财会革命会计电解化会计报表管理子系统

《财会革命——会计电解化》会计报表管理子系统一、会计报表管理子系统的设计□会计报表管理子系统开发的意义及要求会计报表是会计信息的重要组成部分。现代经济的飞速发展，要求会计工作摆脱传统的记帐、报帐等事务。会计不仅要反映、监督企业各项经济活动，而且还要参与企业经营决策，要为经济的预测和预控提供正确、迅速的经济信息，而这些经济信息，绝大部分来自于汇总编制的会计报表。长期以来，我国的会计报表都是采用手工编制，这不但使会计人员工作量大，而且会计报表数据的正确性、及时性都受到影响。随着我国经济的进一步发展，经营管理水平的进一步提高，传统的手工操作已经难以胜任。因此，实现会计报表电算化势在必行。企业会计报表电算化是会计电算化的重要组成部分。企业用户对于会计报表管理子系统的要求概括起来有以下五个方面。（1）可变更性。（2）完整统一性。（3）简单可靠性。（4）具有较强的防患功能。（5）适应宏观管理和微观管理的需要。□会计报表管理子系统的设计思想为了适应用户对系统的要求，系统的设计者首先应制定全面的系统设计思想，为成功地研制开发会计报表管理子系统奠定理论基础和行动方针。具体为：（1）会计报表管理子系统应符合财政部以及主管部门制定的有关财务会计法规的要求，符合本部门对财会应用计算机规定的要求。（2）会计报表管理子系统的设计、流程和功能要适应计算机的一般原理，要与会计报表的业务流程、业务需求一致，符合满足一般会计报表的处理要求。（3）会计报表管理子系统应具有较强的通用性和可扩展性，以满足不同层次、不同类型单位的不同要求。（4）会计报表管理子系统应具有较高的自动化处理水平，报表的格式、内容，关系要能由用户随意定义，自动生成，以减少系统在应用中的维护工作。（5）会计报表管理子系统对报表数据处理要准确、快速、可靠，而且要具有对数据的保密措施和处理临时故障的能力，确保系统安全可靠运行。（6）会计报表管理子系统应具有清晰美观的用户界面，人机接口方式应友好，操作简便，易学易用。（7）会计报表管理子系统应具有一定的容错能力、对用户操作中发生的失误、要有预报和后果处理能力。（8）会计报表管理子系统在对数据进行输入、修改等处理中应具有全屏幕编辑功能。（9）会计报表管理子系统应建立同其它数据库系统进行数据传递和接口的功能。（10）会计报表管理子系统设计要简明，层次清楚，可读性强，模块化程序高，技巧应用适当。（11）会计报表管理子系统要具有异地远距离数据传输功能，以增加数据资源的共享和加快数据传输速度。（12）会计报表管理子系统应具有完整的技术操作和维护资料。□会计报表数据流程设计会计报表管理子系统的数据处理流程可概括为以下几个主要步骤：（1）将会计核算资料、统计核算资料、业务核算资料数据通过表外数据传递，即直接从电子计算机内帐本取数、键盘输入、软件输入、网络数据输入等数据输入形式，形成报表数据库文件。（2）通过机内数据处理过程：汇总、运算、审核、金额单位转换等数据加工，形成会计报表输出文件。（3）通过打印机打印出会计报表可见信息和通过数据软盘拷出备份数，以作调阅。□会计报表管理子系统功能设计1.系统初始化功能这项功能要求用户在第一次使用系统时所要作的首项功能。用户可根据自身的实际情况和需要、设置操作员姓名及口令；对系统库进行清零；重新建立系统库索引文件；定义汇编单位集。2.报表处理功能该功能主要用来对报表的数据作各种处理。包括报表数据的取得、修改、审核、查询、汇总等。其中，数据的取得又分为键盘输入、软盘输入、表内表外数据传递、网络输入等。该功能模块是整个系统业务数据的处理中心。3.金额单位转化功能这项功能的设置主要是为满足不同管理层的需要，有些基层单位的会计报表所用的金额单位通常采用人民币“元”，而一些汇总单位的会计报表则往往使用“千元”或“万元”。因此，很有必要在报表管理子系统中设置金额单位转换这样的功能，并且在转换后仍要保持数据之间的平衡。4.报表数据备份功能报表数据备份和恢复是保证系统正常运行以及数据的安全、上报等工作的重要手段。备份分为日常数据备份和上报数据备份两种。恢复功能用来对系统起保护作用。5.报表数据输出功能该项功能是将报表内容输到打印机等外部设备上。分全表输出、明细表输出和空白表输出三种方式，用户根据系统提供方式给定输出条件，由系统实现此功能。6.返回功能系统运行结束，退回操作系统状态。□会计报表管理子系统数据库设计根据会计报表管理子系统的功能设置，可把系统使用的数据库分三类：系统管理库，系统数据库和系统工作库。系统管理库主要是用来供用户存储会计报表的结构、内容、数据传递关系，运算关系、检测关系、汇编单位集、操作员口令、打印机的控制码等内容。这里简要介绍其结构和功能如下：（1）报表注册库。系统的所有操作管理都以此库为主线进行。该库不仅为系统提供报表目录，还同时提供报表的各种主要数据参数，以及系统管理所需的状态参数。（2）汇编单位集库。存放用户登录的汇编单位的全称、简称、代号等内容。（3）系统错误信息库。存放系统出错信息及针对出错原因的参考处理意见。（4）打印机控制字库。该数据库主要用来存放已定义的打印机型及各种控制字。（5）报表描述库。该数据库主要存放对注册的报表做结构详细描述后的数据。（6）口令字库。存放用户在系统初始化中产生的操作员名及口令字。（7）报表项目库。该数据库主要用来存放报表项目和行次内容，并按项目的顺序依次存储。（8）报表表头库。该数据库主要用来存放报表的表头格式数据和表尾内容数据。表头按页存储、最后放表尾。（9）表内勾稽关系库。用来存放表内勾稽关系的表达式及关系符以及使用的元素。表达式及关系符建一库，元素建一库。每条记录存放一个关系或元素。（10）表间勾稽关系库。和表内勾稽关系库相似具有两个库，一个存放表间勾稽关系的表达式及关系符，一个存放表间勾稽关系中所使用的元素。每条记录仅存放一个关系或元素。（11）表内传递关系库。同样存在两个库。一个用来存放表内传递关系的传递表达式、传递符、接收数据矩阵块，一条记录定义一个传递关系；一个用来存放表内传递关系的源数据区矩阵块，每条记录定义一个传递关系。（12）表间传递关系库。存在两个库：一个存放表间传递关系的传递表达式、传递符、接收数据矩阵块；一个存放表间传递关系的源数据区矩阵块。两个库中每条记录只定义一个传递关系。（13）表外传递关系库。两个库区：一个用来存放表外传递关系的传递表达式、传递符、接收数据区矩阵块；一个用来存放表外传递关系的源数据区矩阵块。一条记录定义一个传递关系。（14）转换关系库。定义了金额单位转换时个别项目用特殊比例因子调整情况。（15）平衡关系库。定义了金额单位转换时，在进行报表平衡调整过程中，不可调整的数据项目。（16）审核条件工作库。用来存放需进行审核的条件范围，包括时间、单位、报表等。（17）报表关系出错信息库。用来存放对报表关系进行检测式执行时出现的错误信息。（18）传递数据工作库。用来进行批量数据传递，一个记录存放一组源数据及一个计算结果。系统数据库是用来供用户存储现有报表的数据。系统工作库是用来为系统有关功能实现而设置的临时性工作用数据库。这三类库全部由系统生成，由系统管理。□会计报表管理子系统程序框图设计会计报表管理子系统采用模块化结果进行编程，各子模块之间又是相对独立的。一般采用“菜单式”选择所需要功能。这一部分我们主要介绍会计报表子系统的各功能模块功能处理过程。1.设置报表格式及报表关系子模块（1）报表注册。该功能仅向报表注册库登录一张新表，给出报表结构的主要参数，表示该表从登录操作之时起，将开始参与系统的各种操作并进行管理，但新登录的报表，其报表实体尚未产生。（2）报表复制。该功能主要是用拷贝方式向系统追加或插入新表；只需要指定新报表编码。（3）报表删除。该功能主要用来注销用户认为没有作用的报表。（4）定义修改报表结构。该功能又分为三个子功能模块：结构描述、格式内容描述、项目内容描述。①定义或修改报表结构。本模块主要是完成报表结构描述工作。②填写或修改格式内容。本模块包括编缉表头、表尾内容、修改表头、表尾行数四部分。③填写或修改项目内容。（5）定义报表关系。该功能主要包括定义报表的表内、表间关系，定义报表的表内、表间传递关系，定义报表表外传递关系，定义报表的转换及平衡关系等。2.报表处理子模块①输入/修改报表数据；②删除报表数据；③报表数据审核；④查询报表数据；⑤数据汇总。3.报表数据备份模块本模块包含三个子模块：上报数据备份、日常数据备份、日常数据恢复。4.报表数据输出子模块该模块主要为用户在经过系统的报表定义和报表处理后、完成报表格式生成工作。5.金额单位转换子模块该模块设计的目的是为了满足不同层次用户的需要。是指一般情况下，以“元、角、分”为单位的报表，在需要时将其调整为以“千元“、“万元”为单位的报表数据的转换问题。对于其中的问题由于较为复杂，这里不再详述。二、会计报表管理子系统实施□系统初始化进入系统初始化模块后，用户要求作如下几项工作：1.生成操作员口令即对操作员的登录，包括操作员名、口令等内容。2.系统库清零这一功能模块主要是用来运行会计报表管理子系统的系统管理库置空，并将数据库数据彻底删除。该功能仅提供给用户在置换全部报表或在其它必须的或已有备份的条件下运行。系统在进行此项操作以前，要求用户经过两次判断，直到最后确认方可执行。3.重新建立系统索引库文件当索引文件丢失或被破坏时，执行本功能。4.汇编单位管理该模块为用户提供了以下功能：（1）追加记录。（2）插入记录。（3）修改记录。（4）删除记录。（5）查询记录。（6）打印记录。如果定义一个完整的汇编单位，需要设置以下几项参数：（1）存号。（2）单位简称。（3）单位全称。（4）单位代码。（5）汇编单位级别。（6）上属单位代号。这种定义办法的优点是利用单位码、级别和上属单位代码三项元素来确定该单位在系统中的地位。既满足了对具体汇编单位的编码要求，又能满足对特殊汇编单位编码的要求。5.设置报表格式及报表关系进入此模块，又有以下功能。（1）查询功能。此功能既可满足不同要求的查询需要，又能起到报表定位作用。（2）报表注册。该功能用以完成在系统中登记新表的任务。如果需要定义一张整的报表及各种关系，首先必须做注册工作，否则，其它工作无法进行。（3）报表复制。本功能提供用户在注册报表时，如果遇到相同或相近报表格式的情况下，可以采用报表复制的方式再生成，无需重新输入，这一功能，对于用户在实际工作中的应用极为方便。（4）报表删除。在进入本操作时，系统将用户所想删除的报表的基本情况清楚地列示出来，用户细心查看清楚后再作各项操作，以免发生差错。如果用户要彻底注销报表，系统规定，必须在对所有的表结构、关系进行删除完后，才可进行。在做这项工作时，删除报表的结构参数中任意一个，就意味着当前报表已经作废了。（5）定义/修改报表结构。①定义修改报表结构功能。这一功能主要是提供用户对报表结构作详细描述，此处操作有两层含义：第一，对新注册的报表描述其具体的结构形式；第二，对于已做过的报表修改其结构。②定义修改格式内容功能。这一功能主要提供给用户编辑表头内容，编辑表尾内容，修改表头行数等操作。（6）定义/修改报表关系。该模块供用户根据报表的特点定义本表自身或其它报表的相对关系。由于对用户来讲，该模块的操作是比较复杂的，工作量很大，要求质量高，因而此项操作一经完成后，可保持相对稳定，一般不作调整。报表关系定义了本表数据项之间或与其它报表数据项之间的关系。系统设计功能的模式是用报表的行次和栏目规定报表的数据项目，再用人们最便于接受的表达方式来书写各种关系式。利用本模块功能，用户可实现数据的共享和各种报表的数据转换。□报处理表1.输入修改数据由于数据输入修改的格式及方式一致，系统将数据输入和修改两项功能合在一起，方便用户操作。（1）键盘输入修改数据。这种数据输入方式是指通过键盘将所需数据送入系统数据库，是最普遍的获取数据方式。在输入数据时必须注意如下几个问题：①用户在输入数据时，系统约定必须同时确定数据时间、数据应隶属