会计信息系统第三章

第三章通用会计信息分析技术第一部分Excel基本操作第一节EXCEL工作表的基本操作一、工作簿和工作表操作打开/关闭工作簿利用“文件”菜单中的打开命令利用工具栏上的“打开文件”按钮关闭用“文件”菜单中“关闭”命令新建工作簿利用“文件”菜单中的新建命令建立利用工具栏上的“新建”按钮建立建立后可通过“保存”命令或“保存文件”按钮保存文件，并在对话框中输入文件名在工作簿中切换工作表单击工作表标签栏中的表名即可在工作表中移动单击指定单元格或在名称框中输入单元格地址，如A2、A2：B5，即可移到当前单元格插入/删除工作表执行“插入”菜单中的“工作表”命令，一张工作表就插入到当前工作表之前，同时自动命名。删除一张工作表，可先在工作表标签栏中选定工作表，然后选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令移动和复制工作表先选中要移动的工作表，沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，松开鼠标即可。如在拖动前先按住[ctrl]键则复制工作表。如要移动或复制工作表到其它工作簿，则要执行“编辑”菜单中的“移动或者复制工作表”命令，并在对话框中选择目标工作簿。重新命名工作表双击选中的工作表的标签，输入新的名字即可。二、选取操作选取操作即确定当前单元格位置，这是对工作表进行各种操作处理的前提。可单击指定单元格或在名称框中输入单元格地址选取，可选取一个单元格也可选取矩形区域，如A2：B5。鼠标选取矩形区域的方法是先单击第一个单元格，按住鼠标左键，沿对角线拖至最后一个单元格松开即可。选取整行单击行号，选取整列单击列号，选取整表单击整表按钮（名称框下方格）。三、输入数据数据包括两类：一类是常量，另一类是公式。公式是一个由常量值、单元格地址、函数、操作符等项目组成的式子。公式必须用“=”开头。四、编辑工作表撤销和恢复操作每单击一次工具栏上的“撤销”和“恢复”按钮，即可取消或恢复最近一次的操作，而恢复到执行该操作前的系统状态。（一）数据的插入、删除与清除插入空行、空列或空单元格使用菜单条上的命令选取要插入的行号、列号或单元格执行“插入”菜单中的“行”、“列”、“单元格”命令利用快捷菜单选取要插入的行号、列号或单元格单击鼠标右键，选择“插入”命令删除行、列、单元格使用菜单条上的命令选取要删除的行号、列号或单元格执行“编辑”菜单中的“删除”命令利用快捷菜单选取要插入的行号、列号或单元格单击鼠标右键，选择“删除”命令清除单元格内容选取清除单元格区域执行“编辑”菜单中的“清除”命令（二）数据的移动、复制与填充移动单元格数据用命令或工具移动选取源单元格区域执行“编辑”菜单中的“剪切”命令，或单击“剪切”工具选取目标单元格区域执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击“粘贴”工具。拖放移动选定源单元格或区域将鼠标指向单元格或区域的边框，使指针由空心十字变为空心箭头按住鼠标拖动至目的位置，释放鼠标即可。复制单元格数据用命令或工具复制选取源单元格区域执行“编辑”菜单中的“复制”命令，或单击“复制”工具选取目标单元格区域执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击“粘贴”工具拖放复制选定源单元格或区域将鼠标指向单元格或区域的边框，使指针由空心十字变为空心箭头按住鼠标拖动至目的位置，按住Ctrl键，然后先释放鼠标，后放开Ctrl键即可数据的选择性粘贴复制数据后，选择“编辑/选择性粘贴”命令，在其出现的对话框中选择粘贴的内容、运算、方式等。数据填充用命令填充首先选定填充区域（包括源单元格和目的单元格）选择“编辑/填充”命令，在其子菜单中选择填充方向拖放填充选择源单元格按住鼠标在上下左右任一方向上相邻的连续单元格上拖动放开鼠标，源单元格数据被填充至灰色框中的所有单元格用填充方式产生数据序列在两个相邻列（行）的单元格中填入数据序列的开头两个数据，然后选定这两个单元格，在列（行）方向上拖动填充柄，则产生一等差序列。也可以只在一个单元格中填入数据，然后按住Ctrl键再拖动填充柄，则Excel自动以1为步长填充等差序列。还可以在某个单元格中填入数据，然后选择“编辑/填充/序列”命令，在其显示的对话框中，选择填充方向、序列类型，并给出序列的步长和终值，即可填充各种序列。（三）数据的查找与替换定位选择“编辑/定位”命令，或按F5键，显示其对话框，在[引用位置]框中输入某单元格地址或区域名，单击[确定]按钮，则当前活动单元格变为该指定单元格或指定区域的首单元格。查找选择[编辑/查找]命令，或按Shift+F5键，在出现的对话框中确定查找的内容、搜索的范围等。替换选择[编辑/替换]命令，在出现的对话框中，确定查找的内容、替换值、搜索范围等。五、编排工作表改变单元格大小选取操作区域执行“格式”菜单中的“行”或“列”命令调整行高、列宽也可在行或列号上拖动鼠标调整单元格修饰操作选取要处理的单元格区域；选用“格式”菜单中的“单元格”命令；根据需要对数字格式、数据对齐格式、字体字形字号、颜色、框线等进行设置。合并居中操作：按实际表格最大宽度选取单元格后，单击“合并与居中”按钮用途：对于表格的标题可通过跨列合并居中的方法实现分割工作表将鼠标指向横向或纵向分割框，按住鼠标左键拖动分割框到满意位置松开取消网格线执行“工具”菜单中的“选项”命令，在“视图”选项卡上选择网格线设置项恢复网格线方法同上表格样式的自动套用选取要处理的单元格区域选用“格式”菜单中的“自动套用格式“命令，根据示例选择格式条件格式化条件格式化是指规定单元格中的数据当达到设定的条件时的显示方式选取单元格区域执行“格式”菜单中的“条件格式”命令，输入条件，设置显示格式，根据需要可设置多个条件第二节公式和函数一、公式单元格中的数据除直接输入外，也可通过公式运算生成。输入公式总是以“=”开始，公式中可包含算术运算符号+、-、*、/、^、%，文字运算符&和比较运算符=、、、=、=、，可包含单元格地址，也可包含函数。以下是合法的公式：=A1+A2+A3+C1+C2+C3=SUM（A1：A3，C1：C3）二、地址引用相对引用相对引用时，公式中输入的单元格地址是相对地址，它是以某一特定单元为基准来对其他单元进行定位，复制时公式中的相对引用会随着公式的移动而自动调整相对单元格的地址例如B5的公式为“=B2+B3+B4”，如将其拷贝到单元格C5、D5、E5，则公式自动变为：“=C2+C3+C4”、“=D2+D3+D4”、“=E2+E3+E4”。在前述的单元格移动、复制操作中，如果单元格中的数据是一个公式，且包含单元格地址，则一般用“相对地址”引用。绝对引用绝对引用时，公式中输入的单元格地址是绝对地址，它直接告诉Excel某些单元在工作表中的确定位置，复制时公式中绝对引用不会随着公式地址的变化而变化。绝对地址只需在行号和列号前加符号“$”即可。如公式“=$C$3”,在复制到其他单元格时，C3保持不变。混合引用混合引用时，公式中参数的行用相对地址、列用绝对地址；或行用绝对地址、列用相对地址，复制时，公式中的相对地址部分随公式地址的变化而变化，绝对地址部分不随公式地址的变化而变化。如公式“=$C$3*C4”,在复制到其他单元格时，C3保持不变，而C4则相应改变。三维引用如要从同一个工作簿中的其他工作表中引用单元格，则要使用三维地址引用。三维引用的一般格式为：“工作表名！单元格地址”。如公式“=SHEET1！C5+D5”指SHEET1表中C5与本表中的D5相加,=SUM(SHEET1:SHEET6!C5)+D5指将SHEET1至SHEET6六表中的C5与本表中的D5相加。三、函数函数是一个预先写好的特殊公式，根据一个或多个参数执行操作，并返回一个值。函数可以单独使用，也可作为公式的一部份。函数的参数中也可以包含其他函数，即所谓嵌套，一个公式最多可以嵌套七层函数。函数由名称、括号和参数组成，参数可以是数值、单元引用、逻辑值、字符串、函数，参数间用逗号隔开。格式如下：函数名(参数1,参数2,…,参数N)，如=SUM（A1：A3，C1，C3,）使用函数时可以直接将函数输入单元格，也可以选定单元格后，通过“插入”菜单中的”函数“命令粘贴输入。四、函数使用举例数学函数求和函数SUM格式：SUM(number1，number2,…)举例:=SUM(C3,C7,D5)；=SUM(D2:D8)条件求和函数SUMIF格式:SUMIF(range,criteria,sum-range)range:条件判断的单元格区域criteria:数字、表达式、或文字形式的判别条件sum-range:求和的实际单元格区域举例:=SUMIF(B2:B11,500,C2:C11)四舍五入函数ROUND格式:ROUND(number,num-digit)举例：=ROUND(C2*D2,3)统计函数求平均数函数AVERAGE格式：AVERAGE(number1,number2,…)求数中的最大值函MAX格式：MAX(number1,number2,…)逻辑函数条件函数IF格式:IF(logical-test,value-if-true,value-if-false)举例：=IF(C1=85,“A级”,IF(C=70,“B级”,“C级”))与函数AND格式：AND（logical1,logical2,…)举例：=IF(AND(C2=500,D2=75),“A级”,IF(AND(C2=300,D2=45),“B级”,“C级”))或函数OR格式：OR（logical1,logical2,…)非函数NOT格式：NOT（logical1,logical2,…)财务函数年金函数PMT格式：PMT(rate,nper,pv,fv,type)rate:利率pv:初始值nper:总期数fv:终值type:0表示后付年金,1表示先付年金功能：在已知期数、利率及现值或终值的条件下，返回年金应用中的各期收付款额（包括本金和利息）举例:某企业租一设备,租金36000元,年利率8%,租期5年。如每年末付租金,求每年应付租金。年金中的本金函数PPMT（）格式：PPMT（rate，per，nper，pv，fv，type）功能：在已知期数、利率及现值或终值的条件下，返回年金处理的每期固定收付款额中，每期所含有的本金。例题：第二年支付的本金年金中的利息函数IPMT（）格式：IPMT（rate，per，nper，pv，fv，type）功能：在已知期数、利率及现值或终值的条件下，返回年金处理的每期固定收付款额中，每期所含有的利息。例题：第二年支付的利息年金现值函数PV（）格式：PV（rate，nper，pmt，fv，type）功能：在已知期数、利率及每期收付款额的条件下，返回年金现值数额。例：租入一设备，每年年末要支付租金4000元，年利率8%，求5年中租金的现值年金终值函数FV（）格式：FV（rate，nper，pmt，pv，type）在已知期数、利率及每期收付款额的条件下，返回年金终值数额。例：每年初存入100元，年利率8%，求第5年末终值直线折旧法函数SLN（）格式：SLN（cost，salvage，life）功能：返回某项固定资产每期按直线折旧法计算的折旧数额参数：cost——固定资产的原始成本；salvage——固定资产报废时的预计净残值；life——固定资产可使用年数的估计数。例：成本120000元，残值2000元，折旧年限5年双倍余额递减法函数DDB（）格式：DDB（cost，salvage，life，period，factor）功能：返回固定资产在某期间（period）的折旧数额。参数：cost、salvage、life含义同上；period——所要计算的折旧的期限，必须与life参数采用相同的计量单位；factor——递减速率，为