基础会计第七章会计账簿

第九章会计账簿备查账簿日记账总账明细账账簿序时账簿分类账簿第一节会计账簿的意义与种类一、会计账簿的含义◆用以全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。◆由具有专门格式、相互联结的账页所组成。二、会计账簿的作用账簿A对凭证资料的系统总结经济业务经济业务经济业务B考核企业经营情况的重要依据C会计报表的主要资料来源会计报表计划或预算等规章制度三、会计账簿的种类（一）会计账簿按用途分类账簿账簿日记账明细账序时账簿分类账簿备查账簿总账1.序时账簿——也称日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。①特种日记账：专门用来登记某一类经济业务的序时账簿。应用较广的是“库存现金日记账”和“银行存款日记账”。库存现金日记账②普通日记账：用来登记全部经济业务的序时账簿。对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录，予以全面、连续地登记。其内容类似于记账凭证，因此，这种日记账也叫“分录账”或“原始分类簿”。2.分类账簿——按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿。根据总分类科目设置，总括反映会计主体经济业务情况总账分类账簿明细账根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务情况3.备查账簿——也称辅助账簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的会计事项或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如“租入固定资产登记簿”等。备查账簿不是根据会计科目设置的，与其他账户之间不存在严密的依存关系。备查账簿的设置应视实际需要而定，并非一定要设置，而且没有固定的格式。（二）会计账簿按外表形式分类1.订本式账簿2.活页式账簿3.卡片式账簿卡片式账簿账簿账簿订本式账簿活页式账簿日记账总账明细账卡片箱第二节账簿的设置与登记一、账簿的设置要求与基本内容（一）设置账簿的基本要求▲满足会计管理需要▲账簿组织设计严密▲账簿格式简便适用（二）账簿的基本内容账簿扉页填写“账簿使用登记表”或“账户目录”等内容账页格式不一，用以记录具体经济业务内容封面（含封底）起保护账页的作用账簿的组成内容会计账簿的基本结构各类账簿都应具备以下基本内容：1、封面：主要标明账簿名称，如总分类账、银行存款日记账、材料明细账等，此外还应注明记账单位的名称。2、扉页：主要表明账簿的启用和截止日期、页数、册次、经管人员一览表及其签章、账户目录、主管会计人员签章等3、账页：它除标明账户名称、总账页和分类账页外，主要记录经济业务内容。账页一般设置登账日期栏、凭证种类号数栏、摘要栏（经济业务内容的简要说明）、金额栏（包括借方、贷方金额及其余额）二、日记账的格式与登记（一）普通日记账的格式与登记方法1.两栏式普通日记账（分录簿）①格式：借、贷两栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。材料采购应交税费凭证号数略•举例•3月5日，从银行提取现金2000元；•3月6日，用银行存款偿还欠款10000元。•普通日记账•年凭证•月日编号摘要会计科目借方贷方过账••35提取现金现金2000•银行存款2000•6偿还欠款应付账款10000•银行存款10000•优缺点•优点：可以逐日把各项经济业务集中地、序时地记录下来；•缺点：（1）不便于分工记账；•（2）看不清各类经济业务情况；•（3）过账工作量大。•适用性：规模较小，经济业务不多、较简单的企业。2.分栏式普通日记账①格式：按常用会计科目设置专栏（设借、贷方）。②登记方法：逐日逐笔登记。材料采购应交税费（二）特种日记账的设置和登记现金和银行存款日记账一般由出纳人员根据审核后的收、付款凭证，逐日、逐笔按循序登记。现金和银行存款日记账通常都采用三栏式账页，其格式基本相同，只是银行存款日记账为了便于与银行对账，增加了结算凭证种类和号数栏。1.库存现金日记账①格式：收、付、余三栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。库存现金日记账三栏式日记账2.银行存款日记账①格式：收、付、余三栏式。②登记方法：逐日逐笔登记。材料采购库存现金三、分类账簿的格式与登记（一）总分类账1.格式：借、贷、余三栏式。：原材料2.登记方法：◆逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。◆汇总登记。对专用记账凭证进行汇总后，根据汇总的数字登记。：原材料（二）明细分类账明细分类账格式主要有以下三种：1.三栏式（同总分类账）①格式：借、贷、余三栏式。：应付账款—东方工厂明细账购买甲材料归还货款银付100005000②登记方法：逐笔登记。适用核算内容：往来款项等。※特点：只提供价值指标。：应付账款—东方工厂明细账购买甲材料归还货款银付1000050002.数量金额式①格式：借、贷、余三栏中分设数量、金额等栏。②登记方法：逐笔登记。适用核算内容：实物资产等。※特点：既提供价值指标，又提供实物指标。3.多栏式①格式：按借方、贷方或借贷双方分别设置专栏。②登记方法：逐笔登记。适用核算内容：成本费用和收入等。※特点：只提供价值指标；减少数用红字登记。第三节账簿的登记与错账更正一、账簿的启用与登记（一）账簿的启用（新的会计年度开始，每个会计主体都应该启用新的会计账簿）◆设置封面与封底◆填写账簿经管人员一览表◆填写账户目录◆粘贴印花税票（二）账簿的登记规则◆1.根据凭证记账，登记内容齐全◆2.使用蓝黑墨水，红字限制使用◆3.账页连续登记,不得隔页跳行◆4.记账发生错误,按规定方法更正下面将专门讲述。◆5.“摘要”说明简明扼要,书写适当留格总账会计科目：生产成本摘要借方贷方千百十万千百十元角分千百十万千领用材料1000000领用材料1000000总账会计科目：生产成本千百十万千百十元角分千百十万千领用材料1000000领用材料1000000书写正确(占行高二分之一)书写错误(书写占满格)摘要借方贷方◆6.账页结转处理规范◆7.注明余额方向本月归还8000应付账款月初余额5000本月新欠3000本月合计3000本月合计8000“T”形账户中没有余额时的表示方法◆8.做好记账标记二、错账的更正(一)错账查找方法1.个别检查法★错账的主要原因：◆漏记一项业务的借（或贷）项发生额；◆漏抄一个或几个账户余额；◆借、贷项方向记反；◆数字次序颠倒等。错账一般通过编制“试算平衡表”而得以发现，如果借贷发生额的合计数不相等，二者之间会有差额。见下面的几种情况：总分类账户发生额试算平衡表本期发生额借方贷方银行存款400000190000原材料14985固定资产100000短期借款20000应付账款800154985应付票据20015实收资本480000盈余公积80000合计695000695000★若借方漏记400000。借方合计295000，贷方合计695000。★若借方80000记贷方。借方合计615000，贷方合计775000。★若4985颠倒为4958。借方合计695000，贷方合计694973。账户名称发现以上情况可采用下面的方法查找：▲差数法：根据双方差额直接查找错账。（漏记账）【例】若借方漏记400000。则借方合计295000；贷方合计695000，双方差额为400000，即可根据400000这个数字直接查找错账。▲除二法：以双方差额除以2，根据商数查找错账。（记账方向错误）【例】若借方80000记入贷方。则借方合计615000；贷方合计775000。双方差额为160000。160000÷2=80000。即可根据80000这个数字去查找错账。▲除九法：以双方差额除以9，根据商数特征查找错账。（数字错位和数字颠倒）【例】若4985颠倒为4958。则借方合计695000；贷方合计694973。双方差额为27。27÷9=3。特征：求得的商数为被颠倒两数之差（本例为8－5=3）。即可根据商数的这一特征去查找错账。2.全面检查法具体分为顺查法和逆查法顺查法检查顺序：原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及会计科目余额表(二)错账更正方法1.错账的基本类型（记账凭证与账簿登记环节）(1)记账凭证正确但登记账簿发生错误。记账凭证经济业务记录记账①∨╳日记账总账明细账(2)记账凭证错误引发账簿登记错误。记账凭证经济业务记录记账╳日记账总账明细账②╳■记账凭证上会计科目用错■记账凭证上金额写多■记账凭证上金额写少2.更正错账的具体方法1）划线更正法——适用于更正记账凭证正确只是记账时发生的错账。【例】用银行存款3275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为：借：管理费用3275贷：银行存款3275※错账：管理费用账户中错误登记为3257。更正方法为：注意问题：▲对错误的数字必须全部划掉，不能只划掉其中的部分数字。▲划掉的数字必须保持清晰可见。※分录没错，无须更正。银行存款管理费用3275×××32753257753257原来的错账张清更正方法错误更正方法正确2）红字更正法①适用于更正记账凭证会计科目用错而引发的错账。【例】企业用银行存款2500元支付产品销售广告费。错误分录为：借：管理费用2500贷：银行存款2500※错账：借方科目应为“销售费用”。更正方法为：银行存款管理费用销售费用×××250025002500250025002500A用红字编分录并记账，冲销错账：借：管理费用2500贷：银行存款2500原来的错账B编制正确分录并记账：借：销售费用2500贷：银行存款2500注意问题：▲对登记没有错误的账户也要重新登记，不能只登记原来错账的账户。②适用于更正记账凭证上金额写多而引发的错账。【例】用银行存款50元支付银行手续费。错误分录为：借：财务费用500贷：银行存款500※错账：分录中金额写多。更正方法为：银行存款财务费用×××500500450450原来的错账用红字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账：借：财务费用450贷：银行存款450原来的错账3）补充登记法——适用于更正记账凭证上金额写少而引发的错账。【例】收到某单位归还的欠款3500元存入银行。错误分录为：借：银行存款350贷：应收账款350※错账：会计分录中金额写少。更正方法为：应收账款银行存款×××35035031503150原来的错账编制正确分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差3150元），冲销错账：借：银行存款3150贷：应收账款3150原来的错账第四节结账与对账一、结账（一）结账的含义◆在会计期末对一定时期内账簿记录所做的结束工作。主要是计算出每个账户的本期发生额和期末余额，并结转下一会计期间。（二）结账的步骤（三）结账的方法●月结—每月末时进行的结账。●年结—年末时进行的结账。二、对账（一）对账的含义●核对账目，为保证账簿记录真实、完整和准确对有关数据进行检查、核对的方法。（二）对账的内容与方法（见下图）1.账证核对2.账账核对3.账实核对4.账表核对第五节账簿的更换与保管一、账簿的更换1.账簿更换的含义◆在会计年度终了时，将本年度的账簿更换为次年度新账簿的工作。2.账簿更换的程序二、账簿的保管1.账簿平时管理的要求◆专人管理，保证安全；◆查阅复制，需经批准；◆除必要外，不得外带。2.旧账簿归档保管的要求●归类整理，保证齐全；●装订成册，手续完备；●编制清单，归档保管；●妥善保存，期满销毁。B会计年度▼A会计年度日记账总账明细账日记账总账明细账•各账簿保管期限P188•日记账一般为15年，其中现金日记账和银行存款日记账为25年；其他总分类账、明细分类账和辅助账簿应保存15年；固定资产卡片在固定资产报废清理后应继续保存5年。保管期满后，要按照会计档案管理办法的规定，由财会部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。练习•某公司在结账前进行对账时，查找出以下错帐，应分别采用何种更正方法？•1.用银行存款预付购买材料的价款89000元，编制的会计分录为：•借：预付账款89000•贷：银行存款89000•在过账时，“预付账款”账户记录为98000元。•2.用现金支付广告费60000元，编制的会计分录为：•借：管理费用60000•贷：库存现金60000•3.计提车间生产用固定资产折旧3000元，编制的会计分录为：•借：制造费用30000•贷：累计折旧30000•4.用现金支付工人工资80000元，编制的会计分录为：•借：应付职工薪酬8000•贷：库存现金8