会计软件

第3章会计软件3.1会计软件概述3.1.1会计软件的概念会计软件是一种运用于实际会计工作的计算机应用软件，它以计算机作为手段，通过对人工输入的记账凭证或原始凭证进行加工处理，自动生成会计账簿、会计报表以及其他相关的会计信息资料，从而完成会计核算工作。任何一个会计软件都是由模块、数据库和会计软件文档三大部分组成的。模块是程序的集合体，一个或数个程序组成一个模块，完成一个相对独立的功能。例如：凭证输入模块、总账打印模块、报表编制模块等。数个相互联系又相对独立的模块装配在一起形成一个独立的会计软件，如账务处理子系统、工资核算子系统等。一个模块完成的功能可多可少，通常将“账务处理子系统”称为一个功能模块。数据库是数据的集合体，用于存放各种数据，如凭证、账簿、报表等。数据库由多个数据文件或表组成，任何一个会计软件都必须有数据库，用于存储相关数据。会计软件文档是对会计软件模块和数据库等所作的文字说明，包括用户需求说明书、概要设计说明书、软件测试报告、用户手册等技术文档和使用文档。国际和国内均对计算机软件文档有标准的要求，如国际质量认证标准ISO90000、国标GB/T19021.3。3.1.2我国会计软件的发展会计软件的发展与一个国家社会经济的发展和企业管理模式的演变息息相关。会计电算化原理与应用•44•从企业角度审视：在20世纪70年代以前，中国经济处于供给制和计划经济，企业管理处于生产管理时代，主要特征表现为：管理重心放在企业内部，着重提高内部生产效率，实行控制型管理；进入20世纪80年代至90年代，中国经济表现为计划与市场经济并重的混合管理时代，基本上以职能管理为主体，是各个单项管理的结合，是一种离散型的管理，以提高经济效益为管理目标；进入20世纪90年代，中国经济进入了新经济时代，全面面向市场经济，中国的企业管理也进入新管理时代，具有面向市场、基于现代企业制度、价值化、系统化、电算化、国际化、中国化、普遍化等特点，管理的核心是提高企业市场竞争能力。结合我国社会经济和企业管理模式的不同发展阶段，可以从以下几个方面来了解我国会计软件的发展历程(如图3-1所示)。单项型核算型管理型1988年1993年1996年1998年图3-1会计软件功能的发展1.从会计软件功能看(1)1977—1988年，这是我国会计软件的起步阶段。我国会计软件是从1977年开始研究和开发工作的，在1988年以前基本上为非商品化会计软件，具体表现为企业自行开发和应用财务软件或委托其他单位进行定点开发。(2)1988—1993年，这是我国会计软件的发展阶段。从1988年开始，中国会计软件进入了商品化阶段。最早是单项型财务软件，只是对财务的个别环节或工作进行处理。(3)1993—1998年，这是我国会计软件的提高阶段。从1993年开始会计软件进入核算型阶段，可以全面核算企业的业务活动，全面反映各项财务状况；从1996年开始，会计软件发展到管理型阶段。在核算的基础上为企业管理，尤其是为财务管理提供了大量的工具和方法。(4)1998年以后，这是我国会计软件的腾飞阶段。进入1998年，中国会计软件进入ERP阶段，会计软件本身也从管理型发展到战略型，它不仅是为财务管理，而是为企业整体战略服务。2.从会计软件的操作界面和技术看(1)基于DOS平台的会计软件。1996年以前的会计软件主要是建立在DOS平台上。基于DOS操作系统开发的会计软件，所使用的数据库管理系统一般采用一些小型的数据库管理系统，如Dbase、Foxpro等，其在管理大容量数据记录方面的功能不足，制约了会计软件在业务量比较大的企业应用，同时受DOS操作系统对计算机内存管理能力的制约，造成软件在运行中不稳定。第3章会计软件•45•(2)基于Windows平台的会计软件。1996—1998年随着微软公司推出Windows系统以及Windows95/NT操作系统，我国大部分会计软件公司都推出了在Windows平台上运行的会计软件。由于Windows系统对计算机内存管理能力的增强，使得基于Windows平台上的会计软件运行稳定，且在易学易用性方面得到了提高。会计软件已发展到图形界面阶段，其中32位的WIN95平台的会计软件在市场上占有主流的位置。(3)基于浏览器界面技术的会计软件。1998年以后，随着Internet、Internet技术的发展，浏览器界面技术开始引入会计软件，从而使得会计软件几乎所有的前端应用都逐步转向通过浏览器来实现，大大减少了学习的难度。3.从会计软件的网络体系结构看(1)F/S阶段。最早中国的网络财务软件是从文件服务器F/S开始的，存在很多缺陷，如文件负荷过大，不适合大型网络，而且必须使用胖客户机。(2)C/S阶段。后来出现的C/S结构的财务软件，其中有两层或三层的。但这种软件也存在一定的局限性，它的优势是可以解决分布式处理，网络负荷相对较小，可以适合于大型网络，但它在跨平台方面存在相应的难度。由于要进行胖客户机安装，所以维护和升级成本相对较高。(3)B/S阶段。现在网络技术已发展到B/S阶段，它可以很好地解决跨平台的应用，解决网络多结构的分布式处理，尤其可以很好地支持Internet、Intranet或Extranet，前端会采用统一的浏览器界面，在WebServer上作一次性安装就可以安装升级整个软件系统，从而极大地降低用户的总体拥有成本，客户端采用瘦客户机或NC(网络计算机)来工作。3.1.3会计软件中的基本术语1.会计主体与账套设置会计主体也称会计个体，是指会计工作为之服务的一个特定单位。进行会计工作，首先应当明确会计核算的空间范围，即为谁核算、核算谁的经济业务。会计主体既可以是企业，也可以是事业单位、机关团体，但是这些单位在经济上应是独立或相对独立的。这些单位应拥有一定数量的资产，能独立进行生产经营或业务活动，能独立编制财务会计报表。在手工会计下，会计主体的界限很容易划分；在会计电算化下，会计主体的界限划分主要是通过账套设置来进行的。一个独立核算的单位具有一套独立的账簿体系，称为一个账套。目前各会计软件开发商开发的会计软件均能同时处理上百家会计主体的会计账，即可以同时设置上百个账套。这一功能拓宽了会计软件的应用范围，使一套会计软件可同时为多个单位或部门共享，同时还能实现各个账套之间的会计电算化原理与应用•46•数据传输和共享。单位在首次使用会计软件时，应为本会计主体设置相应的账套，至少包括账套编号和账套名称，它相当于手工会计下的单位编号和单位名称。2.会计期间企业的生产经营活动在时间上是连续不断进行的，为了定期报告企业的财务状况和经营成果，就需要将企业持续不断的经营活动人为地划分为一定的时间段落，以便确定一定期间的财务状况，每一个段落称为一个会计期间，通常以一年称为一个会计期间，也叫会计年度。会计年度有不同的划分方法，可以是以12个月份为终止的历年制，也可以是以某个月份为终止的营业年。我国会计法规定，以公历年度作为会计年度，即以每年的1月1日起至12月31日止作为一个会计年度。有些国家的会计年度是以头年的7月1日至第二年的6月30日或以头年的10月1日至第二年的9月30日终止。为了及时了解企业的经营情况，在会计年度内还要按半年度、季度、月份结账，编制财务报告。3.货币计量会计核算是连续、系统、全面、综合的一种记录方式。为了满足综合性这一要求，会计核算必须要有一个统一的计量尺度，即货币。一个会计主体的会计核算应以什么货币作为统一的计量单位，一般应由会计制度规定。我国会计制度规定，会计核算应当以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的单位，也可以选定其中一种货币作为记账本位币，但编报的财务会计报告应当折算为人民币。在选择折算汇率的时候，一般可选择期初汇率或业务发生当日汇率来折算。目前，国内知名厂商开发的会计软件一般都有专门设置记账本位币和折算汇率的功能。4.财务分工配备与单位会计工作相适应的会计人员是完成会计工作的先决条件。同时，根据内部牵制制度的规定，还需对会计人员进行合理的分工和职责权限划分。在会计电算化下，为体现不同会计人员的职责划分，主要是通过操作人员密码来加以控制的。为此，应根据内部管理制度的规定，对不同的会计人员设置相应的职责权限，并不定期地更换密码来限制越权操作。3.2会计软件操作流程及基本功能3.2.1会计软件操作流程任何一个会计软件都是由多个子系统组成(如账务处理子系统、工资核算子系统第3章会计软件•47•等)，而每一个子系统又由若干个相互独立而又相互联系的功能模块组成(如账务处理子系统包括凭证录入模块、凭证审核模块、记账模块、结账模块等)。不同类型的企业，其经济活动内容不同、业务流程各异，但其会计处理程序应基本相同。因而，不同企业所使用的会计软件的基本操作流程和方法也应类似。任何一个通用化、商品化的会计软件从功能上看，主要由系统环境设置、账套设置、系统初始化(包括操作员及权限设置、会计科目设置、编码设置以及初始数据录入等)、日常业务处理、期末核算和系统维护等功能模块组成。会计软件的基本操作流程如图3-2所示。软件安装环境设置系统初始化账套设置操作员及权限设置会计科目设置编码设置初始数据录入日常业务处理期末核算系统维护图3-2会计软件基本操作流程1.软件安装与系统环境设置在运用会计软件之前，需在计算机中安装会计软件以及会计软件运行所需的操作系统软件和数据库。在会计软件的安装过程中或安装结束后要进行系统环境设置，主要包括会计数据备份方式、网络用户及数据库用户设置等。2.账套设置账套设置的主要目的是为本单位设置会计电算化核算的相关规定，包括定义账套的单位名称、本单位使用的会计制度类型、会计期间设置、会计科目级次及位数、账套启用时间等。3.操作员及权限设置为了达到财务部门各个岗位以及不同财务人员的相互牵制，根据企业内部控制制度的要求，需要对会计人员进行财务分工。会计软件的操作员及权限设置，主要包括设置软件的操作员和操作权限，以及不同操作员进入系统的密码，从而使整个会计电算化工作由不同的操作员在相互制约的基础上共同完成。会计电算化原理与应用•48•4.会计科目设置一般情况下，商品化会计软件都预设了不同企业会计制度所规定的一级会计科目。在此基础上，企业应根据自身业务特点，设置相应的明细科目，以完成本单位的会计核算工作。5.编码设置单位的会计工作实行电算化后，通过代码来管理可以大大提高电算化工作效率。编码设置主要用于初始设置和修改会计软件中所需要的所有编码，如往来单位编码、部门编码、人员编码、商品编码、材料编码、固定资产编码、库房库位编码、工资类型编码等。在编码设置中，除了要设置编码的内容外，还要设置编码的层次、结构和编码的属性等。6.初始数据录入企业在首次使用会计软件时，需将手工会计加工的数据录入到会计软件系统中，从而使企业的电算化工作建立在前期的手工账务处理的基础上。比如企业第一次进入电算化财务系统，需将上期期末手工处理的会计科目余额、材料的结存额、固定资产的已提折旧额、各项债权债务的余额等录入到新的电算化系统中，在此基础上开始本期和以后各期的会计电算化工作。7.日常业务处理会计电算化的日常业务处理包括原始单据的处理、记账凭证的加工、账簿的登记、查询和打印、报表的编制等。8.期末核算期末核算包括期末成本费用的计算、分配和结转、期末结账等，其中最重要的是期末结账。通过结账，将本期有关会计账户的发生额和余额计算出来，从而根据结账后的金额把握企业的财务及经营状况。9.系统维护系统维护主要是解决系统数据出现问题后，由会计软件提供的自动解决功能，包括数据备份、数据恢复、数据自动修复和计算、重建索引文件等功能。3.2.2会计软件基本功能根据国家财政部1994年颁布的《会计核算软件基本功能规范》的规定，会计软件基本功能是指会计软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。手工会计账务处理的基本流程是将原始凭证进行加工生成记账凭证，然后将记账凭证分类登记第3章会计软件•49•在会计账簿中，根据会计账簿数据编制财务报表，从而完成整个会计核算过程。会计软件的根本目的是为了替代