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14707533986001/45第一节会计电算化概述会计电算化一词是1981年8月中国会计学会、中国人民大学、第一汽车制造厂在长春市召开的财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会上正式提出来的。1954年，美国通用电气公司运用计算机进行工资的计算处理，这是计算机在会计领域的首次应用。一、会计电算化的含义会计电算化按一般理解，会计电算化是一种会计方式的变革，它以电子计算机取代了传统手工操作。随着信息技术的不断发展及管理科学的不断进步，会计电算化的内涵也在不断地延伸：会计数据处理系统--》会计管理信息系统--》会计决策支持系统会计电算化是现代会计发展史上的又一次重大革命，已经成为一门融计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科。会计电算化使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变。二、手工会计与电算化会计的共同点①系统目标一致。②遵循的会计法规、会计准则和财经制度一致。③遵循基本的会计理论与会计方法。④信息系统的基本功能一致。⑤编制会计报表一致。⑥保存会计档案一致。三、手工会计与电算化会计的差异①运算工具不同。②信息载体不同。会计电算化下，存贮介质的特点是：不能直观地看到，必须通过计算机显示或打印输出。③簿记规则不同。电算化后，进行账账核对工作是不必要的，但必须进行账实核对。④账务处理程序不同。在手工会计核算中，需要根据企业规模、会计业务繁简程度，选择不同的账务处理程序，而实现会计电算化后，则不存在此问题。手工会计数据处理流程是：收集原始数据、会计数据处理、会计信息报告、会计数据存储。电算化会计核算基本流程正确的是：编制记账凭证、凭证审核、记账、结账、编制报表。电算化条件下，仍然需要用人工完成的会计处理环节是：编制凭证。与手工账务处理不一样，电算化账务处理系统的原始数据来源于记账凭证。⑤会计行使其职能的侧重点不同。实现会计电算化后，提高了工作效率，财会人员可以有更多的时间和精力来进行财务分析，参与经营管理。⑥会计人员岗位分工不同。四、从会计电算化的发展角度来看，会计电算化主要分为：会计核算电算化和会计管理电算化。五、会计电算化的意义1）．减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作效率2）．全面、及时、准确地提供会计信息3）．提高会计人员素质，促进会计工作规范化4）．促进会计工作职能的转变5）．促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革14707533986002/456）．推动企业管理现代化六、会计电算化的发展过程我会计电算化大致分为三个阶段。（1）初始实验期（20世纪70年代末-80年代中期）。我国会计电算化工作于70开始；国外先进的工业国家，会计电算化工作从20世纪50年代开始。（2）有序快速发展期（80年代后期-90年代中期）。1994年6月，《会计电算化管理办法》的颁布实施，标志着会计电算化管理工作纳入了法制化管理的轨道。（3）会计核算软件转型期（1996年以后）。七、我国会计电算化的发展趋势我国会计电算化的发展趋势主要表现在以下几个方面：（1）会计电算化由单项会计核算向全面会计核算发展。（2）会计电算化已紧密地融入到整个企业的信息化进程。（3）信息系统结构全面网络化。（4）信息处理的智能化。第二节会计电算化的实现一、全面规划企业会计电算化工作按作用期分为长期规划、中期规划和短期规划。申请用计算机替代手工帐的单位，必须在计算机核算与手工核算同时运行3个月以上，才可申报。对于符合甩帐条件的单位，甩帐审批工作的顺序是：提出书面形式的甩帐申请--》进行实地考核工作--》下达正式批复--》正式甩帐。二、软件的配置1．系统软件的配置会计软件必须在系统软件的支持下才能运行。支持会计软件运行的系统软件主要包括：操作系统、数据库管理系统、编程语言等。商品化会计软件对计算机软件环境的要求主要指对操作系统的要求、对中文环境的要求、对数据库的要求。2．会计软件的配置会计软件的取得一般有两种方式：定点开发和购置商品化会计软件。一般单位都采用后一种方式。选购软件时主要从以下几个方面考察：（1）会计软件的合法性。财政部于1994年7月发布了《会计核算软件基本功能规范》，制定会计核算软件基本功能规范的根据是：《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》。财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》是对会计软件的最低要求。中国境内各单位使用的会计核算软件，应当符合《会计核算软件基本功能规范》的基本要求。商品化软件必须经过财政部或省级财政部门的合法评审，只有选用通过财政部门评审的会计软件，才能用计算机核算代替手工核算。需要选用外国会计软件的外商投资企业和其他单位，必须采用通过财政部评审的外国商品化会计软件。（2）会计软件的通用性。通用性是指商品化会计软件应适应不同行业、不同记账方法的企事业或行政单位的核算需要，能适应单位本身内外部环境变化的需要。（3）操作方便性。商品化会计软件操作是否方便，直接影响会计软件的使用，因此应对备选会计软件进行实践考察。（4）会计软件的安全可靠性。安全性是指会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力。可靠性是指会计软件防错、查错、纠错的能力，防止会计工作中产生不正确的会计信息被输入的能力。考查会计软件的安全可靠性措施有效性可通过以下方面进行：初始设置、会计数据输入和输出、会计数据处理和存储的安全可靠性（5）售后服务的可靠性。14707533986003/45会计软件的售后服务内容包括日常维护、用户培训、产品保修与版本更新。（6）可扩展性。企事业单位选择会计软件时应全面考虑。三、硬件配置电算化系统常用的硬件构成模式主要有三种：①单机系统、②多用户系统、③网络系统。会计电算化硬件系统的发展趋势是客户机/服务器系统具体硬件设备的选择。①计算机的选用。选购时主要考虑CPU、内存和硬盘。②其他硬件的选配。除计算机外，会计电算化系统要选配的其他硬件包括打印机、不间断电源、空气调节器、网络设置和电源设备等。四、人员培训会计电算化人才缺乏，是制约我国会计电算化事业进一步发展的关键环节。财政部负责领导全国的会计电算化知识培训工作。培训会计电算化人才分为培养高级人才、中级人才和初级人才三个层次。会计电算化初级人才的培养目标是：掌握计算机基本操作技能和会计电算化的基本工作过程。会计电算化中级人才的培养目标是：能够对计算机系统环境进行一般维护；会计软件初始设置；数据分析。会计电算化高级人才的培养目标是：能够进行会计软件分析设计。五、会计数据的整理与准备在会计工作从手工核算向电算化过渡时，需要整理各账户余额，如果在年初建账时，只需要整理各账户期初余额。六、初始化设置系统初始化的目的是把商品化通用会计软件变成适合本单位使用的专用会计软件。会计电算化初始化设置包括环境初始化和系统初始化。账务初始化是指把当前手工账簿上的账目、账面数据输入到计算机中去。第三节会计电算化的管理体系企业实现会计电算化以后，建立各种管理制度是保障会计电算化顺利进行的最重要的一环。建立严格的内部管理体制是采用电子计算机替代手工记账的前提条件和必备条件。一、会计电算化的管理1．宏观管理会计电算化的宏观管理是指各级财政部门对全国和本地区、本系统、本行业的会计电算化工作实施的组织推动、制定规划、培训人员、制定制度等管理活动。2、微观管理会计电算化的微观管理是指基层单位在建立了会计电算化信息系统后所进行的组织和管理工作。二、会计电算化的操作管理电算化会计中，岗位分工最好是按会计数据所处形态进行设置。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、出纳、会计核算岗、稽核、会计档案管理等工作。14707533986004/451．管理权限的划分（1）系统管理员：系统管理员具体负责电算化系统的日常运行管理和监督进行系统重要数据的维护，操作人员及其权限管理，负责系统安全保密工作。操作员的权限和口令由系统管理员赋予，口令操作员可自己更改。系统管理员可以在账务处理系统中添加操作员。（2）操作员。操作员一般分为：录入员、审核员、记账员。系统操作员责任的是：输入输出数据工作、数据备份、数据输入完毕，进行自检核对工作。数据录入员通常由会计人员结合本人所负责的核算业务承担其录入工作，并对录入数据的正确性负责，有权拒绝输入没有审核的凭证。数据审核员不能由系统操作员兼任。数据审核员不可以由数据录入员同时兼任。会计电算化环境下，记账员的责任是登记机内账簿。操作人员的分工应避免与业务无关的人员和无权限的人员进行非法操作、严格执行内部控制制度、保证系统的安全性和会计数据的保密性。（3）数据分析员。（4）文档管理员。档案保管员负责数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证的存档保管工作。保管资料、未经批准不得外借。2．操作管理制度保护计算机设备，防止各种非指定人员进入机房操作主机和计算机软件，保证机内的程序与数据的安全。上机操作管理是通过建立与实施各项操作管理制度，确保安全、有效、正常地操作运行。明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作人密码要严格管理，定期更换操作员的密码。账务处理系统的操作员应经常更新自己的口令。操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件，否则密码的防线就会失去作用，给无关人员操作软件留下机会。数据备份是为了保持会计数据的安全与完整，每次上机完毕应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故。防止计算机病毒。3．会计业务处理程序管理预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证的会计数据未经审核而登记机内账薄，保证会计数据正确合法。替代手工账后，各单位应做到当天发生的业务，当天登记入账，现金和银行存款日记账必须日清月结。期末要按规定时间及时结账。三、会计电算化系统的维护系统维护包括硬件维护、软件维护和数据维护三个方面。软件维护员负责会计程序的维护，及时排除故障，确保系统的正常运行，必须精通计算机程序设计和会计业务，熟悉系统并有一定的软件开发经验。四、会计电算化的档案管理1．电算化会计档案的内容电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是记账凭证、会计帐簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、帐簿、报表的，应符合国家统一会计制度的要求。2．会计档案的生成与管理现金日记账和银行存款日记账一般应于当天登记并打印输出，做到日清月结。14707533986005/45一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印。财政部要求实现电算化的单位定期打印账目，日记账要天天打印，明细账、总账至少每年打印一次。各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财务部门编造清册移交本单位档案部门保管。各单位应积极地利用保存的会计档案，并对外有条件地提供资料，但档案原件原则上不得外借。3．安全和保密措施对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。归档用的软盘用后应及时贴好写保护标签。会计核算单位以磁盘方式保存会计档案资料的,应每月对磁盘进行数据备份。各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、缩微胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。第四节会计电算化的内控制度内控制度是一个企业或单位为了保证其资产的安全、会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、方法和手段。一、会计电算化系统内部控制的变化会计电算化内部控制的一些变化主要有：（1）差错的反复发生。（2）数据安全性差。（3）对