会计档案

会计档案吴蔚2007年12月会计档案一、会计档案概念二、会计档案的作用、特点三、会计档案的归档和保管期限划分四、会计档案的整理工作五、会计档案的编号与排列六、会计档案案卷目录的编制七、会计档案的装盒、排架八、会计档案的移交、鉴定与销毁一、会计档案概念会计档案—是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类等会计核算专业材料。（一）会计档案的形成（二）会计档案的内容（一）会计档案的形成1、会计档案主要来自各单位的财会部门或财务会计人员。只有会计部门或会计人员形成的专业会计文件，才具有会计档案的特点，否则，不能视为会计档案。“会计档案”与“文书档案”的区别“会计档案”与“会计资料”的区别“会计档案”与“文书档案”的区别形成领域不同会计档案一般在资金活动领域中形成，而文书档案主要在行政管理领域中形成。形式和内在联系不同会计档案由三种会计核算材料有机地形成一个整体，具有密不可分的内在联系。文书档案多以公文形式出现，具相对的独立性。立卷和归档的时间不同立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。文书档案则通常在次年的第一、二季度立卷。归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交归档。文书档案一般在第二年上半年归档。“会计档案”与“会计资料”的区别会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的，具有保存价值的历史记录。会计资料则是各单位为了更好地开展会计工作，贯彻国家方针政策，学习他人经验，提高业务水平而收集或购买的出版物，及档案的复制品等。不是在本单位的会计工作中直接产生的。重点是保管好本单位的会计档案。2、会计档案是会计核算的产物。会计工作由会计制度、会计核算、会计分析、会计检查和会计决策等5个部分组成，而会计核算是基本环节，会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计核算会计分析会计检查会计核算以原始凭证为依据，以会计科目为分类标志，以记账凭证和账簿为工具，运用一定的记账方法，按照一定的程序来完成的整理、计算、登记工作。主要包括设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、编制资金平衡表和其它会计报表等。会计分析主要是分析财务、成本计划执行的过程和成果，它涉及到整个单位的经济活动情况。各单位会计分析的结果，是编制财务情况说明书的依据。会计检查是以会计档案为主要依据，检查机关、企事业单位的经济活动和财务收支情况，以便查明事实，弄清责任。（二）会计档案的内容会计档案收集范围有：会计部门或会计人员在会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料。会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证等。会计账簿：是以会计凭证为依据，全面、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其它账簿等。财务报告：是用统一的货币计量单位，概括地反映各单位在一定时期内经济活动和财务收支情况的书面报告文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告等。其他：其它应当保存的会计核算材料。包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。注意！财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、计划总结、报告以及来往文书，按照《会计档案管理办法》第十九条规定，应当执行文书档案管理规定，不属于会计档案的范围。二、会计档案的作用、特点（一）会计档案的作用会计档案是人类会计活动真实的历史记录，储存着丰富的信息资源，具有多方面的利用价值。其主要作用是信息史料作用和凭证作用。1、为国家经济建设的计划和决策，对宏观经济运行进行管理和监督提供真实可靠的信息，它是编制国家和地方预算的重要依据。2、为机关、企事业单位加强内部微观经济管理提供丰富的原始数据，是编制单位预算、财务收支计划的重要依据。3、是打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具。4、是研究经济和财政历史的可靠史料。（二）会计档案的特点会计工作是一项复杂繁琐、细致严密的工作。在会计核算中，会计凭证、会计账簿、财务报告三种核算材料有机地构成一个不可分割的统一的会计核算体系，对各项经济活动，财务收支连续地进行记录和反映。作为一种专门档案，会计档案具有不同于其他档案的特点。主要有：1、内容的专业性。以数字为主要内容，是在各行各业的会计核算中形成的，这种与一般档案不同的特殊内容、专门手段，使会计档案具有较强的专业性。2、程序的紧密性（严密性）。会计档案的形成是按照特有的、专门的程序进行的，先有会计凭证，然后再依据会计凭证登记会计账簿，最后根据账簿编制财务报告，环环相扣，相互制约，不差分毫（也就是说账簿从凭证中来，报表从账簿中来）。3、来源的普遍性（广泛性）。凡有经济、财务活动的地方，都有会计档案，会计档案参与广泛的社会经济活动。我国独立核算的单位有几千万个，每天都会频繁地发生会计事项，形成大量的会计档案。4、形式的多样性（外表的形式不一）。三、会计档案的归档及保管期限划分（一）会计档案的归档会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立卷，移交给本单位档案部门保管的过程，叫做会计文件归档。《会计档案管理办法》第六条规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案管理清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。会计档案的归档，仅指会计核算专业材料的归档。其归档范围是：会计凭证、会计账簿、财务报告等。（二）会计档案保管期限划分会计档案的来源很广，数量很大，如果没有科学的保管期限界定，必然会给会计档案的管理工作带来很大的困难，也会造成巨大的经济负担。划分原则：1、内容的重要程度；2、查考价值的大小；3、史料价值。保管期限的划分：会计档案的保管期限，是指会计档案的最低保管期限，从会计年度终了后的第一天算起（1月1日）。按相关规定，会计档案保管期限可分为：永久和定期两种。永久保管的会计档案。凡是对工作总结和查考，以及研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应当永久保管。主要包括：涉及外事、对私改造的会计凭证、账簿，年终财务报告、会计档案保管清册、销毁清册、会计档案目录等。定期保管的会计档案。指在一定时期内有利用价值的会计档案。分为：长期25年，短期3年、5年、10年、15年等五种。长期包括：现金出纳账、银行存款账、税收日记账、移交登记、清册等。短期包括：会计凭证、月季报等。会计档案保管期限表—就是以图表或条款形式，列举会计档案文件的内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。两种形式：1、标准图表式；2、单位自定条款式。会计工作涉及各个领域，机关、企事业单位各有各自的特点，形成的会计档案内容和成份也不相同，在界定会计档案保管期限时，要结合本系统的有关规定和实际情况进行界定。四、会计档案的整理工作会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编号，组成一个有序体系的过程。（一）会计档案的分类会计档案可分为四大类：1、会计凭证类；2、会计账簿类；3、财务报告类；4、其他类。（二）会计档案的整理整理原则：遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有特点，保持其相互间的有机联系，进行科学的分类整理，以便有利于管理和开发利用。注意：由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向机关档案部门移交。把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一，是有效地保证全部会计档案能系统完整按时归档的重要前提。档案部门应当保持原卷册的封装，不能对原始的卷册拆开，重新组合。1、会计凭证的整理将各种报销单据、现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证材料，都归入会计凭证范围整理。及时整理立卷。会计凭证一般按记账顺序装订成册，厚2.5—3.5cm，封面内容填写齐全。每一本凭证为一个案卷，加盖档案号章。2、会计账簿的整理将会计总账、明细账、现金现纳账、银行存款账、固定资产账和各种辅助账，都归入会计账簿范围整理。在年终决算后按账簿的种类进行整理立卷。注意事项：（1）检查账簿扉页有无填写齐全；（2）固定账簿不拆空白页，最后划红线，在案卷备考表中详细记明使用账页和空白账页的页数。（3）活页账簿应将空白页抽出，在账页右上方编页数，加装封面和封底。一般是每本账本为一个案卷，加盖档案号章。3、财务报告的整理将年度报表、月（季）度报表、不定期专用报表和主要财务指数快报等，都归入财务报告范围整理。按保管期限整理立卷，本单位与下级单位的报表分开立卷。年度财务报告应单独整理组卷，财务分析在前，会计报表在后；月（季）财务报告可按情况整理成若干卷。加盖档案号章。4、其他材料的整理将银行存款余额调节表、银行对账单、移交清册、保管清册、销毁清册等，都归入“其它”类范围整理。按保管期限整理立卷。五、会计档案的编号与排列会计档案经过初步的整理后，必须通过一定的方法，固定其整理成果，就必须对其进行有序的排列，运用一定的符号表示它们之间的联系，这就是编号与排列。（一）会计档案的编号按《广东省机关档案分类办法》的规定，会计档案的一级属类按报表、账簿、凭证、其他设置。会计档案按属类编案卷顺序号，其结构模式为：大类代号+分类号+目录号+案卷顺序号。也就是：会计档案代号+属类代号+目录（顺序）号+案卷（顺序）号会计档案作为单位档案的一个重要组织部分，其档号应纳入单位档案的整个编号系统（分类大纲：A代表文书档案，B代表基建档案，C代表设备档案，D代表会计档案等），会计档案代号用英文字母D表示。属类代号用数字表示（1、财务报告；2、会计账簿；3、会计凭证；4、其它）。目录（顺序）号用数字表示，按会计档案的类别分别设置案卷目录。（二）会计档案的分类排列介绍两种：1、属类——年度——案卷分类排列法。按财务报告、会计账簿、会计凭证、其它会计资料四个属类顺序排列，每个属类内再分别按年度顺序排列，年度内再区分不同科目排列，不区别保管期限。案卷流水号：按属类跨年度编案卷流水号。例：财务报告类：1993年：1，2，3……12。1994年：13，14……27。会计账簿类：1993年：1，2，3……8。1994年：9，10……14。一般来讲，采用跨年度编流水号的方法，其案卷号一般不超千位数，即若干年就要断号，再从“1”开始编流水号。此方法适用于会计档案数量不多的机关单位。2、年度——类别——保管期限分类排列法。即一个年度形成的会计档案，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其它会计资料四大类，然后再按不同保管期限的会计档案分别排列编号。案卷流水号：一年编一个流水号。例：财务报告类：1993年：1，2，3，4……1994年：1，2，3，4……会计凭证类：1993年：1，2，3，4……1994年：1，2，3，4……此方法适用于每年产生大量会计档案的单位，如金融机构、大型企业等。总之，不管采取何种分类排列方式，一经确定，就不要随便更改。六、会计档案案卷目录的编制会计档案进行了分类、立卷、编号、排列后，就必须编制《会计档案案卷目录》，它是管理会计档案和提供利用的检索工具。（一）填写案卷目录1、案卷号。每本目录内的案卷号从“1”开始填写。2、类别：填写会计档案的种类：会计凭证、会计账簿、财务报告或其它。3、案卷标题：与案卷封面上的标题一致。如：珠海市**局一九九六年会计年报表，现金日记账等。4、起止时间。5、保管期限。填写永久、25年、15年等。6、卷内张数。如实填写综合后的张数。7、销毁年限。暂不填