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第二章系统管理的详细设计本章结构※第一节系统管理的总体设计※第二节系统参数设置※第三节数据字典维护的功能设计※第四节系统授权管理※第五节系统数据管理一、系统管理的功能模块划分系统管理的主要功能是对核心子系统中的各子系统进行统一的运行管理、参数设置、权限管理、基础数据管理等。其主要职能是将通用会计软件转化为某一具体单位的专用会计软件，包括系统的初始化和投入运行后日常系统管理。系统管理的总体设计第一节图2-1系统管理的功能模块划分图※数据字典维护※系统授权管理※系统数据管理※系统管理※系统参数设置一、系统管理的功能模块划分一、系统管理的功能模块划分1、系统参数设置。包括账套参数设置、凭证类别设置、各种编码规则的设置等。一个单位可以建立多套账进行核算。各账套之间是独立运行的，互不干扰。但报表管理子系统可以读取不同账套的数据，可以对不同账套的财务报表进行汇总、合并等处理。2、数据字典维护。包括会计科目字典、部门字典、仓库字典、外币汇率字典、往来字典（客户、供应商、个人往来）、项目字典等，对这些字典的维护包括数据的增加、修改、删除、查询、打印等处理。3、系统授权管理。包括启用系统管理员；确定账套主管；建立和分配各操作员的权限，如功能模块的运行权限、会计科目的使用权限等。4、系统数据管理。包括数据备份；数据引入；期初数据处理；期末结账；结转上年数据等。一、系统管理的功能模块划分数据存储设计就是对系统中涉及到的数据字典和数据基表进行存储结构设计。各种数据都按定义的数据结构存储在数据库中。对于有历史数据的基表在数据库中应各设计两个，其数据结构基本相同，只需在给出数据结构的基础上，加上一个4位的年份字段，并将此字段作为组合主键之一，这样就可以保证主键数据的惟一性，不同年份的数据以年份字段加以区分，不同账套的数据以账套号加以区分。用设有年份字段的基表存储历史数据，以年份字段的内容区别各个不同年份的数据。将当年数据单独存储，有利于提高其数据处理速度。在C∕S网络环境下，系统中的所有数据基表都存储在服务器端，服务器必须安装与会计软件配套的数据库管理系统，软件安装程序分服务器安装程序和客户机安装程序两种，服务器安装程序将自动在数据库中创建所需要的数据基表和与数据库连接的登录名。二、系统管理的数据存储设计基表名称含义作用历史基表Kmzd科目字典存储会计科目及其发生额与余额数据有Bmzd部门字典存储核算单位的下属部门数据有Ckzd仓库字典存储核算单位的所有仓库数据Wbhlzd外币汇率字典存储各种外币与本位币的折算汇率有Khflzd客户分类字典存储客户分类数据有Khdazd客户档案字典存储客户档案数据有Gysflzd供应商分类字典存储供应商分类数据有Gysdazd供应商档案字典存储供应商档案数据有Grwlzd个人往来字典存储个人往来档案数据（可与职员档案共用）有Xmflzd项目分类字典存储专项核算的项目类别数据有Xmkmzd项目核算科目字典存储各大类项目的核算会计科目和基表名称有系统管理涉及到的数据字典和数据基表基表名称含义作用历史基表Xmjgzd项目档案结构字典存储明细项目类别对应的项目档案数据结构有Gnzd功能字典存储会计软件的所有功能编号与名称Czyzd操作员字典存储系统所有操作员信息Czyqxzd操作员权限字典存储操作员的运行权限设置Xtcs系统参数存储账套参数、结算标志参数、其他参数等Xtrz系统日志存储系统的运行情况有Bmye部门发生额与余额存储各科目、各部门的发生额与余额有Wlhye往来户发生额与余额存储各科目、各往来户的发生额与余额有Xmye项目发生额与余额存储各科目、各项目的发生额与余额有Wbye外币发生额与余额存储各科目、各往来户、各项目的外币发生额与余额有系统管理涉及到的数据字典和数据基表１、会计科目字典的作用及其数据结构科目字典存储所在账套的主要会计科目及其12个月的发生额与余额。该字典体现了会计核算的体系与内容，用于分门别类地反映企业经济业务核算资料，为登记账簿、编制财务报表奠定基础。科目设置是会计信息系统的核心，它反映整个企业会计核算乃至财务管理的体系结构，科目字典的数据结构设计是电算化会计信息系统设计的关键，其结构设计将影响整个系统的设计思想。２、部门字典的作用及其数据结构部门字典存储核算单位的所有下属部门，其下属部门最多可分5级。在会计核算中，往往需要按部门进行分类核算和汇总。将部门字典设计为各账套公用，这样设计有一定弊端，不同账套的核算部门绝大多数是不同的，若各账套公用部门字典可能导致部门杂乱，使各账套核算时选择部门困难，因此部门字典应分账套设置为宜。(与教材不同)二、系统管理的数据存储设计3、仓库字典的作用及其数据结构存货一般是在仓库中保管的，对存货的核算管理，首先应对仓库进行管理，因此，进行仓库设置是供、产、销链管理的重要基础工作。仓库字典在一般情况下应各账套公用。4、外币汇率字典的作用及其数据结构企业的外币业务核算可以采用年汇率、月汇率和日汇率三种。若不及时录入这些记账汇率，则在凭证录入或凭证修改中，若涉及到外币业务，则汇率为零。到期末用汇兑损益科目调整外币业务所发生的汇兑损益。二、系统管理的数据存储设计５、客户分类字典的作用及其数据结构客户分类字典存储销售业务所涉及到的往来客户的分类信息，当有必要时，可对客户进行分类，以便进行分类统计和汇总，分类可按行业、地区等进行划分。在最明细分类之下可设置具体往来客户，具体往来客户存储在客户档案字典中。客户分类最多可分5级。６、客户档案字典的作用及其数据结构客户档案字典存储销售业务所涉及到的具体往来客户信息，在最明细分类之下可设置具体往来客户。７、供应商分类字典和供应商档案字典的作用及其数据结构这两个数据字典分别与客户分类字典和客户档案字典类同，其数据结构也类似。８、个人往来字典的作用及其数据结构个人往来字典存储核算单位的个人往来和全体职员信息。二、系统管理的数据存储设计9、项目分类字典的作用及其数据结构企业的项目核算可能多种多样，为此应允许企业自行定义多种项目核算，企业可将具有相同特性的项目定义为一个项目大类，在项目大类之下还可以定义项目子类。在最明细项目类别之下可设置具体项目，具体项目信息存储在项目档案中。项目分类字典存储企业的所有核算项目类别信息。10、项目核算科目字典的作用及其数据结构在项目核算中，由于各大类项目的性质和内容不同，所以各大类项目所对应的档案数据结构也不同，这就要求每一大类项目都对应于一个项目档案字典，存储该大类项目的具体明细项目的档案数据。因此，用户就要对各大类项目的项目档案字典基表名称进行定义，并要定义各大类项目的核算会计科目，所定义的数据就要存储在项目核算科目字典中。二、系统管理的数据存储设计11、项目档案结构字典的作用及其数据结构企业的项目核算可能多种多样，项目的类型不同，其项目档案的数据结构也必然有所差异，如在建工程项目档案数据与科研课题项目档案数据就会有很大差异，对外投资与合同也是如此，因此应允许企业自行定义项目档案的数据结构。每大类项目无论有多少级与多少个子项目，其项目档案的数据结构都相同。也就是说项目档案的数据结构是对应于项目大类（一级项目）的，而项目档案中存储的具体明细项目数据是对应于项目明细类别（末级分类）的。12、功能字典的作用及其数据结构功能字典是会计软件的内置数据字典。该字典存储已安装软件的所有子系统及其功能模块的编号和名称。该字典是为系统受权设计的。13、操作员字典的作用及其数据结构操作员字典存储可进入系统的所有操作员信息。二、系统管理的数据存储设计14、操作员权限字典的作用及其数据结构操作员权限字典存储操作员的运行权限数据。包括对子系统和功能模块的运行权限，以及对会计科目的使用权限等。15、系统参数基表的作用及其数据结构系统参数包括各账套的账套参数、各种编码的编码方案、凭证类型、各种处理标志等。这些参数是系统运行的基础，各种处理标志是控制系统有节奏、按步骤运行的可靠保证。16、系统日志基表的作用及其数据结构提供随时对操作员上下机时间、使用的功能模块等情况进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有所记录。17、部门发生额与余额基表的作用及其数据结构当采用按部门进行核算，并按部门归集各种费用时，系统就要记录各部门、各种费用项目的发生额、累计发生额和余额。要对各部门、各种费用指标进行考核，对各部门、各种费用指标的计划数、节余数也要进行存储。这些数据都要存储在该数据基表中。二、系统管理的数据存储设计18、往来户发生额与余额基表的作用及其数据结构往来户分为客户、供应商、个人三种，这三种往来户的档案数据分别存储在各自对应的数据字典中，并且客户和供应商的分类数据也分别存储在各自对应的分类字典中。往来户相当于往来核算的明细会计科目。对这些明细往来科目的发生额与余额，系统必须进行记录。19、项目发生额与余额基表的作用及其数据结构在项目核算中，每大类项目都有各自的项目档案字典，项目档案可能有多个。在不同项目档案中的项目编号有可能发生重复，而不同项目档案中的项目发生额与余额又要存储在同一基表中，这就要求必须合理地设计项目发生额与余额基表的主键。20、外币发生额与余额基表的作用及其数据结构在会计核算中，不仅要对外币科目的发生额与余额进行记录，而且还要对部门、往来户、项目所涉及的外币发生额与余额进行记录。二、系统管理的数据存储设计一、账套参数设置账套参数设置包括建立新账套和修改账套参数两个功能，必须以系统管理员身份登录才可建立新账套，对于已存在的账套可由系统管理员或账套主管进行修改。账套参数包括账套基本信息、单位信息、核算信息、分类信息四种，这四种信息都存储在系统参数基表中。1、建立新账套。在建立新账套向导下进行，按四种信息分类一屏一屏地输入各种数据。（1）已有账套：采用下拉式列表框，此栏目数据只能查阅，不能输入和修改，用此列表框可查阅系统中已经建立的账套。（2）账套号：用来输入新账套的编号，该编号由2位数字或字母组成，该编号必须输入（3）账套名称：用来输入新账套的名称，账套名称必须输入。系统参数设置第二节（4）账套路经：账套路经应建立在服务器硬盘上，输入账套路经时，可采用下拉式列表框，根据服务器硬盘资源在已建立的磁盘目录中选取，账套路经用于账套数据备份，系统将根据该账套路经和操作员字典，为每一个操作员建立一个工作目录，并在该工作目录下创建“我的账簿”文件夹。（5）启用年月：记录新账套被启用的年月，启用年月必须输入，该启用年月数据将用于设置当前年份和当前月份两个数据项，作为这两个数据项的初始值。（6）会计期间设置：系统将自动根据启用年月给出一个会计期间列表，启用年月之前的会计期间不可修改，启用年月之后的会计期间可由用户随意设定。对于不可修改的会计期间应采用不同颜色加以区分，当确认会计期间设置之后，程序先将各期间的起始日期与终止日期转换为字符型数据，然后再将这两个数据中间以“，”串接后存入系统参数基表中。一、账套参数设置（1）本位币编号：用来输入新账套的本位币代码，此代码必须输入。（2）本位币名称：用来输入新账套的本位币名称，用户必须输入。（3）企业类型：用户必须从下拉式列表框中，按规定的企业类型中选择输入，企业类型由系统预置。（4）行业性质：用户必须从下拉式列表框中，在规定的行业性质中选择输入，系统根据此项预置会计科目和财务报表。同样此数据项的意义也不大。（5）账套主管：输入新账套的账套主管，账套主管应由系统管理员设置，并且系统管理员应先设置操作员之后，才设置账套参数。（6）按行业预置科目和报表：如果用户希望预置会计核算科目和报表，可在该选项前打勾。一、账套参数设置输入核算信息后，可进行下一步:（1）客户分类：如果企业的客户较多，需要对客户进行分类管理，则可选择客户分类选项。（2）供应商分类：如果企业的供应商较多，需要对供应商进行分类管理，则可选择供应商分类选项，如果企业的供应商较少，不需要对供应商进行分类管理，则可不选择