如何整理会计档案

1如何整理会计档案武隆县财政国库支付中心钱素一、会计档案的概念及管理依据1．概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是以货币为计量单位，反映的是经济业务方面的资料，文书档案是管理性的文件材料。2．管理依据：财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号），从1999年1月1日起执行。《重庆市档案局重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发[2010]26号、(武隆档发［2010］30号)。重庆市会计基础工作规范实施细则（渝财会[2010]20号）。二、会计档案的归档范围本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、银行存款余额调节表等会计核算专业材料。会计档案移交清册，会计档案保管清册（会计档案案卷目录），会计档案销毁清册也属于归档范围，归入全宗卷。全宗卷就是对档案进行管理过程中的一些文件所形成的卷宗。2本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。三、会计档案的分类1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。3．财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。4．其他类：银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。四、会计档案的保管期限1、会计凭证类：保管15年。2、会计账簿类：总账、明细账保管15年；现金出纳账、银行存款账保管25年。行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）在固定资产报废清理后保管5年。3、财务报告类：月报和季报保管5年；年度决算报告保管永久。4、其他类：银行存款对账单和余额调节表保管5年；会计档案移交清册保管15年；会计档案保管清册（会计档案案卷目录）、会计档案销毁清册保管永久。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算3起，如：2011年终了日为12月31日，2012年的会计档案保管期限应从2012年1月1日开始计算。各种会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》附表一、二执行。（见本资料P26-28）五、会计档案的整理会计档案分类、分保管期限进行整理。会计档案的整理主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文字资料的整理。（一）会计凭证的整理1、会计凭证的装订一般每月装订一次，不是同一月份产生的凭证不要组合在一起。装订好的凭证按年分月妥善保管归档。*会计凭证装订前的准备工作①分类整理，先将记账凭证所附的各种原始凭证（如发票、工资表、附件等）折叠粘贴整齐、规范。对于所附票据较多，且票据大小不规范的，如差旅费报销单等，要在凭证装订线外根据票面金额的大小分类并错位粘贴；对于规格大于记账凭证的费用报销单等单据所附的原始凭证，要按照记账凭证的规格折叠整理整齐，折叠整理中要留有装订位，以便于日常翻阅原始凭证。②按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒，并检查是否附件齐全；4③确定装订成册的本数；④摘除凭证内的金属物（如订书钉、回形针、大头针）；⑤检查记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。*会计凭证装订时的要求①装订凭证的厚度一般不宜过厚，要适度，方可保证装订的牢固，美观大方，每册凭证一般厚度为1—2厘米，不超过2.5厘米；②凭证外面要加封面，封面纸用质好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；③在凭证包角纸的左上角画一边长为4厘米的等腰三角形，用票夹夹好，用装订机在等腰三角形的底线上分布均匀地打两个针眼（或用“三针引线法”装订，即在左上角部位打上三个针眼）；5上边和左边要对齐，如果原始凭证大于记账凭证，右边和下边要折叠，如下图1，便于翻开。装订线在左上角，并订入一张包角纸，装订完成后将包角纸翻过去在背面粘上，将线头包进去，盖上装订人的图章，以示负责。（见下图2，黄色部分为包角纸，红色圆点为洞眼，蓝色为装订线）④装订凭证应使用棉线（现在大家也有用塑钉装订会计档案的，永久保管的不允许用塑钉，如要用，要另穿棉线加固），用针线装订时，大针引线绳穿过两个眼，将线头子押入中间，向上、向左分别拉紧穿的线。在凭证的背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮里面。然后包角，将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。但6不能有未装订的会计凭证。（详见以下会计凭证装订图）2、填写会计凭证封面项目装订完后，粘贴好凭证封签，在每本凭证封面上填写好单位名称、凭证种类、时间、册数、起止号码、凭证张数，会计主管人员和装订人员签章，装订人在装订线封签骑缝处签名或者盖章。3、排列会计凭证同一年度按记账分类，逐月按凭证号顺序排列。4、编号会计凭证装订完成后按照凭证的排列顺序，在每册脊背的凭证标签上的“册号”栏编写顺序号，一般是跨年度编制，7也可以分年度编制。一个目录内案卷号最多不超过三位数。从本单位产生凭证之日起拉大流水号，从1号开始编号，但不能超过三位数（即999号）。如去年本单位凭证尾号是900多号，今年产生凭证100册，如果连续拉号，编号就要突破999号。所以当年形成的凭证就不能再接900多号的尾号，只能重新另起案卷号（即从“1”重新编流水号），并且另起目录号。会计档案目录号的确定是由综合档案室给的，这个应根据单位实际情况编定。5、装盒按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内。一盒可以装一卷或数卷。并填写凭证盒封面、盒脊相应项目。会计档案凭证盒会计档案凭证盒案卷号案卷号目录号目录号凭凭证证名名称称全宗号全宗号自自年年月月日至日至年年月月日日起起止止日日期期号至号至号号凭凭证证起止号起止号全全宗宗名名称称275mm×155mm(长×宽）会计档案凭证盒封面格式8新的凭证盒封面相关栏目的填写全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”“转账会计凭证”等。凭证起止号：填写本盒内会计凭证的起号和止号。起止日期：填写本盒内会计凭证的起止年月日。全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。案卷号：填写本盒内会计凭证案卷号，如果盒内装有两卷或两卷以上的会计凭证，则填写起止案卷号，起号和止号之间用“—”连接。凭证盒盒脊的填写凭证盒盒脊的填写全宗号、目录号、案卷号全宗号、目录号、案卷号按凭证封面填写。按凭证封面填写。年度年度：填写本盒内会计凭：填写本盒内会计凭证所属年度，如证所属年度，如““20122012””..月份月份：填写本盒内会计凭：填写本盒内会计凭证所属月份，如证所属月份，如““99””。。保管期限保管期限：填写本盒内会：填写本盒内会计凭证的保管期限，如计凭证的保管期限，如““1515年年””。。..保管期限保管期限案卷号案卷号月月份份年年度度目录号目录号全宗号全宗号155mm×40mm(长×宽）会计档案凭证盒盒脊格式及相关栏目的填写96、编目会计凭证按案卷号逐卷编目。会计凭证案卷目录会计凭证案卷目录1515年年3131--606020120210201202102012022920120229武隆县财政局武隆县财政局20122012年年22月会计凭证月会计凭证441515年年11--303020120201201202012012020920120209武隆县财政局武隆县财政局20122012年年22月会计凭证月会计凭证331515年年2121--585820120111201201112012013120120131武隆县财政局武隆县财政局20122012年年11月会计凭证月会计凭证221515年年11--202020120101201201012012011020120110武隆县财政局武隆县财政局20122012年年11月会计凭证月会计凭证11备注备注保管期限保管期限凭凭证证起止号起止号时时间间题题名名案卷号案卷号会计凭证案卷目录的填写案卷号：填写本卷会计凭证的编号。题名：填写本卷会计凭证的名称，如“收款会计凭证”“基建会计凭证”等。案卷题名的要求：三要素，即题名结构，缺一不可。三要素位置不能颠倒。①作者、责任者（单位）。②内容（年度内容）。③名称。例如：武隆县财政局2012年1月会计凭证；武隆县财政局2012年现金日记账；武隆县财政局2012年年度财务报告；武隆县财政局2012年1—12月财务报告；武隆县财政局2012年银行对账单等。时间：填写本卷会计凭证的起止时间，201201012012013110分别用8位阿拉伯数字标注。如图：凭证起止号：填写本卷会计凭证的起号和止号。保管期限：填写本卷会计凭证的保管期限。备注：填写其他需要说明的事项。会计凭证目录应加封面会计档案案卷目录会计档案案卷目录全宗名称：武隆县财政局全宗名称：武隆县财政局类类别：别：会计凭证类会计凭证类保管期限：保管期限：1515年年年年度：度：20122012年年案卷目录封面格式（二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理1、装订会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷。用线或不锈钢钉装订，订本会计账簿保持原装订方式。（1）会计账簿的装订11各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。*基本要求：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、经管人员一览表、账户目录、该账簿的账页、备考表、封底的顺序进行装订。（详见以下各种样表）1515年年20122012案卷号案卷号保管期限保管期限年年度度目录号目录号全宗号全宗号武隆县财政局武隆县财政局20122012年总账年总账会计账簿类会计账簿类武隆县财政局武隆县财政局会计账簿会计档案封面格式297mm×210mm(长×宽)会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式12订本账和已有封面且封面内容能揭示会计档案内容的，无需再加封面，只在封面上加盖归档章。归档章格式如下：案卷号案卷号保管期限保管期限年年度度目录号目录号全宗号全宗号65mm×18mm(长×宽)会计档案归档章格式会计档案归档章格式注意：封面内容能揭示会计档案内容是指封面内容有全宗名称、会计材料名称、年度这三项内容。经经管管人人员员一一览览表表年年月月日日年年月月日日年年月月日日年年月月日日XXXXXXXXXXXX年年月月日日年年月月日日XXXXXXXXXXXX签签章章移移交交日日期期签签章章经经管管或或接接管管日日期期姓姓名名经经管管人人员员职职别别XXXXXX会计主管会计主管人员签章人员签章XXXXXX单位领导人单位领导人签章签章20122012年年11月月11日日启启用用日日期期自第自第11页起至第页起至第150150页止共页止共150150页页账账簿簿页页数数总账总账账账簿簿名名称称武隆县财政局武隆县财政局单单位位名名称称会计账簿经管人员一览表格式13单位名称：填写形成会计档案的单位名称，填写要求与记账凭证封面上的单位名称”相同。账簿名称：填写该账簿所属的类别，如总账、明细账账簿页数：填写该账簿中有内容记载的账簿页数（空白账页除外）。启用日期：一般都是当年的公历第一天算起，如2012年1月1日。姓名：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。账账户户目目录录122122拨入经费拨入经费116116固定基金固定基金8686暂存款暂存款8080固定资产固定资产6262暂付款暂付款148148——150150经费支出经费支出3131银行存款银行存款146146其他收入其他收入11现金现金页号页号科目名称科目名称页页号号科目名称科目名称页页号号科目名称科目名称会计账簿账户目录格式会计账簿账户目录中总账科目名称写一级科目名称；明细账科目名称写到二级科目名称（或底级科目）；往来账、辅助账写到底级；页号是