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第1页共28页财务管理及内部控制制度第一节财务预算管理为加强酒店财务预算管理，实行有计划的目标经营、考核，增收节支，提高经营效益，酒店的一切财务活动，凡以货币形态出现的收支一律纳入财务收支预算范围。一、预算编制1、年度预算参照合同第七条，为配合酒店的发展目标，加强管理和内部各部门的协调与合作，合理分配资源，控制开支，增加收入，提高经济效益，酒店应建立年度财务预算制度，通过预算的编制和执行，实行计划、协调、监督和管理的目的。2、编制预算应依据本酒店的业务经营范围，长期发展目标，经营能力，经营实绩情况以及对市场行业预测、经营风险等综合因素，本着全面、稳健、不夸大、不保守、实事求是的原则，经过自下而上、自上而下反复讨论，编制年度预算及中长期财务计划。3、预算编制分工：1)营业收入预算：销售部、前厅部编制客房经营收入、入住率、平均房价预算及商务中心、迷你吧等其他服务收入预算，餐饮部编制餐饮经营收入、客流量、人均消费预算、及宴会厅、会议场租等服务收入预算，其他服务部门编制其他收入预算。2)设备物资购置、资产改造预算：人事行政部、工程部编制酒店设备更新购置、资产改造预算，房务、餐饮部等经营部门编制家俱更新、价值较高的客用品、用具的更换或新增预算，采购、仓库编制物料用品、食品、酒水等材料储备预算。3)成本费用支出预算：经营部门根据本部经营收入预算相应编制经营成本、成本率预算、客用品、物料消耗、清洁用品、低耗品等经营费用预算，办公室编制行政开支费用预算，工程部编制水、电、煤气、燃气能源及维修材料预算，销售部编制广告宣传费用预算，人事行政部编制工资及福利、员工培训、活动、后勤生活保障等预算，保安部编制安全消防费用预算，财务部编制企业折旧、摊销、财务费用、税金等其他费用预算。4)财务状况预算：财务部根据各项目标经营预算，汇总编制年度预算资产负债表、损益表、现金流量表以及各部门经营情况预算表，经营汇总预算表等，编第2页共28页制年度资金使用计划及现金净流量计划。二、预算审批每年度财务收支预算，由财务部组织负责汇总审核编报，经总经理审批后，作为酒店年度收支预算，报管理委员会、上级主管公司审批。三、预算控制预算批准后，财务部根据预算目标，按计划严格掌握控制，各部门根据各部预算情况，完成或超超额完成预算经营收入；各项成本费用严格控制在计划指标范围内。特殊情况超出预算的费用开支，必需提出书面报告报总经理审批。第二节信贷管理规定：为了保证营业收入的完整，加速资金周转，保证酒店资金安全，共同防范、控制经营风险和财务风险，杜绝坏帐损失，特制定本规定：一、财务部设立信贷专管员，对信贷管理负责。二、商户信誉评估：1，酒店业务部门对外推销酒店产品，须充分了解消费客户之资信，所有申请挂帐的机构都要求填写其详细情况的“客户签单挂帐申请表”（Applicationform），并和其他必须提供的文件资料一起交财务部审核。(1)申请机构的注册文件副本复印件（营业执照、税务登记证）并加盖公章(2)信用/银行证明2，销售部经理提供挂账机构情况分析报告，为挂账提供原始依据，以下信息将为取得信用提供便利，内容为：(1)登记名称和地址(2)公司规模和经营范围或内容(3)业务量(4)公司历史(5)其他相关资料（挂账公司授权书等）3，销售部和信贷专管员可从其他渠道检查申请书上的内容：(1)政府部门、银行、信息机构；(2)其他以前有过商业往来的公司、酒店、旅行社；(3)该单位过去在行业中的付款情况参考信息或其他关于信用状况的信息。第3页共28页4，在得出任何结论前，销售部和信贷专管员应提出具体意见供决策参考。(1)申请机构的信用状况;(2)经营规模(如:投资总额、注册资本、业务量等)；(3)与本酒店的关系。5，财务信贷专管员负责在申请书中注明以下内容：(1)建议信用限额(2)意见(3)特别条件(4)客户编码6，将申请书和其他相关文件资料提交给财务部审核，报财务总监、总经理审批。7，建立信用账户后，要严密注视该机构的挂帐情况，保证到期款项的收回。8，每年末对所有挂帐客户的资信进行年度评估，据此调整对各客户来年信贷政策。9，当客户滞付款或拒付时，财务部应及时书面知会相关部门，共同制定对策防范信贷风险。三、信用限额：1、信用限额是指某客户可挂帐的最高限额，即指客户未到期欠款及应收款总和之最高极限。20万元以下（不含20万元）的信用限额由业务部门经理、财务总监核准，报总经理审批；超过20万元（含20万元）另报管理委员会核批。（按酒店授权挂帐额度的10％建立预警机制）。2、酒店在经营活动中，根据经营需要对部分客户往来单位要求在酒店消费办理签单挂帐、定期结算手续，原则上实行预缴保证金制度，对部分政府机构、金融单位以及长期合作的商务客户未缴保证金的，必须严格加以限制，并充分了解客户的资信情况，严格履行客户挂帐办理签约审批手续。3、根据销售部总监建议、财务部审核、财务总监、总经理签批，部分关联企业、政府机构可免予缴纳保证金。4、在以上所提到的程序外，对旅行社或旅游机构建议每次预订先付全部或一定比例的费用。如：(1)预先缴付一定数额的资金，作为挂帐保证金，当消费额达到保证金的90%时必须结算，挂帐金额不得超过保证金；(2)每次预订时付费，在客人抵店前到帐；(3)客人入住时前台付现。第4页共28页四、信用帐的担保：1、销售部总监/经理、餐饮总监/经理、前厅经理等可对所熟悉的单位和个人作临时挂帐担保，财务部挂签批人私人帐，最高担保金额1万元，特殊情况需超标时须书面呈请总经理批准；担保期限一个月，自签批日起30天内未收回的，从签批人月工资中逐月扣除。事后信贷专管员须跟进做好结帐工作。2、因特殊原因，营业部门经理电话通知担保的。由接通知人注明情况暂时担保，并及时跟进通知人签名确认。在通知人未签名确认前，追收责任由接通知人负责。签名后，追收责任转通知人。3、属于合约到期未续约的签单客户的信用帐，需由市场销售部客户联系人担保。五、信贷会议：1、财务信贷专管员每月于月中及月末两次向酒店产品销售或管理部门，财务总监，分管副总经理，总经理提供帐龄分析表，对90天以上的欠款责任到人，跟踪落实，随时向上司报告，并提示各应注意事项。2、酒店每月召开两次由财务总监主持，由总经理，副总经理，各业务部门经理及相关人员参加的信贷会议，共同核查应收款项和有争议的帐目，及时解决信贷中发生的问题。六、责任：1、信贷专管员对酒店日常信贷工作负责，加强与酒店各业务部门，各赊销商户的联系和沟通，保证各类帐款如期回收。2、应收帐款的追收与各相关业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩，当责任事故或过失发生时，视情形给予责任人以相应处罚。3、信用帐追收严格按“谁担保，谁追收”的原则执行，担保人为第一责任人，负责所担保信用帐的追收。担保人所属领导有责任监督，督促担保人加紧追收。（担保人在当班时间追收时一律按事假计）4、财务部负责人，各业务部门负责人，总经理对超期欠款、呆帐、坏帐负责。七、应收帐款年度清查：1、每年年终，酒店组织专人全面清查各项应收款项，并与债务人核对清楚，做到债权明确，帐实相符，帐帐相符。2、酒店在清查应收帐款时，相对应的应付款项应当一并清查。对既有债权又有债务的同一债务人，应付该债务人的款项，应当从应收款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额。3、酒店对于债权人没有追索并超过诉讼时效的逾期应付款项，应当一并清查。第5页共28页4、酒店财务部门对挂账款项要及时催收、定期分析。及时将逾期情况通知经办业务人员，并定期将逾期应收款项清单报送分管业务领导和总经理。酒店部门经理（经办人）对经营业务发生的应收款项必需及时跟进追收，明确经济责任，对尚未结清、处理完毕的经济款项，经办人不得办理调职离任手续。八、坏帐核销管理：酒店在清查核实的基础上，对确实不能收回的各种应收款项，应当作为坏帐损失，经酒店管委会及酒店管理公司核批后，及时进行处理。处理后依据税法的有关规定向主管税务机关申报。九、坏帐核销处理程序：1、酒店内部有关责任部门经过取证，提出报告，阐明坏帐损失的原因和事实。2、酒店财务部经过审核后，对确认的坏帐损失提出财务处理意见，报财务总监、总经理审批后上报酒店管委会及酒店管理公司批示。3、酒店处理的坏帐损失属于逾期3年应收款项的，应当实行帐销案存，继续保留追索权。第三节保证金收支管理1、保证金的收取客人入住酒店时，应交纳一定数额的保证金，散客需交现金或银行卡，有信誉的长住户、商务客户、政府机构、金融单位可用支票结算，但必须有本酒店相关人员签字认可。a)收取标准：按房价及住宿天数收取，即：（实际房价+杂项）*天数，并按整数收取。如客人要求开通长话则另加长话费押金，国内长话加收100元，国际长话加收200元。b)若客人的保证金不足以清偿在酒店的消费时，应由前台收银员及时向客人追收保证金。如催收有困难，由大堂副理协助催收。c)客人在餐厅消费时，应根据客人的需要分别结算，商务散客以现金结算或信用卡结算（住店客人可由前台统一取预授权，餐厅收银与前台确认转房帐处理），协议商户、关联企业等信誉高的客人可用支票（同城结算）或现金、信用卡结算。2、保证金的退出：a)办理退付客人保证金手续时，收银员应填写退付款凭证（现金支出单），注明退款的日期、房号、金额、并请客人签字，同时收回所押保证金收据，按实际第6页共28页消费额开据正式发票，如遇收据丢失，必需请客人（缴款人）在退款凭证上（现金支出单）签名注明，并由收银主管/领班签字确认。b)退款金额的审批权限：低于1000元，财务部经理、前厅部经理审批低于2000元，财务总监超过2000元，财务总监/总经理3、定金的收取：a)客人按规定在预订时支付的预定金，在客人按时到店时，将视同收取保证金。若客人未按酒店规定期限提前取消预定而不能按时到店时，则交纳的预定金作为酒店取消预订手续费处理。b)对于酒店特殊商务客户、学校重要领导或系统内重要客人，应由总经理批准或授权免收或减收预订金、保证金。第四节营业场所折扣权限规定一．酒店总经理在酒店各营业场所享有任何折扣的打折权限并可签字免单。二．房务部的打折权限：1．销售总监对客房售价有四折以上折扣权限，在其营业范围内的其他事项有八折以上的打折权限。2．前厅部经理对客房售价有五折以上的折扣权限，具体执行依据酒店实行的客房价格体系所规定的各类客源最低价目标准。对客房物品损坏赔偿或因某些特殊原因造成跑单的，前厅部经理以上级别人员可视情况而定，有100元之内的签免权，并在“减扣单据”上签字确认，超出范围的应上报总经理批准。3．前厅部主管、领班、接待员依据酒店规定的各类客源价格标准及最低控制线按有关权限上浮销售。三．餐饮部的打折权限：1．餐饮部总监在各餐厅可有八折以上的折扣权。2．各餐厅经理、酒吧经理、厨师长在各自餐厅营业时，可有八五折折扣权限（海鲜、燕窝鲍翅、酒水除外）。3．各餐厅经理以上人员，可在必要的时候给予客人免费送果盘一份，赠送时应开据点菜单，并由赠送人签名。四．销售部的折扣权限：第7页共28页在团队入住、会议综合消费或促销活动时，可视具体情况给予相应的优惠折扣，由销售部与顾客协商洽谈后起草宴会通知单、商务活动执行报告，经总经理批准后按规定执行。五．酒店当日的值班经理，在值班处理客人投诉时，原则上可行使总经理权利，对于各部门因特殊个别原因无法解决的，依具体情况酌情处理（重大事项电话请示后执行），事后必须在经理值班表上做出详细记录，上报总经理审阅。六．酒店内各营业场所，对服务费、酒水、海鲜、燕窝鲍翅、商务中心、电话、汽车出租等经营项目一般情况下不允许打折。如因特殊原因，必须打折减扣的，应经各部门经理批准，事后应在账单上写明原因，呈报酒店总经理加签。七．以上各打折权限，如遇酒店开展促销、折让优惠酬宾活动，则以酒店优惠价格为标准，各部门各级人员不能在优惠条件下再打折让利。第五节宴请规定及审批程序一．酒店总经理在酒店各餐厅、娱乐场所宴请客户可签免单，因工作需要在外宴请的费用按有关规定程序凭发票报销。二．酒店其他各级人员及各相关部门因工作需要宴请关系单位或客户的应事先提交宴请申请单并按有关规定程序审批