《会计信息系统及其课程设计》六

《会计信息系统及其课程设计》六第六章工资核算与管理子系统本章目标【本章目标】1、工资核算的业务流程与数据流程2、工资核算系统的内部结构3、工资核算系统的代码设计4、工资核算系统的业务处理【学习内容】6.1工资核算与管理子系统概述6.2工资核算与管理子系统的流程分析6.3工资核算与管理子系统数据代码与主要功能模块6.4工资核算与管理子系统初始化设置6.5工资核算与管理子系统的日常业务处理第一节6.1工资核算与管理子系统概述随着人们日益认识到人力资源的重要性，人力资源的管理已成为当前企业管理的热点问题，多数会计核算与管理软件在人力资源的管理与核算方面，主要还是以工资的管理与核算为主，附带提供其他有关人力资源的管理信息。工资是以货币形式支付给劳动者的报酬，关系到职工的切身经济利益，影响到一个企业能否充分调动职工的积极性；而且，准确反映工资的计提和分配，可以为企业的人力资源的配置决策以及相关的成本费用控制提供必要的信息支持；此外，工资的发放亦是企业一个重要的现金流出，对企业合理安排现金流也有重要的意义。工资的管理与核算十分重要。一、工资管理1、工资制度工资制度围绕职工劳动报酬，对工资等级、工资标准、工资形式、奖励与津贴制度等作出有关规定。在国有企业，工资制度是由国家来制定的。外商投资企业具体的工资标准、工资形式、奖励和津贴制度，则由企业董事会决定。2、工资总额的构成工资总额是企业在一定时期内直接支付给本企业职工的全部劳动报酬总额。目前，国家规定的工资总额主要有以下组成内容：①计时工资②计件工资③奖金④津贴和补贴⑤加班加点工资⑥特殊情况下支付的工资。此外，在实际工作中，往往要从应付工资中代扣职工应交的各种款项。如代扣职工居住公共宿舍的房租和水电费、工会会费、住房公积金、个人所得税等。因此，每月实际支付给职工个人工资即实发工资为应付工资扣除代扣款项以后的余额。3、工资管理的基本过程工资管理主要包括工资的计算、汇总、发放和分摊等环节。具体如下：①计算和发放工资②工资汇总③工资费用的分摊④企业职工发生调入、调出、内部调动或者调整工资时，需要及时处理。二、工资的会计核算工资的会计核算较为简单，主要涉及工资计提和分摊的核算、工资发放的核算，此外由于应付福利费、工会经费和职工教育经费与工资关系密切，也属于工资核算的内容。以工业企业为例，其工资核算的账务处理如下：①发放单位在支付工资时，根据工资结算单、工资汇总表、各种代扣款通知单以及付款凭证作如下分录：借：应付工资贷：银行存款（现金）其他应收款（如代扣的房租、水电费等）应交税金——应交个人所得税（代扣的个人所得税）②月度终了，应将本月应发的工资按职工的不同性质进行分配，根据各种成本费用的分摊一览表作如下分录：借：生产成本（生产车间的工人）制造费用（生产车间的管理人员）管理费用（企业的行政管理人员）营业费用（应由采购、销售费用开支的人员）在建工程（固定资产工程的建设人员）应付福利费（企业医护人员、职工浴室、理发室、幼儿园、托儿所人员）贷：应付工资③本月计提的应付福利费，也需要按职工的不同性质进行分配，根据各种应付福利费分摊一览表作如下分录：借：生产成本（生产车间的工人）制造费用（生产车间的管理人员）管理费用（企业的行政管理人员）营业费用（应由采购、销售费用开支的人员）在建工程（固定资产工程的建设人员）管理费用（企业医护人员、职工浴室、理发室、幼儿园、托儿所人员）贷：应付福利费④本月计提的工会经费和教育经费，根据应付工会经费和职工教育经费分摊一览表，作如下分录：借：管理费用贷：其他应付款三、工资子系统的特点和目标1、工资子系统的特点工资子系统是会计信息系统中的一个较为简单的子系统，它包括四方面的内容，一是工资的计算；二是工资的汇总；三是工资的发放；四是工资的分摊。工资子系统具有如下特点：①业务处理政策性强。②数据的时效性、准确性要求高。③数据量大。④处理业务重复性强，核算方法较为简单。⑤涉及面广。工资核算涉及职工个人、人事劳资部门、职工所在部门等。此外工资代发还涉及银行，个人所得税缴纳涉及税务部门等等。⑥与成本核算子系统和账务处理子系统存在周期性的数据传递关系。2、工资子系统的目标①对职工档案和部门档案进行管理，以便在此基础上计算、分摊工资，并进行相关的统计分析。职工发生调入、调出或内部调动时，及时更新职工档案。②对工资项目中的固定数据进行管理，并且在固定数据发生调整时及时更新。③及时准确地输人每月变动的考勤记录、工时记录、产量记录、代扣款项，根据工资标准、工资等级等相关规定，正确计算应付工资、代扣款合计、实发工资和个人所得税，编制工资单和工资汇总表。④及时地为工资的发放做好准备，例如现金票面的分布安排、扣零处理，或者银行代发文件的及时传输，以保证工资发放业务能及时进行。⑤月末根据职工所属的部门以及工作的性质对职工工资进行准确的分摊，并计提相关的费用，以正确反映企业的成本费用。⑥提供上述有关信息的动态查询和打印功能，并传递数据给账务处理子系统和成本核算子系统。⑦提供各种工资管理信息，辅助人力资源的相关决策和管理。第二节6.2工资核算与管理子系统流程分析一、工资子系统的业务流程（重点）工资子系统的业务流程如图6-1所示：图6-1：工资子系统的业务流程二、工资子系统的数据流程（重点）工资子系统的数据流程见图6-2：图6-2：工资子系统数据流程工资子系统业务流程主要包括各种工资资料的输入、审核确认、工资的计算、分摊和发放环节，同时还包含工资数据向账务处理系统及成本核算子系统的传递。工资输入资料包含三类数据：第一类是固定业务数据，例如职工编码、职工姓名、所属部门、人员类别、标准工资等每月固定不变或相对固定的数据，这类数据在系统启用以后即可输入，当发生变动时再行修改；第二类是变动业务数据，例如事假、病假、加班工资、计件工资、代扣水电费等每月变动的数据，需要在每月进行工资业务处理时进行编辑修改；第三类是基础数据，包括系统参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码设置、工资项目设置、人员附加信息设置、银行名称设置、人员类别设置、人员档案管理、计件工资标准和方案设置，这些一般也在系统启动后即可输入。我们给出一个工资子系统的基本数据流程：①在初始化设置中，用户完成参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码设置、工资项目设置、人员附加信息设置、银行名称设置、人员类别设置、人员档案管理、计件工资标准和方案设置。系统将这些数据保留在基础信息文件中，以备随时调用。②依据人员变动数据和工资调整数据，更新固定工资数据文件。③输入计件统计资料，存人计件工资统计数据文件。④输入事假、病假、加班工资、代扣水电费等每月变动的数据，并接收当月的计件工资统计文件的数据，形成当月的变动工资数据文件。⑤依据固定工资数据文件和变动工资数据文件的数据，计算应发工资、代扣款项、实发工资等项目，存入工资文件。⑥月末对应付工资进行分摊，并计提工资的相关费用，包括应付福利费、工会经费和职工教育经费。分配的结果存人工资费用分配文件。⑦工资费用分配文件中的工资以及福利费分摊的数据传递到成本子系统，作为人工成本计算的依据。⑧系统自动将工资费用分配文件中工资以及福利费、工会经费、职工教育经费的数据加工成机制凭证存在记账凭证文件，并通过自动转账模块传递到账务处理子系统。传递的凭证包括三种：反映应付工资分配的凭证、反映应付福利费分配的凭证、反映应付工会经费和职工教育经费计提的凭证。⑨根据用户的需要，系统通过基础信息文件、工资变动文件、工资汇总文件和工资费用分配文件输出各种统计表。三、工资子系统的数据文件从图6-2中可以看出，工资子系统中有两类主要的数据文件：1、基础数据文件2、业务数据文件这些数据文件一方面能够合理地接收系统输入的数据，另一方面通过进一步加工处理又可以形成各种账表数据输出。其中：工资文件、工资汇总文件和工资费用分配文件是工资子系统的主要数据库文件。第三节6.3工资核算与管理子系统数据代码与主要功能模块一、工资子系统数据代码设计（重点）工资子系统所涉及的数据代码比较少，主要是部门代码和职工代码。1、部门代码的设计部门代码的主要作用是设置企业内部各部门的名称和代码，从而方便各种数据按照部门进行分类汇总，提供需要的信息。部门代码的主要作用是便于分部门汇总，编制工资汇总表。部门代码可以采用类似会计科目编码的方式，依照企业组织结构的划分，进行相应的编码，因此不同的组织结构和规模可以采用不用的编码方案。例如，一个企业分为12个不同的部门类别，这12个部门类别有的直接代表某个部门，有的需要继续分为若干个明细的部门，通常一个部门类别包含的下级部门都不可能超过99个，那么可以采用4位2-2的编码方式，其编码方案如图6-3所示：图6-3：部门编码方式2、职工代码设计职工代码是对每一个职工进行编码，为了分类汇总的需要，职工个人代码应包含职工所属的部门、职工类型的信息。职工类型代码的主要作用是，通过设置类型名称和代码，按照职工的工作性质和工作岗位对职工进行分类，以便按职工工作性质汇总工资和进行工资及相关费用的分摊。此外，为了便于处理职工的内部调动业务，企业可以为每一位职工设置一个惟一的序号，如果没有这个需要，企业只需要保证属于某个部门或某个部门的某一种类型的每一位职工有一个惟一的序号。假设职工代码采用10位编码的方式．其编码方案见图6-4：图6-4：职工代码编码方案一般在输入人员档案时，可以根据部门、职工类型的选择，自动形成职工代码的前面几位，职工的序号可以由系统自动控制，也可人工输入，由这三部分组合成职工代码，或者完全采用人工输入的方式确定职工的代码。在部门采用类似会计科目的方式编码时，可能存在部门代码长度不一的情况，这时可以统一在部门代码前采用以0补位的方式，以保证职工代码的长度一致。二、工资子系统主要的功能模块一般而言，工资子系统主要的功能模块应包括：初始化模块、业务处理、账表输出、自动转账和系统维护五个模块，每个功能模块下又可设置若干个相对独立的子模块，如图6-5所示。图6-5：工资子系统功能模块图第四节6.4工资核算与管理子系统初始化设置工资子系统的初始设置是目的是使通用的工资业务管理系统能够适应本企业工资业务的管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处理发生变化时对已有的设置进行修改的平台。一、金算盘企业管理软件的工资初始化设置我们以金算盘企业管理软件6F为例，介绍工资系统的初始化设置。金算盘软件的初始化设置主要集中于部门人员信息设置。1、在“基础设置”界面选择“部门职员”选项。如图6-6所示：图6-6：进行部门职员的初始设置2、出现部门职员的编辑页框（见图6-7），单击“编辑”按钮，依次编辑企业的部门以及各部门的职员，编辑所得税率和扣税标准，以备工资系统自动计算个人所得税。新增部门时，输入所有的部门编号和部门名称，如“01”代表“厂办”。在职员编辑页框，单击新增按钮，依次输入职工编号、职工姓名、所属部门、职务、性别、职务类型等详细信息。这里注意职工编号在输入时要与部门编号有层次隶属关系，例如“张三”的编号为“01001”其前两位代码“01”表示其属于厂办，输入职员类型的目的是根据职员类型归集工资费用的所属费用科目。此外如果属于银行代发工资，在辅助信息中输入其代发工资的账号等信息。在个人所得税率页框，系统预置了目前的个人所得税分级表，如果个人所得税法有所调整，需要相应修改。目前没改时，按照现有的税率分级即可，系统将根据该项设置自动计算个人所得税。扣税标准预置了目前的所得税起征点，如果所得税起征点发生变化，需要进行调整。图6-7：部门职员设置二、工资子系统初始化设置的主要内容1、部门编码设置。工资往往要按部门汇总，所以必须进行部门设置。2、人员编码设置。设置人员的编码长度，最长不超过一定的位数，人员编码长度的选择主要依据职工编码方式以及职工人数而定。人员编码选择长度设置以后，就决定了职工代码的长度。3、人员基本信息设置。人员档案包含一些通用的基本项目，例如部门名称、人员编号、姓名、人员类别、银行账号、是否为中方人员、是否计税、是否停发工资、是否核算计件工资等项目