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第4章总账管理目录4.1总账概述4.2总账初始化4.3总账日常业务处理4.4总账期末处理4.1总账概述4.1.1功能概述4.1.2总账管理系统与其他系统的主要关系4.1.3总账管理系统的业务流程4.1.1功能概述1．初始设置2．凭证管理3．账簿管理4．辅助核算管理（1）个人往来核算（2）部门核算（3）往来管理（4）现金管理（5）项目管理5．月末处理4.1.2总账管理系统与其他系统的主要关系工资管理固定资产总账管理核算财务报表财务分析4.1.3总账管理系统的业务流程启动总账系统设置总账选项明细权限？设置明细权限输入期初余额填制凭证审核凭证记账查询日记账查询总账、明细账查询辅助账银行对账自动转账对账结账会计档案备份打印账簿出纳签字初始设置日常处理期末处理每月重复下月业务NY4.2总账初始化4.2.1选项设置4.2.2明细账权限4.2.3期初余额4.2.1选项设置1．凭证（1）制单控制制单控制限定了在填制凭证时系统应对哪些操作进行控制。主要包括：制单序时控制：选中该项意味着填制凭证时，随凭证编号的递增凭证日期按由小到大的顺序排列。支票控制：若选择此项，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。资金及往来赤字控制：若选择此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。制单权限控制到科目：系统允许设置有制单权限的操作员可以使用某些特定科目制单。允许修改、作废他人填制的凭证：选择该项，当前操作员可以修改或作废非本人填制的凭证。可以使用其他系统受控科目：某系统的受控科目其他系统是不能用来制单的，如客户往来科目一般为应收系统的受控科目，总账系统是不能使用此类科目进行制单的。4.2.1选项设置1．凭证（2）凭证控制打印凭证页脚姓名：设置在打印凭证时是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。凭证审核控制到操作员：有些时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证而不能审核其他部门操作员填制的凭证时，则应选择此选项。出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核对签字后才能记账。（3）凭证编号方式系统在填制凭证功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。（4）外币核算如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式为固定汇率或浮动汇率。选择固定汇率，日常业务按月初汇率处理，月末进行汇兑损益调整；选择浮动汇率，日常业务按当日汇率折算本位币金额，月末无需进行调整。4.2.1选项设置2．账簿打印位数宽度：定义正式账簿打印时摘要、金额、外币、数量、汇率、单价各栏目的宽度。明细账查询权限控制到科目：有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账而不能查询或打印其他科目的明细时，则应选择此选项，然后再到系统菜单“设置”|“明细账权限”中去设置明细账科目查询权限。凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司为总账系统专门印制的带格线的各种凭证、账簿。选择套打纸打印，无需打印表格线，打印速度快且美观。4.2.1选项设置3．会计日历在会计日历标签中，可以查看各会计期间的起始日期与结束日期以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。4．其他数量、单价小数位设置：决定在制单或查账时系统对于数量、单价小数位的显示形式。部门/个人/项目排序方式：决定在查询相关账目时，是按编码排序还是按名称排序。4.2.1选项设置4.2.2明细账权限1．明细账科目权限设置针对每位有账簿查询权限的操作员规定其所能查询的科目范畴。2．凭证审核权限设置针对每位有审核权限的操作员规定其能审核哪些制单人填制的凭证。3．制单科目权限设置针对有制单权限的操作员规定其制单时所能使用的科目。4.2.2明细账权限4.2.3期初余额在总账管理系统中主要输入各科目余额，包括明细科目余额和辅助账余额，总账科目余额自动计算。计算机信息系统需要的期初数据包括各科目的年初数，建账当前月的借、贷方累计发生额，及期末余额4项数据。由于4个数据项之间存在内在联系，因此，只需要输入借贷方累计发生额和期末余额，就可以计算出年初数。4.2.3期初余额1．不同性质科目的余额输入显示为黄色的单元格表示该科目为非末级科目，输入末级科目余额后该科目余额自动汇总生成；显示为蓝色的单元格表示该科目设置了辅助核算，需要双击该单元格进入辅助账期初余额录入界面，辅助账期初余额输入完成退出后，总账相应期初余额自动生成。2．关于科目的余额方向如果需要改变科目的余额方向，可单击工具栏上的【方向】按钮。3．期初试算平衡期初余额输入完成后，单击工具栏上的【试算】按钮进行科目余额的试算平衡，以保证初始数据的正确性。期初余额试算不平衡，可以填制凭证，但不能记账。已经记过账，则不能再输入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。4.2.3期初余额4.3总账日常业务处理4.3.1凭证管理4.3.2账簿管理4.3.1凭证管理1．填制凭证2．出纳签字3．审核凭证4．查询凭证5．科目汇总6．记账7．常用摘要和常用凭证4.3.1凭证管理1．填制凭证-增加凭证凭证头内容：①凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。②凭证编号：一般情况下，由系统按凭证类别按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有5条记录，当某张凭证不只1页时，系统自动将在凭证号后标上分单号。例如，“收-0001号0002/0003”表示收款凭证第0001号凭证共有3张分单，当前光标所在分录在第2张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。③制单日期：即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。提示日期只能随凭证号递增而增加，即不能逆序。凭证日期应大于等于系统启用日期，小于电脑系统日期。④附单据数：输入当前凭证所附原始单据张数。⑤凭证自定义项：凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。4.3.1凭证管理1．填制凭证-增加凭证凭证正文内容：①摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了且不能为空。凭证中的每个分录行都必须有摘要，各行摘要可以不同。可以利用系统提供的“常用摘要”功能预先设置常用摘要，以规范业务，加快凭证录入速度。②科目：输入或参照输入末级科目编码，系统自动将其转换为中文名称。也可以直接输入中文科目名称、英文科目名称或助记码。③辅助信息：对于设置了辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。④金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。凭证上的借方金额合计应该与贷方金额合计相等，否则不能保存。凭证尾内容：凭证尾部分主要标识该凭证的制单人、审核人、记账人信息，由系统根据登录操作员自动记录其姓名。4.3.1凭证管理无辅助核算凭证4.3.1凭证管理银行科目4.3.1凭证管理外币科目4.3.1凭证管理数量科目4.3.1凭证管理客户往来辅助核算4.3.1凭证管理供应商往来辅助核算4.3.1凭证管理部门辅助核算4.3.1凭证管理个人往来辅助核算4.3.1凭证管理项目辅助核算4.3.1凭证管理1．填制凭证-修改凭证修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。注意外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。修改辅助核算信息时，需要将光标定位在凭证中带辅助核算信息的科目上，移动鼠标到凭证上的辅助核算区，待鼠标变形为笔形时双击，出现辅助核算对话框，按要求修改。4.3.1凭证管理1．填制凭证-作废、恢复及整理凭证如果出现凭证重复录入或凭证上出现不便修改的错误时，可以利用系统提供的“作废/恢复”功能将错误凭证作废。作废凭证仍保留原有凭证内容及凭证号，作废凭证不能修改、审核，但要参加记账，否则月末无法结账。若当前凭证已作废，可以执行“制单”|“作废/恢复”命令，取消作废标志，将当前凭证恢复为有效凭证。如果无需保留作废凭证，可通过系统提供的“整理”功能将标注有“作废”字样的凭证彻底删除，并对未记账凭证进行重新编号，以保证凭证编号的连续性。4.3.1凭证管理4.3.1凭证管理1．填制凭证-冲销凭证对于已记账的凭证，如果发现有错误，可以制作一张红字冲销凭证。执行“制单”|“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证视同为正常凭证进行保存管理。4.3.1凭证管理2．出纳签字为加强企业现金收入和支出的管理，出纳人员可通过出纳管理功能对制单人填制的带有现金和银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对收付款凭证上填制的金额是否正确。只有出纳确认无误后，才能进行记账处理。4.3.1凭证管理3．审核凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的凭证进行合法合规性检查。审核无误的凭证可以进入下一处理过程——记账；审核中如果发现错误，可以利用系统提供的“标错”功能为凭证标注有错标记，便于制单人快速查询和更正，待修正后再重新审核。根据会计制度规定，审核与制单不能为同一人。系统提供了两种审核方式：单张审核和成批审核。对审核后的凭证，系统提供取消审核的功能。4.3.1凭证管理4．查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。在凭证界面中可有些信息是可直接看到的，如科目、摘要、金额等；有些信息是通过某些操作间接获得的，如各分录的辅助信息、当前分录行号、当前科目最新余额、外部系统制单信息等。（1）灵活运用查询条件（2）查看当前科目的最新余额用鼠标单击【余额】按钮，屏幕显示当前光标所在科目的最新余额。（3）联查明细账、辅助明细及原始单据4.3.1凭证管理凭证查询条件4.3.1凭证管理5．科目汇总科目汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证。因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。4.3.1凭证管理6．记账（1）选择本次记账范围即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击【全选】按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第19号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。（2）记账报告如果是第一次记账，需要检查输入的期初余额是否平衡，期初余额不平，不允许记账；上月未记账或结账，本月不能记账；未审核凭证不能记账；作废凭证不需要审核可直接记账。（3）记账记账过程由系统自动完成，无需人工干预。4.3.1凭证管理4.3.1凭证管理7．常用摘要和常用凭证（1）常用摘要系统提供了设置常用摘要的功能，用于将企业经常发生的业务摘要事先存储起来供制单时调用，以加快录入速度、提高规范性。（2）常用凭证对于经常发生的业务，也可以设置凭证模板。预先把凭证类别、摘要、科目等要素存储起来称为常用凭证。待业务发生时，直接调用常用凭证，补充输入其他内容如金额等，可以提高业务处理的规范性和业务处理效率。4.3.1凭证管理4.3.2账簿管理1．基本会计核算账簿（1）总账总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。（2）余额表传统的总账是按照总账科目分页设账，如果查询一定范围或全部科目的发生额及余额就略显不便。余额表用于查询、统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等，可输出某月或