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中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.5—2023代替HJ/T8.5—94生态环境档案管理规范生态环境仪器设备Specificationformanagementofecologicalandenvironmentalarchives——Ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipment本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-01-04发布2023-02-01实施生态环境部 发 布HJ8.5—2023i目次前言.....................................................................................................................................................................ii1适用范围...........................................................................................................................................................12规范性引用文件...............................................................................................................................................13术语和定义.......................................................................................................................................................14基本要求...........................................................................................................................................................25文件材料的形成与积累...................................................................................................................................26文件材料的整理...............................................................................................................................................37文件材料的归档...............................................................................................................................................58档案的管理.......................................................................................................................................................69档案的开发与利用...........................................................................................................................................7附录A（规范性附录）生态环境仪器设备文件材料归档范围....................................................................8附录B（资料性附录）案卷编目式样...........................................................................................................10附录C（资料性附录）生态环境仪器设备案卷归档移交清单格式..........................................................15附录D（资料性附录）生态环境仪器设备档案销毁清册格式..................................................................16HJ8.5—2023ii前言为贯彻《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国档案法》，提高生态环境仪器设备档案管理水平，促进生态环境仪器设备档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境仪器设备档案在生态环境事业中的价值，制定本标准。本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准是对《环境保护档案管理规范环境保护仪器设备》（HJ/T8.5—94）的修订。本标准首次发布于1994年，本次为第一次修订。修订的主要内容有：——标准名称调整为《生态环境档案管理规范生态环境仪器设备》；——增加了术语和定义、规范性引用文件、电子文件材料收集整理、归档和档案管理的有关要求；——补充完善了生态环境仪器设备文件材料归档范围、形成积累与整理方法、档案保管期满的处置等相关内容；——删除了自行研制仪器设备开箱验收前档案管理的相关内容。本标准的附录A为规范性附录，附录B～附录D为资料性附录。自本标准实施之日起，《环境保护档案管理规范环境保护仪器设备》（HJ/T8.5—94）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部2023年1月4日批准。本标准自2023年2月1日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ8.5—20231生态环境档案管理规范生态环境仪器设备1适用范围本标准规定了生态环境仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位（以下简称生态环境部门）的生态环境仪器设备档案管理工作。其他部门、单位的生态环境仪器设备档案管理可参照本标准执行。2规范性引用文件本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生态环境档案著录细则DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DA/T69纸质归档文件装订规范DA/T78录音录像档案管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。HJ8.5—202323.1生态环境仪器设备文件材料ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipmentdocuments用于生态环境保护研究、观测、试验、检测、计量等活动的仪器设备在申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中直接形成的文字、图表、声像等不同形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2生态环境仪器设备档案ecologicalandenvironmentalinstrumentsandequipmentrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的生态环境仪器设备文件材料，以下简称档案。4基本要求4.1生态环境仪器设备档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合生态环境仪器设备管理实际需求，确保档案真实、完整、可用和安全。4.2档案工作应与生态环境仪器设备的管理同步，纳入质量保证体系、管理程序和岗位责任制等，实现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制。4.3生态环境部门的档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导，认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作。4.4文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档。若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收集整理，协办部门配合完成收集整理工作。4.5文件材料承办部门业务调整或人员发生变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。5文件材料的形成与积累5.1文件材料承办部门（承办人）应当全面收集与积累生态环境仪器设备申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等主要阶段形成的文件材料，可参见附录A。5.2文件材料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求，符合国家有关法律法规、行业技术规范和标准。5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成，声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由工作人员手工完成收集与积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.4电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换时，应同时收集专用软件、技术资料、HJ8.5—20233操作手册等。5.5开箱验收形成的照片、录像等声像类文件应能反映仪器设备（含配件）的全貌，且图像（影像）清晰、完整。6文件材料的整理6.1整理的原则和要求6.1.1文件材料整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类，合理组卷。6.1.2整理时通常应按每台（套）仪器设备分别组卷，有机联系的文件材料不能分开，随机图件可单独组卷。6.1.3生态环境仪器设备在使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等过程中形成的文件材料，宜以插卷方式存入原案卷中，并在备考表中予以说明和标注。6.2价值鉴定与保管期限6.2.1参照《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》有关规定，可按照生态环境仪器设备单台（套）价格将其形成的文件材料分为重要级和一般级。a）重要级：单价50万元（含50万元）以上仪器设备的文件材料。b）一般级：单价50万元以下仪器设备的文件材料，其中5万以下仪器设备的文件材料自行管理，亦可参照执行。c）单价50万元以下仪器设备对国家、社会或单位有重大用途或意义的文件材料可视情况定为重要级。6.2.2承办部门（承办人）根据文件材料重要程度等级设定档案保管期限，重要级档案保管期限为定期30年，一般级档案保管期限为定期10年。6.3文件材料整理方法6.3.1文件材料应按成套性的特点进行案卷排列，卷内文件材料应按申请与购置、开箱验收与安装调试、使用（运转）、维修、改装、调拨及报废等阶段或工作程