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第四章出纳管理的详细设计—130—第四章出纳管理的详细设计第一节出纳管理的总体设计一、出纳管理的功能模块划分现金和银行存款是企业的重要货币资金，由于它们具有一些特殊的性质，管好、用好这类货币资金是现代企业管理的一项重要内容。出纳管理功能是出纳人员对此类资金进行管理的有效工具。它包括出纳签字、支票管理、现金和银行存款总账和日记账的查询与输出、资金日报、期末银行对账等功能，并可对现金、银行存款的收入与支出，以及长期未达账项等提供审计报告。出纳管理的功能模块划分如图4-1所示。图4-1出纳管理的功能模块划分图二、出纳管理的数据存储设计出纳管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理和凭证管理中已经给出，没有给出的有支票登记簿数据基表和银行对账单数据基表。支票登记簿和银行对账单两个数据基表的名称分别为Zpdjb和Yhdzd。在Zpdjb基表中存储支票登记数据，包括已报销的支票和未报销的支票，支票登记簿不设计历史数据基表，该基表的作用是对领用支票进行登记和管理。在Yhdzd基表中存储银行对账单期初未达项数据和银行对账单数据，该基表的作用是在期末进行银行对账，编制余额调节表，对长期未达账进行审计等，银行对账单不设计历史数据基表。Zpdjb和Yhdzd两个基表的数据结构分别如表4-1和表4-2所示。表4-1支票登记簿基表的数据结构列名含义数据类型长度主键完整性约束Zth账套号字符型2组合主键非空Kmbh科目编号字符型20组合主键非空Zph支票号字符型6组合主键非空Lyrq领用日期日期型非空现金与银行存款总账出纳签字支票管理现金日记账银行存款日记账资金日报期末银行对账出纳管理会计电算化—131—续表4-1Lydw领用部门字符型16Lyr领用人字符型8非空Je金额数值型15.2非空Yt用途字符型20Bxrq报销日期日期型Bz备注字符型40表4-2银行对账单基表的数据结构列名含义数据类型长度主键完整性约束Zth账套号字符型2组合主键非空Kmbh科目编号字符型20组合主键非空Ph票号字符型6组合主键非空Rq日期日期型非空Jsfs结算方式字符型8Jfje借方金额数值型15.2Dfje贷方金额数值型15.2Ye余额数值型15.2第二节出纳签字与支票管理的功能设计一、出纳签字的功能设计为加强企业现金收入和支出的管理，出纳人员可通过出纳管理功能对制单人员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对收付款凭证的科目金额是否正确，对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人员修改后再核对。只有经出纳签字的凭证才能进行审核和记账处理。这样才能确保登记到账簿的每一笔收付款业务的准确和可靠。在计算机上对收付款凭证进行出纳签字，并将出纳签字结果存入计算机，其目的有两个，其一是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改，凡是经出纳签字的收付款凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改；其二只有经出纳签字的收付款凭证，即加注出纳签字标志的收付款凭证，才能进行审核和记账处理，因此，达到了防止未经出纳签字的收付款凭证进入会计信息系统。在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种，其一是未进行出纳签字的收付款凭证；其二是经出纳签字，但在记账前发现有疑义，利用出纳签字功能将其出纳标志改为未签字。在进行出纳签字时，首先要输入查询条件，找到出纳签字对象，然后再对查询出来的收付款凭证进行出纳签字。在出纳签字中，收付款凭证查询条件的输入界面如图4-2所示。第四章出纳管理的详细设计—132—图4-2出纳签字—收付款凭证查询条件输入窗口在图4-2中，首先要选择查询对象，查询对象为一组单选项，从中选择且必须选择一项；然后再对“收款凭证”和“付款凭证”两个复选框进行选择，若凭证设置分收付转，则这两个复选框可选，否则这两个复选框失效；最后输入凭证号、日期、制单人三个查询条件项，这三项与凭证审核的对应查询条件项相同。输入完查询条件之后，选“确认”则系统按输入的查询条件，在当年凭证基表（Pz）中，将满足条件的收付款凭证查询出来。查询时，若凭证设置分收付转，则凭证类型根据条件选择，其值必为“收款”或“付款”或两者兼有，否则凭证类型值必为“收付”。其查询结果如4-3所示，若选“放弃”则此次输入的查询条件作废。由于在出纳签字时，其收付款凭证查询条件一般都是不同的，所以不必设计“输出”和“引入”功能。图4-3出纳签字—待出纳签字凭证会计电算化—133—出纳签字功能与凭证审核功能类同，在图4-3中，显示满足条件的待出纳签字凭证，其内容与凭证审核相同。对于未出纳签字的凭证既可以使用“出纳签字”功能逐个凭证签字，也可以使用“批出纳签字”功能，一次将查询出来的所有未出纳签字凭证全部签字通过，以便加快出纳签字速度，但此功能必须谨慎使用。在出纳签字过程中可使用“批取消出纳签字”功能，将已出纳签字但未审核记账的所有凭证，取消其出纳签字，使其变为未出纳签字。对于已出纳签字但未审核记账的凭证（包括以前出纳签字的和刚刚出纳签字的凭证），都可以使用“批取消出纳签字”功能，取消其出纳签字，也可以使用“出纳签字”功能逐个取消其出纳签字。出纳签字的具体功能如下。1、出纳签字在图4-3界面选定一个凭证，即选择一行，用鼠标双击选定的行，或者选择“出纳签字”，则该行所对应凭证的完整信息就会显示出来，如图4-4所示。在该界面除出纳签字外，其他数据只能查阅而不能修改。图4-4出纳签字在图4-4中，可以查阅凭证的详细内容，查阅后可对当前凭证进行出纳签字。当选“签字”时，系统在以绿色显示出纳人姓名的同时，自动将出纳人姓名和出纳标志“√”写入Pz数据基表中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的出纳人字段全部填入出纳人姓名，将出纳标志字段全部填入“√”；当选“取消”功能时，系统将原来以绿色显示的出纳人姓名去掉，并自动将Pz数据基表中，该凭证的出纳人姓名和出纳标志两个字段清空，清除时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭证所有记录的出纳人姓名字段和第四章出纳管理的详细设计—134—出纳标志字段全部赋空值。在出纳签字过程中，可利用“首张”、“末张”、“上张”、“下张”来寻找要出纳签字的凭证。2、批出纳签字在图4-3中，只有在出纳签字对象全部为未出纳签字凭证时，才可用此功能，否则，若系统发现具有已出纳签字的凭证时，此功能失效。当选“批出纳签字”功能时，系统将所有凭证的出纳人姓名全部以绿色显示，同时自动将出纳人姓名和出纳标志“√”写入Pz数据基表中，写入时按凭证号逐个找到对应的凭证，并将此凭证所有记录的出纳人字段全部填入出纳人姓名，将出纳标志字段全部填入“√”。3、批取消出纳签字凭证在审核和记账之前，可以将出纳标志取消，使其变为未出纳签字。同样，使用此功能时也必须谨慎，否则，可能会使已做的出纳签字工作作废。在图4-3中，可以对查询出来的凭证取消其出纳标志，当然对于未出纳签字的凭证，取消其出纳标志毫无意义，但在出纳签字对象中包含未出纳签字的凭证时，此项功能可以正常进行。当选“批取消出纳签字”功能时，系统将所有凭证的出纳人姓名全部清空，并自动将Pz数据基表中，对应凭证的出纳人姓名和出纳标志两个字段清空，清除时先按凭证号逐个找到对应的凭证，然后将此凭证所有记录的出纳人姓名字段和出纳标志字段全部赋空值。二、支票管理的功能设计为了加强企业的银行支票管理，出纳人员通常需要建立支票登记簿，以便详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途和报销情况等。只有对科目字典中科目账类设置为“银行”的科目，才能起用支票登记簿功能登记支票。“支票管理”功能不仅在出纳管理总控菜单下可以调用，而且在出纳签字的图4-3和图4-4界面中也可调用。当出纳签字的凭证涉及到银行科目时，系统要求输入支票登记信息。支票管理界面如图4-5所示，此界面的银行科目由系统根据出纳签字凭证的银行科目自动填入，以作为默认科目，用户可根据需要选择银行科目，选择时系统将科目字典中所有科目账类为“银行”的科目全部列示出来，用户可在下拉式列表框中选择，系统根据选择的银行科目列示支票登记信息。当出纳签字凭证涉及到多个银行科目时，系统逐一要求输入支票登记信息。这样设计与管理业务相适应，如果将支票登记设计在制单时进行，则不尽合理，因为制单多由会计人员进行，而支票登记应由出纳登记。因此，支票管理设计在出纳管理和出纳管理的出纳签字中较为合理。在进行出纳签字时输入有关支票登记信息，并可在此进行查询输出支票登记信息。当然在出纳管理子系统中也可直接调用支票管理功能。1、增加支票登记信息在图4-5界面选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增支票登记信息。（1）领用日期：必须输入，可用系统日历表参照输入，也可直接输入。其默认值为系统日期。（2）领用部门：可为空，可输入支票领用人员所在的部门名称。可采用值列表方式在部门字典中选取。（2）领用人：必须输入。最多可输入4个汉字。如果建立核算单位职员字典，可采会计电算化—135—用值列表方式在职员字典中选取。（3）支票号：必须输入。输入支票号码。（4）金额：必须输入。输入支票金额或预计金额。（5）用途：可以为空，可在此输入支票的用途，一般要求输入此项，以便了解支票用途，便于对支票进行管理。（6）报销日期：由系统自动填写，也可由用户手工输入。当领出支票没有报销时，此项为空，当支票已报销时，此项由记账处理功能根据银行科目编号和支票号自动填写，但对于有些已报销而由于其他意外因素造成系统未能自动填写时，用户可进行手工输入。手工输入时可用系统日历表参照输入，也可直接输入。（7）备注：可为空，也可输入与该支票有关的说明信息。图4-5支票管理2、修改支票登记信息在查询状态下，数据不允许修改，只有选择“修改”功能时才可修改，可直接在图4-15界面进行修改。3、删除支票登记信息删除分逐个删除和成批删除两种功能，删除具有一定限制，若某支票登记没有报销，则该支票登记信息不允许删除。可直接在图4-5界面进行删除。选择某一（或某些）已报销支票登记信息记录，选“删除”后，被选中的支票登记信息就被删掉。当选“批删”功能时，系统要求输入被删除已报销支票的起止日期，经确认后即可删除此期间的已报销支票信息。“批删”功能应慎重使用。4、查询支票登记信息系统根据选择的银行科目列示其支票登记信息，在此基础上可用“查询”功能将满足条件的支票登记信息查询出来。查询时先要输入查询条件，查询条件需输入的数据项与增第四章出纳管理的详细设计—136—加支票登记信息所输入的数据项完全相同，所不同的是输入查询条件时，这些数据项并不要求全部输入，一般只需输入其中几项即可，对于有输入内容的各数据项，组成查询条件时为逻辑“与”关系，对每个数据项输入的内容，除支票号为前位匹配关系外，其他数据项为包含关系。输入的条件越多，查询出来的支票登记信息就越少，查询就越精确；否则输入的条件越少，查询出来的支票登记信息就越多，查询就越粗放，如果用户在查询条件界面什么也不输入，则系统将所选银行科目下的所有支票登记信息全部列出。当选择“查询”时，数据区将不会有任何数据，即进入了查询条件输入状态，除“查询”外，其他功能按钮全部将失效，当输入完查询条件后，再按“查询”即可将满足条件的支票登记信息查询出来。当银行科目所涉及的支票登记信息较少时此功能不常用。4、打印支票登记信息当支票登记信息不太多时，可全部打印。当支票登记信息比较多时，可先用查询功能进行查询，然后再打印。利用查询功能可以实现对数据的行向筛选。无论是增加、修改、删除支票登记信息，在完成之后，必须在“保存”与“放弃”之间作出选择，此时其他功能按钮失效，选择“保存”则完成一次支票登记操作，此次增加、修改或删除的支票登记信息被存储到支票登记簿基表中；选择“放弃”则此次操作作废。当选择“保存”与“放弃”之一后，其他功能按钮变为正常色，即为可选状态，而“确认”和“放弃”又变为失效状态。第三节出纳账表的功能设计一、现金和银行存款总账的功能设计现金和银行存款总账查询不仅可以查询到总账科目（一级科目）的年初余额、各月发生额、累计发生额和月末余额，而且还可以查询到各级现金和银行存款科目