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《会计电算化》软件操作讲义重庆大学建设管理与房地产学院王贵春3.金蝶财务软件（要配合案例进行）——账务处理模块3.1金蝶软件版本的介绍金蝶KIS标准版本的是7.0以下7.0-7.57.5-9.1专业版本的是9.4-10.K3系列10.-10.3（最新10.4）是K4系列我们学习的是7.5V3.2安装安装软件有两种方式：人工安装，或者由安装软件自动安装。把光盘插入光驱，该软件带自动性安装。一般安装后都要重新启动运用最好。3.3新建账套双击桌面的快捷键或者单击[开始]—[所有程序]—[金蝶KIS]—[金蝶KIS标准版]，可以进入金蝶标准版7.5。由于采用教学版，会出现提示：单击[确定]按钮，进入系统登录界面，如下图：系统提示选择用户并输入口令，第一次使用，选择预设用户“Manager”，口令为空。如果选择样本账套sampls.ais，，就可以进入“会计之家”主界面。这个样本账套初始化等设置完毕，可以进行日常的操作。从上面可以看出金蝶标准版本软件具有日常处理、固定资产、工资管理、往来管理、报表与分析、出纳管理、系统维护等功能模块。账套是保存账务资料的文件，账套中存放的内容包括会计科目、记账凭证、各种账簿、会计报表等。在一个账套中只可能保存一个公司或一个单独核算单位的账务资料，但在实际工作中可以根据需要建立任意数量的账套文件。如果在登录界面，点击[新建账套]，或者在进入会计之家界面下点击[文件]下的[新建账套]或工具栏的新建按钮，将出现新建账套的对话框和建账向导。根据建账向导可以完成建账工作。根据所给案例，具体操作如下：（1）在新建账套对话框中输入账套文件名为“方氏食品”，点击[保存]、根据建账向导，点[下一步]；注意：账套文件名的后缀是.AIS。（2）在账套名称中输入本单位的单位名称“方氏食品厂”，点[下一步]；注意：账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套名称一般是使用该账套的公司或单位名称，用于语标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料时使用，所以在此处一定要输入单位全称。账套文件名则市计算机管理账套的方式，是为存储在计算机的文件的取名，命名规则与windows的文件命名规则一样，为便于区别和联系，以单位名称或简写为名。（3）选择本单位所属的行业[工业企业]，点[下一步]；（4）选择默认的记账本位币[人民币]，点[下一步]；（5）根据案例，将科目级次定位“3-2-2”，点[下一步]；（注意操作的方法，把科目级数6改成3即可）（6）系统出现账套期间设定画面，如下图。根据案例，会计期间定为自然月份，会计年度开始日期为1月1日，账套启用会计期间为2007年1期，系统自动计算账套启用日期为2007年1月1日。然后点击[下一步]、[完成]，就进入初始化设置。在操作时，要特别注意每个步骤的提示，并且要正确，有些数据在后面要用，并且不能改。3.4初始化设置这个教学版本是个升级版本，有这个提示。根据这个信息提示，要设置一个固定资产减值准备科目162，在进入后设置。点击[确定]，进入会计之家的[初始设置]。金蝶标准版的初始化设置主要包括操作员设置、账套选项中的参数设置、币别设置、核算项目设置、会计科目设置、初始数据录入、启用账套等几个功能模块。初始化设置仅仅是正常使用电算化信息系统的必备条件，它并非每个月均要进行，只要会计制度不发生变化，单位的会计核算办法不发生变化就没有必要重新设置。3.4.1操作员管理操作员管理主要是输入、修改系统应用人员的姓名、密码及权限。单击[工具]下的[用户管理]字菜单，弹出“用户{组}管理”界面。如下图：在用户（组）管理界面中主要对用户组（相当于财务会计下的科室）和用户进行设置。用户组方便了权限的管理，主要有系统管理员与其他组两类权限，只有系统管理员组的用户才可以对其他用户进行授权，可以进行增加和删除用户，可以反过账和反结账。系统开始默认有一个[系统管理员组]和一个缺省组]。用户是隶属于不同的用户组的，每一个用户就是一个操作员，因此我们要对每个用户都授予其相应的权限。这里增加的用户都会出现在系统登录窗口的用户名下拉菜单中。用户组设置栏可以对用户组进行新增、修改和删除，用户设置栏可对用户进行新增、改组、删除和授权操作。根据案例，将光标定位[缺省组]后点击[用户组设置]下的修改，把[缺省组]改为[操作员组]，点击[用户组设置]下的新增，增加[出纳组]。用户组设置后，点击“用户设置”下的[新增]，输入用户名“张为汉”，安全密码为“12345”，用户组名为“系统管理员组”。如下图。单击[确定]后，将光标定位在张为汉，点击[授权]，出现用户界面（如下图），进行授权。点击权限对象下各项，如[凭证]，在查询、审核、检查、过账、打印后授权。在[出纳管理]、[系统维护]、[报表权限-账务处理]、[报表权限-报表与分析]、[科目权限]等响应的权限下设置会计主管应该具备的权限。设置完后，点击[授权]，然后点击[关闭]，返回[用户（组）管理]页面。在[用户（组）管理]下继续增加，袁德民和程敏两个用户，并对每一个用户按上述方法授予相应的权限。3.4.2币别设置在[文件]菜单下的[更换操作员]或点击状态栏中的“Manager”，先更换用户为袁德民（学生本人姓名，主办会计，观察状态栏），再点击[币别]菜单栏进行币别的设置。根据所给案例，方氏食品厂有美元和英镑两存款账户，因此应增加美元和英镑两种货币，其汇率分别为8.8和13。单击[增加]按钮输入货币代码（三位，如美元为USD，英镑为UNK）、货币名称、期初汇率（一定要注意是会计期间）以增加币别。3.4.3结算方式设置点击[基础资料]—[结算方式]。系统结算方式预设为支票结算方式，按案例要求增加结算方式：“商业汇票”和“其他”两种结算方式。3.4.4核算项目设置通过核算项目的设置，可以达到进行辅助核算的作用，金蝶财务软件一个科目最多可以同时对4个核算项目进行辅助核算，点击初始设置画面中的[核算项目]，在核算项目设置画面中系统预设了三种核算项目类别：往来单位、部门、职员。用户不能对上述三种类别进行删除操作，但可以根据需要增设核算项目类别。在每个类别下可自由增加核算项目。根据本案例，增加如下类别和核算项目：新增类别：产品成本新增核算项目：“往来单位”下新增“长江公司（001）”、“三峡公司（002）”。“部门”下新增“财务部（001）”、“厂部（002）”“职员”下新增“刘成刚（001，财务部）”、“齐平生（002，厂部）”“产品成本”下新增“直接材料（01）”、“直接人工（02）”、“其他直接费用（03）”、“制造费用（04）”3.4.5会计科目设置会计科目由科目编码和科目名称两部分组成，其中科目编码的最大级别数为6级（案例中科目编码最大为3级），最大为数为15位。科目名称可以由汉字或字符构成（如现金、A材料）。金蝶财务软件的科目体系不仅包含了编码、名称，同时还包含了科目的性质等内容，用来确定科目的类别、余额方向、外币核算、各种辅助核算。点击初始设置画面中的[会计科目]，系统将出现预设的会计科目窗口，在该窗口可以进行会计科目的增加、修改、删除、复制以及打印等操作。点击[增加]，则可以增加会计科目，如增加40101A产品时的屏幕如图所示。图中，助记码是会计电算化输入会计科目的一种辅助核算形式，目的在于帮助记忆并加快输入速度，需要特别指出的是：如果在会计科目增加中指定会计科目核算某种外币，则在输入会计凭证时使用到该科目，就要求录入原币金额；如果设置会计科目下挂核算项目，则在使用该科目时要求输入具体的核算项目；如果设置会计科目为往来业务核算，则在使用该科目时要求输入业务编号；如果设置会计科目为数量金额核算，则在使用该科目时要求输入数量、单价。如果设置科目为日记账，则该科目可以出日记账；如果设置科目为结算类科目，则使用该科目时要求输入结算号、结算方式以便于进行对账。一般地，在会计电算化操作前，首先应整理出本行业应该需要的一级科目，并设置出二级或三级的明细科目，从而形成完整的本企业科目代码表。根据本案例，应该修改某些一级科目、增添一些二级或三级明细科目，还应对一些特殊科目进行设置。（应该要求独立地完成）（1）应增加的科目10201工行存款22101应交增值税32203提取盈余公积10202中行存款2210101进项税额32209提取法定公积金1020201美元存款2210102销项税额32210提取法定公益金1020202英镑户存款22102城维税40101A产品12301甲材料22103应交所得税40102B产品12302乙材料24101一年内到期的长期借款40501一车间13701A产品24102一年以上的长期借款40502二车间13702B产品31301法定盈余公积52101工资福利费162固定资产减值准备31302法定公益金52102折旧修理费31303任意盈余公积52103业务办公费52104其他费用（2）需要核算单一外币的科目1020201美元户存款（美元）1020202英镑户存款（英镑）（3）需要设置辅助核算的科目113应收账款（往来单位）119其他应收款（职员）40101A产品（产品成本）40102B产品（产品成本）其中113应收账款、119其他应收款，还需要设置往来业务核算（4）需要设置数量金额辅助核算的科目12301甲材料（kg）、12302乙材料（kg）、13701A产品（袋）、13702B产品（瓶）。（5）需要修改的科目112应收票据应设置为结算类科目根据所给案例，依次输入各科目，对于软件预设科目中不存在的科目需要增加，多余的科目则要求删除（注意凡是会计报表预设的科目则要求保留，为了安全起见，暂时不要求删除），不正确的科目请予以修改。3.4.6账套参数设置点击[账套选项]，打开[账套选项]页面，对账套的相关参数进一步设置，进行完善。账套选项中有账套参数，一般在建立时产生，是不可能修改的，整套名称可以修改；特别科目包含六个，有我们增加的162固定资产减值准备科目；“凭证”里有些预设置，有些根据需要设置，我们要求选上“凭证录入时自动填补断号”和“凭证保存后立即新增”；“账簿”里根据需要调整；“税务、银行”是企业法人的一些信息，根据需要进行设置；对于“合并报表”，本案例不要求。在单击[高级]选项，本页面有“系统、凭证、账簿报表、结账、工资、固定资产和出纳”的选项设置，本案例要求对固定资产进行设置，主要是固定资产减值准备162的设置；要求对出纳进行设置，如下图。3.4.7基础资料的其他参数设置根据案例或实际的需要，还可以对其他参数进行设置。单击一级菜单[基础资料]，在二级菜单里有对固定资产类别及变更方式，职员类别、职务和文化程度，凭证种类（主要是收、付、转）等进行设置。3.4.8初始数据录入初始数据录入是将手工会计每一个最明细科目的余额及其本年的借方累计发生额、贷方累计发生额过户到电算化账套，保证数据的连贯性、准确性。（1）科目余额的录入——切记，要仔细，认真点击[初始数据]图标进入期初余额录入界面，这里要求录入每一个最明细科目的期初余额，进行外币核算的要输入期初原币金额，进行数量核算的要输入期初结存数量。点击[人民币]后将光标点击[期初余额栏]，就可以进行科目期初余额的录入。在录入初始数据中，如果数据很多，上下查找具体的科目比较困难时，可以点击[查看]菜单栏中的[查找]，录入或选择要查找科目的代码后点击[确定]，系统就会自动地找到科目。（2）外币的录入点击左上角[人民币]下拉菜单下的[美元]或[英镑]，就可以进行外币的原币期初余额的输入。当外币的原币期初余额全部输入后，可以点击左上角[人民币]下拉菜单下的[综合本位币]就可以看到科目所有币种的综合本位币的金额。（3）数量的录入点击左上角[人民币]下拉菜单下的[数量]，就可以进行期初结存数量的录入。进行数量金额核算的科目的金额在输入人民币的界面里输入，数量在数量界面里录入。（4）往来业务资料的录入光标进入设有往来核算的会计科目余额输入框（米黄色框）时，双击鼠标左键（按F8键或从[查看]菜单中选择[