材料经分管领导审签后，由汇报单位负责按统一要求印制（见附件5）。汇报材料一般不超过1500字，标题下方注明汇报单位全称。对提交会议审议和讨论的文件稿，须有起草说明，并在正文标题下方用括号标注“草案”或“送审稿”字样。汇报材料不署单位负责人姓名，不用单位文头纸，不得出现缺页、漏页、字迹不清等问题。（三）院长办公会一般在行政楼三楼3号会议室召开。会议工作人员会前要做好会场布置等工作。（四）会议期间，由院长办公室综合科安排专人负责签到、引导与会人员进入会场、处理领导临时交办事项等。六、强化督办落实（一）院长办公会除特殊要求外，均制发《院长办公会议纪要》。《院长办公会议纪要》按程序经院长办公室主任审核后，报院长或主持会议的副院长签发。（二）会议纪要应做到文字精练，表述准确，采取条文式写法，只写议定事项，一般不对汇报单位的工作进行评价。院长办公室秘书科一般于会后3个工作日内完成会议纪要的起草并送审。会议纪要对与会人员按照“出席”、“列席”范围分别表述。（三）院长办公会议定的事项，各单位必须严格遵照执行，不折不扣地贯彻落实，并将落实情况于会后2个月内报院长办公室。院长办公室督办与法律事务科每季度对会议议定事项的6/14贯彻落实情况进行督办检查，并将落实情况草拟《督办通报》，报院长办公室主任签发。规范会议管理提高会议质量通知【第二篇】集团各部门、各公司：为进一步管好、用好视频会议系统，充分发挥其功能和作用，提高会议效率，加强视频会场秩序管理，现就视频会议系统运行和会议管理等有关事项通知如下：一、明确单位管理人员。各子公司要明确2名管理人员负责视频会议管理工作，管理人员要熟练掌握视频会议设备设施开启、调试、维护和管理等有关技术。各子公司5月20日前将确定的操作和设备管理人员名单报集团办公室。二、规范会场布置。各子公司应高度重视视频会议室环境布置和装饰，配备相应设备设施，精心安排，合理摆放，力求分会场整洁美观，光线适度，公司座牌端正，摄像头位置恰当，画面效果良好。三、精心准备会议。各子公司接到视频会议通知后，应及时通知视频会议系统操作人员，作好会议系统调试、会议PPT材料的预演。四、参加会前联调。视频会议联调是为准确掌握各子公司会议室设备运行状况，了解图像、声音传输质量，落实运行维护措施，安排、调整会议相关事项而进行的调试工作，分别在会前一天和会前1小时进行。各子公司应提前作好视频会议终7/14端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试工作，调整灯光、公司座牌和会议室桌椅，以符合会议要求，并主动呼入会议，配合集团办公室统一联调。五、确保运行正常。各子公司应定期对视频会议系统进行维护，确保设施设备随时能够正常运行。视频会议期间，各子公司必须安排管理人员全程服务，出现问题时应主动与集团办公室联系，积极调试解决，力求尽快恢复，保证正常使用。六、严肃会议纪律。视频会议虽是异地远距离会议，但仍然必须按照相关会议制度的规定，按时参加会议，保持会场安静。会议期间禁止来回走动、喧哗、吸烟或处理与会议无关的事务，同时应将手机等通讯设备调为静音状态。特殊情况确需接打电话的，应安静地离开会场于会场外进行。会议期间参会人员应认真做好会议记录。会议室与员工办公区相连的公司，要关闭会议室门窗，为会议召开创造安静的环境。七、加强设备管理。各子公司应妥善保管视频会议系统设备设施，不得挪作他用，不得擅自拆卸、更换，确保不遗失损坏。集团办公室规范会议管理提高会议质量通知【第三篇】局机关各处室、直属各单位:根据市委办公室、市政府办公室《关于严肃市委市政府会议纪律的通知》(温委办发〔2010〕44号)精神,为深入推进我8/14局“转作风抓落实”专项活动,进一步规范会议管理,严肃会议纪律,提高会议质量和效果,促进各项决策部署的贯彻落实,现就规范会议管理、严肃会议纪律有关事项通知如下:一、切实提高对会议重要性的认识会议是我局传达上级指示精神、统一思想、研究问题、部署工作、沟通信息的重要方式,是开展工作协调、推动工作落实的重要手段.办会工作如何,体现部门的行政效率和行政水平;会风如何,不仅事关会议的质量和效率,而且事关党风、政风,事关机关的形象.局机关各处室、直属各单位(以下简称各处室、单位)要从讲政治、讲大局的高度,提高对会议重要性的认识.局中层以上领导干部要自觉做到个人服从组织,局部服从全局,下级服从上级,以身作则,率先垂范,严格规范办会、遵守会议纪律,以实际行动促进我局机关作风建设.二、明确办会职责和程序(一)强化办会职责局系统会议分为两大类,一类会议是市水利局机关组织召开的会议,包括党组会、局长办公会、专题会议、理论中心组学习会、民主生活会、春节团拜会等,由局办公室牵头办理,其他相关处室、单位予以配合;二类会议是各处室、单位以市水利局名义召开的全市水利行业性工作会议,分别由各承办处室、单位牵头办理.各承办处室、单位要按照“周密、安全、高效”的要求,缜密考虑、精心安排、有序运作,扎实做好会议组织、服务工作,局办公室负责各类会议协调和会务指导工作.9/14(二)实行会议审批制各处室、单位以市水利局名义召开的全市性行业工作(培训)会议实行审批制.承办处室、单位须提前3-5个工作日将会议方案送局办公室审核后,报分管领导审批,并送监察室备案.会议方案应包括会议主题、会议时间、会议地点、会议主持人、报告人、会议议程、列席和邀请单位和人员名单,以及会议预算等.各承办处室、单位按会议审批要求做好会议办理工作.(三)从严控制会议数量和规模各处室、单位要认真落实《中共温州市纪律检查委员会关于深入贯彻落实厉行节约各项要求的通知》(温纪〔2010〕24号)精神,切实精简会议,压缩会议规模,节约行政资源,杜绝以会议贯彻会议、以文件落实文件的形式主义.要严格控制会议时间、参会人员和会议数量,可开可不开的会议坚决不开,可合并或套开的会议必须合并或套开,提倡少开会、开短会,尽量多采用电视电话会议或网络视频会议形式.(四)严格控制会议费用要根据市纪委《关于深入贯彻落实厉行节约各项要求的通知》(温纪〔2010〕24号)精神,严格控制会议费用,节约行政成本.在尽可能控制会议数量、压缩会议规模的同时,严格控制在宾馆酒店召开会议,严禁在旅游景区召开会议,小型的技术审查会、座谈会原则上不安排在酒店宾馆召开,大型会议原则上安排在就近的经济型宾馆召开.三、规范局党组和局长办公会议有关事项10/141、充分酝酿.提请局党组和局长办公会议研究的议题,提请单位必须事先进行充分研究论证、征求意见,并提出建议方案.须协调解决的议题,涉及多个处室、单位的,由牵头处室、单位进行协调;协调不一致的,再由分管领导协调,形成协调意见;协调后意见仍不一致,但确需提交会议研究的,应事先将材料报请局长审阅,牵头处室、单位要在材料中说明协调经过、各方意见.应协调而未经协调的事项,不得列入局党组和局长办公会议议题.2、议题审批程序.提请局党组和局长办公会议研究的议题,由处室、单位提出,经办公室初审后,呈报分管领导审核,并报请局长审定.凡各分管领导职权范围内可以处理和协调解决的问题,原则上不提交局党组或局长办公会议研究.3、材料准备.议题提请处室、单位要在会议召开前2