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第十章会计档案主讲人：吴娟第一节会计档案概述一、会计档案的概念会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。各单位（包括国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织）必须根据《会计档案管理办法》的规定，加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。二、会计档案的内容会计档案的具体包括：1．会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2．会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。3．财务会计报告类：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。4．其他会计资料类：包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及其他应当保存的会计核算专业资料。需要注意的是，预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁介质保存会计档案条件的单位，应将保存在磁介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料视同会计档案一并管理。三、会计档案的种类及分类方法1．会计档案的种类会计档案是会计活动中形成的客观记录，是一种有专业性的档案，可以按不同的标准进行分类。（1）按会计工作性质可分为：公司、企业会计档案、预算会计档案和银行会计档案。（2）按管理期限可分为：永久会计档案和定期会计档案。2．会计档案的分类方法，会计档案的分类要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法：（1）年度——形成分类法。即把一个年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告和其他四大类，然后分别组成若干保管单位（卷）。这一方法适用于企业、事业单位。（2）年度——机构分类法。即把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务报告和其他四类分别组成保管单位。这种方法一般适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。第二节会计档案保管一、会计档案的归档（一）会计档案的归档和保管要求根据财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》，各单位对会计档案的归档和保管应做到：1．各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。2．当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。3．移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理。4．交接会计档案时交接双方应当办理交接手续。（1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册（2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。（3）交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应在会计档案移交清册上签名或盖章。5．未设立档案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。6．对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时。严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。7．采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。8．单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管。（1）单位终止：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。（2）单位分立：①单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。②单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管，各方可以查阅、复制与其相关的会计档案。③单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。④单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。（3）单位合并：①单位合并后原单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管。②单位合并后原各单位仍然存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。【例l0—4】各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。（）【例l0—5】为了加强会计档案的管理，企业当年形成的会计档案也必须有专门的档案管理机构，而不能由会计机构暂行管理。（）【例l0—6】单位会计机构对会计档案立卷归档之后，在保管（）期满后移交单位的会计档案管理机构。A．3个月B．半年C．1年D．2年（二）会计档案的归档程序根据《会计档案管理办法》，各单位当年形成的会计档案，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，应由财务会计部门编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，一般不得拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。二、会计档案的保管期限会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。各类会计档案的保管原则上应当按照表9-1和表9-2所列期限执行，表中会计保管期限为最低保管期限。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案的保管期限为最低保管期限，具体可以分为：1．需要永久保存的会计档案有：会计档案保管清册、会计档案销毁清册、年度财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）。2．保管期限为25年的会计档案有：现金和银行存款日记账、税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。3．保管期限为15年的会计档案有：会计凭证类；总账、明细账、日记账（不包括现金和银行存款日记账）和辅助账簿；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴、退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证。4．保管期限为10年的会计档案有：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设、拨贷款年报；税收会计报表（包括票证报表）。5．保管期限为5年的会计档案有：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行存款余额调节表；银行对账单；财政总预算会计月、季度报表；行政单位和事业单位会计月、季度报表。6．保管期限为3年的会计档案有：月、季度财务报告；财政总预算会计旬报。三、会计档案的查阅和复制会计档案的查阅和复制各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。四、会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁的，可以按照以下程序销毁：（1）由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明：销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。提示：会计档案的销毁是一项严肃的工作，各单位必须严格按照《会计法》和《会计档案管理办法》的规定进行。故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为，以及授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为，都是违法行为。【例题1·单选题】会计档案的保管期限，应从（）。A．移交档案管理部门之日算起B．会计年度终了后的第一天算起C．年度会计报表签发日算起D．下一会计年度首月末之日算起【例题2·单选题】根据《会计档案管理办法》，各种明细账、日记账的保管期限为（）。A．5年B．10年C．15年D．25年【例题3·单选题】根据《会计档案管理办法》规定，保管期限为25年的账簿是（）。A．现金日记账B．现金总账C．应收账款总账D．固定资产总账【例题4·单选题】企业年度财务报告的保管期限为（）。A．10年B．永久C．15年D．25年【例题5·单选题】会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要（）。A.历史资料和证据B.凭证C.材料D.依据和资料【例题6·单选题】以下会计资料中不属于会计档案的是（）。A.总账B.明细账C.银行存款日记账D.购销合同【例题7·单选题】下列会计档案中需要保管25年的是（）。A．备查账B．明细账C．银行存款日记账D．科目汇总表【例题8·单选题】会计凭证一般()装订一次。A．每周B．半月C．每月D．每季【例题9·单选题】单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管（）年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。A.10年B.20年C.1年D.15年【例题10·单选题】财政部门销毁会计档案时，应当由（）派员参加监销。A.上级审计部门B.下级审计部门C.同级审计部门D.公安部门【例题11·单选题】其他单位如果因特殊原因需要使用会计档案时，经本单位负责人批准（）。A.可以查阅或复印B.只可以查阅不能复制C.不可查阅和复制D.可以借阅【例题12·单选题】企业总账的保管期限为（）。A.10年B.20年C.1年D.15年【例题13·单选题】行政事业单位的各种会计凭证的保管期限为（）。A.15年B.永久C.5年D.25年【例题14·多选题】会计档案的内容是指会计档案的范围，具体包括（）。A.会计凭证B.会计账簿C.财务会计报告D.其他会计核算资料【例题15·多选题】保管期限为3年的会计档案有（）。A.月度财务报告B.季度财务报告C.月、季财务报告文字分析D.固定资产卡片【例题16·多选题】企业的下列会计档案中，保管期限为15年的有（）。A.存货总账B.长期投资总账C.银行对账单D.固定资产卡片【例题17·多选题】会计档案的保管期限是指会计档案应予保管的时间，可分为永久和定期两类。定期保管期限分为25年和（）。A.3年B.5年C.10年D.15年【例题18·多选题】企业和其他组织的会计档案永久保管的是（）。A.会计档案销毁